Nếu chưa từng tìm hiểu, trải nghiệm phần mềm ERP và CRM, có thể bạn sẽ nhầm lẫn chức năng của 2 hệ thống này trong số hóa, quản trị doanh nghiệp. Nội dung bài viết dưới đây giúp doanh nghiệp hiểu cụ thể về vai trò của phần mềm ERP và CRM, gợi ý lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu sử dụng của quản lý.
ERP và CRM là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là phần mềm hỗ trợ quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh của một tổ chức. Hệ thống này tích hợp nhiều chức năng quan trọng như quản lý nhân lực, sản xuất, kho hàng, tài chính, kế toán, chuỗi cung ứng,… Mục tiêu chính của ERP là tạo ra một hệ thống thông tin đồng nhất, giúp tăng cường hiệu suất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
CRM (Customer Relationship Management – Quản lý quan hệ khách hàng) là phần mềm được sử dụng để quản lý quan hệ và tương tác với khách hàng. CRM giúp tổ chức theo dõi thông tin về khách hàng, quản lý tương tác, xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại và tiềm năng. Các tính năng của CRM bao gồm quản lý liên lạc, quản lý bán hàng, quản lý dịch vụ khách hàng, quản lý chiến lược tiếp thị và phân tích dữ liệu khách hàng để đưa ra quyết định chiến lược.
ERP và CRM khác nhau như thế nào?
Cả CRM và ERP đều hướng đến mục tiêu cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty – hệ thống ERP tập trung vào toàn bộ tổ chức, còn phần mềm CRM tập trung vào mảng khách hàng của doanh nghiệp bạn.
- ERP cho phép các tổ chức quản lý các hoạt động cốt lõi. Quản lý có thể tự động hóa và giám sát các hoạt động hàng ngày liên quan đến kế toán, quản lý dự án, quy trình chuỗi cung ứng, quản lý rủi ro và tuân thủ. Trong hệ thống ERP có thể bao gồm phân hệ CRM.
- CRM cải thiện mối quan hệ giữa công ty và khách hàng. CRM giúp đơn giản hóa quy trình bán hàng và dịch vụ khách hàng để nâng cao trải nghiệm của khách hàng và thúc đẩy lợi nhuận.
SAP ERP, ERPNext hay Oracle: Đâu là giải pháp quản trị dành cho doanh nghiệp của bạn?
4 điểm tương đồng chính của phần mềm ERP và CRM
Tất cả các hệ thống ERP và CRM đều giúp đơn giản hóa hoạt động, tạo ra sự giao tiếp, hiệu quả và tính chính xác tốt hơn trong toàn công ty. Chúng thực hiện điều này bằng cách lưu trữ và phân tích dữ liệu trong một hệ thống. Cả hai đều có các đặc điểm:
- An toàn, dữ liệu tập trung hơn khi quản lý trên nhiều nền tảng khác nhau.
- Dễ sử dụng vì cả 2 hệ thống đều là mô hình dịch vụ phần mềm (SaaS)
- Giúp tối ưu hóa thời gian khi thu thập và báo cáo dữ liệu
- Cung cấp báo cáo chính xác về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ tài chính đến số liệu bán hàng
So sánh chi tiết phần mềm ERP và phần mềm CRM
Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt trong tính năng ERP và CRM, dưới đây bảng so sánh ERP và CRM, dựa trên 1 số khía cạnh:
| ERP | CRM | |
| SaaS dựa trên đám mây | Phần mềm ERP cho phép lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây. Điều này giúp người dùng truy cập thông tin chính xác, cập nhật mọi lúc mọi nơi, trên bất kỳ thiết bị nào. | Nhiều phần mềm CRM cũng cho phép lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây. Điều này giúp người dùng truy cập thông tin chính xác, cập nhật mọi lúc mọi nơi, trên bất kỳ thiết bị nào. |
| Cơ sở dữ liệu | Phần mềm ERP hoạt động như một trung tâm dữ liệu đáng tin cậy, thu thập thông tin từ các hệ thống khác nhau trong công ty để tạo ra một nguồn dữ liệu chính xác và nhất quán. | Phần mềm CRM thu thập, lưu trữ dữ liệu về khách hàng tiềm năng, khách hàng dự định và khách hàng hiện tại, khách hàng trung thành. Từ đó, nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về nhu cầu, lịch sử tương tác… của khách hàng. |
| Tích hợp phần mềm | Các công ty có thể tích hợp các phần mềm như tính lương, kế toán và CRM để tạo ra cái nhìn toàn diện về hiệu suất hoạt động của công ty trên nhiều bộ phận. ERP cũng có thể tích hợp với Google, dropbox, Shopify… | Các công ty có thể tích hợp CRM với các công cụ hỗ trợ quản lý hành trình của khách hàng hoặc quy trình bán hàng, chẳng hạn như nền tảng thương mại điện tử và hệ thống tự động hóa tiếp thị. |
| Tự động hóa | Các công ty có thể tận dụng tính năng tự động hóa của hệ thống ERP – chẳng hạn như tạo báo cáo và xuất hóa đơn tự động – để nâng cao hiệu quả kinh doanh thông qua việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. | Tính năng tự động hóa của CRM – ví dụ như tự động chấm điểm khách hàng tiềm năng và phân luồng các yêu cầu dịch vụ khách hàng đến nhân viên phụ trách phù hợp – cho phép người dùng quản lý hành trình của khách hàng tốt hơn. |
| Báo cáo & phân tích | Báo cáo và phân tích hệ thống ERP chủ yếu tập trung vào việc lập kế hoạch nguồn lực, hiệu suất và dự đoán xu hướng thị trường, nhu cầu khách hàng, tình hình tài chính.
ERP có phân hệ về nhân sự tiền lương, mua hàng, bán hàng, sản xuất… đều có thể xuất dữ liệu, báo cáo liên quan. |
CRM cung cấp báo cáo về tình hình khách hàng hiện tại trong doanh nghiệp. Một số CRM cung cấp các công cụ để thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh, chẳng hạn như cách khách hàng, khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng dự định tương tác với các thương hiệu đối thủ. Hệ thống CRM cũng có thể tổng hợp nội dung về tình hình thị trường, bao gồm cả tin tức về đối thủ cạnh tranh. |
| Phân tích dữ liệu | Hệ thống ERP có khả năng phân tích dữ liệu để dự đoán những kết quả có thể xảy ra dựa trên điều kiện thị trường, tình hình hoạt động và hiệu suất của công ty. Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định chiến lược chủ động hơn. | Phân tích dữ liệu để cung cấp các xu hướng và dự đoán khả năng thành công, giúp các công ty đưa ra những quyết định chủ động và mang tính chiến lược liên quan đến quản lý chu trình bán hàng, cải thiện mức độ hài lòng khách hàng,.. |
| Quản lý tài chính | Hệ thống ERP thường đi kèm với các mô-đun tài chính và kế toán tích hợp sẵn hoặc cho phép tích hợp với các phần mềm khác. Các mô-đun này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và thậm chí dự đoán doanh thu, chi phí và nhu cầu tài nguyên. Quá trình này thường được thực hiện thông qua tự động hóa, báo cáo và phân tích dữ liệu. | Mặc dù CRM không tập trung vào việc quản lý tài chính của công ty, nhiều hệ thống CRM vẫn cung cấp các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định tài chính hợp lý. Một trong những tính năng đó là “giá trị trọn đời của khách hàng” (CLV), giúp dự đoán giá trị lâu dài mà khách hàng có thể mang lại cho công ty. |
| Dịch vụ khách hàng | Module dịch vụ khách hàng của hệ thống ERP giúp các công ty xử lý các quy trình ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng, bao gồm: chu kỳ và quy trình bán hàng, vòng đời khách hàng, thanh toán và xuất hóa đơn, quản lý quan hệ khách hàng,… | Hệ thống CRM (Quản lý Quan Hệ Khách Hàng) cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ quản lý dịch vụ khách hàng, bao gồm: phân luồng yêu cầu, lịch sử giao dịch, quản lý công việc và nhắc nhở,…. |
| Quản lý chuỗi cung ứng | Hệ thống ERP có thể hợp lý hóa việc quản lý chuỗi cung ứng bằng cách tổng hợp các hoạt động vào một bảng điều khiển duy nhất để phối hợp và hiển thị tốt hơn giữa các nhóm, cũng như sử dụng tự động hóa để loại bỏ thành phần con người trong các nhiệm vụ quản lý chuỗi cung ứng dư thừa, chẳng hạn như lập kế hoạch nguồn lực và lập hoá đơn. | Bởi vì CRM theo dõi lịch sử mua hàng của khách hàng, dự đoán giá trị vòng đời của khách hàng và đưa ra các kịch bản có thể xảy ra về nhu cầu của khách hàng, nên nó có thể giúp các nhà quản lý chuỗi cung ứng biết nên dự trữ những gì và khi nào. Tuy nhiên, CRM không hỗ trợ lập kế hoạch nguồn lực chuyên sâu như hệ thống ERP. |
| Quản lý sản xuất | Khả năng quản lý sản xuất của hệ thống ERP tập trung vào việc giám sát và báo cáo để giúp các công ty loại bỏ sự thiếu hiệu quả có thể làm chậm sản xuất. Nó cũng giúp các công ty biết khi nào nguồn lực phải được đặt hàng, ở đâu và khi nào chúng phải đến để đáp ứng nhu cầu sản xuất, đồng thời tránh được các chi phí không cần thiết phát sinh do thời gian lưu trữ dồi dào trước khi sản xuất. | CRM cung cấp các công cụ quản lý sản xuất hạn chế so với ERP; tuy nhiên, nó cung cấp những hiểu biết sâu sắc về xu hướng tiêu dùng có thể giúp các công ty biết tốc độ sản xuất lý tưởng cần thiết để đáp ứng nhu cầu. |
| Thu thập và tích hợp tất cả dữ liệu liên quan đến khách hàng | Một số hệ thống ERP cung cấp hồ sơ khách hàng giống như CRM đã từng làm nhưng nhiều hệ thống làm như vậy thông qua tùy chọn tích hợp CRM. | CRM thu thập dữ liệu thích hợp để xây dựng hồ sơ về từng khách hàng liên hệ – bao gồm cả khách hàng tiềm năng, khách hàng tiềm năng và khách hàng. CRM cung cấp cái nhìn 360 độ về sở thích, nhân khẩu học, lịch sử tương tác và thông tin liên hệ của họ. |
| Tiếp thị | Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tiếp thị, nhiều hệ thống ERP hiện nay có sẵn phân hệ CRM, hoặc cho phép tích hợp dễ dàng CRM hay các công cụ Marketing Automation. | CRM cung cấp đầy đủ tính năng hỗ trợ quản lý tiếp thị, với khả năng phân khúc khách hàng, khách hàng tiềm năng và khách hàng tiềm năng; phân tích sở thích và nhân khẩu học của người mua; gắn thẻ các liên hệ để đưa vào chiến dịch; gửi email hàng loạt dựa trên phân khúc; tạo các chiến dịch tiếp thị từ các mẫu; tạo tài liệu tiếp thị qua thư trực tiếp; tự động phân tán chiến dịch (bao gồm cả chiến dịch nhỏ giọt); phân tích phân tích phản hồi và thực hiện phân tích đối thủ cạnh tranh. |
| Quản lý chu trình bán hàng | Nhiều hệ thống ERP cho phép tích hợp CRM để giúp các công ty người dùng quản lý chu trình bán hàng. | CRM cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để quản lý quy trình bán hàng và chu trình bán hàng, bao gồm báo cáo quy trình bán hàng rõ ràng, dự báo doanh số, hồ sơ và phân tích khách hàng và khách hàng tiềm năng, công cụ khởi chạy và mở rộng thương mại điện tử, ghi điểm khách hàng tiềm năng, nhắc nhở tương tác, theo dõi lịch sử giao dịch, khách hàng. giá trị trọn đời (CLV), khả năng phân tích dự đoán và các công cụ giúp đại diện bán hàng cá nhân hóa mọi tương tác với khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng. |
Tích hợp CRM trong ERP: Quản trị liền mạch, tăng trưởng 20%
Trong kinh doanh, một khách hàng có thể tương tác với nhiều bộ phận khác nhau của công ty, từ marketing, bán hàng đến chăm sóc khách hàng. Để tạo ra trải nghiệm liền mạch và nhất quán cho khách hàng, các doanh nghiệp nên tích hợp hệ thống CRM và ERP giúp doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm khách hàng, gia tăng hiệu quả hoạt động và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.
Theo Nucleus Research, một công ty nghiên cứu công nghệ, việc tích hợp CRM với các ứng dụng nội bộ khác có thể mang lại “năng suất tăng lên trong các bộ phận bán hàng, dịch vụ và vận hành, đồng thời giúp doanh nghiệp tăng trưởng từ 20 đến 30%”.
Tại sao tích hợp CRM và ERP lại quan trọng?
- Tránh sai sót và thất thoát: Dữ liệu không nhất quán giữa hai hệ thống có thể dẫn đến sai sót trong đơn hàng, báo cáo doanh thu không chính xác, thậm chí là mất mát lợi nhuận.
- Hiểu rõ khách hàng hơn: Bằng cách kết hợp dữ liệu từ CRM (như hành vi mua hàng) với dữ liệu từ ERP (như lịch sử giao dịch), doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về khách hàng, từ đó đưa ra các chiến lược marketing và bán hàng hiệu quả hơn.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Nhân viên chăm sóc khách hàng có thể dễ dàng tra cứu thông tin khách hàng từ một hệ thống duy nhất, giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Tăng doanh thu: Bằng cách nắm bắt thông tin khách hàng tốt hơn, doanh nghiệp có thể gia tăng doanh thu thông qua bán hàng chéo, đề xuất sản phẩm phù hợp và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi.
Lựa chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn
Để thích ứng với những thách thức của doanh nghiệp hiện đại và giành lợi thế cạnh tranh, các nhà lãnh đạo cần những công cụ phù hợp dành cho doanh nghiệp.
Cho dù mục tiêu là cải thiện khả năng giữ chân khách hàng, tinh gọn hóa kế toán, tăng doanh số bán hàng hay kiểm soát tốt hơn các vấn đề về chuỗi cung ứng, hệ thống CRM và ERP đều hỗ trợ doanh nghiệp bằng cách thống nhất dữ liệu trên một nền tảng duy nhất và cung cấp cái nhìn chi tiết về tất cả các quy trình.
Giải pháp ERPNext có sẵn phân hệ CRM giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện trên 1 nền tảng
ERPNext là một giải pháp ERP mã nguồn mở toàn diện, cung cấp toàn diện các tính năng từ tài chính, nhân sự, crm, kho hàng,….với chi phí phải chăng, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể và tích hợp với các công cụ khác mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng.
Phân hệ CRM trong ERPNext giúp doanh nghiệp:
- Quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả: Theo dõi khách hàng tiềm năng, phân loại khách hàng tiềm năng, Gán các nhiệm vụ và hoạt động theo dõi cho từng khách hàng tiềm năng, đảm bảo họ được quan tâm và chăm sóc đúng lúc, Theo dõi hiệu quả của các hoạt động nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và chuyển đổi họ thành khách hàng chính thức.
- Quản lý cơ hội bán hàng: Theo dõi tiến độ của từng cơ hội bán hàng từ khi bắt đầu đến khi chốt đơn hàng, phân phối cơ hội bán hàng cho nhân sự, dự báo doanh thu, phân tích báo cáo
- Tự động hóa quy trình bán hàng: Hỗ trợ doanh nghiệp gửi mail tự động, lập lịch nhắc nhở, báo cáo tự động
- Dễ dàng kết nối, tích hợp với các công cụ khác
Phân hệ CRM trong ERPNext cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để quản lý khách hàng toàn diện, kết nối với các phân hệ khác trên ERPNext, bạn quản lý toàn bộ quy trình về khách hàng và bán hàng trong doanh nghiệp.
CRM trong ERPNext phù hợp để triển khai doanh nghiệp nhiều lĩnh vực, có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của người dùng. Để nhận tư vấn chi tiết, dùng thử CRM trong ERPNext để đánh giá tổng quan mức độ phù hợp, doanh nghiệp đừng quên “Đăng ký tư vấn” hoặc liên hệ với đội ngũ MBW Đối tác triển khai ERPNext chính thức và duy nhất tại thị trường Việt Nam) qua Hotline 090 150 8000.
Liên hệ với đội ngũ tư vấn và triển khai MBW, chúng tôi sẽ giới thiệu giải pháp quản lý phù hợp nhất với bạn.
