Doanh nghiệp phân phối đóng vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng, đảm bảo sản phẩm được luân chuyển thông suốt từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng. Tuy nhiên, việc quản lý kho hàng trong ngành phân phối thường gặp nhiều khó khăn do đặc thù ngành nghề và khối lượng hàng hóa khổng lồ.

Bài viết này sẽ đi sâu vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp phân phối trong việc quản lý kho hàng và giới thiệu giải pháp tối ưu hỗ trợ doanh nghiệp nâng tầm hiệu quả hoạt động.

Một số nhu cầu thực tế trong việc quản lý kho hàng của doanh nghiệp phân phối

Doanh nghiệp phân phối cần một giải pháp quản lý kho hàng linh hoạt, đáp ứng nhu cầu cho 2 đối tượng là Back office và đội ngũ sales đi thị trường, hỗ trợ tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Cụ thể:

Đối với đội ngũ Back Office

1. Quản lý số lượng tồn kho theo lô, date

Đây là phương pháp theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho theo từng lô sản xuất riêng biệt, đi kèm với thông tin về hạn sử dụng.

Ví dụ: Đối với doanh nghiệp phân phối thực phẩm, các mặt hàng thực phẩm có hạn sử dụng ngắn như sữa, thịt, rau củ quả cần theo dõi chặt chẽ hạn sử dụng của từng lô hàng, sử dụng trước những lô có hạn sử dụng ngắn, xuất kho những sản phẩm sắp hết sản để đảm bảo chất lượng và an toàn cho người tiêu dùng.

2. Quản lý hoạt động xuất – nhập – tồn kho

Mỗi hoạt động xuất/nhập kho đều được ghi chép đầy đủ và cẩn thận trên phiếu xuất/nhập kho. Đối với phiếu xuất kho, thông tin về số lượng, chủng loại, giá trị hàng hóa xuất kho, người xuất kho, người nhận kho, lý do xuất kho. Có nhiều loại phiếu xuất kho khác nhau, bao gồm: xuất hàng bán, xuất hàng khuyến mại, xuất hàng tặng …

Đối với phiếu nhập kho, chi tiết thông tin về số lượng, chủng loại, giá trị hàng hóa nhập kho, nhà cung cấp, người nhập kho, lý do nhập kho,…Các loại phiếu nhập kho như: phiếu nhập hàng bán,hàng khuyến mại, nhập hàng ký gửi,…

Từ các phiếu xuất, nhập kho, doanh nghiệp phân phối có thể theo dõi số lượng hàng hóa di chuyển vào, ra khỏi kho và số lượng hàng hóa còn tồn kho tại từng thời điểm. 

3. Quản lý kho hàng theo pallet

Doanh nghiệp phân phối thường hợp tác với nhiều nhà cung cấp khác nhau, dẫn đến việc tiếp nhận và lưu trữ hàng hóa đa dạng về chủng loại, kích thước và số lượng. Quản lý kho hàng theo pallet giúp nhân viên có thể theo dõi số lượng và vị trí của hàng hóa trong kho một cách dễ dàng, nhận biết khu vực nào trong kho để hàng của nhà phân phối A? sản phẩm hỏng đang ở kệ pallet nào?…

Đối với đội ngũ Sales đi thị trường

Sau khi kiểm tra kho hàng, nhân viên sales thị trường có thể biết được lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp. Điều này giúp họ tránh việc hàng tồn kho bị hết hạn hoặc gần hết hạn. Khi đặt hàng, nhân viên kinh doanh có thể chọn sản phẩm theo lô, date, để ưu tiên bán những hàng hóa cận date trước, giảm thiểu lãng phí.

Ví dụ: Ngành thực phẩm và đồ uống có hạn sử dụng nhất định. Việc bán hàng theo lô date giúp doanh nghiệp kiểm soát được thời hạn sử dụng của sản phẩm, sản phẩm cận date sẽ bán giá thấp, để khách hàng được áp dụng giá thấp thì nhân viên sales thị trường phải chọn đúng lô cận date. Từ đó nhân viên Sales có thể:

• Áp dụng các chương trình khuyến mãi hoặc giảm giá  hoặc combo sản phẩm để kích thích nhu cầu mua hàng của khách hàng.
• Đàm phán với nhà cung cấp để đổi trả hoặc giảm giá những sản phẩm tồn kho quá nhiều.
• Thanh lý những sản phẩm đã hết hạn sử dụng hoặc hư hỏng.

ERPNext – Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả dành cho doanh nghiệp phân phối

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phân phối, MBW hiểu rõ những đặc thù và thách thức mà doanh nghiệp phân phối thường gặp phải trong quá trình quản lý kho hàng. Do đó, ERPNext được phát triển dựa trên những kinh nghiệm thực tế, đáp ứng nhu cầu thiết thực nhất của doanh nghiệp phân phối.

ERPNext cung cấp một hệ thống quản lý kho hàng toàn diện đáp ứng đủ nhu cầu cho doanh nghiệp phân phối.

Quản lý kho hàng theo mô hình cây

Quản lý kho hàng theo mô hình cây là một phương pháp phân cấp kho hàng theo cấu trúc dạng cây, kho hàng được chia thành nhiều cấp con, ví dụ như kho tổng, kho khu vực, kho chi nhánh, kho hàng bán… Mỗi cấp con lại được chia thành các cấp con nhỏ hơn, tạo thành cấu trúc dạng cây.

Một doanh nghiệp phân phối thường quản lý 2-3 kho, thông thường sẽ phân thành kho hàng bán và kho khuyến mại, ngoài ra, đối với những đơn vị có hệ thống chuỗi thì họ cũng chia ra thành 1 kho tổng và các kho con ở nhiều chi nhánh, hỗ trợ quản lý kho thành nhiều cấp bậc, từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất. 

Ví dụ: Nhà phân phối A có 2 kho, có nhu cầu xem tổng toàn bộ số lượng trong kho có bao nhiêu? Sau đó khi nhà phân phối muốn xem chi tiết hơn ở 2 kho con là kho hàng bán và kho hàng khuyến mại, ở mỗi kho có số sản phẩm tồn bao nhiêu? còn lại bao nhiêu?  

Chức năng quản lý kho hàng theo mô hình cây mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp phân phối, đặc biệt là đội ngũ sales thị trường:

• • Kiểm tra kho hàng nhanh chóng và dễ dàng: Nhân viên sales có thể kiểm tra tình trạng hàng hóa ở tất cả các kho con từ kho tổng mà không cần truy cập vào từng kho riêng lẻ.

• Cập nhật thông tin kho hàng chính xác và kịp thời: Cung cấp thông tin về số lượng, chất lượng và vị trí hàng hóa ở tất cả các kho.

Ví dụ: Công ty phân phối A có hệ thống kho hàng theo mô hình cây với 1 kho tổng và 3 kho con. Để kiểm tra tình trạng hàng hóa, nhân viên sales của công ty ABC chỉ cần truy cập vào kho tổng và chọn sản phẩm cần kiểm tra. Hệ thống sẽ hiển thị thông tin về số lượng hàng hóa còn lại ở từng kho con, vị trí lưu trữ và trạng thái hàng hóa (hàng mới, hàng cũ, hàng hết hạn sử dụng). Nhờ vậy, nhân viên sales có thể dễ dàng xác định vị trí hàng hóa và đi lấy hàng để phục vụ khách hàng.

Quản lý kho hàng theo line

Để quản lý một kho hàng hiệu quả, doanh nghiệp phân phối có thể chia kho thành các line (kệ, hàng) cụ thể, mỗi line chứa các loại sản phẩm riêng biệt. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra và xuất nhập kho hàng hóa theo từng line, khi mất hàng, kiểm kho hoặc xử lý hàng, bạn có thể xác định chính xác vị trí xảy ra sự cố, lô hàng và hạn sử dụng của sản phẩm bị ảnh hưởng.

Ví dụ:

• Line A: Chứa các sản phẩm điện tử như điện thoại, máy tính.
• Line B: Chứa các sản phẩm gia dụng như nồi, chảo, chén dĩa.
• Line C: Chứa các sản phẩm thực phẩm như sữa, bánh kẹo, nước ngọt.

Khi mất hàng:

• Bạn có thể xác định ngay line nào bị mất hàng.
• Kiểm tra các lô hàng trong line đó để xác định lô hàng nào bị ảnh hưởng.
• Xem lại hạn sử dụng của sản phẩm trong lô hàng bị mất để có biện pháp xử lý phù hợp.

Quản lý số lượng tồn kho theo lô, date

ERPNext cung cấp tính năng quản lý số lượng tồn kho theo lô, cung cấp các thông tin chi tiết về ID lô, trạng thái lô hàng (chưa nhập kho, đã nhập kho, đã xuất kho, hết hạn,…), tên sản phẩm, số lượng lô,… giúp doanh nghiệp theo dõi nguồn gốc xuất xứ của từng lô hàng, truy xuất nguồn gốc sản phẩm khi cần thiết.

Ở mỗi lô hàng, ERPNext cho phép người dùng cập nhật ngày sản xuất và ngày hết hạn, khi sản phẩm gần đến ngày cận date, phần mềm cho phép cài đặt cảnh báo, tránh hư hỏng hàng hóa, gây lãng phí cho doanh nghiệp.

Quản lý sản phẩm theo Serial No

Số serial (Serial No) là mã số nhận dạng duy nhất được gán cho từng đơn vị riêng lẻ của một mặt hàng. Nhờ có số serial, bạn có thể dễ dàng theo dõi thông tin chi tiết về từng sản phẩm, bao gồm cả vị trí lưu kho và lịch sử di chuyển. 

Số serial có thể được tạo tự động từ Phiếu Nhập Kho (Stock Entry) hoặc Phiếu Nhận Hàng Mua (Purchase Receipt). Tuy nhiên, để sử dụng tính năng tạo số serial tự động, bạn cần kích hoạt tính năng Serial trong cài đặt hệ thống.

Ví dụ: Giả sử bạn đang bán điện thoại di động, bạn có thể sử dụng số serial để theo dõi thông tin chi tiết về từng chiếc điện thoại, bao gồm model, màu sắc, số IMEI, ngày sản xuất, thời gian bảo hành,… Nhờ vậy, bạn có thể dễ dàng quản lý kho hàng, xử lý yêu cầu bảo hành và truy xuất nguồn gốc sản phẩm khi cần thiết.

Tự động tạo yêu cầu nguyên vật liệu 

Để tránh tình trạng hết hàng, doanh nghiệp phân phối có thể theo dõi mức đặt hàng lại (reorder level) của từng sản phẩm. Mức đặt hàng lại là số lượng sản phẩm còn trong kho mà khi xuống dưới mức cho phép, hệ thống sẽ cảnh báo cho người quản lý mua hàng. Người quản lý mua hàng sau đó sẽ được thông báo và tiến hành đặt mua thêm sản phẩm đó.

Trong ERPNext, bạn có thể cập nhật mức đặt hàng lại và số lượng đặt hàng lại cho từng sản phẩm trong bảng sản phẩm chính (Item master). Trường hợp một sản phẩm có mức đặt hàng lại khác nhau tùy theo kho, bạn cũng có thể cập nhật mức đặt hàng lại và số lượng đặt hàng lại theo từng kho.

Pick list

Pick List (Danh sách lấy hàng) là một tài liệu trong hệ thống quản lý kho hàng ERPNext, chỉ rõ kho hàng nào cần lấy hàng để nhân viên sales thị trường có thể hoàn thành đơn hàng. Pick List cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm cần lấy như tên sản phẩm, số lượng cần lấy, kho hàng chứa sản phẩm.

Ngoài ra, Pick List còn gợi ý:

• Số serial (Serial No): Hệ thống sẽ tự động chọn số sê-ri theo phương thức FIFO ( First In, First Out), lấy những sản phẩm được nhập kho trước để xuất kho trước.
• Số lô (Batch): Hệ thống sẽ tự động chọn số lô theo phương thức sắp hết hạn trước (Expiry First),ưu tiên lấy những lô hàng có hạn sử dụng cận date để xuất kho trước.

Cung cấp báo cáo về sổ cái kho (stock ledger)

Sổ cái kho cung cấp một cái nhìn tổng quan về lịch sử xuất nhập kho, giá trị hàng hóa tồn kho và tình trạng tài chính của doanh nghiệp liên quan đến hàng hóa. Sổ cái kho ghi chép đầy đủ mọi giao dịch xuất nhập kho bao gồm phiếu nhập kho, phiếu nhận hàng mua, phiếu xuất kho, phiếu bán hàng,..giúp doanh nghiệp phân phối theo dõi số lượng và giá trị tồn kho của từng mặt hàng theo thời gian thực, xác định giá vốn hàng bán chính xác, từ đó tính toán lợi nhuận một cách hiệu quả. 

Cung cấp báo cáo số dư kho (stock balance)

Báo cáo số dư kho giúp doanh nghiệp phân phối theo dõi số lượng hàng hóa tồn kho theo từng thời điểm và vị trí lưu trữ. 

• Hiển thị số dư kho hiện tại: Cung cấp thông tin hàng hóa tồn kho cho từng mặt hàng tại từng kho hàng trong thời điểm hiện tại.
• Theo dõi lịch sử số dư kho, biến động số dư kho hàng hóa theo thời gia: Bao gồm số lượng nhập kho, số lượng xuất kho và số dư kho cuối kỳ.
• Lọc và tìm kiếm dữ liệu số dư kho: Chẳng hạn như mặt hàng, kho hàng, khoảng thời gian,…

Doanh nghiệp phân phối hưởng lợi gì khi ứng dụng giải pháp quản lý kho hàng ERPNext?

Theo dõi chính xác lượng lô hàng hóa thời điểm cận date

Giải pháp quản lý kho hàng ERPNext giúp đội ngũ Sales đi thị trường có thể theo dõi chính xác hàng hóa đang ở thời điểm cận date, đưa ra mức giá phù hợp để thu hút khách hàng mà vẫn đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Ví dụ: Sản phẩm Bánh gạo giá 33.000 đồng/gói, tuy nhiên đến gần ngày hết hạn, nhân viên sales có thể giảm giá còn 17.500 đồng/gói, hoặc có thể sử dụng combo 40.000 đồng/2 gói bánh gạo.

Dễ dàng theo dõi tình trạng hàng hóa theo thời gian thực

Trước đây, khi nhiều sales đặt hàng cùng lúc, có thể xảy ra tình trạng hết hàng hoặc sai sót trong việc xử lý đơn hàng do số lượng hàng tồn kho không được cập nhật kịp thời. Tuy nhiên, với ERPNext số lượng hàng tồn kho được cập nhật chính xác theo thời gian thực, ngay cả khi nhiều sales đặt hàng cùng lúc.

Nâng cao hoạt động bán hàng của đội ngũ sales thị trường

Dựa vào các thông tin chi tiết được cung cấp trên giải pháp quản lý kho hàng, nhân viên sales thị trường có thể kiểm tra số lượng sản phẩm tồn kho, lô hàng nào nên bán trước, lô hàng nào có thể bán sau, giúp doanh nghiệp bán được nhiều hàng nhất.

Kết luận

Nhìn chung, ERPNext là một công cụ quản lý kho hàng hiệu quả và tiết kiệm chi phí, phù hợp cho mọi doanh nghiệp phân phối muốn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình. Đây có thể coi là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp phân phối đang tìm kiếm một hệ thống quản lý kho hàng toàn diện và hiệu quả.