Trong khi tích cực mở rộng mạng lưới phân phối, các doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt với gánh nặng tài chính ngày càng lớn, mà nguyên nhân chủ yếu đến từ tình trạng công nợ xấu gia tăng ở các đại lý – thành phần không thể thiếu trong hệ thống cung ứng hàng hóa.

Newsletter số này sẽ phân tích sâu thực trạng công nợ xấu, chỉ ra nguyên nhân cốt lõi, đồng thời chia sẻ những giải pháp thực tiễn giúp CEO và C-level nâng cao năng lực quản trị tài chính, bảo vệ dòng tiền và xây dựng nền tảng tăng trưởng bền vững.

1. Thực trạng báo động: Công nợ xấu gia tăng đáng lo ngại quý 1/2025

Trong quý 1/2025, hệ thống ngân hàng đã đổ chuông báo động khi tổng dư nợ tại 28 ngân hàng công bố BCTC đạt 12,3 triệu tỷ đồng (tăng ~4%), trong khi tổng nợ xấu đã leo lên 266.403 tỷ đồng (tăng gần 16%). 

Nguồn: VietstockFinance

Mặc dù một số ngân hàng như VAB, NVB, SSB, và VBB đã giảm được tỷ lệ nợ xấu, nhưng nhìn chung tình hình lại đang trở nên đáng lo ngại. Cụ thể, Tỷ lệ tăng theo nhóm nợ xấu:

• Nhóm 3 (dưới tiêu chuẩn) +37%
• Nhóm 5 (có khả năng mất vốn) +13%
• Nhóm 4 (nghi ngờ) +5%

Điều này cho thấy áp lực về dòng tiền và rủi ro tín dụng đang ở mức cao. Đây là dấu hiệu cảnh báo cần đặc biệt chú ý cho mọi ngành kinh doanh có chuỗi tín dụng dài, điển hình như lĩnh vực phân phối.

Công nợ xấu không chỉ làm giảm nguồn vốn lưu động, gây áp lực lên dòng tiền hoạt động hàng ngày mà còn kéo theo những hệ lụy nghiêm trọng như tăng chi phí vay vốn, làm chậm tiến độ mở rộng thị trường và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín doanh nghiệp. Trong bối cảnh chi phí vận hành tăng cao, biến động tài chính toàn cầu và thay đổi thói quen tiêu dùng, việc kiểm soát rủi ro công nợ trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

2. Công thức tính công nợ xấu và cách đo lường để phát hiện sớm rủi ro 

Để kiểm soát công nợ xấu và phát hiện sớm các rủi ro tín dụng, doanh nghiệp phân phối cần áp dụng công thức và các chỉ số đo lường cụ thể. Các công thức và chỉ số quan trọng nhất trong việc quản lý công nợ xấu bao gồm:

2.1. Công thức tính công nợ xấu

Công nợ xấu thường được tính bằng cách phân tích tỷ lệ nợ quá hạn so với tổng dư nợ của doanh nghiệp. Một công thức đơn giản để tính công nợ xấu là:

Tỷ lệ công nợ xấu = (Tổng nợ xấu / Tổng dư nợ) × 100%

Đây là tỷ lệ phản ánh mức độ nợ xấu trong tổng dư nợ của doanh nghiệp, giúp đánh giá khả năng thu hồi nợ và mức độ rủi ro tài chính.

Các chỉ số đo lường công nợ xấu

1. DSO (Days Sales Outstanding): DSO là chỉ số quan trọng giúp đo lường số ngày trung bình mà doanh nghiệp mất để thu hồi tiền từ các đại lý. 

Công thức tính DSO là: DSO = (Tổng công nợ / Doanh thu hàng ngày)
Trong đó, Tổng công nợ là tổng các khoản nợ của đại lý, và Doanh thu hàng ngày là doanh thu bình quân hàng ngày.

• DSO càng cao, đại lý càng mất nhiều thời gian để thanh toán, điều này cho thấy rủi ro công nợ cao hơn.
• DSO thấp chứng tỏ đại lý thanh toán nhanh, giảm thiểu rủi ro công nợ.

2. Aging Analysis: Là phân tích độ tuổi của các khoản công nợ, chia thành các nhóm:

• 0-30 ngày: Công nợ đến hạn, ít rủi ro.
• 31-60 ngày: Công nợ quá hạn ngắn, cần chú ý.
• 61-90 ngày: Công nợ quá hạn dài, cần hành động thu hồi ngay.
• Trên 90 ngày: Công nợ quá hạn nghiêm trọng, khả năng thu hồi thấp.

Việc phân loại công nợ theo độ tuổi giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định những khoản nợ cần ưu tiên thu hồi và có biện pháp xử lý kịp thời.

2.2. Cảnh báo sớm và đo lường rủi ro tài chính

Để phát hiện sớm rủi ro công nợ xấu, doanh nghiệp có thể thiết lập cảnh báo tự động khi tỷ lệ công nợ vượt ngưỡng an toàn. Ví dụ:

• Cảnh báo sớm: Nếu tỷ lệ công nợ quá hạn vượt quá 10% doanh thu hàng tháng, hệ thống sẽ gửi cảnh báo cho lãnh đạo và bộ phận thu hồi nợ, từ đó có biện pháp can thiệp ngay lập tức.
• Tỷ lệ thanh toán không đúng hạn: Doanh nghiệp có thể theo dõi tỷ lệ thanh toán của từng đại lý và đưa ra hệ số rủi ro tương ứng.

Lợi ích của việc sử dụng các chỉ số này

• Phát hiện sớm rủi ro: Khi theo dõi DSO và Aging Analysis, doanh nghiệp có thể nhận diện các dấu hiệu công nợ xấu sớm và có biện pháp kịp thời.
• Giảm thiểu rủi ro tín dụng: Việc áp dụng công thức và các chỉ số này giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định tài chính chính xác hơn, từ đó hạn chế rủi ro mất vốn.
• Cải thiện dòng tiền: Với các chỉ số rõ ràng, doanh nghiệp có thể cải thiện tốc độ thu hồi nợ và duy trì dòng tiền ổn định.

Đọc thêm: Khi các ông lớn ngành bán lẻ tái cấu trúc – Bài học chiến lược cho SMEs

3. Nhóm ngành hàng phân phối nào được dự báo có tỉ lệ nợ xấu gia tăng?

3.1. Ngành hàng phân phối Thực phẩm và đồ uống (FMCG)

Theo Báo cáo của Vietnam Report (2024) chỉ ra ngành FMCG có tỷ lệ công nợ quá hạn trên 60 ngày tăng trung bình 15-20% so với năm trước do áp lực chi phí và cạnh tranh.

Ngoài ra, biên lợi nhuận trong ngành FMCG tại Đông Nam Á giảm trong vài năm gần đây, khiến nhiều doanh nghiệp phải nới rộng kỳ hạn thanh toán để giữ đại lý (theo McKinsey & Company).

Xu hướng công nợ xấu tăng do một số nguyên nhân như: 

• Tính chu kỳ tiêu dùng cao nhưng biên lợi nhuận thấp, gây áp lực dòng tiền.
• Mạng lưới đại lý, điểm bán rộng lớn, nhiều đại lý nhỏ lẻ khó kiểm soát khả năng thanh toán.
• Tác động của biến động giá nguyên liệu đầu vào, chi phí vận tải tăng cao làm giảm khả năng thanh toán đúng hạn của khách hàng.
• Thói quen trả chậm của đại lý do thị trường cạnh tranh khốc liệt, ép giá.

3.2. Ngành hàng Dược phẩm và thiết bị y tế

Báo cáo của Cục Quản lý Dược Việt Nam (2023) ghi nhận nợ xấu trong phân phối dược phẩm tăng 12% so với 2022, phần lớn đến từ các đại lý nhỏ và bệnh viện tuyến tỉnh.

Theo nghiên cứu của Frost & Sullivan, chu kỳ thu hồi công nợ ngành dược thường kéo dài 90-120 ngày, dễ dẫn đến phát sinh nợ xấu.

Xu hướng công nợ xấu tăng do: 

• Quá trình cấp phép và thanh toán từ bảo hiểm y tế kéo dài.
• Khách hàng chủ yếu là nhà thuốc và bệnh viện, thường trả chậm do quy trình phức tạp, thủ tục thanh toán bảo hiểm.
• Áp lực kiểm soát giá và cạnh tranh làm giảm khả năng thanh toán đúng hạn.

3.3. Ngành hàng Vật tư xây dựng

Xu hướng công nợ xấu: Tăng

Báo cáo Vietnam Construction Market Review (2024) chỉ ra công nợ xấu trong lĩnh vực vật tư xây dựng tăng khoảng 18% do các dự án chậm tiến độ và khách hàng khó khăn tài chính.

Theo khảo sát của Ernst & Young, nhà thầu xây dựng thường phải kéo dài kỳ hạn thanh toán để duy trì dòng tiền, làm tăng rủi ro công nợ xấu.

Nguyên nhân:

• Chu kỳ đầu tư và thi công kéo dài, dẫn đến thanh toán bị kéo dài hoặc gián đoạn.
• Các nhà thầu và đại lý thường gặp khó khăn về vốn lưu động, ảnh hưởng từ biến động giá vật liệu xây dựng.
• Rủi ro thị trường lớn, dễ bị ảnh hưởng bởi chính sách quản lý xây dựng và thay đổi kinh tế vĩ mô.

3.4. Ngành hàng Điện tử tiêu dùng và thiết bị công nghệ

Xu hướng công nợ xấu: Tăng

Theo báo cáo của Gartner (2024), vòng quay công nợ trong ngành điện tử tiêu dùng tại khu vực ASEAN kéo dài thêm 10-15 ngày so với năm trước.

Báo cáo của FPT Retail (2023) cho thấy tỷ lệ công nợ quá hạn tại hệ thống đại lý và cửa hàng bán lẻ điện tử tăng 10%.

Nguyên nhân:

• Tính cạnh tranh cao, khách hàng (đại lý, cửa hàng bán lẻ) có xu hướng trì hoãn thanh toán để quản lý vốn.
• Sự biến động nhanh về công nghệ, tồn kho dễ lỗi thời, gây áp lực dòng tiền.
• Đại lý nhỏ, vốn yếu, rủi ro thanh khoản cao.

4. Chuyên gia phân tích 5 nguyên nhân chính đẩy công nợ xấu trong ngành phân phối tăng cao

Ông Nguyễn Quang Huy – CEO Khoa Tài chính – Ngân hàng, Trường Đại học Nguyễn Trãi

Ông Nguyễn Quang Huy – CEO Khoa Tài chính – Ngân hàng, Trường Đại học Nguyễn Trãi – đã phân tích rằng sự gia tăng tỷ lệ nợ xấu trong quý 1/2025 là hệ quả tổng hợp của nhiều nguyên nhân, cụ thể : 

Nguyên nhân 1: Kết thúc chính sách hỗ trợ cơ cấu nợ khẩn cấp (Thông tư 02/2023/TT-NHNN)

Thông tư 02/2023/TT-NHNN cho phép cơ cấu lại nợ và giữ nguyên nhóm nợ cho khách hàng khó khăn trong đại dịch. Nhưng khi chính sách này hết hiệu lực từ đầu năm 2025:

• Các khoản vay bị phân loại lại: Nợ được bóc tách trở về nhóm thực tế, nhiều khoản vay chuyển từ nhóm tốt sang nhóm có nguy cơ hoặc mất vốn.
• Gia tăng tỷ lệ nợ xấu “ảo”: Không phải tất cả nợ xấu đều phát sinh mới, nhưng do thay đổi quy định, số liệu nợ xấu tăng đột biến.
• Áp lực thanh toán tăng lên: Các doanh nghiệp buộc phải thanh toán đúng hạn hoặc tái cơ cấu trong bối cảnh dòng tiền vẫn còn khó khăn.

Nguyên nhân 2:  Dòng tiền đại lý mỏng yếu sau COVID-19 & gián đoạn chuỗi cung ứng

Mặc dù đại dịch đã qua đi, nhưng nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong ngành phân phối, vẫn chưa hoàn toàn phục hồi. Nguyên nhân bao gồm:

• Dòng tiền bị đình trệ: Do ảnh hưởng của giãn cách xã hội và thay đổi thói quen tiêu dùng, doanh thu giảm kéo dài khiến khả năng trả nợ bị hạn chế.
• Chi phí vận hành tăng cao: Để đảm bảo phòng chống dịch và thích nghi với điều kiện mới, doanh nghiệp phải chi thêm cho an toàn lao động, logistics, gây áp lực lên vốn lưu động.
• Tồn kho ứ đọng: Chuỗi cung ứng bị gián đoạn dẫn đến hàng hóa tồn kho cao, vốn bị khóa trong kho, làm giảm khả năng thanh khoản.

Tất cả những yếu tố này tạo thành “gánh nặng kép” khiến doanh nghiệp khó đáp ứng được các khoản vay đến hạn.

Nguyên nhân 3: Thiệt hại do thiên tai (bão Lagi)

Thiên tai gây thiệt hại trực tiếp đến tài sản, nhà xưởng và cơ sở hạ tầng:

• Hư hại tài sản bảo đảm: Các tài sản thế chấp như kho hàng, phương tiện vận chuyển bị thiệt hại, làm giảm giá trị tài sản đảm bảo.
• Gián đoạn sản xuất – phân phối: Bão gây đứt gãy đường giao thông, làm trễ đơn hàng, giảm doanh thu và làm tăng chi phí phát sinh.
• Tăng chi phí sửa chữa, phục hồi: Doanh nghiệp phải chi vốn đầu tư để sửa chữa và phục hồi hoạt động, dẫn đến giảm khả năng trả nợ đúng hạn.

Những tác động này làm tăng nguy cơ nợ quá hạn và giảm khả năng thu hồi vốn từ tài sản đảm bảo.

Nguyên nhân 4: Xuất khẩu suy giảm do chính sách thuế thương mại từ Mỹ

Mỹ áp dụng các biện pháp thuế đối ứng và rào cản thương mại làm ảnh hưởng tiêu cực đến nhiều ngành xuất khẩu trọng điểm của Việt Nam, trong đó có:

• Ngành gỗ, dệt may, thủy sản, điện tử lắp ráp: Đây là các ngành sử dụng nhiều lao động và vốn vay lớn, rất quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu.
• Sụt giảm đơn hàng: Khi thị trường xuất khẩu thu hẹp, doanh thu các doanh nghiệp trong ngành giảm sút, ảnh hưởng đến dòng tiền và khả năng thanh toán nợ vay.
• Tác động dây chuyền: Các doanh nghiệp phân phối sản phẩm phục vụ xuất khẩu cũng bị ảnh hưởng do nhu cầu giảm, kéo theo công nợ xấu tăng.

Nguyên nhân 5: Hệ thống xử lý nợ bảo đảm chưa đồng bộ

• Khó khăn trong thanh lý tài sản: Các tài sản thế chấp như bất động sản, cổ phần doanh nghiệp chưa niêm yết khó bán hoặc mất thanh khoản, dẫn đến việc ngân hàng không thể nhanh chóng thu hồi vốn.
• Thủ tục pháp lý phức tạp: Quá trình xử lý nợ bảo đảm thường kéo dài hàng tháng đến hàng năm do các vấn đề về pháp lý, khiến dòng tiền thu hồi bị trì hoãn.
• Thiếu nhà đầu tư chuyên nghiệp: Thị trường mua bán nợ xấu còn sơ khai, thiếu hành lang pháp lý rõ ràng và công cụ định giá minh bạch, dẫn đến hiệu quả thu hồi thấp.
• Ảnh hưởng đến khả năng tái cấp tín dụng: Khi tài sản bảo đảm không được xử lý hiệu quả, ngân hàng sẽ thắt chặt tín dụng, tác động ngược lại đến doanh nghiệp đang cần vốn để hoạt động.

Những phân tích của chuyên gia tài chính – ông Nguyễn Quang Huy đã làm rõ 5 nguyên nhân quan trọng dẫn đến sự gia tăng đáng kể tỷ lệ nợ xấu trong quý 1/2025: từ di chứng kéo dài của đại dịch COVID-19, thiệt hại do thiên tai, việc kết thúc chính sách giãn nợ theo Thông tư 02, suy giảm xuất khẩu do các chính sách thuế thương mại của Mỹ, cho đến hệ thống xử lý nợ bảo đảm còn nhiều bất cập. Đây là những nguyên nhân mang tính nền tảng, phản ánh các yếu tố khách quan và vĩ mô tác động sâu rộng đến toàn bộ nền kinh tế và hệ thống tài chính.

Tuy nhiên, bên cạnh những yếu tố bên ngoài này, thực tế vận hành nội bộ tại các doanh nghiệp phân phối cũng đóng vai trò không nhỏ trong việc làm trầm trọng thêm tình trạng công nợ xấu. Các doanh nghiệp vẫn đang gặp nhiều khó khăn trong quản lý công nợ và thu hồi nợ, cụ thể: 

• Theo dõi qua Excel/ERP tách rời: Phần lớn doanh nghiệp phân phối vẫn sử dụng Excel hoặc các phần mềm riêng biệt như module kế toán, DMS (hệ thống quản lý phân phối) hay CRM mà không liên kết đồng bộ với phần mềm bán hàng. Điều này làm cho dữ liệu không được cập nhật kịp thời và dễ bị bỏ sót các khoản công nợ.
• Không có kịch bản nhắc nợ: Doanh nghiệp thường không chia công nợ thành các giai đoạn như trước hạn, đúng hạn, quá hạn ngắn hay quá hạn dài. Nhân viên phải gọi điện hoặc gửi email nhắc nợ thủ công, mỗi lần mất 3–5 phút, nhưng không có hệ thống ghi nhận lại lịch sử liên lạc, gây khó khăn trong việc theo dõi tiến độ thu hồi.
• Khó đo lường hiệu quả: Do thiếu các báo cáo KPI cụ thể như số cuộc gọi đã thực hiện, tỷ lệ phản hồi hay thời gian trung bình thu hồi, lãnh đạo không thể biết được đội ngũ thu hồi nợ đang làm việc hiệu quả hay gặp vướng mắc ở đâu.

Để vượt qua những thách thức này, doanh nghiệp cần có những giải pháp đồng bộ, vừa từ phía chính sách quản lý nội bộ, vừa ứng dụng công nghệ để tự động hóa và tối ưu hóa quá trình quản lý công nợ, bảo vệ dòng tiền và giảm thiểu rủi ro tài chính.

Đọc thêm: Khuyến mãi ngắn hạn gây lỗ dài hạn – bẫy chiến lược trong phân phối

5. Hệ quả nghiêm trọng khi công nợ xấu vượt tầm kiểm soát – Lời cảnh báo cho CEO và Ban lãnh đạo

Công nợ xấu không chỉ đơn thuần là vấn đề kế toán hay thu hồi nợ mà còn là dấu hiệu cảnh báo rủi ro lớn ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe tài chính và khả năng vận hành của doanh nghiệp. Dưới đây là những hệ quả quan trọng mà các nhà lãnh đạo cần đặc biệt lưu ý:

5.1. Áp lực nghiêm trọng lên dòng tiền vận hành

Dòng tiền là “mạch máu” của doanh nghiệp. Khi công nợ xấu tăng cao và không được kiểm soát, nguồn tiền thực tế thu về giảm sút, dẫn tới:

• Khó khăn trong việc thanh toán các chi phí vận hành hàng ngày như lương, mua nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển…
• Buộc phải huy động vốn vay ngắn hạn với lãi suất cao để bù đắp thiếu hụt, gây gia tăng chi phí tài chính, làm giảm biên lợi nhuận và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

5.2. Rủi ro đứt gãy chuỗi cung ứng và mất cơ hội kinh doanh

Công nợ kéo dài khiến hàng hóa tồn kho bị “đóng băng” trong kho, dòng tiền bị khóa lại không luân chuyển được. Điều này dẫn đến:

• Đơn hàng mới bị treo hoặc bị hủy do không đủ khả năng tài chính để nhập hàng hoặc giao hàng kịp thời.
• Ảnh hưởng dây chuyền tới toàn bộ chuỗi cung ứng, khiến doanh nghiệp khó duy trì mạng lưới phân phối và mở rộng thị trường.

5.3. Ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và quan hệ với ngân hàng, đối tác

Công nợ xấu cao khiến doanh nghiệp bị đánh giá rủi ro tín dụng tăng lên trong mắt ngân hàng và các nhà cung cấp. Hậu quả là:

• Ngân hàng hạn chế cấp tín dụng hoặc nâng lãi suất vay, làm tăng gánh nặng tài chính.
• Nhà cung cấp có thể yêu cầu thanh toán ngay hoặc rút ngắn thời gian cho phép mua chịu, gây áp lực lớn cho hoạt động mua hàng.
• Cổ đông và nhà đầu tư mất niềm tin, ảnh hưởng đến giá trị cổ phiếu và khả năng huy động vốn trong tương lai.

5.4. Tác động tiêu cực đến báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh

Doanh nghiệp phải trích lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi theo chuẩn mực kế toán, dẫn đến:

• Chi phí tăng lên, lợi nhuận giảm xuống so với kế hoạch.
• Báo cáo tài chính phản ánh sức khỏe tài chính yếu kém, làm giảm uy tín trên thị trường tài chính và trong mắt đối tác kinh doanh.
• Ảnh hưởng trực tiếp tới các quyết định chiến lược như đầu tư, mở rộng kinh doanh, tuyển dụng hay tái cấu trúc.

6. Giải pháp & thực hành giúp doanh nghiệp phân phối kiểm soát công nợ hiệu quả 

Quản lý công nợ hiệu quả không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán hay bộ phận thu hồi nợ mà là ưu tiên chiến lược của toàn bộ lãnh đạo doanh nghiệp. 

Làm sao để giảm công nợ xấu mà vẫn duy trì  mối quan hệ lâu dài với khách hàng?

7 phương pháp thực hành và giải pháp dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp phân phối triển khai các biện pháp  quản lý và thu hồi công nợ hiệu quả ngay trong nội bộ, mà không cần phụ thuộc vào công ty thu hồi bên ngoài.

Biện pháp 1: Thiết lập & rà soát hạn mức tín dụng định kỳ

Việc xác định hạn mức tín dụng hợp lý cho từng đại lý là bước đầu tiên rất quan trọng để kiểm soát rủi ro. Cách làm như sau:

Bước 1: Phân nhóm đại lý (A/B/C)

Phân nhóm đại lý (A/B/C) dựa trên ba tiêu chí chính lịch sử thanh toán (đại lý có trả nợ đúng hạn hay không), doanh số bán hàng và khả năng sinh lời của đại lý. Đại lý nhóm A có hạn mức cao và ưu tiên hơn, trong khi nhóm C cần kiểm soát chặt hơn do rủi ro cao. Việc phân nhóm này giúp doanh nghiệp ưu tiên quản lý và cấp tín dụng phù hợp từng nhóm.

Bước 2: Đánh giá hạn mức dựa trên dữ liệu tài chính

Để xác định hạn mức tín dụng cho đại lý một cách chính xác và phù hợp, doanh nghiệp cần dựa vào các số liệu tài chính thực tế thay vì chỉ dựa vào cảm tính hay lịch sử hợp tác. Cách tính hạn mức tín dụng có thể áp dụng theo công thức:

 Hạn mức = Doanh số trung bình 3 tháng x Hệ số rủi ro 

Trong đó: 

• Doanh số trung bình 3 tháng: Là mức doanh thu bán hàng của đại lý trong 3 tháng gần nhất, giúp phản ánh khả năng tiêu thụ và quy mô hoạt động của đại lý.

• Hệ số rủi ro: một con số từ 0 đến 1, dùng để điều chỉnh hạn mức tín dụng dựa trên mức độ rủi ro thanh toán của đại lý. Hệ số này được xác định dựa trên các chỉ số tài chính như:

DSO (Days Sales Outstanding): số ngày trung bình đại lý mất để thanh toán khoản công nợ. Nếu DSO càng cao, nghĩa là đại lý trả tiền càng chậm, rủi ro càng lớn, hệ số rủi ro sẽ thấp hơn.

EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization): lợi nhuận trước khi trừ các chi phí tài chính và khấu hao, phản ánh khả năng tạo ra dòng tiền của đại lý. EBITDA càng cao thì đại lý càng có khả năng trả nợ tốt, hệ số rủi ro sẽ được nâng lên.

Nhờ cách tính này, doanh nghiệp có thể xác định hạn mức tín dụng phù hợp cho từng đại lý dựa trên hiệu quả hoạt động và mức độ rủi ro thực tế, giúp kiểm soát công nợ hiệu quả hơn, tránh cấp tín dụng vượt quá khả năng thanh toán.

Bước 3: Rà soát hạn mức định kỳ (theo quý) để cập nhật hạn mức tín dụng dựa trên kết quả thanh toán thực tế. Việc này giúp thu hẹp hạn mức đối với đại lý có dấu hiệu chậm trả và mở rộng với đại lý có hiệu suất tốt, đảm bảo dòng tiền được sử dụng hiệu quả.

Biện pháp 2: Xây dựng quy trình nhắc nợ linh hoạt và hiệu quả

Một quy trình nhắc nợ được thiết kế hợp lý, linh hoạt theo từng giai đoạn công nợ sẽ giúp tăng khả năng thu hồi tiền và giảm thiểu rủi ro nợ xấu. Cụ thể:

Phân chia công nợ theo 4 giai đoạn chính

• Trước hạn (7 ngày trước ngày đến hạn thanh toán): Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần gửi thông báo nhẹ nhàng, nhắc đại lý chuẩn bị sắp tới ngày thanh toán để tránh quên hoặc chậm trễ. Thông báo có thể là tin nhắn SMS hoặc email tự động, lịch sự và thân thiện.
• Đúng hạn: Nếu đến ngày thanh toán mà đại lý chưa thanh toán, doanh nghiệp gửi nhắc nhở nhanh để đảm bảo đại lý không bỏ sót hoặc trì hoãn. Nội dung nhắc cần thể hiện sự nghiêm túc nhưng vẫn giữ sự tôn trọng, tránh gây áp lực quá mức.
• Quá hạn ngắn (1–14 ngày): Khi đại lý chậm thanh toán trong khoảng thời gian này, việc nhắc nợ trở nên cấp thiết hơn. Doanh nghiệp có thể tăng tần suất nhắc nhở, kết hợp thêm cuộc gọi điện thoại từ nhân viên thu hồi để đôn đốc và giải quyết khó khăn nếu có.
• Quá hạn dài (>14 ngày): Đây là giai đoạn rủi ro cao nhất. Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp nghiêm khắc hơn như cảnh báo về hậu quả, đề xuất kế hoạch trả nợ linh hoạt, hoặc chuẩn bị các bước xử lý công nợ xấu. Các cuộc gọi trực tiếp, email chi tiết và thư xác nhận sẽ được thực hiện.

Biện pháp 3: Sử dụng kịch bản nhắc nợ đa kênh

• Tự động gửi tin nhắn SMS, email và gọi điện thoại: Việc đa dạng hóa các kênh giao tiếp giúp tăng khả năng tiếp cận đại lý kịp thời. Hệ thống tự động gửi thông báo dựa trên lịch trình và kịch bản nhắc nợ, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.
• Nội dung cá nhân hóa: Mỗi tin nhắn hoặc cuộc gọi nên bao gồm thông tin cụ thể như tên đại lý, số hợp đồng, số tiền đến hạn và ngày thanh toán để tăng tính chính xác và chuyên nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả phản hồi.

Biện pháp 4: Lưu trữ lịch sử giao tiếp đầy đủ

• Ghi lại toàn bộ quá trình nhắc nợ và phản hồi của khách hàng: Việc lưu trữ chi tiết các lần gửi tin, cuộc gọi và các phản hồi giúp nhân viên thu hồi theo dõi sát tiến trình và không bỏ sót công nợ.
• Báo cáo và phân tích: Dữ liệu này cũng giúp lãnh đạo đánh giá hiệu quả quy trình thu hồi, nhận diện các điểm yếu trong giao tiếp và điều chỉnh chiến lược nhắc nợ phù hợp hơn.

Biện pháp 5: ERPNext và cuộc cách mạng tự động hóa công nợ: Tối ưu dòng tiền, giảm thiểu rủi ro tín dụng

Để tự động hóa và tối ưu toàn bộ quy trình quản lý tín dụng và công nợ, doanh nghiệp có thể sử dụng ERPNext – một hệ thống quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở với nhiều tính năng thông minh như:

• Tự động tính toán số ngày thu tiền bình quân (DSO) và phân tích thời gian công nợ quá hạn cho từng đại lý, từng nhóm công nợ, giúp đánh giá chính xác mức độ rủi ro.
• Cảnh báo ngay lập tức khi tỷ lệ công nợ quá hạn vượt mức cho phép (ví dụ trên 10% doanh số hàng tháng), giúp lãnh đạo nhanh chóng có biện pháp xử lý kịp thời.
• Bảng điều khiển trực quan hiển thị các chỉ số quan trọng như DSO trung bình, tỷ lệ nợ quá hạn theo nhóm đại lý và tỷ lệ tài sản đảm bảo so với khoản vay.
• Thiết lập các kịch bản nhắc nợ đa dạng qua nhiều kênh như tin nhắn điện thoại, email và thông báo nội bộ, giúp nhân viên thu hồi nợ giảm thiểu công sức, tránh sai sót và nâng cao hiệu quả thu hồi.

Đặc biệt, MBW Digital – Đối tác triển khai ERPNext chính thức tại Việt Nam, đã tích hợp thành công MobiWork DMS – giải pháp quản lý phân phối chuyên sâu – vào nền tảng ERPNext. Sự kết hợp này mang đến cho doanh nghiệp phân phối một hệ thống quản lý toàn diện, đồng bộ mọi phân hệ trên cùng một nền tảng liền mạch. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng quản lý từ đơn hàng, kho vận đến công nợ và thu hồi tiền, tăng tính hiệu quả và minh bạch trong vận hành.

Việc sử dụng đồng bộ ERPNext cùng MobiWork DMS không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao khả năng kiểm soát rủi ro, góp phần giữ vững dòng tiền và phát triển bền vững cho doanh nghiệp phân phối trong môi trường cạnh tranh hiện nay.

Biện pháp 6: Tăng cường đào tạo và chính sách thưởng phạt cho  đội ngũ thu hồi nợ 

Quản lý tốt công nợ không thể thiếu cơ chế động viên và nâng cao năng lực cho đội ngũ thực thi:

• Xây dựng KPI thu hồi công nợ cụ thể, ví dụ số cuộc gọi nhắc nợ, tỷ lệ thu hồi thành công, thời gian trung bình thu hồi… kèm theo chính sách thưởng phạt minh bạch để kích thích hiệu quả làm việc.
• Tổ chức workshop định kỳ cho đội ngũ Sales và Kế toán nhằm cập nhật quy trình phê duyệt tín dụng, nhắc nợ, xử lý các trường hợp đặc biệt và sử dụng thành thạo dashboard quản lý trong ERP.
• Mời chuyên gia tín dụng hoặc đối tác ERPNext tư vấn và đồng hành triển khai mô-đun quản lý công nợ, đảm bảo áp dụng đúng quy trình và tận dụng tối đa tính năng công nghệ.

Biện pháp 7: Quản lý tài sản bảo đảm và xử lý nợ xấu: Chiến lược giảm thiểu rủi ro tài chính

Đối với các khoản nợ quá hạn khó thu hồi, doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án dự phòng:

• Hợp tác với các công ty thu hồi nợ chuyên nghiệp để xử lý các khoản nợ quá hạn lâu ngày, giảm thiểu chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.
• Chuẩn hóa quy trình thế chấp và đánh giá tài sản đảm bảo định kỳ, bao gồm hàng tồn kho, máy móc thiết bị… để xác định chính xác giá trị tài sản làm cơ sở thu hồi.
• Ký hợp đồng bảo lãnh hoặc mua bảo hiểm tín dụng với các bên thứ ba nhằm giảm thiểu rủi ro tài chính cho các khoản vay lớn.
• Tham gia các nền tảng mua bán nợ xấu, như đăng ký niêm yết khoản nợ quá hạn lên sàn giao dịch OTC nội bộ hoặc hợp tác với các đối tác tài chính chuyên ngành, giúp thu hồi vốn nhanh hơn và giảm rủi ro tồn đọng nợ.

7. Kết luận

Công nợ xấu là một trong những thách thức lớn ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tài chính và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp phân phối. Qua bài viết, chúng ta đã thấy rõ rằng nguyên nhân không chỉ đến từ các yếu tố bên ngoài như tác động của đại dịch, thiên tai hay biến động thị trường, mà còn xuất phát từ chính các quy trình quản lý công nợ nội bộ chưa hiệu quả.

Việc thiết lập hệ thống quản lý tín dụng chặt chẽ, xây dựng quy trình nhắc nợ linh hoạt và ứng dụng công nghệ hiện đại như ERPNext sẽ giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát công nợ, nâng cao hiệu quả thu hồi, giảm thiểu rủi ro mất vốn. Đồng thời, việc nâng cao năng lực đội ngũ thu hồi nợ và quản lý tài sản bảo đảm cũng góp phần quan trọng trong việc duy trì sự ổn định tài chính và phát triển bền vững.

Với vai trò là người dẫn dắt doanh nghiệp, CEO và ban lãnh đạo cần đặt quản lý công nợ là ưu tiên chiến lược, đồng thời đảm bảo các giải pháp được triển khai đồng bộ, hiệu quả. Chỉ có như vậy, doanh nghiệp phân phối mới có thể vượt qua thách thức, bảo vệ dòng tiền và duy trì sức cạnh tranh trên thị trường ngày càng khốc liệt.

Liên hệ với MBW Digital ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp quản lý công nợ toàn diện, ứng dụng giải pháp tích hợp ERPNext + MobiWork DMS, giúp doanh nghiệp bạn kiểm soát rủi ro tài chính, bảo vệ dòng tiền và nâng cao hiệu quả vận hành trong ngành phân phối đầy thách thức.