Kiểm soát hàng tồn kho, hay còn gọi là kiểm soát hàng dự trữ, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định khả năng đáp ứng đơn hàng, lợi nhuận và lượng hàng tồn kho ế ẩm của doanh nghiệp bạn. Cùng tìm hiểu xem quản lý hàng tồn kho ảnh hưởng đến những yếu tố này như thế nào?

Kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Kiểm soát hàng tồn kho đề cập đến việc sử dụng các kỹ thuật để kiểm soát hàng hóa trong kho nhằm giảm thiểu lượng hàng lưu kho nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng đơn hàng của khách hàng đúng hạn. Có nhiều kỹ thuật khác nhau được sử dụng để kiểm soát hàng tồn kho, chẳng hạn như phương pháp hai thùng, kiểm soát chất lượng, quét mã vạch, dự báo,…

Yếu tố ảnh hưởng đến quản lý hàng tồn kho

Hiệu quả của việc kiểm soát  hàng tồn kho phụ thuộc vào một số yếu tố sau:

• Thời gian chờ hàng (Item lead time): Thời gian cần thiết để nhận được hàng hóa đã đặt từ nhà cung cấp. Thời gian chờ hàng càng dài thì doanh nghiệp càng cần dự trữ nhiều hàng hơn để tránh tình trạng thiếu hụt.
• Hạn sử dụng của hàng hóa dễ hỏng (Shelf life of perishable items): Đối với hàng hóa dễ hỏng, cần kiểm soát chặt chẽ hạn sử dụng để tránh tồn kho quá hạn, gây lãng phí.
• Hàng hóa theo mùa (Seasonal inventory items): Nhu cầu đối với một số mặt hàng có thể thay đổi theo mùa. Doanh nghiệp cần dự báo chính xác nhu cầu để tránh tình trạng thừa hàng hóa ế ẩm sau mùa.
• Nhu cầu của khách hàng (Customer demand): Dự báo chính xác nhu cầu của khách hàng là yếu tố then chốt để duy trì mức tồn kho phù hợp.
• Diện tích kho bãi (Available storage space): Diện tích kho bãi hạn chế sẽ ảnh hưởng đến khả năng dự trữ hàng hóa. Doanh nghiệp cần tính toán để tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ.

Mục tiêu của kiểm soát Hàng tồn kho

1. Đảm bảo sẵn hàng hóa

Mức tồn kho phù hợp chỉ là một phần của bài toán nhằm đảm bảo lưu thông hàng hóa trơn tru trong kho. Đối với các công ty sản xuất, có thể xảy ra tình trạng tắc nghẽn do cấu trúc kho hàng lộn xộn hoặc các mặt hàng liên quan được đặt cách xa nhau. Mục tiêu của việc kiểm soát hàng tồn kho ở đây là đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu và chi tiết phụ (sản xuất nội bộ hoặc gia công ngoài) ổn định từ kho mà không bị gián đoạn để đáp ứng các đơn hàng sản xuất đúng hạn. Điều này cũng áp dụng cho các doanh nghiệp phân phối, nơi hàng hóa phải được lấy và đóng gói để giao hàng theo đơn đặt hàng.

2. Ngăn ngừa lãng phí

Lãng phí hàng tồn kho xảy ra trong hai trường hợp: hàng hóa bị lỗi hoặc hết hạn sử dụng. Ngoài ra, lãng phí còn xảy ra khi hàng hóa nằm ì và không có nhu cầu thị trường. Trong trường hợp này, kiểm soát hàng tồn kho nhằm mục đích ngăn chặn hàng lỗi vào kho bằng kiểm soát chất lượng, đồng thời ngăn ngừa hàng tồn kho chết hoặc tích trữ các mặt hàng hết hạn.

3. Tối ưu hóa lợi nhuận

Kiểm soát hàng tồn kho kém sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận. Điều này không có gì đáng ngạc nhiên khi bạn nhận ra rằng một trong những mục tiêu khác là tránh lãng phí hàng tồn kho. Không chỉ vậy, kiểm soát hàng tồn kho kém còn đồng nghĩa với việc khó khăn trong việc lấy hàng từ kho khi cần thiết, dù đó là đơn đặt hàng sản xuất hay hoạt động phân phối. Nếu đơn hàng không được hoàn thành đúng hạn, khách hàng sẽ không hài lòng. Do đó, kiểm soát hàng tồn kho tốt tác động tích cực đến doanh thu theo hai cách: tránh mất tiền do hàng tồn kho hết hạn và loại bỏ mọi điểm yếu kém trong quá trình di chuyển hàng hóa giữa các khu vực lưu trữ.

4. Tiết kiệm diện tích kho bãi

Lưu trữ hàng hóa đòi hỏi diện tích kho bãi. Quản lý chủ động hàng tồn kho, bố trí kho, vị trí hàng hóa sẽ tiết kiệm diện tích kho bãi và do đó tiết kiệm chi phí thuê kho. Việc này cũng liên quan đến việc loại bỏ hàng tồn kho dư thừa, hàng tồn kho chết và hàng tồn kho hết hạn. Nếu khu vực lưu trữ của bạn được quy hoạch tốt và không bị chiếm dụng bởi hàng tồn kho chết, bạn sẽ tiết kiệm được diện tích lưu trữ cho các sản phẩm bán chạy hơn.

6 Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho

Như chúng ta đã thảo luận, kiểm soát hàng tồn kho ngày nay không chỉ đơn thuần là đếm sản phẩm. Dưới đây là 6 phương pháp, kỹ thuật và công thức kiểm soát hàng tồn kho:

1. Phương pháp hai thùng (Two-bin method)

Để tránh tình trạng thiếu hụt hàng tồn kho, sản phẩm được lưu trữ trong hai thùng. Khi thùng thứ nhất trống, hàng hóa trong thùng thứ hai sẽ được sử dụng và đồng thời tiến hành đặt hàng bổ sung cho thùng thứ hai.

2. Mã vạch (Barcoding)

Mã vạch UPC/EAN là các ký hiệu gồm các đường kẻ đen với 12 hoặc 13 chữ số bên dưới. Trong phần mềm ERP/hàng tồn kho, mã vạch được in ra có thể được quét để cập nhật số lượng trong các giao dịch. 

3. Ghi nhãn (Labelling)

Ghi nhãn đề cập đến việc xác định các mặt hàng tồn kho khác nhau bằng các nhãn cụ thể. Mã vạch được sử dụng phổ biến để xác định các đơn vị sản phẩm, nhưng trong kho, các công ty sử dụng mã SKU để theo dõi các loại mặt hàng khác nhau. Việc dán nhãn với mã SKU dễ đọc giúp tìm và lấy hàng để vận chuyển.

4. FIFO và LIFO (Phương pháp tính giá hàng bán)

Hàng tồn kho được sử dụng theo hai phương pháp: FIFO (First-In-First-Out – Nhập trước xuất trước) và LIFO (Last-In-First-Out – Nhập sau xuất trước). Cả hai phương pháp này đều có ưu điểm riêng và phù hợp với các ngành công nghiệp cụ thể.

FIFO (Nhập trước xuất trước): Phương pháp này ưu tiên xuất kho những mặt hàng có thời gian nhập kho sớm nhất. FIFO thường được sử dụng bởi các công ty kinh doanh mặt hàng dễ hỏng. Số lô sản xuất được liên kết với ngày hết hạn và đơn giản là các lô hàng cũ hơn sẽ được ưu tiên xuất kho để đáp ứng đơn hàng.

LIFO (Nhập sau xuất trước): Phương pháp này ưu tiên xuất kho những mặt hàng có thời gian nhập kho gần nhất. Mặc dù không phổ biến và thậm chí không thực tế đối với các mặt hàng dễ hỏng, LIFO được áp dụng trong các ngành công nghiệp nơi chi phí mua hàng mới không ngừng tăng. LIFO có lợi cho việc ghi nhận doanh thu và giảm trách nhiệm thuế.

5. Bó sản phẩm (Stock bundling)

Việc kết hợp các mặt hàng khác nhau lại với nhau để tạo thành các gói sản phẩm là hoạt động phổ biến giúp các công ty giới thiệu sản phẩm mới hoặc bán các sản phẩm cũ đang tồn kho. Chỉ cần tạo các gói sản phẩm với các mặt hàng mới/cũ kết hợp với các sản phẩm bán chạy sẽ giúp tăng doanh số bán hàng. Bạn cũng có thể cung cấp chiết khấu cho các gói sản phẩm để tạo ra các ưu đãi hấp dẫn và đẩy nhanh quá trình bán hàng.

6. Kiểm tra chất lượng (Quality inspection)

Các hoạt động kiểm soát số lượng hàng tồn kho thuộc phạm vi kiểm soát hàng tồn kho. Tuy nhiên, việc thiết lập và xác định tiêu chuẩn chất lượng là một phần của quản lý hàng tồn kho. Theo góc độ kiểm soát, cần bắt buộc kiểm tra chất lượng thường xuyên khi hàng hóa vào và ra khỏi kho. Theo thời gian, bạn sẽ tìm thấy những nhà cung cấp luôn cung cấp vật liệu chất lượng. 

So sánh kiểm soát hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho là hai khái niệm thường bị nhầm lẫn với nhau. Tuy nhiên, chúng có những điểm khác biệt quan trọng.

1. Kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho là việc quản lý các hoạt động hàng ngày trong kho để đảm bảo rằng có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không lãng phí. Các hoạt động kiểm soát hàng tồn kho bao gồm:

• Kiểm kê hàng tồn kho: Theo dõi số lượng và vị trí của hàng hóa trong kho.
• Kiểm soát chất lượng: Đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
• Bố trí kho bãi: Tổ chức kho để tối ưu hóa hiệu quả lưu trữ và lấy hàng.

2. Quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một khái niệm rộng hơn bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến hàng hóa, từ việc mua sắm đến bán hàng. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho là tối ưu hóa chi phí liên quan đến hàng tồn kho và đảm bảo rằng hàng hóa có sẵn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Các hoạt động quản lý hàng tồn kho bao gồm:

• Dự báo nhu cầu: Dự đoán nhu cầu của khách hàng trong tương lai để có thể đặt hàng đúng số lượng hàng hóa.
• Lên kế hoạch mua hàng: Quyết định mua hàng hóa từ nhà cung cấp nào, mua bao nhiêu và khi nào.
• Phân tích chi phí hàng tồn kho: Theo dõi chi phí liên quan đến hàng tồn kho, chẳng hạn như chi phí lưu trữ, chi phí vận chuyển và chi phí bảo hiểm.
• Quản lý nhà cung cấp: Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp.

Bảng sau tóm tắt sự khác biệt chính giữa kiểm soát hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho

Ví dụ:

• Kiểm soát hàng tồn kho: Một nhân viên kho sử dụng máy quét mã vạch để đếm số lượng hàng hóa trong kho.
• Quản lý hàng tồn kho: Một nhà quản lý chuỗi cung ứng phân tích dữ liệu bán hàng để dự báo nhu cầu của khách hàng trong tương lai.

Tóm lại

Kiểm soát hàng tồn kho là một phần của quản lý hàng tồn kho. Kiểm soát hàng tồn kho tập trung vào các hoạt động hàng ngày trong kho, trong khi quản lý hàng tồn kho có tầm nhìn xa hơn, bao gồm toàn bộ chuỗi cung ứng.

Chủ động kiểm soát hàng tồn kho với ERPNext

Dưới đây, đội ngũ MBW sẽ gợi ý doanh nghiệp một số cách kiểm soát hàng tồn kho với ERPNext – tối ưu thời gian, kiểm soát hàng tồn theo thời gian thực.

Trong giai đoạn đầu kinh doanh, doanh nghiệp sẽ tập trung lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất và mua các mặt hàng cần thiết. Tuy nhiên, sau một vài tuần, bạn sẽ cần phải suy nghĩ đến các vấn đề kiểm soát hàng tồn kho như tự động hóa việc đếm kho trong các giao dịch, hạn sử dụng, chất lượng, hao hụt, vị trí lưu trữ, phân loại hàng hóa, v.v.

1. Kiểm soát và kiểm tra chất lượng

Mỗi sản phẩm hoặc lô hàng nhập kho cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi đưa vào lưu trữ. Bạn có thể thiết lập các tiêu chí kiểm tra riêng cho từng loại hàng hóa, dựa trên tiêu chuẩn phân loại sản phẩm đạt chất lượng và sản phẩm lỗi.

Ví dụ dưới đây, đối với ống tiêm y tế, chúng tôi đã trình bày các thông số như độ sắc của kim, mức độ hư hại trên cơ thể, v.v.

Để kích hoạt kiểm soát chất lượng trong ERPNext, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào biểu mẫu “mục hàng” (item form).

Bước 2: Bật tùy chọn “kiểm tra bắt buộc” (inspection required).

ERPNext cho phép kiểm soát chất lượng ở hai thời điểm:

• Kiểm tra đầu vào: Khi nhận hàng hóa vào kho.
• Kiểm tra đầu ra: Khi xuất hàng hóa khỏi kho để giao hàng.

2. Quét mã vạch để tự động cập nhật

Việc đếm hàng theo cách thủ công khiến nhân sự mất rất nhiều thời gian, tuy nhiên, khi sử dụng hệ thống kiểm soát kho hàng với tính năng quét mã vạch sẽ giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Cách thức hoạt động của tính năng quét mã vạch:

Bước 1: In và dán mã vạch UPC/EAN lên từng sản phẩm.

Bước 2: Sử dụng máy quét mã vạch để quét mã vạch trên sản phẩm.

Bước 3: Hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho trong phần mềm.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian: Quét mã vạch giúp bạn đếm kho nhanh hơn gấp nhiều lần so với đếm thủ công, đặc biệt là khi bạn có số lượng lớn sản phẩm.
• Tăng độ chính xác: Máy quét mã vạch giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
• Dễ sử dụng: Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng máy quét mã vạch, không cần có kiến thức về máy tính.
• Quản lý kho hiệu quả: Hệ thống quản lý kho hàng với tính năng quét mã vạch giúp bạn theo dõi số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng điện thoại thông minh để quét mã vạch.

1. Tải ứng dụng quét mã vạch miễn phí trên điện thoại thông minh.
2. Mở ứng dụng và quét mã vạch trên sản phẩm.
3. Số lượng hàng tồn kho sẽ được cập nhật tự động trong hệ thống.

Lưu ý:

• Mã vạch UPC/EAN cần được lưu trữ trong phần mềm quản lý kho hàng trước khi bạn có thể sử dụng chúng để quét.
• Bạn có thể tự tạo và in mã vạch bằng công cụ trực tuyến miễn phí.

3. Theo dõi lợi nhuận từng kho hàng với tài khoản kho

Để duy trì số dư hàng tồn kho theo từng công ty, mỗi kho hàng cần thuộc về một công ty cụ thể. Để thực hiện điều này, mỗi kho hàng phải được liên kết với một tài khoản sổ cái tổng hợp (General Ledger Account).

Bằng cách tạo một tài khoản sổ cái có tên giống với tên kho hàng, bạn có thể trực tiếp theo dõi tất cả lợi nhuận và lỗ liên quan đến kho hàng đó. Điều này sẽ giúp bạn xác định kho hàng nào có lợi nhuận cao nhất bằng cách so sánh chúng với tiền thuê kho bạn đang trả hoặc hiệu quả sử dụng không gian lưu trữ.

Các bước thực hiện:

1. Tạo một tài khoản Tổng sổ cái (GL) dưới nhóm tài khoản thích hợp.
2. Liên kết kho hàng mới tạo với tài khoản Tổng sổ cái có cùng tên. Ví dụ,  tên kho là “Chawla Traders” được liên kết với tài khoản “Chawla Traders”.

Sau khi liên kết, tài khoản kho sẽ hiển thị trong biểu đồ tài khoản từ đó bạn có thể xem thông tin tài chính.

4. Kiểm soát chính xác tình trạng hàng tồn kho

Sử dụng các báo cáo hàng tồn kho khác nhau trong ERPNext, bạn có thể nắm được nhiều khía cạnh về hàng hóa lưu trữ. Cùng xem qua một vài báo cáo hữu ích:

• Báo cáo thiếu hàng (item shortage report): Cung cấp chi tiết về số lượng thực tế, số lượng đã đặt hàng, số lượng được đặt trước và số lượng dự kiến. Báo cáo này giúp bạn xác định các mặt hàng đang thiếu hụt để có kế hoạch đặt hàng kịp thời, tránh tình trạng hết hàng và ảnh hưởng đến doanh số.

• Báo cáo tổng hợp hàng tồn kho (stock summary): Hiển thị nhanh chóng số lượng hàng đã đặt trước và số lượng thực tế của các mặt hàng khác nhau. Báo cáo này cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng hàng tồn kho, giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý hàng hóa.

5. Theo dõi thời hạn sử dụng hàng tồn kho

Hạn sử dụng đóng vai trò then chốt trong việc quản lý kho hàng hiệu quả. Đối với những sản phẩm có hạn sử dụng, việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽ thời gian là vô cùng quan trọng để tránh lãng phí và tối ưu hóa lợi nhuận.

Trong ERPNext, bạn có thể sử dụng báo cáo thời hạn sử dụng hàng tồn kho (stock ageing report) để nắm được những mặt hàng nào sắp hết hạn. Báo cáo này giúp bạn chủ động lên kế hoạch bán hoặc sử dụng hết hàng trước khi hết hạn, tránh lãng phí và thiệt hại.

6. Quản lý hàng tồn kho theo lô

Người lao động có thể nhóm các mặt hàng có cùng ngày hết hạn thành các lô. Việc quản lý theo lô cho phép bạn dễ dàng xác định những vật liệu sắp hết hạn và tránh lãng phí. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các mặt hàng dược phẩm và thực phẩm.

Báo cáo tình trạng hết hạn theo lô hàng hiển thị ngày hết hạn của các mặt hàng theo từng lô, giúp bạn chủ động quản lý và sử dụng hàng hóa hiệu quả.

7. Lựa chọn hàng tồn kho

Như đã đề cập đến việc quản lý theo lô, khi xử lý đơn hàng của khách hàng, bạn nên ưu tiên lựa chọn các lô hàng có hạn sử dụng sắp đến. Bằng cách xuất kho những sản phẩm cũ trước, bạn đảm bảo hàng hóa luôn lưu thông, tránh tồn hàng quá hạn gây lãng phí và thua lỗ.

ERPNext hỗ trợ bạn lựa chọn thông minh với tính năng “Lập phiếu xuất kho” (Pick List). Hệ thống sẽ tự động ưu tiên các lô hàng sắp hết hạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tối ưu việc xuất kho.

Ngoài ra, bạn cũng có thể lựa chọn hàng hóa từ các kho khác nhau. Đối với những mặt hàng được quản lý theo số serial, bạn hoàn toàn có thể chọn lọc theo số serial cụ thể để đáp ứng đơn hàng.

Kết luận

Kiểm soát hàng tồn kho đóng vai trò thiết yếu trong việc gia tăng doanh thu và thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh. Bằng cách tận dụng dữ liệu chính xác và phần mềm phù hợp, bạn có thể đảm bảo tình trạng hàng tồn kho trong các kho hàng và thực hiện việc xử lý đơn hàng kịp thời.

MBW – Đối tác chính thức và duy nhất của ERPNext tại thị trường Việt Nam, nếu bạn quan tâm đến kiểm soát hàng tồn kho trong ERPNext có thể tham khảo MBW. Để nhận tài khoản trải nghiệm DEMO miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 090 150 8000 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây để được hỗ trợ nhanh nhất!