Với bộ tính năng đa dạng và mạnh mẽ, Lệnh sản xuất (Work Order) trong ERPNext giúp doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh quy trình sản xuất chỉ trong vài giờ thay vì mất cả ngày. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng đáng kể hiệu suất sản xuất
1. Lệnh sản xuất (Work Order) là gì?
1.1. Định nghĩa
Lệnh Sản Xuất (Work Order) trong ERPNext là một tài liệu chi tiết mô tả tất cả các công việc cần thiết để sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Nó đóng vai trò như một hướng dẫn toàn diện cho quá trình sản xuất, bao gồm từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu, thực hiện các bước sản xuất, kiểm soát chất lượng, cho đến khi hoàn thành sản phẩm và chuyển vào kho thành phẩm.
1.2. Quy trình tạo Lệnh sản xuất
– Từ Yêu Cầu Nguyên Vật Liệu (Material Request): Khi có nhu cầu sản xuất, doanh nghiệp có thể tạo một Yêu Cầu Nguyên Vật Liệu để đề nghị cung cấp các nguyên vật liệu cần thiết. Dựa trên yêu cầu này, Lệnh Sản Xuất sẽ được tạo ra để bắt đầu quá trình sản xuất.
– Từ Đơn Đặt Hàng (Sales Order): Khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, ERPNext có thể tự động tạo Lệnh Sản Xuất để đáp ứng nhu cầu sản xuất sản phẩm theo đơn hàng đó.
1.3. Các thành phần chính của Lệnh sản xuất
– Mô tả sản phẩm (Item Description): Chi tiết về sản phẩm đang được sản xuất.
– Đơn vị tính tồn kho (Stock UOM): Đơn vị đo lường được sử dụng để quản lý số lượng sản phẩm trong kho.
– Nguyên vật liệu và Thành phần: Danh sách các nguyên vật liệu và thành phần cần thiết cho quá trình sản xuất.
– Quy trình sản xuất: Các bước và công đoạn cần thiết để hoàn thành sản phẩm.
– Lịch trình và Ngày bắt đầu dự kiến: Thông tin về thời gian bắt đầu và hoàn thành dự kiến của quá trình sản xuất.
Lợi ích của Lệnh Sản Xuất trong ERPNext
– Theo dõi tiến độ: Cho phép giám sát tiến độ của từng Lệnh Sản Xuất, từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành, giúp doanh nghiệp quản lý thời gian hiệu quả.
– Quản lý nguyên vật liệu: Đảm bảo rằng nguyên vật liệu cần thiết luôn sẵn có và được sử dụng một cách hiệu quả trong quá trình sản xuất.
– Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất sản xuất, mức tiêu thụ nguyên vật liệu và các chỉ số quan trọng khác, hỗ trợ việc ra quyết định và cải thiện quy trình sản xuất.
Đọc thêm: Lập kế hoạch sản xuất trong ERPNext: Từ tổng quan đến chi tiết
2. Hướng dẫn cách tạo lệnh sản xuất (Work Order)
Bước 1: Vào danh sách Work order (lệnh sản xuất), Nhấn nút “New” để tạo lệnh sản xuất mới.
Bước 2: Chọn Mặt hàng (sản phẩm) mà doanh nghiệp muốn sản xuất.
Bước 3: Hệ thống sẽ tự động lấy Danh sách Nguyên Vật Liệu (BOM) cơ bản cho sản phẩm đã chọn. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh BOM này để phù hợp với nhu cầu và yêu cầu cụ thể của mình.
Bước 4: Nhập số lượng cần sản xuất. Điều kiện để hệ thống thực hiện bước tiếp theo là doanh nghiệp phải nhập chính xác số lượng sản phẩm. Sau khi nhập số lượng, hệ thống sẽ tự động tính toán và liệt kê ra danh sách các nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất số lượng sản phẩm đó.
Ví dụ: Giả sử doanh nghiệp muốn sản xuất 100 chiếc ghế. Khi nhập số lượng “100” vào ô tương ứng, hệ thống sẽ tự động tính toán và cho doanh nghiệp biết cần bao nhiêu gỗ, đệm, vải,… để sản xuất 100 chiếc ghế đó.
Bước 5: Nếu BOM có liệt kê các công đoạn sản xuất cụ thể (ví dụ: cắt, hàn, sơn, lắp ráp…), hệ thống sẽ tự động thêm vào lệnh sản xuất.
Doanh nghiệp có thể chỉnh sửa thông tin liên quan đến từng công đoạn:
– Thay đổi thời gian dự kiến cho mỗi công đoạn.
– Thay đổi nhân viên thực hiện.
– Thay đổi thứ tự các công đoạn.
Bước 6: Nhập ngày dự kiến bắt đầu quá trình sản xuất. Hệ thống sẽ ước tính lịch trình cho các công đoạn, từ chuẩn bị nguyên vật liệu đến hoàn thành sản phẩm
Bước 7: BOM đa cấp liệt kê nguyên vật liệu cho cả sản phẩm cuối cùng và từng bộ phận cấu thành. Mặc định, tính năng này được kích hoạt:
– Giữ nguyên nếu muốn theo dõi nguyên vật liệu cho từng bộ phận nhỏ.
– Tắt tính năng này bằng cách bỏ chọn ô “Use Multi-level BOM” nếu không cần thiết.
Bước 8: Chọn Kho hàng
– Kho nguồn (Source Warehouse): Nơi lưu trữ nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. Hệ thống sẽ kiểm tra và lấy nguyên liệu từ đây.
– Kho sản phẩm dở dang (Work-in-Progress Warehouse): Nơi lưu trữ sản phẩm đang trong quá trình sản xuất.
– Kho đích (Target Warehouse): Nơi lưu trữ sản phẩm hoàn thiện trước khi giao hàng.
– Kho phế liệu (Scrap Warehouse): Nơi lưu trữ vật liệu phế thải phát sinh trong quá trình sản xuất.
Bước 9: Kiểm tra và điều chỉnh danh sách nguyên vật liệu. Hệ thống sẽ liệt kê tất cả nguyên vật liệu cần thiết từ BOM. Doanh nghiệp có thể:
– Điều chỉnh kho chứa cho từng nguyên vật liệu.
– Theo dõi số lượng nguyên liệu đã sử dụng trực tiếp từ bảng này.
Lưu ý:
– Có thể tạo Lệnh Sản Xuất mà chưa xác định kho nguồn. Tuy nhiên, để bắt đầu sản xuất thực tế, cần xác định rõ kho chứa nguyên vật liệu.
– Hệ thống cần biết chính xác nguồn nguyên vật liệu để thực hiện quá trình sản xuất.
– Lệnh Sản Xuất có thể được tạo trực tiếp từ Đơn Bán Hàng (Sales Order). Khi nhận đơn hàng, ERPNext có thể tự động tạo Lệnh Sản Xuất để đáp ứng nhu cầu sản xuất theo đơn hàng đó.
3. Các tùy chọn bổ sung khi tạo lệnh sản xuất (Work Order)
Phiếu bán hàng (Sales Order): Bạn có thể tạo lệnh sản xuất trực tiếp từ phiếu bán hàng. Hệ thống sẽ tự động thêm thông tin sản phẩm cần sản xuất vào lệnh.
Dự án (Project): Liên kết lệnh sản xuất với dự án giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ công việc so với kế hoạch chung. Điều này hỗ trợ quản lý phân bổ tài nguyên và phát hiện rủi ro kịp thời.
Cho phép mặt hàng thay thế: Hệ thống cho phép lựa chọn vật liệu thay thế khi vật liệu ban đầu không có sẵn. Điều này mang lại sự linh hoạt trong quản lý nguyên liệu, mặc dù sản phẩm cuối cùng có thể có một số thay đổi về đặc tính.
Vật liệu sẽ được sử dụng trực tiếp mà không cần qua kho sản xuất dở dang (WIP Warehouse): Cho phép sử dụng vật liệu trực tiếp vào sản xuất mà không cần nhập kho WIP trung gian. Việc này loại bỏ bước tạo phiếu nhập kho và cập nhật tiêu thụ vật liệu ngay lập tức.
Tự động trừ nguyên vật liệu từ kho WIP: Kích hoạt tùy chọn này để hệ thống tự động trừ nguyên vật liệu đã sử dụng từ kho WIP và ghi nhận sản phẩm hoàn thành vào kho mới.
Đọc thêm: ERP sản xuất và MRP: Sự khác biệt là gì?
4. Checklist các tính năng trong lệnh sản xuất ERPNext
4.1. Thiết lập thời gian
– Ngày Bắt Đầu Dự Kiến và Ngày Giao Hàng Dự Kiến có thể được tùy chỉnh.
– Hệ thống mặc định sẽ thiết lập ngày bắt đầu kế hoạch là ngày và giờ hiện tại tại thời điểm tạo Lệnh làm việc.
4.2. Bảng Mặt Hàng Yêu Cầu
– Kho Nguồn: Có thể thay đổi tùy thuộc vào nguyên liệu thô sử dụng. Kho mặc định có thể được thiết lập tại cấp độ Mặt hàng hoặc trong Cài đặt Kho.
– Số Lượng Yêu Cầu: Tự động tính dựa trên danh sách nguyên vật liệu BOM.
– Số Lượng Đã Chuyển: Hiển thị nguyên vật liệu đã chuyển vào khu sản xuất. Nếu không chuyển, số lượng này sẽ không được cập nhật.
– Số Lượng Đã Tiêu Thụ: Hệ thống tự động cập nhật số lượng nguyên vật liệu đã sử dụng từ kho WIP sau khi sản phẩm hoàn thành, giúp theo dõi tiêu thụ và kiểm soát chi phí.
– Cho Phép Mặt Hàng Thay Thế: Cho phép chọn vật liệu thay thế khi nguyên liệu ban đầu không có sẵn.Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các mặt hàng thay thế đã được lập sẵn để bạn lựa chọn.
– Bỏ Qua Chuyển Giao Vật Liệu: Cho phép sử dụng nguyên vật liệu sẵn có tại khu sản xuất mà không cần nhập kho WIP trung gian. Khi bỏ chọn, hệ thống sẽ không tạo giấy tờ nhập kho mới cho vật liệu đó.
– Số Lượng Khả Dụng: Hiển thị số lượng khả dụng tại Kho Nguồn và Kho WIP sau khi lưu Lệnh Sản Xuất.
4.3. Bảng Công Việc và Quy Trình Sản Xuất
Chuyển Giao Nguyên Vật Liệu
– Theo Lệnh Sản Xuất hoặc Thẻ Công Việc: Nguyên vật liệu có thể được chuyển giao dựa trên toàn bộ lệnh sản xuất hoặc từng thẻ công việc cụ thể.
– Dựa Trên BOM: Thông thường, việc chuyển giao nguyên vật liệu dựa trên danh sách nguyên vật liệu (BOM). Tuy nhiên, bạn có thể tùy chỉnh nguồn nguyên vật liệu trong lệnh sản xuất nếu cần.
Thông Tin Từ BOM
– Hoạt Động: Liệt kê các trạm làm việc nơi các hoạt động sản xuất sẽ được thực hiện.
– Mặt Hàng: Các hoạt động sẽ được thực hiện trên từng mặt hàng cụ thể.
Sau Khi Lưu Lệnh Sản Xuất, Hệ Thống Tự Động Hiển Thị
– Số Lượng Sản Phẩm Hoàn Thành: Hiển thị số lượng mặt hàng đã hoàn tất mỗi công đoạn.
– Trạng Thái Công Việc: Cập nhật tự động trạng thái công việc như Chưa bắt đầu, Đang tiến hành hoặc Đã hoàn tất dựa trên tiến độ thực tế.
– Thời Gian Hoạt Động: Thời gian hoạt động được lấy từ danh sách BOM nhưng có thể điều chỉnh theo tình hình thực tế.
– Tổng Chi Phí Ước Tính: Bao gồm chi phí nhân công, máy móc và các nguồn lực khác, dựa trên thời gian làm việc và số lượng sản phẩm.
Cập Nhật Thông Tin Thực Tế: Thông Tin Mới Nhất: Hệ thống luôn cập nhật thông tin về thời gian bắt đầu, kết thúc, thời gian làm việc thực tế và chi phí thực tế khi thẻ công việc được cập nhật.
4.4. Chi Phí Hoạt Động
Phần này trình bày chi tiết cấu trúc chi phí sản xuất bao gồm:
– Chi Phí Hoạt Động Theo Kế Hoạch:Tính toán dựa trên bản kê khai vật liệu (BOM) và các hoạt động sản xuất đã định sẵn.
– Chi Phí Hoạt Động Thực Tế: Cập nhật trực tiếp từ thông tin chi tiết từng công việc, phản ánh chính xác các khoản chi đã thực hiện.
– Chi Phí Hoạt Động Bổ Sung:Bao gồm các chi phí phát sinh ngoài dự kiến như sửa chữa, thay thế hoặc các yếu tố không lường trước khác.
– Tổng Chi Phí Hoạt Động: Tổng hợp chi phí thực tế và chi phí bổ sung, phản ánh tổng chi phí sản xuất.
– Nguồn Dữ Liệu: Các giá trị chi phí được lấy trực tiếp từ thông tin trên Thẻ Công Việc.
4.5. Thông Tin Thêm
– Danh Sách Sản Phẩm Đang Sản Xuất: Hiển thị danh sách các sản phẩm đang được sản xuất với đầy đủ thông tin bao gồm: Tên sản phẩm , đơn vị đo lường, lệnh sản xuất liên quan.
– Lệnh Sản Xuất Từ Yêu Cầu Vật Liệu: Các lệnh sản xuất được tạo ra từ các yêu cầu vật liệu cụ thể sẽ được hiển thị rõ ràng, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý.
4.6. Bắt Đầu Sản Xuất
Chuyển Giao Nguyên Vật Liệu
– Sau khi tạo lệnh sản xuất, hệ thống sẽ tự động tạo bản ghi nhập kho mới, liệt kê tất cả nguyên vật liệu cần thiết theo yêu cầu lệnh.
– Nguyên vật liệu được chuyển từ kho nguyên vật liệu vào kho WIP để bắt đầu sản xuất.
Sử Dụng BOM Nhiều Cấp
– Nếu chọn “Sử dụng BOM nhiều cấp”, hệ thống sẽ phân tích sản phẩm thành các thành phần nhỏ nhất và liệt kê chúng trong mục nhập kho, giúp bạn thấy rõ tất cả nguyên vật liệu cần thiết.
– Nếu không chọn, chỉ các thành phần chính được liệt kê, với các thành phần phụ được hiển thị như một đơn vị duy nhất.
Bắt Đầu Quá Trình Sản Xuất
– Nhấn nút “Bắt đầu” để khởi động quá trình sản xuất.
– Hệ thống sẽ tự động tạo các thẻ công việc cho từng hoạt động liên quan, cung cấp thông tin cần thiết cho người thực hiện nhiệm vụ.
– Để chuyển mặt hàng, vui lòng chọn các mặt hàng đã được thiết lập “Bao gồm mặt hàng đang sản xuất” trong danh mục chính.
4.7. Nhập Kho Trực Tiếp Nguyên Vật Liệu
Trường Hợp Sử Dụng
– Khi chuyển giao vật liệu được thực hiện hàng loạt hoặc không cần theo dõi theo lệnh làm việc cụ thể.
– Khi trách nhiệm chuyển giao và nhập sản xuất thuộc về hai người dùng riêng biệt.
Thực Hiện
– Chọn “Bỏ qua chuyển giao vật liệu” để nhập kho loại ‘Sản xuất’ trực tiếp bằng cách nhấp vào nút “Hoàn tất”.
– Khi bỏ chọn tùy chọn này, hệ thống sẽ không tạo giấy tờ nhập kho mới cho vật liệu đó, mặc dù vẫn có thể sử dụng trong sản xuất.
4.8. Tạo Thẻ Công Việc
Quản Lý Tiến Độ
– Thẻ công việc giúp theo dõi tiến độ của lệnh sản xuất dễ dàng.
– Một thẻ công việc mới tự động được tạo khi lệnh sản xuất được khởi tạo.
Thêm Thẻ Công Việc: Để tạo thêm thẻ công việc, nhấn vào dấu “+” bên cạnh phần hiển thị các công việc đã có.
4.9. Lập Kế Hoạch Năng Lực Trong Lệnh Sản Xuất
Sắp Xếp Lịch Làm Việc
– Khi lệnh sản xuất được gửi đi, hệ thống tự động lên lịch làm việc cho các công việc dựa trên ngày dự kiến bắt đầu và tính khả dụng của các máy trạm.
– Hệ thống tạo bản nháp “Time logs” dựa trên kế hoạch công việc đã sắp xếp.
Tính Khả Dụng của Máy Trạm
– Khả dụng dựa trên thời gian làm việc bình thường, ngày nghỉ lễ và các công việc đã được lên lịch trước đó.
– Cho phép bạn xác định khoảng thời gian tối đa để lên lịch (mặc định là 30 ngày, có thể thay đổi).
Xử Lý Công Việc Lớn
– Nếu một công việc không thể hoàn thành trong khoảng thời gian đã đặt, hệ thống sẽ thông báo cho bạn.
– Sau khi lên lịch, bạn có thể xem và chỉnh sửa kế hoạch chi tiết bất cứ lúc nào.
4.10. Dừng Lệnh Sản Xuất
Thay Đổi Trạng Thái
– Khi dừng lệnh sản xuất, trạng thái sẽ chuyển thành “Stopped” (Đã dừng).
– Tất cả các công đoạn liên quan như cắt, may, đóng gói sẽ ngừng ngay lập tức.
Chuẩn Bị Trước Khi Dừng Lệnh Sản Xuất
– Đảm bảo rằng nguyên liệu thô đã được chuyển đến các kho khác để sử dụng cho các lệnh sản xuất khác.
– Nếu cố dừng lệnh sản xuất trước khi trả lại nguyên liệu thô, hệ thống sẽ cảnh báo và yêu cầu hoàn thành việc trả lại nguyên liệu trước khi tiếp tục.
Thực Hiện Dừng Lệnh Sản Xuất
– Nhấp vào nút “Stop” để dừng lệnh sản xuất.
– Có thể mở lại lệnh sản xuất đã dừng nếu cần thiết.
4.11. Trả Lại Nguyên Vật Liệu Chưa Tiêu Thụ Đến Kho Cửa Hàng Từ Kho WIP
Hoàn Thành Đơn Hàng Sản Xuất
Khi hoàn thành đơn hàng sản xuất và còn dư nguyên liệu chưa sử dụng, bạn có thể trả lại nguyên vật liệu từ kho WIP (Work In Progress) về kho chứa nguyên vật liệu ban đầu.
Thực Hiện Trả Lại
– Vào Work Order >> chọn Return Components (Trả Về Các Thành Phần).
– Hệ thống sẽ tạo mục nhập kho trả lại “Material Transfer”, ghi nhận quá trình trả lại nguyên vật liệu một cách chính xác và minh bạch.
Kiểm Tra Thành Phần Trả Lại
– Sử dụng báo cáo Work Order Consumed Materials để kiểm tra các thành phần đã trả lại so với lệnh sản xuất.
– Điều này giúp đảm bảo tính chính xác trong quản lý nguyên vật liệu và tránh lãng phí.
5. Tối ưu hóa quy trình sản xuất với Lệnh sản xuất trên ERPNext cùng MBW Digital
Quản lý Lệnh sản xuất hiệu quả là chìa khóa để nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Với ERPNext, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo lập, theo dõi và quản lý toàn bộ quy trình sản xuất, từ khâu lên kế hoạch đến khi hoàn thành sản phẩm. MBW Digital, đối tác chính thức và duy nhất của ERPNext tại Việt Nam, cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình số hóa.
MBW Digital cung cấp các giải pháp tùy biến, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí và tăng cường khả năng cạnh tranh. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí các tính năng ưu việt của ERPNext.
