Các vấn đề thường gặp với hệ thống POS

Các nhà bán lẻ lớn/nhỏ đang dần thay thế máy tính tiền truyền thống bằng các hệ thống POS hiện đại giúp thực hiện các giao dịch thanh toán và quản lý cửa hàng tốt hơn. Mặc dù các hệ thống POS mới nhất vượt trội so với các phiên bản cũ, nhưng các vấn đề về IT vẫn có thể xảy ra. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp mà hầu hết các chủ doanh nghiệp gặp phải:

• Khả năng tương thích (Điện thoại/Máy tính bảng): Hệ thống POS có tương thích với các thiết bị đầu cuối di động (điện thoại, máy tính bảng) mà bạn muốn sử dụng không?
• Nhập liệu thủ công: Liệu hệ thống POS có giảm thiểu việc nhập liệu thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi?
• Dư thừa dữ liệu: Liệu hệ thống POS có loại bỏ việc nhập liệu trùng lặp, đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu?
• Các vấn đề về mở rộng: Hệ thống POS có linh hoạt để mở rộng theo quy mô kinh doanh của bạn không?
• Thiếu kế toán theo kích thước: Liệu hệ thống POS có theo dõi và phân tích dữ liệu bán hàng theo các yếu tố khác nhau như kích thước, màu sắc, kiểu dáng sản phẩm?
• Bảo mật: Hệ thống POS có các tính năng bảo mật để bảo vệ dữ liệu của bạn không?

POS trong ERPNext là gì?

POS là viết tắt của Point of Sale (Hệ thống điểm bán hàng), nằm trong phân hệ Selling (bán hàng) trong ERPNext giúp quản lý các hoạt động bán hàng trực tiếp tại cửa hàng. ERPNext là một giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giúp quản lý toàn diện các vấn đề trong doanh nghiệp. ERPNext thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoàn toàn miễn phí bản quyền vì là mã nguồn mở.

Điểm mạnh của ERPNext POS

• Hoạt động cả online và offline: ERPNext POS hoạt động cả trực tuyến và ngoại tuyến, với tính năng đồng bộ hóa được bật theo mặc định.
• Quản lý nhiều cửa hàng: Bạn có thể thiết lập các phân vùng (dimensions) cho từng cửa hàng bán lẻ mà bạn sở hữu.
• So sánh báo cáo lãi lỗ: Thậm chí, bạn có thể so sánh báo cáo Lãi lỗ (Profit & Loss) của từng cửa hàng.

Các thành phần chính của hệ thống POS trong ERPNext

Hệ thống POS là sự kết hợp giữa phần cứng và phần mềm, hoạt động cùng nhau để giúp bạn vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Phần cứng bao gồm:

• Máy tính bảng hoặc màn hình hiển thị để bàn: Thiết bị này hỗ trợ chạy ứng dụng POS, là giao diện người dùng chính tương tác với khách hàng. Bạn có thể nhận thanh toán và truy cập vào danh mục sản phẩm của mình từ đây.
• Máy đọc thẻ thanh toán điện tử: Máy đọc thẻ được sử dụng để chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ, cùng với các hình thức thanh toán NFC (giao tiếp tầm ngắn) khác, chẳng hạn như Apple Pay và Google Pay. Điều này cung cấp cho khách hàng nhiều lựa chọn thanh toán.
• Ngăn kéo đựng tiền mặt có khóa: Ngăn kéo đựng tiền mặt theo truyền thống được dùng để lưu trữ các khoản thanh toán bằng tiền mặt, séc và tem, được bảo mật bằng khóa.
• Máy in hóa đơn (tùy chọn): Máy in hóa đơn được sử dụng để in hóa đơn cho khách hàng. Đây là thành phần tùy chọn trong hệ thống POS của bạn, vì hiện nay nhiều người lựa chọn hóa đơn điện tử để tiết kiệm giấy.
• Máy quét mã vạch để thanh toán nhanh hơn: Máy quét mã vạch là một yếu tố quan trọng trong hệ thống POS bán lẻ. Nó liên kết với hệ thống quản lý hàng tồn kho để cung cấp cập nhật theo thời gian thực về mức tồn kho của bạn.
• Bộ định tuyến không dây: Bộ định tuyến không dây kết nối tất cả các thành phần của hệ thống POS với nhau để chúng có thể hoạt động đồng bộ và giảm thiểu thao tác thủ công của bạn.

Phần mềm POS:

Cùng với phần cứng, phần mềm POS đóng vai trò như chất kết dính, giúp tất cả các thành phần hoạt động cùng nhau.

• Thanh toán: Cùng với việc xử lý thanh toán, hệ thống POS cũng có thể dễ dàng thiết lập và cấu hình các phương thức thanh toán khác nhau.
• Quản lý mức tồn kho: Khi các mặt hàng được bán, số lượng của chúng sẽ giảm đi từ kho hàng có sẵn. Dữ liệu này cần được cập nhật mỗi khi thanh toán hoàn tất. Do đó, POS cũng cần được kết nối với hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn và cập nhật mức tồn kho.
• Hồ sơ người dùng: Trong một công ty, có thể có nhiều quầy POS do những người khác nhau phụ trách. Việc có hồ sơ người dùng riêng cho từng nhân viên giúp theo dõi nhân viên/quầy nào hoạt động hiệu quả. Nó cũng giúp ghi lại thời gian mở và đóng quầy.
• Kết nối với CRM (Quản lý quan hệ khách hàng): Thiết lập hồ sơ khách hàng giúp xác định những khách hàng thường xuyên của bạn và những gì họ mua nhiều nhất. Dựa vào dữ liệu này, các chương trình khuyến mãi có thể được triển khai.
• Báo cáo: Cuối ngày, bạn cần nắm được tình hình tài chính và mức tồn kho. 

Một yếu tố quan trọng khác của hệ thống POS là máy chủ an toàn có thể lưu trữ tất cả dữ liệu của bạn một cách an toàn. Điều này có thể đạt được theo 2 cách:

1. Máy chủ tại cửa hàng: Máy chủ tại cửa hàng cần có cơ sở lưu trữ vật lý và do đó đòi hỏi đầu tư vốn.

 Ngoài ra, nó cũng cần đội ngũ IT chuyên dụng để bảo trì và cập nhật máy chủ liên tục để tránh bị tấn công.

2. Máy chủ đám mây: Vì được lưu trữ trực tuyến, nên máy chủ đám mây không chiếm bất kỳ không gian vật lý nào trong cửa hàng của bạn và có thể được nhà cung cấp POS của bạn bảo trì.

• Kết nối hệ thống POS của bạn với đám mây giúp hệ thống di động và linh hoạt hơn. Hệ thống của bạn dễ dàng di chuyển hơn vì nó không cần kết nối dây với máy chủ. Nó chỉ cần một bộ định tuyến tốt để kết nối internet.
• Nó cũng cung cấp cho bạn quyền tự do quản lý doanh nghiệp từ xa ở bất kỳ đâu trên thế giới. Tất cả những gì bạn cần là đăng nhập vào máy chủ đám mây để truy cập các giao dịch của mình.

Hệ thống điểm bán hàng (POS) hoạt động như thế nào?

Để dễ hình dung, hãy tưởng tượng bạn đang  mua hàng ở cửa hàng A:

1. Bạn chọn sản phẩm và đến quầy thanh toán.
2. Nhân viên thu ngân quét mã vạch từng sản phẩm. Máy quét mã vạch sẽ thông báo cho hệ thống POS biết bạn đang mua gì.
3. Hệ thống POS tự động tra cứu giá cả và tính toán tổng số tiền. Hệ thống cũng sẽ tính đến thuế hoặc chiết khấu (nếu có).
4. Thu ngân nhìn thấy tổng số tiền trên màn hình và có thể in hóa đơn cho bạn.
5. Bạn thanh toán cho khoản mua hàng của mình.
6. Hệ thống POS tự động cập nhật kho hàng. Hệ thống sẽ đánh dấu các mặt hàng bạn mua là đã bán để cửa hàng biết những gì còn trong kho. Việc cập nhật này có thể xảy ra sau mỗi lần bán hàng hoặc vào cuối ngày.

Hệ thống POS giúp cửa hàng theo dõi doanh số bán hàng, quản lý kho hàng và thu tiền từ khách hàng. 

Ngoài ra, hệ thống POS còn có một số tính năng khác như:

• Cho phép quản lý nhiều cửa hàng từ một giao diện duy nhất.
• Theo dõi dữ liệu bán hàng để tạo báo cáo và phân tích.
• Quản lý nhân viên và ca làm việc.
• Tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống quản lý kho hàng (WMS) hoặc hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Hệ thống POS là một công cụ quan trọng cho bất kỳ cửa hàng bán lẻ nào muốn hoạt động hiệu quả và có lợi nhuận.

Kết nối giữa POS và ERP (Hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp)

Việc sử dụng hệ thống POS tại các quầy giúp ích cho doanh nghiệp trong giao dịch và xuất hóa đơn. 

Ngoài ra, hệ thống POS và ERP cũng được kết nối với nhau để phục vụ kế toán, hàng tồn kho và quản lý hồ sơ khách hàng. Khi tích hợp hệ thống POS với hệ thống ERP, sẽ đồng bộ dữ liệu giữa hàng tồn kho, kế toán và các bản ghi khác. 

Tuy nhiên, ngoài lựa chọn tích hợp POS với ERP, quản lý có thể sử dụng hệ thống ERP đã có sẵn chức năng POS. 

Đọc thêm bài viết: SKU là gì? Hướng dẫn nhanh quy trình thiết lập SKU với ERPNext

Sử dụng tính hệ thống điểm bán hàng (POS) trong ERPNext

ERPNext cung cấp một giải pháp POS dễ sử dụng và đầy đủ tính năng, giúp bạn quản lý bán hàng hiệu quả. Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng tính năng POS trong ERPNext.

1. Cài đặt

Để thiết lập hệ thống điểm bán hàng trong ERPNext, bạn cần tạo sẵn những thứ sau:

• Mặt hàng
• Khách hàng
• Hồ sơ POS
• Phương thức thanh toán được định cấu hình

2. Quy trình thiết lập Điểm bán hàng (POS) 5 bước trong ERPNext

Dưới đây là hướng dẫn thiết lập POS 5 bước:

Bước 1: Thiết lập Hàng tồn kho

Sử dụng module Quản lý Hàng tồn kho (Stock) của ERPNext để tích hợp kho hàng và tự động ghi sổ vào sổ cái hàng tồn kho (Stock Ledger).

Bật tính năng “Kiểm kê liên tục” (perpetual inventory) trong Cài đặt kho hàng (Stock Settings) để đảm bảo hệ thống cập nhật số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực.

Bước 2: Thêm giá sản phẩm

Thiết lập giá cho các sản phẩm của bạn bằng tính năng “Giá sản phẩm” (Item Price).

Bạn có thể tạo một hoặc nhiều Bảng giá (Price List) tùy theo nhiều loại tiền tệ, chương trình khuyến mãi theo chi nhánh, v.v.

Bước 3: Cấu hình Hồ sơ POS (POS Profile)

Tạo Hồ sơ Điểm bán hàng (POS Profile). Bạn có thể thiết lập nhiều hồ sơ cho từng cửa hàng bán lẻ.

Một Hồ sơ POS có thể chứa một hoặc nhiều người dùng. Thu ngân cũng có thể tạo Phiếu đóng tiền mặt (Cash Closing Vouchers).

Bước 4: Mở POS

• Trong thanh tìm kiếm, nhập “POS” và chọn “Open POS”. Giao diện POS sẽ mở ra.
• Chọn Khách hàng (bạn có thể cấu hình một khách hàng là “Bán hàng tiền mặt / Tên chi nhánh”).
• Thêm các mặt hàng mà khách hàng muốn mua. Bạn có thể tìm kiếm sản phẩm theo Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Số serial hoặc Barcode (Mã vạch). Bạn cũng có thể chọn quét Barcode (mã vạch) hoặc số serial của sản phẩm bằng máy quét.
•  Nhấp vào nút “Thanh toán” để tiến hành giao dịch và hoàn tất thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ (theo cách thiết lập phương thức thanh toán trong Hồ sơ POS). ERPNext sẽ tự động tính toán tiền thừa trong trường hợp khách hàng thanh toán nhiều hơn số tiền cần thanh toán.

Bước 5: Xuất hóa đơn cho khách hàng

Bạn có thể chọn mẫu mặc định để in Hóa đơn bán hàng POS được tạo bởi hệ thống trong Hồ sơ POS.

3. Bán hàng

Sau khi thiết lập các bước cần thiết, bạn có thể bắt đầu sử dụng tính năng bán hàng trong ERPNext.

4. Trả hàng

ERPNext cũng cho phép bạn xử lý các giao dịch trả hàng.

Trong màn hình POS, nhấp vào menu và chọn “Danh sách đơn hàng gần đây”. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt command + O để truy cập.

Chọn hóa đơn đã thanh toán và nhấp vào nút “Trả hàng”.

ERPNext sẽ đưa bạn trở lại màn hình POS, nhưng lần này với số lượng và giá tiền âm. Kiểm tra lại các sản phẩm được trả và giữ lại những sản phẩm bạn muốn hoàn tiền.

Ví dụ: Khách hàng chỉ trả lại 1 sản phẩm sữa rửa mặt

ERPNext sẽ tự động tạo hóa đơn trả hàng POS.

5. Phím tắt trong POS

ERPNext cung cấp một số phím tắt bàn phím để giúp việc bán hàng nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Kết luận

Bài viết trên đã cung cấp thông tin về các thành phần của một hệ thống POS thông thường và cách chúng hoạt động cùng nhau để tạo hóa đơn. Trong khi POS xử lý các giao dịch tại quầy, bạn cũng cần có một hệ thống ERP để quản lý hàng tồn kho, kế toán và các hoạt động khác của doanh nghiệp.

Nói một cách đơn giản, POS giống như máy tính tiền được nâng cấp, giúp tính tiền và in hóa đơn bán hàng. POS trong ERPNext giống như một trợ lý toàn diện, hỗ trợ bạn quản lý mọi mặt của doanh nghiệp, từ hàng hóa đến tài chính. Nếu bạn quan tâm đến POS trong ERPNext có thể tham khảo MBW – Đối tác chính thức và duy nhất của ERPNext tại thị trường Việt Nam. Để nhận tài khoản trải nghiệm DEMO miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 090 150 8000 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây để được hỗ trợ nhanh nhất!