Hệ thống ERP là nền tảng vận hành quan trọng cho doanh nghiệp, kết nối tài chính, mua hàng, bán hàng, kho vận và sản xuất trên một luồng dữ liệu thống nhất. Nhưng khi quy mô thay đổi, số lượng chi nhánh tăng lên hoặc mô hình kinh doanh mở rộng sang kênh mới, hệ thống được chọn từ nhiều năm trước thường không còn theo kịp.
Hầu hết doanh nghiệp đều nhận ra điều này, nhưng khó tìm được thời điểm để xử lý. Trong cả năm hoạt động, quý 4 là giai đoạn hội tụ nhiều điều kiện thuận lợi nhất cho một quyết định chuyển đổi ERP.
1. Lập kế hoạch chiến lược cho năm tới
Quý 4 là giai đoạn các doanh nghiệp bước vào kỳ đánh giá hiệu quả hoạt động của mình trong năm qua, bao gồm toàn diện từ con người, quy trình, hiệu suất kinh doanh đến những trở ngại làm chậm sự tăng trưởng. Và hệ thống ERP lỗi thời thường là một trong số những nguyên nhân đó.
Bằng việc triển khai hệ thống ERP mới trong quý 4, các công ty có thể bắt đầu năm mới bằng việc chuẩn hóa lại quy trình hoặc xây dựng quy trình vận hành mới trên nền tảng của một hệ thống phù hợp hơn, mạnh mẽ hơn. Trong bối cảnh các doanh nghiệp đều đang chạy đua công nghệ, việc chọn được một hệ thống ERP phù hợp sẽ là chiến lược kinh doanh quan trọng giúp hiện thực hóa các mục tiêu về bán hàng, tăng trưởng và mở rộng.
2. Tối ưu hóa việc sử dụng ngân sách
Quý 4 là giai đoạn duy nhất trong năm mà ngân sách năm hiện tại và kế hoạch chi năm tiếp theo được xem xét song song. Nhiều doanh nghiệp phân bổ ngân sách công nghệ từ đầu năm nhưng chưa sử dụng hết, đồng thời ban lãnh đạo đang xây dựng kế hoạch đầu tư cho năm sau.
Một đề xuất chuyển đổi ERP trình ở thời điểm này được đánh giá trên hai cơ sở cùng lúc: nó giải quyết những điểm nghẽn vừa được ghi nhận trong kỳ đánh giá năm, và nó phục vụ trực tiếp cho các mục tiêu tăng trưởng vừa đặt ra. Cũng đề xuất đó trình vào giữa năm thường bị dời sang kỳ sau. Yếu tố quyết định không phải số tiền, mà là thời điểm quyết định được đặt lên bàn.
3. Giảm thiểu tối đa sự gián đoạn hoạt động
Quý 4 thường chứng kiến sự chậm lại tự nhiên trong hoạt động của nhiều ngành. Trong khi ngành bán lẻ và thương mại điện tử đạt đỉnh điểm vào mùa lễ hội, các lĩnh vực như sản xuất, xây dựng và dịch vụ B2B có thể gặp phải tình trạng giảm khối lượng công việc.
Với doanh nghiệp sản xuất, cơ khí, vật liệu và dịch vụ B2B, quý 4 là giai đoạn sản lượng ổn định và nhân sự có quỹ thời gian tiếp cận hệ thống mới – điều kiện lý tưởng để triển khai tháng 10 và 11, vận hành song song tháng 12, chuyển đổi hoàn toàn từ đầu năm. Với chuỗi bán lẻ và nhà phân phối, đây lại là cao điểm chuẩn bị hàng Tết. Lộ trình hợp lý hơn là dùng tháng 10 để chuẩn hóa danh mục hàng hóa và dữ liệu nền, đào tạo nhóm nòng cốt, vận hành thử tại một vài điểm bán, chốt số dư cuối năm và triển khai diện rộng sau mùa cao điểm.
4. Mốc đầu năm tài chính là điểm chuyển đổi sạch nhất
Phần lớn doanh nghiệp Việt Nam có kỳ kế toán năm trùng với năm dương lịch. Nếu chuyển đổi vào giữa năm, số liệu của năm đó sẽ nằm rải trên hai nền tảng với hai bộ mã hàng, hai cách tính giá vốn và hai logic tồn kho, buộc kế toán phải hợp nhất thủ công khi lập báo cáo.
Ngược lại, chuẩn bị trong quý 4 và vận hành từ đầu năm tài chính cho phép số dư cuối kỳ của hệ thống cũ trở thành số dư đầu kỳ của hệ thống mới, và cả năm kế tiếp nằm gọn trong một nền tảng duy nhất. Đây là khác biệt giữa một điểm chuyển đổi và một mối nối – chọn đúng thời điểm cắt giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn chi phí đối chiếu và loại bỏ rủi ro giải trình chênh lệch về sau.
5. Cải thiện báo cáo cuối năm và quản lý tài chính
Với doanh nghiệp đang vận hành trên nhiều hệ thống rời rạc, chốt sổ cuối năm là giai đoạn tiêu tốn nguồn lực lớn nhất của khối tài chính. Tồn kho, doanh thu và công nợ đều phải đối chiếu thủ công, mỗi chênh lệch lại kéo theo một chu trình truy vết ngược.
Khi các bộ phận vận hành trên cùng một cơ sở dữ liệu, chứng từ được ghi nhận một lần tại nguồn và tự động phản ánh vào sổ sách. Giá trị mang lại là kép: thời gian ra báo cáo rút ngắn từ vài tuần xuống vài ngày, và ban lãnh đạo có số liệu đủ tin cậy, đủ sớm để ra quyết định thay vì nhận báo cáo khi kỳ kinh doanh đã khép lại.
6. Sự sẵn có và đào tạo nhân viên
Nguyên nhân phổ biến nhất khiến các dự án ERP không đạt kỳ vọng không nằm ở năng lực phần mềm, mà ở mức độ chấp nhận của người sử dụng. Khi nhân viên chưa thành thạo nhưng đã phải xử lý khối lượng công việc lớn, họ quay lại các công cụ quen thuộc và hệ thống mới trở thành nơi nhập liệu bổ sung.
Quý 4 thường cho phép thêm thời gian để đào tạo nhân viên mà không làm gián đoạn hoạt động hàng ngày. Doanh nghiệp có thể chia nhỏ đào tạo theo lộ trình, cho nhân sự thao tác trên dữ liệu thật và điều chỉnh những điểm chưa phù hợp trước khi hệ thống chạy chính thức.
Nhân viên có thể nắm vững các quy trình và luồng công việc mới, đảm bảo hệ thống ERP được sử dụng tối đa ngay từ đầu năm. Việc đào tạo hiệu quả giúp tối đa hóa lợi tức đầu tư (ROI) và làm cho quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn.
7. Duy trì khả năng cạnh tranh trong năm mới
Các hệ thống ERP hiện đại cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường. Dữ liệu thời gian thực, phân tích nâng cao và hoạt động tích hợp mang lại cho các công ty lợi thế cạnh tranh đáng kể với các doanh nghiệp vẫn còn vận hành thủ công trên các tài liệu giấy hoặc excel.
Mô hình quản trị data-centric nhấn mạnh vào năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp trong thời kỳ mới được quyết định rất lớn bởi dữ liệu mà doanh nghiệp đang nắm giữ – cụ thể là dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc nâng cấp trong quý 4 đảm bảo các doanh nghiệp bắt đầu năm mới với đầy đủ trang bị để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả và duy trì sự linh hoạt trên thị trường.
Tại sao nên chọn ERPNext?
ERPNext là một hệ thống ERP toàn diện dựa trên nền tảng web, được thiết kế để quản lý tất cả các khía cạnh hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, phân phối hoặc dịch vụ. Hệ thống cung cấp các tích hợp sẵn có, chức năng API và các mô-đun trong một nền tảng duy nhất, và được đánh giá cao về tính dễ dùng & thân thiện với người dùng. Được tin dùng tại hơn 100 quốc gia và hỗ trợ hơn 30 ngôn ngữ, ERPNext là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp toàn cầu.
- Chi phí không tăng theo số lượng người dùng. Với mô hình cấp phép theo user của các ERP thương mại, mỗi lần mở thêm chi nhánh hay tăng thêm nhân sự đều phát sinh phí bản quyền. ERPNext không áp dụng mô hình này, nghĩa là chi phí phần mềm không trở thành rào cản khi doanh nghiệp tăng trưởng.
- Phạm vi nghiệp vụ đầy đủ trên một nền tảng. Tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, nhân sự và quan hệ khách hàng vận hành trên cùng một cơ sở dữ liệu, không phải mua từng phân hệ rời rồi đầu tư thêm cho tích hợp.
- Khả năng tùy chỉnh theo thực tế vận hành. Là nền tảng mã nguồn mở, ERPNext cho phép điều chỉnh quy trình theo cách doanh nghiệp đang làm, thay vì buộc doanh nghiệp đổi cách làm cho vừa giới hạn của phần mềm.
Tại sao nên chọn MBW Digital?
Hiện MBW Digital là đối tác triển khai ERPNext chính thức duy nhất tại Việt Nam. Với đầy đủ chứng chỉ năng lực được Frappe cấp, đồng thời kinh nghiệm thực tế từ nhiều dự án triển khai ERPNext ở nhiều lĩnh vực, MBW Digital cam kết cao trong việc đồng hành cùng sự chuyển đổi thành công cho doanh nghiệp.
Để đáp ứng tốt hơn mô hình kinh doanh của Việt Nam, MBW Digital đã phát triển MBW Next bổ sung phần bản địa hóa còn thiếu: hệ thống tài khoản kế toán theo chuẩn Việt Nam, kết nối hóa đơn điện tử, giải pháp bán hàng tại điểm cho chuỗi nhiều chi nhánh, cùng các phân hệ quản lý kho và kiểm định chất lượng đầu vào theo cách các nhà máy trong nước thực sự vận hành.
Kết luận
Chuyển đổi ERP hiếm khi được đánh giá là cấp bách, và vì vậy thường bị trì hoãn từ năm này sang năm khác. Nhưng chi phí của việc trì hoãn không biến mất – nó tích lũy dưới dạng thời gian đối chiếu số liệu, sai lệch tồn kho, quyết định chậm và cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ.
Quý 4 là giai đoạn duy nhất trong năm doanh nghiệp đồng thời có đủ ba điều kiện: dữ liệu đánh giá cụ thể về điểm nghẽn của hệ thống hiện tại, ngân sách và thẩm quyền quyết định đang mở, và một mốc thời gian tự nhiên để bắt đầu vận hành mà không cắt ngang năm tài chính. Ba điều kiện này không cùng xuất hiện ở bất kỳ thời điểm nào khác trong năm. Đó là lý do các doanh nghiệp chủ động về chiến lược thường đưa quyết định chuyển đổi hệ thống vào chính giai đoạn này, thay vì chờ đến khi hệ thống cũ thực sự không còn vận hành được.
Anh/chị đang tìm hiểu một hệ thống ERP phù hợp hơn và lộ trình triển khai phù hợp, hãy đăng ký tư vấn với MBW Digital tại đây
