Sự bùng nổ của thương mại điện tử đã tạo ra sự tăng trưởng đơn hàng “khủng” ở các doanh nghiệp phân phối, nhưng đồng thời cũng kéo theo vấn nạn:  tỷ lệ hàng trả lại và hư hỏng ngày càng tăng cao gây bào mòn lợi nhuận và giảm uy tín doanh nghiệp. 

Vậy đâu là những nguyên nhân cốt lõi dẫn đến tình trạng này, từ những yếu tố ngoại vi khó kiểm soát như chính sách thuế quan, quy định vận tải, biến đổi khí hậu, đến những lỗ hổng trong quản trị nội bộ? Và quan trọng hơn, làm thế nào để doanh nghiệp phân phối có thể biến thách thức này thành cơ hội, tối ưu hóa quy trình và bảo vệ lợi nhuận trong bối cảnh thị trường đầy biến động? 

Bài viết này sẽ đi sâu phân tích thực trạng, bóc tách nguyên nhân và đề xuất một chiến lược toàn diện, bao gồm cả vai trò của ERPNext – giải pháp ERP mã nguồn mở linh hoạt, giúp doanh nghiệp vượt qua cơn bão hàng trả lại và hư hỏng, hướng tới sự phát triển bền vững.

1. Thực trạng báo động về hàng trả lại & hư hỏng trong doanh nghiệp phân phối

Trong các doanh nghiệp phân phối hiện nay, tỷ lệ hàng trả lại và hàng hư hỏng đang ở mức báo động. Đặc biệt với sự phát triển mạnh mẽ của kênh thương mại điện tử (TMĐT), lượng đơn hàng được đặt qua các nền tảng online tăng nhanh nhưng đi kèm là tỷ lệ trả hàng cũng tăng đáng kể.  

Theo báo cáo của Liên đoàn bán lẻ quốc gia Mỹ (NRF) và Happy Returns, tỷ lệ trả hàng trung bình trong TMĐT vào năm 2024 lên tới 16,9%. Điều này có nghĩa là cứ 100 sản phẩm bán ra thì có gần 17 sản phẩm bị khách hàng trả lại. Trong một số ngành hàng đặc thù, như thời trang, tỷ lệ này có thể lên đến 30%, đặc biệt vào mùa mua sắm lễ hội.

Nguyên nhân trả hàng phổ biến bao gồm: sản phẩm không vừa kích cỡ, sản phẩm không đúng mô tả trực tuyến, sản phẩm bị hư hỏng hoặc lỗi, hoặc khách hàng đơn giản không còn nhu cầu sử dụng. Thói quen mua sắm “bracketing” (mua nhiều kích cỡ màu sắc để thử và trả lại những món không ưng ý) cũng góp phần làm tăng tỷ lệ trả hàng, nhất là với thế hệ trẻ như Gen Z.

2. Bóc tách nguyên nhân: Vì sao hàng hóa liên tục gặp vấn đề

Doanh nghiệp phân phối hiện nay cần phải nhận diện rõ ràng các nguyên nhân gây ra tình trạng hàng trả lại và hư hỏng, từ các yếu tố bên ngoài như biến động thị trường và thiên tai, đến các yếu tố nội bộ như quy trình kiểm soát chất lượng, vận hành kho bãi và ứng dụng công nghệ.

2.1. Yếu tố ngoại vi: Áp lực từ môi trường kinh doanh đầy biến động

Chính sách thuế quan mới ảnh hưởng chi phí nhập khẩu và giá thành sản phẩm

Các chính sách thuế quan của Mỹ đối với hàng hóa nhập khẩu từ Việt Nam trong năm 2025 tiếp tục tạo ra áp lực lên doanh nghiệp phân phối. Dù thuế bổ sung 46% đối với hàng hóa từ Việt Nam sẽ chính thức được áp dụng từ tháng 7 năm 2025, nhưng ngay từ đầu năm, các doanh nghiệp đã bắt đầu cảm nhận được tác động của mức thuế tăng cao này. Điều này làm gia tăng chi phí nhập khẩu, khiến giá thành sản phẩm tăng cao, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của hàng Việt trên thị trường quốc tế, đặc biệt trong các ngành như dệt may, giày dép, điện tử.

Việc tăng thuế không chỉ làm tăng chi phí đầu vào mà còn gây khó khăn cho các doanh nghiệp phân phối trong việc duy trì lợi nhuận và điều chỉnh chiến lược giá. Sự gia tăng chi phí nhập khẩu có thể dẫn đến sự thay đổi trong quyết định mua hàng của khách hàng, khiến tỷ lệ trả hàng tăng do sản phẩm không còn phù hợp với giá trị mà khách hàng mong đợi. Với người tiêu dùng, giá cao hơn đồng nghĩa với khả năng mua sắm giảm, từ đó làm tăng nguy cơ hàng tồn kho và tỷ lệ trả hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động phân phối và dòng tiền của doanh nghiệp.

Quy định giao thông và vận tải nghiêm ngặt: Áp lực mới lên chi phí logistics và tiến độ giao hàng

Từ ngày 1/1/2025, tài xế lái xe quá 48 tiếng/tuần sẽ bị phạt (Hình từ internet)

Theo Luật Trật tự an toàn giao thông đường bộ 2024, có hiệu lực từ ngày 1/1/2025, tài xế sẽ bị giới hạn thời gian lái xe không quá 48 giờ mỗi tuần, 10 giờ mỗi ngày và tối đa 4 giờ liên tục. Mặc dù nhằm mục tiêu nâng cao an toàn và giảm ô nhiễm môi trường, những quy định này đang tạo ra áp lực lớn lên ngành logistics và doanh nghiệp phân phối.

Theo báo cáo của Công ty tư vấn CEL, chỉ có 37% doanh nghiệp logistics và chuỗi cung ứng chuẩn bị đầy đủ cho các quy định này, trong khi 63% chưa sẵn sàng hoặc chưa kịp thích ứng. Kết quả là hiệu suất giao hàng giảm đáng kể, với gần 80% doanh nghiệp gặp phải các gián đoạn lớn đến nghiêm trọng trong vận hành.

Các quy định như giới hạn giờ lái xe buộc các doanh nghiệp phải tăng số lượng tài xế hoặc thiết lập trạm đổi tài xế, dẫn đến chi phí nhân công và vận hành tăng từ 10-20%. Thời gian giao hàng kéo dài khiến chất lượng dịch vụ giảm sút, đặc biệt ảnh hưởng nghiêm trọng đến các mặt hàng tươi sống, dễ hư hỏng, làm gia tăng tỷ lệ trả hàng và chi phí xử lý hàng hư hỏng.

Báo cáo cũng cho thấy chi phí hoạt động tăng lên trong khi hiệu suất giao hàng đúng hạn giảm mạnh, chỉ còn 44,7% doanh nghiệp duy trì được tỷ lệ giao hàng đúng hạn từ 70-89%. Điều này làm tăng rủi ro mất khách hàng và làm phức tạp thêm công tác quản lý tồn kho và hàng trả lại trong doanh nghiệp phân phối.

Biến đổi khí hậu: Hạn hán, bão lũ làm thiếu hụt nguồn cung nguyên liệu nông sản

Biến đổi khí hậu đã và đang tạo ra những tác động sâu rộng đến sản xuất nông nghiệp và chuỗi cung ứng thực phẩm. Năm 2024, nhiệt độ tại Việt Nam cao hơn từ 0,5°C đến 1,5°C so với mức trung bình, đặc biệt tháng 4 vượt mức trung bình tới 4°C ở các khu vực phía Bắc, khiến 2024 trở thành năm có nhiệt độ cao nhất trong lịch sử quan trắc.

Nam Bộ trải qua nắng nóng kéo dài 47 ngày, trong khi tổng lượng mưa cả nước đạt từ 1.500 – 2.500mm. Số lượng bão ở mức trung bình, nhưng bão Yagi được xem là mạnh nhất trong 30 năm qua, gây thiệt hại nặng nề tại Quảng Ninh, Hải Phòng và TP Hà Nội. Lũ lụt lớn xảy ra nhiều đợt, ảnh hưởng đến 20/25 tỉnh phía Bắc. Bên cạnh đó, xâm nhập mặn sớm và gay gắt tại Đồng bằng sông Cửu Long đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến nông nghiệp và đời sống người dân.

Biến đổi khí hậu và thiên tai gây thiếu hụt nguồn cung và tăng chi phí nhập khẩu, làm tăng giá sản phẩm và nguy cơ hàng trả lại. Thiệt hại cơ sở hạ tầng và vận chuyển trong bão lũ dẫn đến hư hỏng hàng hóa, đặc biệt là sản phẩm dễ hỏng. Gián đoạn chuỗi cung ứng và tồn kho cao làm tăng chi phí lưu kho và xử lý hàng trả lại, gây áp lực tài chính cho doanh nghiệp. Tỷ lệ hàng trả lại cao cũng ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp phân phối.

Thách thức chuỗi lạnh và bảo quản thực phẩm tươi sống trong điều kiện hạ tầng hạn chế

Mặc dù nhu cầu về kho lạnh đang gia tăng, cơ sở hạ tầng tại Việt Nam vẫn chưa đáp ứng đủ yêu cầu, đặc biệt là khi thương mại nông sản mở rộng và người tiêu dùng chuyển sang tiêu thụ thực phẩm đông lạnh.

Theo Euromonitor, tính đến cuối năm 2019, Việt Nam chỉ có 48 kho lạnh với tổng công suất 600.000 pallet. Trong đó miền Nam có 36 kho lạnh với công suất 526.364 pallets. Miền Trung có 1 kho lạnh với công suất 21.000 pallets và miền Bắc có 11 kho lạnh với công suất 54.780 pallets. Khoảng 80% kho lạnh được lấp đầy. Tỷ lệ sử dụng kho mát thấp.

Trong năm 2020, nhiều kho lạnh khác đang xây dựng, chưa đưa vào hoạt động như: Kho Hùng Vương (Thaco) khoảng 60.000 pallet; AJ Total Long Hậu 32.000 pallet và AJ Total Hưng Yên 25.000 pallet.

Tình trạng này làm giảm chất lượng sản phẩm, tăng rủi ro hư hỏng và tỷ lệ trả hàng từ phía khách hàng. Doanh nghiệp phải chi thêm chi phí để xử lý và tái chế các sản phẩm bị hư hỏng, ảnh hưởng đến lợi nhuận và uy tín.

Đọc thêm: Báo động công nợ xấu trong ngành phân phối – Làm sao để kiểm soát rủi ro từ đại lý?

2.2. Lỗ hổng trong quản trị nội bộ doanh nghiệp

Quy trình kiểm soát chất lượng chưa đủ chặt chẽ

Một trong những thách thức lớn mà doanh nghiệp phân phối gặp phải là quy trình kiểm soát chất lượng không đủ chặt chẽ. Khi gặp phải thiên tai như bão, lũ, hoặc hạn hán, chất lượng hàng hóa có thể bị ảnh hưởng trực tiếp từ các yếu tố bên ngoài như nhiệt độ, độ ẩm, và điều kiện vận chuyển. Nếu không có quy trình kiểm tra và đánh giá chất lượng sản phẩm một cách khoa học từ đầu vào đến đầu ra, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với tỷ lệ trả hàng tăng cao.

Quản lý kho bãi và bảo quản chưa hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp phân phối gặp khó khăn trong việc bảo quản hàng hóa đúng cách, đặc biệt là trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt. Theo báo cáo của FiinResearch, tính đến năm 2024, Việt Nam có khoảng 101 nhà cung cấp kho lạnh thương mại với tổng công suất thiết kế hơn 1 triệu pallet, nhưng vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu bảo quản thực phẩm tươi sống và nông sản. Sự thiếu hụt này làm tăng nguy cơ hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình lưu kho và vận chuyển. 

Tận dụng công nghệ chưa hiệu quả trong quản lý chuỗi cung ứng

Công nghệ đóng vai trò then chốt trong việc giảm thiểu rủi ro trong quản lý chuỗi cung ứng, đặc biệt khi đối mặt với thiên tai và biến đổi khí hậu. Tuy nhiên, theo khảo sát từ chương trình Hỗ trợ Doanh nghiệp Chuyển đổi số giai đoạn 2021-2025, hơn 40% doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn chưa hoặc ít sử dụng phần mềm số trong quản lý kho, đơn hàng, khách hàng và thậm chí là nhân sự. Điều này dẫn đến việc quản lý kho bãi, vận chuyển và tồn kho không chính xác, gây ra sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng và giảm hiệu quả vận hành.

Chính sách đổi trả và chăm sóc khách hàng chưa hợp lý

Doanh nghiệp phân phối phải đối mặt với tỷ lệ trả hàng tăng cao khi sản phẩm không đạt chất lượng hoặc bị ảnh hưởng bởi thiên tai. Chính sách đổi trả không rõ ràng hoặc quá dễ dãi có thể dẫn đến lạm dụng từ khách hàng. Trong khi đó, chính sách đổi trả quá nghiêm ngặt có thể làm giảm sự hài lòng của khách hàng. Điều này đặc biệt đúng trong những tình huống hàng hóa bị hư hỏng do bão lũ, mà khách hàng lại không thể làm gì để khắc phục.

Thiếu phối hợp giữa các bộ phận và đối tác logistics

Sự thiếu phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, chẳng hạn như kho bãi, vận chuyển, và quản lý đơn hàng, làm tăng nguy cơ tồn kho cao và giao hàng chậm. Khi xảy ra thiên tai hoặc biến đổi khí hậu, việc các đối tác logistics không sẵn sàng ứng phó kịp thời với tình huống khẩn cấp sẽ khiến việc gián đoạn chuỗi cung ứng trở nên nghiêm trọng hơn. Điều này không chỉ làm gia tăng tỷ lệ hàng hư hỏng mà còn tăng chi phí xử lý và giảm chất lượng dịch vụ cho khách hàng.

Theo báo cáo của Viện Nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung ương (CIEM), 57% doanh nghiệp gặp khó khăn do hạ tầng logistics chưa đồng bộ, trong khi 62% doanh nghiệp thiếu nguồn nhân lực chất lượng cao trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng. Điều này cho thấy sự thiếu thốn về cả cơ sở hạ tầng và nguồn nhân lực có kỹ năng cao đang cản trở sự linh hoạt và hiệu quả trong quá trình phối hợp giữa các bộ phận nội bộ và đối tác logistics.

Ngoài ra, 55% doanh nghiệp cũng gặp khó khăn trong việc tích hợp các hệ thống công nghệ mới vào hệ thống cũ, điều này dẫn đến việc quản lý tồn kho, vận chuyển và chuỗi cung ứng không chính xác, đặc biệt trong các tình huống khẩn cấp do thiên tai.

3. Hệ lụy nghiêm trọng khi doanh nghiệp không kiểm soát tốt hàng trả lại & hàng hư hỏng

3.1. Thất thoát lợi nhuận & Gián đoạn dòng tiền

Một trong những hậu quả lớn nhất mà doanh nghiệp phân phối phải đối mặt khi hàng hóa bị trả lại là mất lợi nhuận trực tiếp. Sản phẩm bị trả lại không chỉ giảm doanh thu mà còn tăng chi phí để xử lý, kiểm tra, và phân loại. Hơn nữa, các sản phẩm hư hỏng không thể bán lại, dẫn đến tổn thất tài chính lớn. Đặc biệt, trong các tình huống thiên tai, chi phí xử lý các sản phẩm bị hư hỏng lại càng tăng cao. Gián đoạn dòng tiền là một hậu quả nghiêm trọng khiến doanh nghiệp khó duy trì hoạt động bình thường.

3.2. Ảnh hưởng đến uy tín và sự tin tưởng của khách hàng

Khi hàng hóa không đáp ứng yêu cầu chất lượng hoặc bị hư hỏng, uy tín thương hiệu sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Khách hàng mất niềm tin vào sản phẩm, dẫn đến việc mất khách hàng hiện tại và khó thu hút khách hàng mới. Hơn nữa, tỷ lệ hàng trả lại cao sẽ gây khó khăn trong việc xây dựng thương hiệu mạnh, khiến doanh nghiệp bị lạc hậu so với đối thủ cạnh tranh.

3.3. Tăng chi phí vận hành & Giảm hiệu quả

Hàng trả lại và hư hỏng dẫn đến gia tăng chi phí lưu kho và xử lý sản phẩm. Doanh nghiệp phải chi trả thêm cho việc hoàn tiền, tái chế hoặc tiêu hủy sản phẩm không thể sử dụng được. Chi phí này làm tăng gánh nặng tài chính và giảm hiệu quả trong hoạt động vận hành, khi mà nguồn lực và thời gian không được sử dụng một cách tối ưu. Các chi phí gián tiếp như quản lý hàng tồn kho và vận chuyển cũng bị tăng lên do quá trình xử lý hàng trả lại kéo dài.

3.4. Ảnh hưởng đến khả năng mở rộng và phát triển

Khi phải đối mặt với tỷ lệ hàng trả lại và hư hỏng cao, doanh nghiệp không thể đầu tư vào các hoạt động chiến lược như mở rộng thị trường, đầu tư vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm hoặc cải tiến công nghệ. Từ đó, khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp bị giảm sút, và cơ hội phát triển lâu dài bị ảnh hưởng. Doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì và mở rộng quy mô trong thị trường có sự cạnh tranh mạnh mẽ.

3.5. Giảm sự linh hoạt trong chuỗi cung ứng

Khi hàng hóa bị trả lại hoặc hư hỏng, doanh nghiệp phải tái sắp xếp lại chuỗi cung ứng để xử lý những sản phẩm này. Điều này có thể dẫn đến sự gián đoạn trong quản lý tồn kho và vận chuyển, làm giảm tính linh hoạt và hiệu quả trong việc phục vụ khách hàng. Quy trình xử lý không tối ưu sẽ gây mất thời gian, khiến hàng hóa không được giao kịp thời, từ đó làm giảm sự hài lòng của khách hàng.

4. Chiến lược toàn diện: Giảm thiểu hàng trả lại & hư hỏng với giải pháp thông minh

4.1 Xây dựng quy trình chuẩn tiếp nhận và xử lý hàng trả lại, hư hỏng

Tạo quy trình tiếp nhận và xử lý hàng trả lại

Việc xây dựng quy trình chuẩn cho việc tiếp nhận và xử lý hàng trả lại không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và sự hài lòng của khách hàng. Quy trình này cần phải rõ ràng và có các bước cụ thể từ khi khách hàng gửi hàng trả lại cho đến khi sản phẩm được kiểm tra, phân loại, và xử lý. Các bước quan trọng có thể bao gồm:

• Tiếp nhận thông tin: Khi sản phẩm được trả lại, doanh nghiệp cần thu thập thông tin chi tiết về lý do trả hàng (sản phẩm bị lỗi, không phù hợp, hư hỏng do thiên tai, hoặc thay đổi nhu cầu của khách hàng). Điều này sẽ giúp phân loại hàng hóa và quyết định quy trình xử lý phù hợp.
• Kiểm tra chất lượng sản phẩm: Sau khi nhận hàng, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ chất lượng của sản phẩm trả lại, đặc biệt là đối với những sản phẩm bị hư hỏng hoặc ảnh hưởng bởi yếu tố ngoại cảnh như thiên tai. Sản phẩm có thể được phân loại thành hàng hư hỏng cần tiêu hủy, hàng còn sử dụng được để tái chế hoặc hàng có thể bán lại.
• Phân loại sản phẩm: Việc phân loại sản phẩm rõ ràng giúp xác định cách thức xử lý cho từng loại sản phẩm, bao gồm việc bán lại, tái chế, tiêu hủy, hoặc hoàn tiền cho khách hàng. Phân loại hiệu quả không chỉ giúp giảm chi phí mà còn đảm bảo chất lượng sản phẩm khi tái bán.

Thiết lập chiến lược tối ưu để giảm chi phí xử lý hàng trả lại

Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp để giảm chi phí liên quan đến việc xử lý hàng trả lại và hư hỏng. Các chiến lược này có thể bao gồm:

• Tái chế hoặc điều chỉnh giá cho sản phẩm trả lại: Đối với những sản phẩm không bị hư hỏng nặng và có thể tái sử dụng hoặc bán lại, doanh nghiệp có thể tái chế hoặc điều chỉnh giá bán để giảm chi phí. Điều này không chỉ giúp giảm thiệt hại mà còn mang lại cơ hội tăng trưởng doanh thu.
• Hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ tái chế: Doanh nghiệp có thể hợp tác với các đơn vị tái chế hoặc dịch vụ sửa chữa để xử lý các sản phẩm hư hỏng, thay vì phải tiêu hủy chúng. Điều này giúp tiết kiệm chi phí và giảm lượng hàng thải.
• Tăng cường quản lý tồn kho: Quy trình xử lý hàng trả lại hiệu quả giúp giảm lượng tồn kho không cần thiết, từ đó giảm thiểu chi phí lưu kho. Các công cụ như ERP và WMS giúp theo dõi tồn kho chính xác, đảm bảo rằng hàng hóa không bị tồn đọng trong kho quá lâu, từ đó giảm chi phí lưu kho và xử lý.

Với ERPNext, doanh nghiệp có thể quản lý hàng hóa trong kho một cách toàn diện từ khi tiếp nhận cho đến khi xuất bán, giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn sàng để bán. Hệ thống này giúp tối ưu hóa không gian kho bằng cách theo dõi chính xác và quản lý luân chuyển hàng hóa, tránh tình trạng tồn kho quá lâu hoặc lãng phí diện tích kho. Bên cạnh đó, ERPNext còn hỗ trợ dự báo nhu cầu sản phẩm dựa trên dữ liệu lịch sử, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa mức tồn kho, giảm thiểu chi phí lưu kho và tăng tính linh hoạt trong chuỗi cung ứng.

• Hoàn tiền hợp lý: Nếu hàng hóa bị trả lại do lỗi từ phía doanh nghiệp, hoàn tiền nhanh chóng và hợp lý có thể là giải pháp để duy trì sự hài lòng của khách hàng và giảm thiểu các khoản chi phí phát sinh từ các đơn hàng trả lại.

4.2. Ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa chuỗi cung ứng và giảm thiểu rủi ro

Để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót, các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP và WMS. Các công cụ này hỗ trợ việc tự động hóa quy trình quản lý hàng trả lại và hư hỏng, giúp tiết kiệm thời gian, tăng cường độ chính xác và giảm chi phí.

ERP – Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện

Các phần mềm ERP giúp tích hợp toàn bộ quy trình quản lý, bao gồm quản lý đơn hàng, kiểm tra sản phẩm, theo dõi tồn kho và quản lý giao dịch trả hàng. Hệ thống ERP tự động cập nhật dữ liệu trong toàn bộ chuỗi cung ứng và quản lý tài chính, từ đó giúp doanh nghiệp quản lý chi phí trả lại một cách hiệu quả.

Dễ dàng quản lý kho bằng cách sử dụng mô hình Warehouse Master dạng cây trong ERPNext

Doanh nghiệp có thể triển khai ERPNext – một giải pháp ERP mã nguồn mở mạnh mẽ, giúp tích hợp toàn bộ quy trình quản lý từ quản lý đơn hàng, kiểm tra chất lượng sản phẩm, theo dõi tồn kho, đến việc quản lý giao dịch trả hàng. Hệ thống ERPNext không chỉ giúp doanh nghiệp tự động cập nhật dữ liệu trong suốt quá trình vận hành, mà còn giúp quản lý chi phí trả lại một cách hiệu quả. Nhờ khả năng tùy biến cao và tiết kiệm chi phí, ERPNext giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp các chức năng mà không cần đầu tư quá lớn vào phần mềm đắt tiền. 

WMS – Hệ thống phần mềm quản lý kho 

Phần mềm WMS giúp quản lý kho bãi và tồn kho, đảm bảo rằng hàng trả lại được phân loại và lưu trữ đúng cách. Hệ thống này hỗ trợ việc theo dõi tình trạng của hàng hóa trong kho, đồng thời giúp tối ưu hóa không gian kho và quản lý lưu kho hiệu quả. Khi hàng hóa bị trả lại hoặc hư hỏng, WMS có thể giúp đảm bảo sản phẩm được xử lý đúng quy trình và phân loại theo các tiêu chuẩn đã đề ra.

Tự động hóa: Các hệ thống ERP và WMS có thể tự động cập nhật trạng thái của sản phẩm trả lại, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý và giảm khối lượng công việc thủ công cho nhân viên.

Đọc thêm: Khuyến mãi ngắn hạn gây lỗ dài hạn – bẫy chiến lược trong phân phối

4.3. Tối ưu hóa chuỗi cung ứng và đa dạng hóa nguồn cung ứng

Đa dạng hóa nguồn cung

Các doanh nghiệp cần đảm bảo sự linh hoạt trong việc lựa chọn nhà cung cấp, đặc biệt trong những tình huống có thể gây gián đoạn chuỗi cung ứng, như thiên tai hoặc thay đổi chính sách. Điều này có thể thực hiện bằng cách kết nối với nhiều nhà cung cấp từ các khu vực khác nhau và lập kế hoạch thay thế nguồn cung trong trường hợp cần thiết.

Tối ưu hóa quy trình logistics

Xây dựng các lộ trình giao hàng tối ưu để giảm thiểu chi phí vận chuyển, đặc biệt là trong những giai đoạn có sự gián đoạn chuỗi cung ứng. Công nghệ định tuyến thông minh có thể giúp xác định các tuyến đường nhanh nhất và tiết kiệm chi phí nhất.

Kế hoạch ứng phó khẩn cấp

Doanh nghiệp cần xây dựng các kế hoạch dự phòng, bao gồm các phương án thay thế nguồn cung và nhà cung cấp trong trường hợp chuỗi cung ứng bị gián đoạn. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn đảm bảo khả năng phục hồi nhanh chóng.

4.4. Đào tạo nhân viên và phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp, logistics

Đào tạo nhân viên

Doanh nghiệp cần chỉ đạo việc tổ chức các khóa đào tạo về công nghệ, quy trình quản lý chuỗi cung ứng, và cách thức ứng phó với tình huống khẩn cấp cho nhân viên. Đặc biệt, các bộ phận liên quan đến kho bãi và vận chuyển cần phải được huấn luyện để xử lý các tình huống khẩn cấp nhanh chóng và hiệu quả.

Phối hợp với đối tác logistics

Xây dựng mối quan hệ lâu dài và tin cậy với các đối tác logistics để đảm bảo rằng họ có khả năng ứng phó hiệu quả trong các tình huống bất ngờ. Hợp tác này không chỉ giúp giảm thiểu gián đoạn chuỗi cung ứng mà còn giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận chuyển và tăng cường sự linh hoạt.

4.5 Chính sách đổi trả minh bạch, rõ ràng để giữ uy tín và kiểm soát chi phí

Chính sách đổi trả rõ ràng

Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách đổi trả chi tiết và công khai, giúp khách hàng hiểu rõ quy trình và điều kiện để trả lại hàng. Điều này giúp giảm thiểu các trường hợp trả hàng không hợp lý và giữ được lòng tin của khách hàng.

Quản lý chi phí trả lại hiệu quả

Tạo ra các quy trình tự động hóa việc xử lý hàng trả lại, giảm thiểu chi phí và thời gian cho nhân viên. Đồng thời, kiểm tra lại các sản phẩm để xem có thể tái chế hoặc tái sử dụng trong các chiến dịch khuyến mãi, từ đó giảm thiểu tổn thất tài chính.

5. Kết luận: Chủ động chuyển mình để bứt phá trong ngành phân phối

Hàng trả lại và hư hỏng không chỉ là khoản chi phí ẩn mà còn là rào cản lớn cho sự phát triển bền vững của các doanh nghiệp phân phối. Trong bối cảnh thị trường đầy biến động, việc chủ động xây dựng quy trình chuẩn, ứng dụng công nghệ hiện đại và tối ưu hóa chuỗi cung ứng là chìa khóa để chuyển bại thành thắng.

Để khắc phục và ngăn chặn những tổn thất đáng kể về lợi nhuận và uy tín, doanh nghiệp cần một giải pháp đột phá. ERPNext chính là lựa chọn tối ưu – một hệ thống ERP mã nguồn mở linh hoạt, toàn diện và tiết kiệm chi phí, giúp doanh nghiệp tự động hóa và quản lý hiệu quả mọi quy trình, từ quản lý đơn hàng, tồn kho đến xử lý hàng trả lại, từ đó tăng cường khả năng thích ứng với mọi biến động.

Là đối tác triển khai chính thức ERPNext tại Việt Nam, MBW Digital cam kết đồng hành cùng các doanh nghiệp. Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn chuyên sâu và xây dựng giải pháp ERPNext phù hợp, sẵn sàng cho mọi thách thức và nắm bắt cơ hội tăng trưởng vượt trội!