Bài viết dưới đây dựa trên quan điểm của Anupama – Nhà tiếp thị sản phẩm tại Frappe khi thảo luận với khách hàng và nắm bắt được vấn đề mà hai doanh nghiệp gặp phải khi sử dụng Tally và quá trình doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng ERPNext.
Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng Tally để đáp ứng nhu cầu kế toán của họ. Trong cuộc thảo luận gần đây với các khách hàng của chúng tôi tại Precihole, chúng tôi đã phát hiện có sự xung đột của các thành viên trong việc lựa chọn sử dụng giải pháp mới là ERPNext hay tiếp tục sử sử dụng Tally do phần lớn các đồng nghiệp đều cảm thấy quen dùng khi sử dụng Tally và họ thấy khó khăn trong việc chuyển đổi sang một giải pháp hiện đại và tiên tiến hơn.
1. Các trường hợp điển hình
Khi bạn vẫn còn đang phân vân giữa hai sự lựa chọn ERPNext hay Tally, chúng tôi sẽ đưa ra trường hợp sử dụng giải pháp ERP cụ thể từ Tally sang ERPNext.
Case study 1: Thay đổi cách Rio Innobev quản lý hoạt động kinh doanh của mình
Tổng quan về doanh nghiệp
Rio Innobev là một công ty nổi bật và đang phát triển nhanh chóng trong lĩnh vực đồ uống. Được thành lập vào năm 2011, họ hiện đã mở rộng hoạt động kinh doanh của mình trên hơn 50 thị trấn và thành phố trên khắp 3 bang của Ấn Độ. Họ đã bán được khoảng 12 triệu lon vào năm 2022 và quản lý mức tăng trưởng thông qua hơn 200 nhà phân phối và 37.000 nhà bán lẻ.
Vấn đề doanh nghiệp gặp phải khi chưa sử dụng ERPNext?
Mặc dù công việc kinh doanh đang phát đạt nhưng công ty Rio Innobev lại đang gặp một số vấn đề do phần mềm kinh doanh lỗi thời, không ổn định và cần được hỗ trợ khẩn cấp.
Quy trình kinh doanh của Rio Innobev hiện tại đang được thực hiện thủ công, gây ra sự phân rã và không hiệu quả trong việc quản lý thông tin và dữ liệu kinh doanh. Công ty sử dụng phần mềm Tally cho các mục đích tài chính, họ dùng bảng Excel để tính lương và quản lý hàng tồn kho làm tăng công đoạn thủ công, đồng thời có khả năng phát sinh lỗi và thiếu chính xác.
Ngoài ra, công ty Rio Innobev đang sử dụng một ứng dụng khác để quản lý gần 200 nhân viên bán hàng gây phân tán dữ liệu dẫn đến việc mất thời gian trong quy trình làm việc, ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể của công ty.
Rio hiện đang tìm kiếm một giải pháp để nâng cao hệ thống của mình, vượt qua những khó khăn từ hệ thống không ổn định, và thống nhất hoạt động kinh doanh liền mạch và hiệu quả.
ERPNext có phải là giải pháp phù hợp với Rio Innobev không?
Sau khi nhận được lời giới thiệu từ một đối tác kinh doanh, ban điều hành của Rio đã đánh giá kỹ lưỡng các lợi thế của ERPNext, sau đó đưa ra quyết định quan trọng là hợp tác với Frappe để đáp ứng nhu cầu về giải pháp ERP của doanh nghiệp.
Nhờ vào sự hỗ trợ tận tình từ Đối tác triển khai hạng đồng – Indiba Business Solutions, Rio đã thành công chuyển đổi hành trình hoạt động kinh doanh của mình. Một số yếu tố đã thuyết phục và có tác động tích cực đến quyết định của đội ngũ lãnh đạo, bao gồm:
Chấp nhận thay đổi thường đi kèm với sự do dự ban đầu, và Rio không phải là ngoại lệ, đặc biệt là khi họ quyết định giao phó dữ liệu của mình cho dịch vụ đám mây. Tuy nhiên, sau khi dành thời gian để hiểu rõ những lợi ích, họ hiện rất hài lòng với Frappe Cloud, hệ thống luôn hoạt động ổn định mà không có thời gian nghỉ. Đồng thời, cập nhật phần mềm trở nên thuận tiện với chỉ một cú nhấp chuột, làm giảm bớt bất tiện hay tốn thời gian mà họ có thể gặp khi thực hiện quá trình cập nhật.
Đọc thêm: ERPNext và Tally? – Đâu là giải pháp ERP phù hợp cho nhu cầu kinh doanh của bạn?
4 Lợi ích vượt trội của ERPNext từ góc nhìn của Rio Innobev
Tích hợp hệ thống
Rio đã thành công trong việc tối ưu hóa 4 mô-đun chính trong hoạt động kinh doanh của họ: tài chính, bảng lương, hàng tồn kho và bán hàng. Khác với cách tiếp cận trước đây, khi họ xử lý các khía cạnh này thông qua các nguồn thông tin khác nhau, gây khó khăn cho đội ngũ kế toán, giờ đây họ đã đạt được một hệ thống tích hợp và hiệu quả hơn.
Việc tích hợp đảm bảo dữ liệu được trao đổi liền mạch giữa các phòng ban, giảm lỗi thủ công và tiết kiệm thời gian cho nhóm kế toán, cho phép nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược và ra quyết định, cuối cùng góp phần vào sự phát triển và thành công chung của công ty. Ngày nay, tất cả các báo cáo liên quan đến nguyên liệu, vật liệu đóng gói và thành phẩm đều có thể truy cập thuận tiện trên một trang duy nhất, hoàn toàn trái ngược với các báo cáo riêng biệt được xác định trước nằm rải rác trên bảng tính Tally và Excel.
Theo dõi và quản lý tồn kho
Trước khi sử dụng ERPNext, việc theo dõi và quản lý mức tồn kho, đặc biệt là sản phẩm đang thực hiện (WIP) tốn nhiều thời gian và dựa vào việc giao tiếp thủ công. Ông Prem Khorke, người chịu trách nhiệm tài chính, phải trao đổi với nhóm điều phối và chờ cập nhật qua email hàng ngày để tính toán số liệu tồn kho cuối kỳ. Quá trình thủ công này tiêu tốn thời gian quý báu và có thể gây ra lỗi.
Với việc triển khai ERPNext, quy trình làm việc này đã được sắp xếp một cách hợp lý. Cập nhật chứng khoán, bao gồm WIP, hiện được tự động hóa và hiển thị ngay lập tức trong thời gian thực. Sự chuyển đổi này đã trao quyền cho nhóm với thông tin chính xác và cập nhật, cho phép họ đưa ra quyết định sáng suốt hơn và hoạt động hiệu quả hơn.
Theo dõi chi phí và nguyên vật liệu
Trước đây, ông Khorke đã phải thực hiện các tính toán bằng cách thủ công để xác định mức tiêu thụ. Sử dụng Tally, ông tổng hợp thông tin từ lượng hàng tồn kho đầu kỳ, lượng mua hàng, và lượng hàng tồn kho cuối kỳ theo một công thức nhất định. Ông cũng tự tạo ước lượng rằng chi phí nguyên vật liệu chiếm 50%, và cố gắng điều chỉnh để đảm bảo sự phù hợp và kiểm soát toàn bộ quy trình.
Tuy nhiên, sau khi triển khai ERPNext, ông Khorke đã có cái nhìn rõ ràng và chi tiết hơn về mức độ sử dụng và chi phí thực tế của nguyên vật liệu. Điều này bao gồm việc tính toán tổn thất trong quá trình sản xuất và phế liệu, cung cấp thông tin quan trọng để hiểu rõ hơn và quản lý tốt hơn mọi khía cạnh của quy trình sản xuất.
Kiểm soát chất lượng
Trong ERPNext, khả năng theo dõi về các dấu vết kiểm tra đã giúp nhóm có thể dễ dàng theo dõi lịch sử trong biên lai của họ. Cho dù đó là kiểm tra xem ai đã truy xuất biên nhận cụ thể hay lần truy cập cuối cùng vào biên nhận đó là khi nào, khả năng hiển thị này sẽ đảm bảo trách nhiệm giải trình và độ chính xác trong quy trình tài chính.
Trong một khoảng thời gian ngắn chỉ hơn 4 tháng, Rio đã thực hiện một sự thay đổi mang tính quyết định bằng cách loại bỏ hoàn toàn Tally khỏi quy trình kinh doanh của họ. Điều đáng chú ý là sự chuyển đổi này đã diễn ra mà không cần bất kỳ điều chỉnh nào. ERPNext đã biến các hoạt động cốt lõi và quy trình ra quyết định thành một phần không thể thiếu trong cơ sở tổ chức của họ một cách mạch lạc.
Với tất cả các quy trình kinh doanh được sắp xếp hợp lý và tối ưu hóa, Rio hiện đang hướng tới mục tiêu tăng trưởng bền vững, được trang bị các công cụ và hiểu biết cần thiết để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của họ.
Case Study 2: Quá trình chuyển đổi của Precihole Sports sang ERPNext
Precihole Sports được thành lập vào năm 2012, là nhà sản xuất súng hơi tốt nhất của Ấn Độ. Precihole Sports cố gắng mang súng hơi và phụ kiện đẳng cấp thế giới đến cộng đồng bắn súng Ấn Độ với chi phí hợp lý và phải chăng. Và trong khi thực hiện nhiệm vụ này, họ đã quyết định chuyển hoạt động của mình sang ERPNext vào năm 2021.
“Tại sao lại là ERPNext?” – Câu hỏi đầu tiên mà cô Shalaka Joshi, Giám đốc Tài chính và Kiểm toán Precihole hỏi cấp trên của mình. Hồi đó, cô ấy khá có thiện cảm với Tally và không thực sự muốn chuyển đổi. Tuy nhiên, mọi thứ đã thay đổi. Sau quá trình chuyển đổi thành công, ERPNext đã trở thành công cụ hỗ trợ cho mọi hoạt động kinh doanh của họ.
Trong Frappeverse 2023, Đội ngũ lãnh đạo của Frappe đã có cơ hội gặp lại cô Joshi và nhận được câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao lại là ERPNext?” như sau:
→ Ưu điểm lớn khi sử dụng mô-đun kế toán của ERPNext là khả năng tạo ra các báo cáo tùy chỉnh theo yêu cầu kiểm toán mà không cần phải dựa vào sự hỗ trợ của chuyên gia.
→ Thanh tìm kiếm xuất sắc (thanh tìm kiếm trên ERPNext) là trợ lý đắc lực để di chuyển đến bất kỳ báo cáo hoặc tài liệu nào, giúp công việc của cô trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
→ Bảng tài sản cố định hoạt động như một bản nâng cấp hợp lý từ Tally, mang lại khả năng quản lý hiệu quả và trích xuất báo cáo theo mong muốn.
→ Với khả năng linh hoạt trong việc thiết lập quy trình làm việc, các công việc như phê duyệt tài liệu luôn được kiểm soát, đồng thời giảm nguy cơ phát sinh sai sót.
→ Khả năng tùy chỉnh ERPNext bằng Frappe Framework đã giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn, chẳng hạn như xây dựng các tính năng tùy chỉnh.
Cô cũng nhớ lại thời điểm Precihole đang xem xét ERPNext như một lựa chọn và họ cũng đã so sánh nó với SAP B1. ERPNext nổi bật với nền tảng mã hóa thân thiện với người dùng và tiết kiệm chi phí. Ngược lại, việc lưu trữ trên SAP B1 đắt hơn và việc tạo báo cáo tùy chỉnh khá khó khăn. Nhóm của Precihole phải phối hợp với nhóm triển khai SAP để tạo ra những báo cáo dù đơn giản nhưng hóa ra lại khá tốn thời gian. ERPNext đã và đang tạo ra ảnh hưởng tích cực đối với hoạt động kinh doanh của Precihole, đồng thời tiết kiệm thời gian quý báu của họ.
Trên đây là hai trường hợp điển hình chuyển đổi từ việc sử dụng giải pháp Tally ERP qua sử dụng ERPNext.
Có thể thấy, ERPNext nổi bật là phần mềm ERP nguồn mở, thân thiện với người dùng, tiết kiệm chi phí và tốt hơn Tally về khả năng chi trả, khả năng mở rộng, tích hợp liền mạch các mô-đun kinh doanh thiết yếu. Trong khi Tally chủ yếu tập trung vào kế toán và giúp ghi lại dữ liệu kinh doanh, tạo sổ cái và cung cấp cái nhìn tổng quan về tài chính của doanh nghiệp.
2. 4 lý do tại sao doanh nghiệp nên chuyển đổi từ Tally sang ERPNext
Trong những năm qua, ERPNext luôn cam kết hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) tăng cường hoạt động kinh doanh để đạt năng suất cao hơn. Dưới đây 4 lý do tại sao bạn nên từ bỏ thói quen hiện tại và chuyển đổi sang sử dụng một giải pháp ERP tốt hơn và tiết kiệm chi phí hơn – ERPNext.
Cung cấp nền tảng chung cho hoạt động kinh doanh
Trong khi Tally tập trung chủ yếu vào việc kế toán và ghi lại dữ liệu kinh doanh, mang lại cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp thì ERPNext hỗ trợ tích hợp liền mạch tất cả các quy trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp với các mô-đun quan trọng như kế toán, quản lý kho hàng, quản lý nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý chất lượng,…
Việc tích hợp này giúp đơn giản hóa quá trình hợp lý hóa và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh. Thay vì phải sử dụng nhiều phần mềm khác nhau cho từng mảng chuyên sâu, ERPNext cung cấp một nền tảng chung giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn và tránh gây khó khăn trong việc chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau.
Tab Chart of Accounts (Biểu đồ tài khoản) trong ERPNext hiển thị rõ ràng hỗ trợ quản lý tình hình tài chính, giúp người dùng có thể nhanh chóng xem thông tin chi tiết về các hoạt động tài chính, sự phát triển, xu hướng, và các yếu tố ảnh hưởng đến tài chính.
Ngoài ra, tính năng này cho phép người dùng tùy chỉnh các báo cáo tài chính cụ thể. Điều này giúp họ có khả năng tối ưu hóa thông tin để đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và hỗ trợ quá trình đưa ra các quyết định chiến lược.
Khả năng lập kế hoạch sản xuất tốt hơn
Trong các cuộc đàm phán kinh doanh với đối tác triển khai của mình gần đây, chúng tôi xác định được rằng nhu cầu của khách hàng ngày càng tăng cao so với khả năng cung cấp của Tally, đặc biệt đúng với các doanh nghiệp sản xuất. Khi nói đến việc quản lý sản xuất và hàng tồn kho, ERPNext có khả năng theo dõi chi tiết về tiến trình sản xuất từ đầu đến cuối, hỗ trợ doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về quá trình sản xuất, từ đặt hàng nguyên vật liệu cho đến sản xuất và hoàn thiện sản phẩm.
Ngoài ra, hệ thống ERPNext giúp theo dõi các chi phí liên quan hỗ trợ doanh nghiệp xác định và đánh giá chi phí liên quan đến sản xuất, quản lý tài chính một cách hiệu quả hơn.
Cuối cùng, ERPNext đảm bảo chất lượng của hàng tồn kho thông qua quá trình kiểm tra chất lượng bằng cách kết hợp chặt chẽ quá trình kiểm tra với các giao dịch, chỉ định kích thước mẫu, ghi lại số đo và quyết định xem mặt hàng đó có được chấp nhận hay từ chối.
Khả năng quản lý tài sản cố định
ERPNext cung cấp một giải pháp quản lý tài sản cố định toàn diện, bao gồm các khía cạnh của một vòng đời tài sản, từ việc nhập thông tin tài sản, theo dõi sự di chuyển và sử dụng, cho đến việc thanh lý hoặc bảo trì.
ERPNext vượt trội hơn Tally bằng khả năng hỗ trợ báo cáo tùy chỉnh. Người dùng có thể tạo và truy cập báo cáo theo yêu cầu, giúp họ đưa ra quyết định dựa trên thông tin cụ thể và phù hợp với nhu cầu kinh doanh.
Hỗ trợ quản lý nhân sự & tính lương
Mô-đun HRMS, hiện được biết đến rộng rãi với tên Frappe HR, là một ứng dụng quản lý nhân sự và lương đầy đủ tính năng có thể được cài đặt với ERPNext. Với tính năng linh hoạt này, bạn có thể xử lý mọi việc từ tuyển dụng đến bảng lương, thuế và quản lý vòng đời nhân viên hoàn chỉnh.
Khách hàng của chúng tôi bày tỏ mong muốn được sử dụng một giải pháp tính lương vượt trội hơn, điều mà họ cảm thấy còn thiếu ở Tally. Với tính năng tính lương bằng nhiều loại tiền tệ và tích hợp ngân hàng liền mạch, chúng tôi đã giúp việc xử lý lương dễ dàng hơn trên ứng dụng của mình.
Và giờ đây, với chi phí chỉ $50 chúng tôi hỗ trợ và bảo hành sản phẩm theo chính sách Service Level Agreement (SLA), có các cam kết và tiêu chuẩn dịch vụ cụ thể để đảm bảo chất lượng và thời gian đáp ứng. Ngoài ra, chính sách mới này không chỉ áp dụng cho ERPNext mà còn được mở rộng sang Frappe HR mà không đòi hỏi chi phí bổ sung.
Cuối cùng, quyết định lựa chọn giải pháp ERP nào phù hợp nhất phụ thuộc vào nhu cầu và ngân sách cụ thể của doanh nghiệp.
Đọc thêm: Odoo với ERPNext: Giải pháp ERP nào phù hợp cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2024?
