Các chủ doanh nghiệp Spa phải đối mặt với vô số thách thức hàng ngày, từ việc lập kế hoạch, quản lý lịch hẹn phức tạp đến kiểm soát hàng tồn kho. Thật may, với sự phát triển của công nghệ, các giải pháp phần mềm ERP Spa ra đời là cứu cánh giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để các bài toán đó. Từ việc đảm bảo nguồn cung hàng hóa kịp thời cho các điểm bán đến tự động hóa quản lý cuộc hẹn hiệu quả & nâng cao trải nghiệm khách hàng, ERP hoàn toàn có thể đáp ứng.

Vậy làm sao chọn được phần mềm ERP Spa phù hợp với nhu cầu và năng lực nội tại để doanh nghiệp vận hành xuất sắc hơn? Cùng MBW Digital đi tìm câu trả lời ngay dưới bài viết này.

Mô hình vận hành doanh nghiệp Spa

Doanh nghiệp Spa thường hoạt động theo hai loại hình kinh doanh chính, bao gồm mảng dịch vụ và mảng bán lẻ.

• Mảng dịch vụ: Cung cấp các dịch vụ chăm sóc sức khỏe, sắc đẹp trực tiếp như massage, chăm sóc tóc, da mặt, chăm sóc cơ thể, nail care,… 
• Mảng bán lẻ: Bán lẻ các sản phẩm chăm sóc sắc đẹp (mỹ phẩm, dụng cụ làm đẹp,…) cho khách hàng sử dụng tại nhà theo nhu cầu và để đảm bảo hiệu quả liệu trình điều trị.

Kết hợp hai loại hình kinh doanh dịch vụ và thương mại là chiến lược hiệu quả giúp các đơn vị Spa tăng doanh thu, nâng cao trải nghiệm khách hàng và xây dựng thương hiệu uy tín. 

Theo thống kê, 95% chủ doanh nghiệp Spa xuất phát từ nhân viên giỏi tay nghề, nên gặp nhiều khó khăn trong quản trị công việc của những bộ phận chuyên môn như marketing, kế toán, đo lường hiệu quả công việc & đánh giá hiệu suất nhân viên,… Trong khi đó, tình trạng thất thoát khách hàng, không theo dõi được lịch sử nhân viên chăm sóc khách, không nắm được liệu trình điều trị của khách hay chồng chéo lịch hẹn vẫn thường xuyên xảy ra. 

Để giải quyết vấn đề này, các CEO, nhà quản lý cần thiết phải có một công cụ hỗ trợ, để có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định quản trị chính xác hơn. Trong đó, ứng dụng ERP Spa thay cho các phương pháp quản lý thủ công rời rạc là giải pháp tối ưu được nhiều chủ doanh nghiệp ưu tiên triển khai. Đây được xem là bước tiến mới trong vận hành doanh nghiệp Spa thời đại 4.0. 

ERP Spa là gì?

ERP Spa là giải pháp phần mềm được phát triển & tùy chỉnh tính năng để phù hợp với các nhu cầu quản lý và vận hành doanh nghiệp trong lĩnh vực chăm sóc sắc đẹp như Spa, thẩm mỹ viện,… Một phần mềm ERP hiệu quả cho doanh nghiệp Spa cần giải quyết được các nhu cầu chính cho khối văn phòng công ty, cửa hàng Spa, thậm chí nhà máy sản xuất (nếu có) để đảm bảo tính hiệu quả và tính thống nhất trong toàn bộ tổ chức.  

Triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực – ERP Spa, doanh nghiệp có thể số hóa quản lý nhân sự, khách hàng, quản lý lịch hẹn, liệu trình làm đẹp, kiểm soát tài chính & tồn kho (mỹ phẩm, thuốc, vật dụng phục vụ các dịch vụ làm đẹp),… trên một nền tảng tập trung. Nhờ đó loại bỏ các tác vụ thủ công, cắt giảm hàng loạt chi phí vận hành, tăng năng suất và cải thiện chất lượng dịch vụ. Hơn nữa, hệ thống ERP Spa còn có khả năng cung cấp, phân tích thông tin chi tiết và tạo ra các báo cáo theo thời gian thực để Ban lãnh đạo ra quyết định quản trị dựa trên dữ liệu được chính xác hơn. 

Các tính năng chính của phần mềm ERP Spa

Phần mềm ERP giúp các doanh nghiệp Spa, thẩm mỹ làm đẹp hợp lý hóa hoạt động kinh doanh và vận hành xuất sắc hơn. Dưới đây là tổng hợp các tính năng quan trọng cần có ở một hệ thống ERP Spa.

1. Quản lý khách hàng:

• Lưu trữ thông tin khách hàng chi tiết (thông tin cá nhân, giao dịch, sở thích, nhu cầu, v.v.)
• Lưu lại lịch sử sử dụng dịch vụ của khách hàng (gói nặn mụn, gói phục hồi tóc, gói dưỡng da tay…)
• Phân loại khách hàng theo tiềm năng, theo nhóm (VIP, khách hàng thân thiết, v.v.)
• Chăm sóc khách hàng hiệu quả: tích hợp gửi tin nhắn SMS, email marketing, chương trình khuyến mãi phù hợp. Theo dõi hiệu quả của các chiến dịch marketing. 

2. Quản lý lịch hẹn:

• Cho phép khách hàng đặt lịch hẹn trực tuyến qua website, fanpage, hoặc ứng dụng di động
• Sắp xếp lịch làm việc của nhân viên, vị trí giường, phòng điều trị hợp lý, tránh chồng chéo
• Gửi tin nhắn nhắc nhở lịch hẹn đến từng khách hàng.

3. Quản lý dịch vụ và sản phẩm:

• Thống kê danh sách đầy đủ các gói dịch vụ và sản phẩm, mô tả chi tiết, hình ảnh, giá cả,…
• Theo dõi số lượng tồn kho, quản lý kho hàng (thuốc, mỹ phẩm,…) hiệu quả
• Cài đặt giá bán, chương trình khuyến mãi cho từng gói dịch vụ và sản phẩm.

4. Quản lý nhân viên:

• Quản lý chấm công, theo dõi lịch làm việc, ca làm việc của nhân viên
• Quản lý hiệu suất công việc: theo dõi doanh thu, số lượng khách hàng chăm sóc, chất lượng dịch vụ
• Tính lương thưởng, quản lý chi phí nhân viên.

5. Quản lý tài chính:

• Theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo từng ngày, tháng, quý, năm
• Lập báo cáo tài chính chi tiết, thống kê tình hình tài chính của doanh nghiệp
• Quản lý quỹ tiền mặt, hóa đơn, thanh toán, thu chi.

6. Báo cáo và thống kê:

• Cung cấp các báo cáo chi tiết về hoạt động kinh doanh: báo cáo doanh thu, báo cáo khách hàng, báo cáo tồn kho, báo cáo hiệu suất nhân viên, v.v.
• Thống kê dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau, giúp Ban lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt

7. Hỗ trợ đa địa điểm: Quản lý, vận hành tất cả các tiệm hoặc chuỗi cửa hàng Spa từ một trung tâm duy nhất. 

Doanh nghiệp hưởng lợi gì khi dùng ERP Spa?

Điều hành Salon hoặc Spa là một công việc phức tạp và tốn thời gian. Nếu bạn đang quản lý nhiều cơ sở làm đẹp hay chuỗi Spa thì nhiệm vụ này còn khó khăn hơn nhiều. Dưới đây là một số lý do khiến nhiều doanh nghiệp trên thế giới số hóa, tích cực ứng dụng phần mềm ERP Spa. 

• Quản lý và điều phối lịch hẹn

Quản lý lịch hẹn với khách hàng là phần quan trọng nhất của bất kỳ hoạt động kinh doanh Spa làm đẹp nào. ERP Spa giúp doanh nghiệp quản lý lịch hẹn dễ dàng & hiệu quả hơn. Phần mềm cho phép khách hàng đặt lịch hẹn trực tuyến, giảm nguy cơ đặt lịch trùng lặp và đảm bảo quy trình lên lịch liền mạch.

Hệ thống cũng tự động gửi nhắc nhở lịch đến khách hàng để giảm tình trạng khách hàng vắng mặt, và đảm bảo mọi khung giờ hẹn đều được sử dụng hiệu quả. Hơn nữa, những lời nhắc này có thể được tùy chỉnh để phù hợp với sở thích của từng khách hàng. Nhờ đó nâng cao trải nghiệm, nuôi dưỡng lòng trung thành lâu dài của khách hàng để tăng lợi nhuận trong ngành Spa đầy cạnh tranh.

• Báo cáo và phân tích chuyên sâu

Hệ thống ERP Spa giúp các CEO loại bỏ phỏng đoán khi đưa ra quyết định. Với quyền truy cập vào phân tích và thông tin chi tiết, chủ tiệm Spa có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để nâng cao hiệu quả kinh doanh và cải thiện lợi nhuận.

Ngoài ra phần mềm còn cung cấp các phân tích và báo cáo chi tiết để bạn biết được xu hướng bán hàng, hiệu suất bán hàng của từng nhân viên, từng chi nhánh, thậm chí xác định các cơ hội phát triển và cải tiến dịch vụ.

• Quản lý đa vị trí và dễ dàng mở rộng quy mô

Ứng dụng ERP Spa, bạn có thể dễ dàng mở thêm các dịch vụ, chi nhánh &  quản lý nhân viên mới tập trung trên một nền tảng. Phần mềm thích ứng tốt với nhu cầu thay đổi, mở rộng và hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Đảm bảo dữ liệu liền mạch, vận hành chuỗi Spa trơn tru. 

• Quản lý tồn kho hiệu quả

Phần mềm ERP giúp tổ chức và theo dõi tồn kho ở mỗi chi nhánh và kho tổng một cách hiệu quả. Bạn có thể theo dõi quá trình vận chuyển và nhập kho của các sản phẩm, từ đó biết được thời gian và số lượng hàng hóa nhận vào cũng như xuất ra ở mọi lúc mọi nơi.

Ngoài ra, ví dụ đối với các sản phẩm chăm sóc da, Spa thường sử dụng các sản phẩm có số seri hoặc lô hàng riêng biệt. Phần mềm có thể theo dõi các thông tin này và giúp bạn quản lý sản phẩm một cách chính xác. ERP cung cấp báo cáo tồn kho chi tiết với các chỉ số hiệu suất quan trọng như tỷ lệ lưu kho, chu kỳ bán hàng, v.v. Từ đó giúp nhà quản lý xác định được những sản phẩm kinh doanh không hiệu quả để giảm tồn kho, ngừng đặt hàng.

• Nâng cao dịch vụ khách hàng 

Khi tích hợp với hệ thống POS, ERP Spa không chỉ đơn thuần là quản lý các giao dịch mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách hàng. Từ cá nhân hóa dịch vụ đến giảm thời gian chờ đợi, ERP có thể giúp thay đổi cách bạn tương tác với khách hàng tốt hơn. 

Các giải pháp ERP thậm chí có thể giúp bạn theo dõi các giao dịch mua và điều trị của khách hàng trước đây, bằng cách lưu trữ hồ sơ khách hàng chi tiết, bao gồm cả lịch sử dịch vụ sử dụng & sở thích của họ. Thông qua các tính năng quản lý quan hệ khách hàng của ERP, doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng dịch vụ bằng những việc như chào khách hàng bằng tên, đề xuất các phương pháp điều trị phù hợp dựa trên các lần mua hàng trước đây,…

• Quản lý nhân viên hiệu quả

Hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp Spa quản lý lịch trình, số hóa chấm công, tính lương và đánh giá hiệu suất của nhân viên hiệu quả hơn. Ví dụ phần mềm cung cấp báo cáo đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên tại từng cửa hàng Spa theo định kỳ. Dựa vào đó, nhà quản lý có thể ra quyết định thăng chức, tăng lương hoặc tổ chức chương trình đào tạo phù hợp. 

Hay ứng dụng phần mềm ERP giúp tối ưu hóa sự hiện diện của nhân viên theo lịch trực để đảm bảo nguồn nhân lực đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng dịch vụ chăm sóc sắc đẹp của khách hàng.

Top 4 phần mềm ERP Spa chuyên sâu

Lợi ích giải pháp ERP mang lại cho ngành chăm sóc sắc đẹp – Spa là điều không thể phủ nhận. Vậy làm thế nào để các nhà điều hành lựa chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu và năng lực nội tại của doanh nghiệp? Chúng tôi đã tổng hợp top 5 phần mềm ERP nổi bật dưới đây kèm đánh giá tính năng và so sánh chi phí giữa các giải pháp. Mời các CEO, nhà quản lý tham khảo.

1. ERPNext – phần mềm ERP Spa mã nguồn mở

ERPNext là phần mềm ERP mã nguồn mở được đánh giá cao khi đứng cạnh các đơn vị cung cấp giải pháp ERP nổi tiếng như Microsoft Dynamics 365, Oracle ERP, SAP Business One hay SAP ERP,… mà chi phí rẻ hơn 5 lần so với NetSuite, rẻ hơn 10 lần so với SAP hoặc các Nhà cung cấp ERP hàng đầu khác.

Các tính năng ERPNext cung cấp giúp số hóa toàn diện doanh nghiệp chuỗi Spa bao gồm:

• Hệ thống đặt lịch hẹn trực tuyến cho khách hàng. Điều phối đến lịch làm việc của từng nhân viên 
• Lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến khách hàng, lịch sử sử dụng dịch vụ, kết quả và quá trình điều trị/ chăm sóc sắc đẹp
• Quản lý bán hàng, theo dõi doanh số bán hàng, quản lý hàng tồn kho, và tối ưu hóa quy trình đơn đặt hàng bán
• Quản lý tài sản của công ty, từ trang thiết bị văn phòng, cửa hàng Spa, đến máy móc sản xuất
• Quản lý tài chính và kế toán của chuỗi Spa, bao gồm ghi chú các giao dịch tài chính, hóa đơn thanh toán, bảng cân đối kế toán,… 
• Siêu ứng dụng MBW RCM: Được thiết kế đặc biệt cho chuỗi Spa, ứng dụng này tập trung quản lý ca làm việc, đăng ký ca làm việc, chấm công nhận diện khuôn mặt (Face ID) và gửi đơn từ liên quan tới chính sách chấm công tại cửa hàng, văn phòng công ty hoặc nhà máy sản xuất.

Điểm nổi bật của giải pháp ERPNext:

• ERPNext là giải pháp mã nguồn mở 100%, được xếp hạng hàng đầu trên thế giới hiện nay, với bộ khung nền tảng là công nghệ Low Code, No Code
• Khả năng tùy biến cao, dễ dàng điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp
• Chi phí đầu tư tối ưu, không mất phí bản quyền phần mềm

Tại Việt Nam, các nhà điều hành chuỗi Spa hoàn toàn có thể tìm hiểu và trải nghiệm, nhận tư vấn về ERPNext qua MBW Digital. MBW là đối tác chính thức và duy nhất triển khai ERPNext tại thị trường Việt Nam. Đối với từng bài toán đặc thù trong vận hành & quản lý chuỗi Spa, MBW Digital có khả năng tư vấn, “may đo” và phát triển thêm các tính năng sát với nhu cầu của từng doanh nghiệp. 

Tìm hiểu chi tiết về ERPNext và các dịch vụ của MBW digital

2. Phần mềm Odoo

Odoo cũng là phần mềm ERP phổ biến hỗ trợ số hóa doanh nghiệp Spa. Odoo ERP cung cấp bộ công cụ để quản lý thanh toán, chăm sóc khách hàng, quản lý nhân viên, tài chính và quản lý chuỗi cung ứng. Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng tùy biến cao và có thể được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của các doanh nghiệp.

• Ưu điểm: Odoo ERP có giao diện trực quan, bảo mật và đa tính năng. Nó cho phép các doanh nghiệp Spa tự động hóa và hợp lý hóa các hoạt động, quản lý chi phí tốt hơn và đo lường hiệu suất.
• Nhược điểm: Sử dụng phức tạp và cần sự trợ giúp từ bên ngoài để triển khai và tùy chỉnh. 

Tìm hiểu chi tiết về phần mềm ERP Spa Odoo 

3. Phần mềm Microsoft Dynamics GP

Microsoft Dynamics GP là một hệ thống ERP toàn diện được thiết kế để hợp lý hóa các hoạt động và cải thiện năng suất trong ngành chăm sóc sức khỏe, sắc đẹp. Phần mềm cung cấp các công cụ trực quan để quản lý tài chính, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng, quản lý chuỗi cung ứng,… Dynamics GP có thể tích hợp với các phần mềm khác của Microsoft, chẳng hạn như Office 365, giúp việc chia sẻ dữ liệu trong toàn tổ chức trở nên dễ dàng hơn.

• Ưu điểm: Microsoft Dynamics GP an toàn và cung cấp nhiều tính năng và chức năng. Giao diện thân thiện với người dùng giúp bạn dễ dàng sử dụng.
• Nhược điểm: Việc triển khai Dynamics GP có thể phức tạp, tốn kém và cần sự giúp đỡ của các chuyên gia tư vấn chuyên môn.

Tìm hiểu chi tiết về phần mềm Microsoft Dynamics GP

4. Phần mềm ERP Plex

Plex ERP là một hệ thống ERP tích hợp được thiết kế để quản lý hoạt động và nâng cao hiệu quả trong ngành Spa. Phần mềm sở hữu các công cụ quản lý tài chính, quản lý chuỗi cung ứng, khách hàng, quản lý nhân viên, tồn kho, và theo dõi sản xuất… Ngoài ra, Plex ERP có khả năng tích hợp với các phần mềm khác, chẳng hạn như QuickBooks, SAP và Salesforce.

• Ưu điểm: Plex ERP dễ sử dụng và cung cấp nhiều tính năng. Phần mềm có khả năng mở rộng cao và có thể được tích hợp với các hệ thống khác.
• Nhược điểm: Chi phí cao, giao diện của Plex ERP còn phức tạp và có thể cần sự trợ giúp của chuyên gia để tùy chỉnh và định cấu hình.

Chi phí triển khai phần mềm Plex ERP từ 3000$/ tháng và phụ thuộc vào quy mô nhân sự sử dụng của từng doanh nghiệp.

Tìm hiểu chi tiết về phần mềm Plex ERP

Các bước triển khai ERP Spa thành công

Triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp Spa là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng như quản lý chặt chẽ. Do đó các nhà điều hành cần tuân thủ các bước dưới đây để đảm bảo việc ứng dụng công nghệ đạt hiệu quả.

• Xác định nhu cầu và mục tiêu: Đầu tiên, cần xác định rõ các nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp Spa. Điều này bao gồm việc đánh giá các quy trình hiện tại, những vấn đề cần giải quyết và những cải tiến mong muốn phần mềm ERP có thể mang lại.
• Lập kế hoạch triển khai: Phát triển một kế hoạch chi tiết về cách triển khai phần mềm ERP Spa. Kế hoạch này nên bao gồm các bước cụ thể, các nguồn lực cần thiết, thời gian và ngân sách dự kiến.
• Chọn lựa phần mềm ERP phù hợp: Tìm kiếm và chọn lựa phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu, ngân sách và năng lực nội tại của doanh nghiệp Spa. Đảm bảo rằng phần mềm được chọn có các tính năng và tính linh hoạt cần thiết để hỗ trợ cải tiến quy trình trong doanh nghiệp. Liên hệ với các nhà cung cấp ERP để trải nghiệm bản Demo phần mềm & so sánh kỹ lưỡng tính năng, chi phí giữa các giải pháp trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
• Tùy chỉnh và cấu hình: Phối hợp với nhà cung cấp hoặc đơn vị hỗ trợ triển khai ERP để thực hiện tùy chỉnh và cấu hình phần mềm khớp với các quy trình vận hành & kinh doanh của doanh nghiệp Spa. Có thể bổ sung thêm các module chuyên biệt cho dịch vụ Spa như: quản lý chăm sóc khách hàng, quản lý lịch hẹn và các tính năng quản lý tài chính phù hợp.
• Đào tạo nhân viên: Cần đảm bảo nhân viên trên toàn hệ thống Spa được đào tạo về việc sử dụng phần mềm ERP mới. Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi hướng dẫn, đào tạo & tích cực lấy ý kiến, lắng nghe phản hồi từ các bộ phận phòng ban để đánh giá hiệu quả & cải tiến phần mềm.
• Đánh giá hiệu quả và tối ưu: Phân tích và đánh giá hiệu suất của phần mềm ERP Spa sau mỗi giai đoạn triển khai. Sau đó thực hiện các điều chỉnh và cải tiến cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo sử dụng hiệu quả tài nguyên.

Công nghệ phát triển trao quyền cho các doanh nghiệp ngành chăm sóc sắc đẹp – Spa có cơ hội chuyển mình mạnh mẽ nhờ tinh gọn quy trình vận hành, tối ưu hoạt động kinh doanh và gia tăng trải nghiệm khách hàng. Để nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững, các nhà điều hành Spa cần đặt công nghệ làm chiến lược hàng đầu, đồng thời nắm rõ các vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp mình, từ đó chọn ra các giải pháp ERP Spa cải tiến phù hợp nhất.

Cuối cùng, nếu các CEO, nhà quản lý chuỗi Spa đang tìm kiếm đơn vị cung cấp phần mềm ERP có thể tùy chỉnh tính năng giải quyết từng bài toán cụ thể, gắn liền với định hướng phát triển của doanh nghiệp, có thể liên hệ Hotline 090.150.8000 để xem cách ERPNext giúp chuỗi Spa của bạn vận hành xuất sắc hơn ngay hôm nay.