Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, đảm bảo chất lượng sản phẩm là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. ERPNext, với các tính năng quản lý chất lượng mạnh mẽ, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và đạt được sự xuất sắc trong hoạt động.

1. Quản Lý Chất Lượng trong ERPNext là gì?

Quản lý chất lượng (Quality Management) trong ERPNext là một module giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình sản xuất thông qua việc thiết lập, thực hiện và theo dõi các tiêu chuẩn chất lượng.

Module quản lý chất lượng đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp sản xuất, phân phối, và bán lẻ, nơi việc duy trì chất lượng đồng nhất là yếu tố quan trọng để đáp ứng nhu cầu khách hàng và tuân thủ quy định.

2. Các Tính Năng Cốt Lõi trong Quản Lý Chất Lượng ERPNext

2.1. Kiểm Tra Chất Lượng
Module Kiểm tra chất lượng (Quality Inspection) trong ERPNext giúp doanh nghiệp quản lý việc kiểm tra sản phẩm ở các giai đoạn khác nhau trong chuỗi cung ứng và sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm từ đầu vào đến đầu ra, hạn chế lỗi và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

2.1.1.Kiểm tra sản phẩm nhập kho (Incoming Quality Inspection)

Đảm bảo nguyên vật liệu hoặc hàng hóa từ nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn trước khi đưa vào sản xuất hoặc lưu trữ, giảm thiểu rủi ro về lỗi sản phẩm ở các giai đoạn sau.

Bước 1: Khi lô hàng đến, phiếu kiểm tra chất lượng được tự động tạo dựa trên Mẫu kiểm tra chất lượng (Quality Inspection Template).

Bước 2: Xác minh các thông số như kích thước, trọng lượng, độ bền, hoặc trạng thái “Đạt/Không đạt”.

2.1.2. Kiểm tra trong quy trình sản xuất (In-process Quality Inspection)

Đảm bảo rằng các bán thành phẩm hoặc sản phẩm ở từng giai đoạn sản xuất đều tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng, nhằm phát hiện sớm lỗi sản xuất, giảm lãng phí nguyên vật liệu. Ngăn ngừa việc tiếp tục sản xuất với sản phẩm không đạt yêu cầu.

• Kiểm tra bán thành phẩm khi hoàn thành một giai đoạn sản xuất (ví dụ: sau khi gia công hoặc lắp ráp).
• Thực hiện kiểm tra dựa trên các thông số cụ thể: độ chính xác, kích thước, hoặc đặc tính vật liệu.

2.1.3. Kiểm tra trước khi xuất hàng (Outgoing Quality Inspection)

Đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng trước khi giao đến khách hàng.

Trước khi xuất hàng, hệ thống tạo phiếu kiểm tra chất lượng để xác minh:

• Thông số kỹ thuật của sản phẩm (kích thước, trọng lượng, màu sắc).
• Tình trạng đóng gói, tem nhãn và các yêu cầu của khách hàng.

Đánh giá sản phẩm dựa trên các tiêu chuẩn đặt ra trong hợp đồng hoặc thông số kỹ thuật của khách hàng.

2.2. Mẫu Kiểm Tra Chất Lượng

Mẫu kiểm tra chất lượng (Quality Inspection Template) là một công cụ trong ERPNext cho phép doanh nghiệp thiết lập các tiêu chí kiểm tra chất lượng sản phẩm một cách chuẩn hóa. Mẫu này được áp dụng cho từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm cụ thể, giúp đảm bảo việc kiểm tra được thực hiện nhất quán và hiệu quả.

Đọc thêm: Bí quyết tăng tốc sản xuất bằng Lệnh sản xuất (Work Order) trong ERPNext

2.2.1. Thiết lập tiêu chí kiểm tra chất lượng

Mẫu kiểm tra chất lượng bao gồm các loại tiêu chí kiểm tra khác nhau, phù hợp với nhiều ngành và yêu cầu kiểm soát chất lượng:

Kiểm tra Số (Numeric Check)

Đặc điểm: Phù hợp cho các thông số cần đo đạc cụ thể như kích thước, trọng lượng, hoặc nhiệt độ. Ngoài ra, yêu cầu giá trị đo thực tế (Measured Value) phải nằm trong một phạm vi chấp nhận được (Accepted Range).

Ví dụ:

• Kích thước: Chiều dài phải nằm trong khoảng từ 50mm đến 55mm.
• Trọng lượng: Sản phẩm phải nặng từ 1kg đến 1.2kg.

Cách thiết lập Numeric Check trên ERPNext

• Trong Quality Inspection Template, bạn thêm tham số và chọn kiểu Numeric.
• Đặt giá trị tối thiểu và tối đa trong Accepted Value.

Kiểm tra Không phải số (Non-numeric Check)

Đặc điểm: Phù hợp cho các tham số định tính hoặc chỉ cần xác nhận đơn giản như màu sắc, hình dạng, hoặc trạng thái. Kết quả thường được ghi nhận trên hệ thống ERPNext là “Accepted” hoặc “Rejected”.

Ví dụ:

• Tình trạng bên ngoài: “Đạt/Không đạt” (có trầy xước, hư hỏng không?).
• Màu sắc: “Đạt/Không đạt” (màu sắc có đúng như yêu cầu không?).

Cách thiết lập Non-numeric Check trên ERPNext:

• Trong Quality Inspection Template, chọn kiểu kiểm tra Non-numeric. 
• Điền giá trị mong đợi vào trường Accepted Value.

Kiểm tra Dựa trên công thức (Formula-based Check)

Đặc điểm: Sử dụng khi tham số kiểm tra được tính toán dựa trên các giá trị đầu vào khác. ERPNext hỗ trợ các công thức tùy chỉnh để tự động tính toán kết quả.

Ví dụ:

• Độ bền vật liệu: Tính lực kéo tối đa dựa trên diện tích bề mặt (F = P/A).
• Hàm lượng hóa chất: Kiểm tra tỷ lệ phần trăm các thành phần trong sản phẩm (ví dụ: C% > 2.5%).

Cách thiết lập Formula-based Check trên ERPNext:

• Trong Quality Inspection Template, chọn kiểu Formula-based.
• Nhập công thức tính toán và định nghĩa các biến cần thiết.

2.2.2. Áp dụng mẫu kiểm tra

Từng sản phẩm: Mẫu kiểm tra có thể được gắn với một sản phẩm cụ thể (ví dụ: kiểm tra trọng lượng và kích thước của sản phẩm A).

Nhóm sản phẩm: Một mẫu kiểm tra có thể áp dụng cho một nhóm sản phẩm có cùng đặc tính (ví dụ: tất cả sản phẩm thuộc nhóm “hàng thủy tinh” cần kiểm tra độ trong suốt và kích thước).

2.3. Quản Lý Lỗi (Nonconformance Management)
Một trong những khía cạnh quan trọng của quản lý chất lượng là khả năng theo dõi và quản lý lỗi hiệu quả. ERPNext cho phép doanh nghiệp theo dõi, xử lý, và ngăn chặn các lỗi phát sinh trong quá trình sản xuất, kiểm tra, và vận hành. Tính năng này được thiết kế để đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn ở mức cao nhất và giảm thiểu các vấn đề gây lãng phí.

2.3.1. Ghi nhận lỗi (Logging Nonconformance)

Cho phép ghi nhận mọi lỗi hoặc vấn đề phát sinh từ các giai đoạn khác nhau như sản xuất, nhập kho, hoặc vận chuyển.

Cách sử dụng: Nhân viên hoặc quản lý có thể tạo một phiếu lỗi (Non Conformance Report). Thông tin bao gồm: mã sản phẩm, mô tả lỗi, nguyên nhân, và vị trí phát hiện lỗi.

2.3.2. Phân loại lỗi (Defect Categorization)

Lỗi được phân loại theo các tiêu chí như: 

• Loại lỗi: Vật liệu, thiết kế, vận hành, hoặc lỗi do quy trình sản xuất.
• Mức độ nghiêm trọng: Nhỏ, trung bình, nghiêm trọng.
• Nguồn gốc: Nội bộ, từ nhà cung cấp, hoặc từ khách hàng.

Giúp doanh nghiệp phân tích chính xác nguyên nhân và ưu tiên xử lý các lỗi nghiêm trọng trước.

2.3.3. Quy trình xử lý lỗi (Corrective and Preventive Actions – CAPA)

Tích hợp quy trình xử lý lỗi bao gồm:

• Hành động khắc phục (Corrective Action): Xử lý lỗi hiện tại để giảm thiểu tác động ngay lập tức.
• Hành động phòng ngừa (Preventive Action): Xây dựng các biện pháp để ngăn chặn lỗi tương tự xảy ra trong tương lai.

Tính năng cụ thể: 

• Giao nhiệm vụ xử lý lỗi đến các nhân viên hoặc bộ phận liên quan.
• Theo dõi tiến độ thực hiện và kết quả.

2.3.4. Theo dõi và phân tích lỗi (Error Tracking and Analysis)

Cung cấp báo cáo và công cụ phân tích dữ liệu liên quan đến các lỗi đã ghi nhận, bao gồm: Tỷ lệ lỗi theo sản phẩm, quy trình, hoặc nhà cung cấp và phân tích xu hướng lỗi theo thời gian để nhận diện các vấn đề lặp lại. Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu. Nâng cao chất lượng bằng cách loại bỏ các vấn đề gốc rễ.

2.3.5. Tích hợp với các module khác

• Sản xuất: Theo dõi lỗi phát sinh trong từng giai đoạn sản xuất và tối ưu hóa quy trình.
• Kho: Phát hiện và xử lý lỗi ngay khi nhận hàng từ nhà cung cấp.
• Bán hàng: Đảm bảo sản phẩm xuất đi không bị lỗi, tránh ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

2.4. Theo Dõi Lô Hàng và Khả Năng Truy Xuất Nguồn Gốc

Đối với các ngành công nghiệp như dược phẩm, thực phẩm & đồ uống và hóa chất, khả năng truy xuất nguồn gốc lô hàng là rất quan trọng đối với quản lý chất lượng. ERPNext cung cấp chức năng theo dõi lô hàng, đảm bảo doanh nghiệp có thể truy xuất nguyên liệu thô, sản phẩm trung gian và hàng hóa hoàn thiện trở lại nguồn gốc của chúng.

• Số Lô: Mỗi lô sản phẩm được gán một mã định danh duy nhất (số lô), giúp theo dõi sự di chuyển và lịch sử của lô hàng đó trong tất cả các giai đoạn sản xuất.
• Khả Năng Truy Xuất Nguồn Gốc: Trong trường hợp lỗi hoặc thu hồi sản phẩm, ERPNext cho phép doanh nghiệp truy xuất lô hàng lỗi trở lại chuỗi cung ứng, tạo điều kiện cho giải quyết nhanh hơn và giảm thiểu tác động đến khách hàng.

2.5. Quản Lý Chất Lượng Nhà Cung Cấp

ERPNext giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa việc quản lý chất lượng nhà cung cấp với toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của mình. Điều này đảm bảo nguyên liệu và linh kiện được kiểm soát ngay từ đầu, phù hợp với tiêu chuẩn của tổ chức và giảm thiểu rủi ro trong quá trình sản xuất.

• Đánh Giá Nhà Cung Cấp: Doanh nghiệp có thể tạo và quản lý hồ sơ nhà cung cấp, bao gồm xếp hạng chất lượng và theo dõi hiệu suất hoạt động trong suốt thời gian hợp tác. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng xác định các nhà cung cấp đáng tin cậy và loại trừ những nhà cung cấp không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng.
• Kiểm soát Chất Lượng Đầu Vào (IQC): ERPNext hỗ trợ kiểm tra chất lượng nguyên liệu thô ngay khi nhận hàng, đảm bảo các thông số kỹ thuật đã được đáp ứng trước khi đưa vào sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể loại bỏ kịp thời các vật liệu không đạt tiêu chuẩn, tránh ảnh hưởng đến quá trình sản xuất.

2.6. Báo cáo và Phân Tích Quản Lý Chất Lượng

ERPNext cung cấp các báo cáo và phân tích toàn diện để hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu. Các báo cáo này cung cấp thông tin về chất lượng sản phẩm, xu hướng lỗi, hiệu suất nhà cung cấp và hiệu quả quản lý chất lượng.

• Thống kê Chất Lượng: Theo dõi các chỉ số quan trọng như tỷ lệ lỗi, tỷ lệ đạt/không đạt và điểm chất lượng nhà cung cấp.
• Bảng Điều Khiển: Cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất chất lượng theo thời gian thực, giúp quản lý theo dõi kiểm tra, lỗi và các nỗ lực khắc phục.

3. Lợi Ích của Quản Lý Chất Lượng trong ERPNext

Cải thiện chất lượng sản phẩm: ERPNext giúp kiểm soát chất lượng trong toàn bộ chuỗi cung ứng và sản xuất, đảm bảo rằng chỉ những sản phẩm đạt tiêu chuẩn mới được phép tiếp tục qua các giai đoạn tiếp theo.

Giảm thiểu lỗi và rủi ro: Việc kiểm tra chất lượng ngay từ đầu vào và trong quá trình sản xuất giúp phát hiện sớm các lỗi, từ đó giảm thiểu rủi ro về sản phẩm lỗi và hạn chế lãng phí.

Tăng cường hiệu quả quy trình: Các báo cáo và phân tích chi tiết giúp tối ưu hóa quy trình kiểm tra và quản lý chất lượng, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thời gian xử lý.

Theo dõi hiệu suất nhà cung cấp: ERPNext cho phép theo dõi và đánh giá chất lượng vật liệu từ các nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp xác định các nhà cung cấp đáng tin cậy và loại bỏ những nhà cung cấp không đạt yêu cầu.

Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Với các báo cáo và bảng điều khiển trực quan, ERPNext cung cấp thông tin thời gian thực để giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác về chất lượng sản phẩm và quy trình.

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Khi chất lượng sản phẩm được kiểm soát tốt, doanh nghiệp có thể đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, giảm khiếu nại và xây dựng uy tín thương hiệu.

Tuân thủ tiêu chuẩn và quy định: ERPNext giúp doanh nghiệp duy trì các tiêu chuẩn chất lượng, tuân thủ các quy định của ngành, giảm nguy cơ vi phạm và phạt.

Đọc thêm: Lập kế hoạch sản xuất trong ERPNext: Từ tổng quan đến chi tiết

4. Hướng dẫn đầy đủ về quy trình kiểm tra chất lượng trên hệ thống ERPNext

Để truy cập tính năng kiểm tra chất lượng, bạn thực hiện các bước sau:

Trang chủ > Kho > Công cụ > Kiểm tra chất lượng

4.1. Điều kiện tiên quyết

Để thực hiện được quy trình kiểm tra chất lượng (Quality Inspection) trên ERPNext, bạn cần đáp ứng một số điều kiện tiên quyết sau:

Bước 1. Cấu hình hệ thống

Bật tính năng kiểm tra chất lượng:

• Vào “Stock Settings” (Cài đặt kho hàng).
• Kích hoạt tùy chọn “Quality Inspection is Mandatory” nếu muốn quy trình này bắt buộc khi nhận hàng hoặc chuyển hàng.

Tạo mẫu kiểm tra chất lượng (Quality Inspection Template)

• Vào “Quality Inspection Template” và thiết lập các thông số kiểm tra (Inspection Parameters).
• Mỗi sản phẩm có thể liên kết với một mẫu cụ thể để tự động hóa việc kiểm tra.

Bước 2. Cấu hình thông tin sản phẩm

Liên kết sản phẩm với kiểm tra chất lượng

• Vào danh mục sản phẩm (Item).
• Trong tab “Quality”, thiết lập: Inspection Required kích hoạt để yêu cầu kiểm tra chất lượng hoặc Default Template chọn mẫu kiểm tra mặc định (nếu có).

Bước 3: Xây dựng phiếu tham chiếu phù hợp

Các phiếu tham chiếu thường được yêu cầu trước khi thực hiện kiểm tra chất lượng, bao gồm:

• Purchase Receipt (Phiếu nhập hàng): Kiểm tra hàng hóa từ nhà cung cấp.
• Stock Entry (Phiếu nhập/xuất kho): Kiểm tra hàng hóa trong nội bộ.
• Delivery Note (Phiếu giao hàng): Kiểm tra trước khi giao hàng cho khách.

Bước 4: Phân quyền cho người dùng có quyền truy cập

Người thực hiện quy trình kiểm tra phải được phân quyền để:

• Xem và chỉnh sửa phiếu kiểm tra chất lượng (Quality Inspection).
• Truy cập các mô-đun liên quan như Stock hoặc Purchase.

Quản trị viên cần đảm bảo rằng nhóm nhân sự liên quan có các quyền này trong Role Permissions Manager.

Bước 5: Quy trình và tiêu chí kiểm tra được chuẩn hóa

Doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Các tiêu chí kiểm tra: Ví dụ: kích thước, màu sắc, trọng lượng, hoặc các tiêu chuẩn đặc biệt.
• Các giá trị chấp nhận (Accepted Values): Được thiết lập sẵn trong mẫu kiểm tra hoặc quy định cụ thể trong từng phiếu.

Bước 6. Đảm bảo thông tin liên quan đầy đủ

Sản phẩm hoặc lô hàng phải có đầy đủ thông tin trong hệ thống, bao gồm:

• Mã sản phẩm (Item Code).
• Số lô (Batch Number) hoặc Số sê-ri (Serial Number) nếu áp dụng.

Thông tin này cần được cập nhật chính xác để liên kết với phiếu kiểm tra chất lượng.

Khi đã đáp ứng các điều kiện tiên quyết trên, quy trình kiểm tra chất lượng sẽ hoạt động mượt mà và hiệu quả hơn trên ERPNext.

4.2. Cách tạo một phiếu kiểm tra chất lượng mới

Để tạo phiếu kiểm tra chất lượng (Quality Inspection) mới trong ERPNext, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1. Truy cập vào mô-đun Quản lý Chất lượng

• Trong giao diện chính của ERPNext, vào “Stock” (Kho hàng).
• Chọn “Quality” (Chất lượng) hoặc tìm “Quality Inspection” từ thanh tìm kiếm.

Bước  2. Tạo phiếu kiểm tra chất lượng mới

• Nhấp vào nút “New” (Mới) trong danh sách Quality Inspection.

Bước 3. Điền thông tin cơ bản

• Item Code: Chọn mã sản phẩm cần kiểm tra.
• Reference Type: Chọn loại tham chiếu, ví dụ như Purchase Receipt, Delivery Note, hoặc Material Request.
• Reference Name: Chọn phiếu tham chiếu cụ thể (nếu có).
• Quality Inspection Template: Nếu bạn đã có mẫu kiểm tra chất lượng, chọn mẫu phù hợp để tự động áp dụng các thông số kiểm tra.

Bước 4. Thêm chi tiết kiểm tra

Nếu không sử dụng mẫu kiểm tra chất lượng: Thêm tham số kiểm tra (Inspection Parameters) thủ công, ví dụ như:

• Trọng lượng
• Kích thước
• Màu sắc

Ngoài ra, đặt thông số đạt yêu cầu (Accepted Value) cho từng mục và điền kết quả kiểm tra thực tế (Measured Value).

Bước 5. Kết quả kiểm tra

Chọn “Status”:

• Accepted: Nếu sản phẩm đạt yêu cầu.
• Rejected: Nếu sản phẩm không đạt yêu cầu.

Bước 6. Lưu và gửi

• Nhấn “Save” để lưu phiếu.
• Nhấn “Submit” để hoàn tất quy trình kiểm tra chất lượng.

Lưu ý:

• Tự động hóa: Bạn có thể thiết lập Workflow để quản lý các bước phê duyệt hoặc tích hợp phiếu kiểm tra chất lượng vào quy trình nhập/xuất hàng.
• Báo cáo: Từ phiếu kiểm tra, bạn có thể tạo báo cáo để phân tích tỷ lệ đạt và không đạt, giúp cải thiện quy trình sản xuất.

5. Kết luận

Quản lý chất lượng là một yếu tố không thể thiếu trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất và đáp ứng nhu cầu khách hàng. ERPNext cung cấp một hệ thống toàn diện để theo dõi và kiểm soát chất lượng từ đầu vào đến đầu ra, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa quy trình và đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn cao nhất.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp ERP mạnh mẽ và linh hoạt cho quản lý chất lượng, MBW Digital – đối tác chính thức và duy nhất của ERPNext tại Việt Nam, chính là lựa chọn đáng tin cậy. Với kinh nghiệm triển khai ERPNext cho nhiều doanh nghiệp lớn, MBW Digital cam kết đồng hành cùng bạn trong việc áp dụng ERPNext để tối ưu hóa quy trình quản lý chất lượng, nâng cao hiệu quả công việc và thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp của bạn.

Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để khám phá những giải pháp tối ưu dành riêng cho doanh nghiệp của bạn!