Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý nhân sự như nắm bắt thông tin nhân viên, thời gian chấm công, hiệu suất và quá trình đánh giá nhân viên,… Mọi việc sẽ dễ dàng hơn cho doanh nghiệp khi triển khai giải pháp Frappe HR, giải pháp mang lại nhiều lợi ích tích cực cũng như cải thiện hiệu suất hoạt động tổng thể.

Qua bài viết dưới đây, chúng ta sẽ khám phá những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi áp dụng Frappe HR, các tính năng quan trọng cũng như hướng dẫn bạn triển khai phần mềm hiệu quả.

1. Frappe HR là gì?

Frappe HR là Hệ thống quản lý nguồn nhân lực mã nguồn mở, cung cấp cho doanh nghiệp nền tảng tích hợp để quản lý quy trình nhân sự một cách hiệu quả. 

Được xây dựng trên Frappe Framework, Frappe HR cung cấp nhiều tính năng và chức năng giúp doanh nghiệp đơn giản hóa các hoạt động nhân sự và nâng cao khả năng quản lý nhân viên. Frappe HR bao gồm tất cả các khía cạnh của quản lý nhân sự trong giao diện thân thiện với người dùng và có thể tùy chỉnh, từ tuyển dụng, giới thiệu đến đánh giá hiệu suất và quản lý nghỉ phép,…

• Gợi ý doanh nghiệp tìm hiểu thêm ERPNext – Hệ thống quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở, miễn phí tốt nhất thế giới, phù hợp triển khai doanh nghiệp Việt Nam.

2. Các tính năng chính của Frappe HR

Frappe HR cung cấp cho doanh nghiệp bộ tính năng toàn diện đáp ứng các nhu cầu đa dạng. 

Quản lý nhân sự

Frappe HR cung cấp một cơ sở dữ liệu nhân viên tập trung, cho phép bạn quản lý tất cả thông tin liên quan đến nhân viên tại một nơi. Từ các thông tin cơ bản như liên hệ và lịch sử làm việc cho đến các hồ sơ về hiệu suất và dữ liệu lương, bạn có thể truy cập và cập nhật hồ sơ nhân viên một cách liền mạch giúp tăng cường quản lý nhân sự của tổ chức.

Quản lý vòng đời nhân sự

Frappe HR cung cấp vòng đời nhân sự từ khi bắt đầu cho đến khi điều chuyển, thăng chức,nghỉ việc…

• Đào tạo: Thiết lập chương trình đào tạo cho từng vị trí, bộ phận, văn phòng, nhà máy, kho bãi…
• Điều chuyển: Quản lý quá trình công tác, chức vụ, ghi lại lịch sử điều chuyển nhân sự trong hồ sơ nhân viên.
• Khen thưởng & Thăng chức: Những nhân viên thành tích vượt trội được khen thưởng xứng đáng. Frappe HR ghi nhận lịch sử công việc nội bộ của từng nhân viên trong tổ chức
• Nghỉ việc: Xây dựng quy trình nghỉ việc của nhân viên, bao gồm các mẫu bàn giao, thủ tục chấm dứt hợp đồng và các báo cáo giải quyết chấm dứt công việc.

Tuyển dụng và đào tạo

Với Frappe HR, bạn có thể tối ưu hóa quy trình tuyển dụng từ đầu đến cuối. Cụ thể:

• Tạo bài đăng tuyển dụng: Frappe HR cho phép bạn tạo thông báo, mô tả công việc và yêu cầu của vị trí tuyển dụng một cách thuận tiện.
• Theo dõi đơn xin việc: Hệ thống giúp bạn theo dõi các đơn xin việc mà ứng viên đã gửi để xem xét.
• Lên lịch phỏng vấn: Frappe HR giúp bạn tổ chức lịch trình phỏng vấn cho ứng viên một cách có hiệu quả, bao gồm cả việc đặt lịch và thông báo cho các bên liên quan.
• Tiếp nhận nhân viên mới: Sau khi chọn được ứng viên phù hợp, Frappe HR cung cấp khả năng triển khai quy trình tiếp nhận nhân viên hiệu quả nhằm giúp nhân viên mới hòa nhập vào tổ chức, có thể bao gồm các bước như hoàn tất các tài liệu liên quan, hướng dẫn công việc,….

Frappe HR cũng hỗ trợ quản lý tài liệu, đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ cần thiết được lưu trữ an toàn và dễ dàng tiếp cận.

Quản lý thời gian và chấm công

Thay vì phải sử dụng bảng chấm công giấy hoặc sổ chấm công mà người quản lý cần phải điền thủ công, Frappe HR cung cấp hệ thống theo dõi thời gian, hỗ trợ chấm công trực quan, cho phép nhân viên đăng nhập và đăng xuất hệ thống trực tuyến, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi thời gian chấm công, ngày nghỉ phép và tạo bảng công chính xác cho quá trình tính lương.

Quản lý hiệu suất

Frappe HR đơn giản hóa quá trình đánh giá hiệu suất bằng cách cung cấp hệ thống đã được thiết kế trước. Cụ thể, hệ thống hỗ trợ việc đặt mục tiêu cho nhân viên, đưa ra các mục tiêu rõ ràng mà họ nên đạt được, theo dõi tiến triển thực hiện mục tiêu cũng như người quản lý có thể đánh giá kết quả làm việc của nhân viên giúp xác định các điểm mạnh và điểm yếu, từ đó đưa ra phản hồi để nhân viên có thể cải thiện liên tục.

Quản lý nghỉ phép 

Frappe HR tự động hóa việc quản lý nghỉ phép, loại bỏ nhu cầu về quy trình phê duyệt và theo dõi nghỉ phép thủ công. Nhân viên có thể yêu cầu nghỉ phép, xem số ngày dư nghỉ phép của họ và nhận thông báo về việc phê duyệt hoặc từ chối nghỉ phép. Hệ thống này hỗ trợ tất cả các loại nghỉ phép khác nhau như nghỉ ốm, nghỉ phép và nghỉ thai sản.

Quản lý phúc lợi, thuế và tiền lương

Frappe HR hỗ trợ tính toán lương, giảm trừ thuế và tạo bảng lương tự động giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót thủ công với hệ thống quản lý lương hiệu quả.

Đọc thêm: Hành trình chuyển đổi từ Tally sang ERPNext – Case Study của Rio Innobev và Precihole Sports

3. 6 lợi ích vượt trội khi sử dụng Frappe HR

Việc triển khai Frappe HR trong doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích sẽ tác động tích cực đến quy trình nhân sự và hiệu suất hoạt động tổng thể. Hãy khám phá một số lợi ích dưới đây.

Xây dựng quy trình nhân sự hiệu quả

Frappe HR đơn giản hóa và tự động hóa các nhiệm vụ nhân sự tốn thời gian, cho phép các chuyên gia tập trung vào phát triển chiến lược. Từ tuyển dụng đến xử lý lương, hệ thống này tối ưu hóa các hoạt động, giảm thiểu sai sót thủ công và cải thiện hiệu suất tổng thể.

Nâng cao trải nghiệm của nhân viên

Với Frappe HR, nhân viên có thể dễ dàng truy cập thông tin cá nhân, yêu cầu nghỉ phép và xem các chính sách cũng như tài liệu của công ty. Chức năng này trao quyền chủ động, mang lại cho nhân viên trải nghiệm tốt hơn và tăng cường sự hài lòng.

Cung cấp thông tin chi tiết & phân tích thời gian thực

Frappe HR cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về dữ liệu nhân sự, cho phép nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Tạo báo cáo về hiệu suất của nhân viên, tỷ lệ nghỉ việc, lý do nghỉ việc,… Những phân tích này giúp bạn nhận diện xu hướng, chủ động giải quyết các vấn đề và tối ưu hóa chiến lược nhân sự của mình.

Tiết kiệm chi phí

Bằng cách tự động hóa các quy trình nhân sự và giảm bớt thủ tục giấy tờ thủ công, Frappe HR giúp tiết kiệm chi phí liên quan đến các công việc hành chính, giảm sự phụ thuộc vào hệ thống quản lý giấy tờ được lưu trữ trong hộp, tủ tài liệu vật lý, giảm nguy cơ sai sót và cho phép quản lý bảng lương hiệu quả, giúp tiết kiệm chi phí đáng kể về lâu dài.

Có thể tùy chỉnh và mở rộng

Frappe HR có khả năng tùy biến cao, cho phép tổ chức điều chỉnh hệ thống theo yêu cầu cụ thể của họ, cho dù bạn cần đáp ứng các chính sách nghỉ phép riêng hay tích hợp với các hệ thống bên ngoài, Frappe HR đều có thể dễ dàng điều chỉnh. Hơn nữa, phần mềm còn có khả năng mở rộng, có khả năng xử lý các nhu cầu ngày càng tăng của tổ chức khi muốn mở rộng.

Đảm bảo tuân thủ chính sách 

Frappe HR đảm bảo tuân thủ các quy định lao động và chính sách của công ty. Hệ thống theo dõi dữ liệu nhân viên, bao gồm hợp đồng lao động, hồ sơ đào tạo và chứng chỉ, đảm bảo rằng tất cả các tài liệu cần thiết đều được cập nhật và sẵn có trong quá trình kiểm tra.

• Nếu doanh nghiệp bạn đang hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, gợi ý bạn tìm hiểu thêm: 5 Phần mềm quản lý sản xuất chuyên sâu, nên triển khai năm 2024

4. Hướng dẫn cách triển khai Frappe HR cho doanh nghiệp 

Triển khai Frappe HR đòi hỏi nhà quản lý phải xây dựn kế hoạch và thực hiện cẩn thận. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 7 bước giúp doanh nghiệp triển khai giải pháp hiệu quả.

Bước 1: Đánh giá nhân sự của bạn

Xác định điểm yếu trong quy trình nhân sự của doanh nghiệp và xác định các tính năng cụ thể mà bạn cần từ Frappe HR. Xây dựng một danh sách cụ thể các yêu cầu để đảm bảo thực hiện liền mạch.

Bước 2: Tương tác với các bên liên quan

Thu hút các chuyên gia, nhân viên CNTT hay các bên liên quan khác tham gia vào quá trình triển khai. Những hiểu biết sâu sắc và phản hồi của các thành viên sẽ đảm bảo rằng hệ thống phù hợp với mục tiêu tổ chức và đáp ứng nhu cầu tất cả các bên.

Bước 3: Chọn chiến lược triển khai 

Quyết định xem doanh nghiệp của bạn nên triển khai Frappe HR  trên nền tảng cơ sở dữ liệu của bạn (on-premises) hay chọn giải pháp dựa trên đám mây. Xem xét các yếu tố như chi phí, bảo mật, khả năng mở rộng và cơ sở hạ tầng CNTT khi đưa ra quyết định này.

Bước 4: Tùy chỉnh hệ thống 

Tận dụng tính linh hoạt của Frappe HR để tùy chỉnh hệ thống theo yêu cầu của tổ chức bạn. Điều chỉnh chính sách nghỉ phép, tạo trường tùy chỉnh và cấu hình quy trình làm việc để phù hợp với quy trình làm việc của nhân sự.

Bước 5: Di chuyển dữ liệu 

Nếu bạn đang chuyển đổi từ hệ thống nhân sự hiện tại sang Frappe HR, hãy đảm bảo quá trình di chuyển dữ liệu diễn ra suôn sẻ. Ánh xạ dữ liệu hiện có của bạn tới các trường tương ứng trong Frappe HR và xác thực độ chính xác của dữ liệu đã di chuyển.

Bước 6: Đào tạo và thực hiện

Cung cấp đào tạo toàn diện cho nhân sự về cách sử dụng Frappe HR một cách hiệu quả. Bằng cách nêu bật những lợi ích và thể hiện tính dễ sử dụng của hệ thống nhằm khuyến khích người dùng sử dụng.

Bước 7: Hỗ trợ và cập nhật liên tục

Luôn kết nối với cộng đồng Frappe HR và cập nhật các bản mới nhất. Thường xuyên theo dõi hiệu suất của hệ thống, hỗ trợ người dùng và giải quyết kịp thời mọi vấn đề có thể phát sinh.

5. Tích hợp Frappe HR với các hệ thống doanh nghiệp hiện có

Tích hợp Frappe HR với các hệ thống hiện tại của tổ chức (đây có thể là bất kỳ hệ thống nào mà tổ chức đã sử dụng trước đó, chẳng hạn như hệ thống quản lý lương, hệ thống chấm công,…). Việc tích hợp có thể nâng cao hoạt động tổng thể của hệ thống, hỗ tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thời gian xử lý, tăng cường tính linh hoạt và khả năng đáp ứng. Dưới đây là một số khả năng tích hợp:

1. Tích hợp bảng lương: Tích hợp Frappe HR với phần mềm tính lương hiện có của doanh nghiệp để tối ưu hóa quá trình xử lý bảng lương, đảm bảo tính lương chính xác, khấu trừ thuế và chuyển dữ liệu bảng lương một cách liền mạch.
2. Tích hợp hệ thống chấm công: Kết nối Frappe HR với hệ thống theo dõi chấm công để đồng bộ hóa dữ liệu chấm công theo thời gian thực. Việc tích hợp này giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công và giảm sai sót trong quá trình ghi chấm công.
3. Tích hợp với các nền tảng khác: Tích hợp Frappe HR với các ứng dụng hoặc nền tảng được thiết kế để hỗ trợ và tăng cường quá trình làm việc nhóm và giao tiếp trong môi trường làm việc như Slack hoặc Microsoft Teams. Điều này cho phép nhân viên cập nhật các thông báo quan trọng, phê duyệt nghỉ phép hay các thông tin khác liên quan đến nhân sự.

Đọc thêm: Odoo với ERPNext: Giải pháp ERP nào phù hợp cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2024?

6. Kết luận

Tổng kết, Frappe HR là một giải pháp quản lý nhân sự mạnh mẽ cung cấp một loạt các tính năng hỗ trợ đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình nhân sự. Từ quản lý nhân viên đến xử lý lương, Frappe HR đáp ứng mọi nhu cầu nhân sự với một giao diện thân thiện và có thể tùy chỉnh linh hoạt. Bằng cách triển khai Frappe HR, tổ chức của bạn có thể tăng cường hiệu suất mang lại trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên.

“MBW chính thức trở thành đối tác chiến lược của Frappe HR – cung cấp các ứng dụng chuyên sâu xây dựng quy trình Nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp. Với nền tảng công nghệ mới, hiện đại, thân thiện với người dùng. Giải pháp có tính linh động, tùy biến cao, phù hợp với bài toán nhân sự phức tạp của doanh nghiệp Việt Nam.”