Trong bối cảnh kinh doanh năng động và biến đổi không ngừng, việc duy trì sự linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động là điều ngày càng quan trọng đối với các công ty. Đặc biệt, các doanh nghiệp phân phối phải đối mặt với những thách thức riêng biệt như quản lý chuỗi cung ứng phức tạp, tối ưu hóa mức tồn kho và đáp ứng nhu cầu của khách hàng kịp thời, tiết kiệm chi phí. 

Đây là lúc các giải pháp ERP phân phối được thiết kế chuyên sâu, có phân hệ  DMS có thể giúp doanh nghiệp quản lý liền mạch toàn bộ hoạt động, từ mua hàng, sản xuất đến phân phối, bán hàng trên một nền tảng tích hợp duy nhất. Với phân hệ DMS trên nền tảng ERP, doanh nghiệp phân phối quản lý toàn diện kênh phân phối, kết nối đội ngũ làm việc ngoài thị trường với văn phòng và bộ phận sản xuất.

1. 5 tiêu chí của một hệ thống ERP Phân phối chuẩn mực

ERP phân phối tức hệ thống hoạch định nguồn lực dành cho doanh nghiệp lĩnh vực phân phối, được thiết kế để quản lý và tích hợp nhiều quy trình kinh doanh(bán hàng, mua hàng, chuỗi cung ứng,…) khác nhau dành cho doanh nghiệp phân phối. Nói cách khác, ERP phân phối giống như một “trung tâm chỉ huy” giúp bạn điều hành mọi hoạt động kinh doanh của mình, từ mua hàng, quản lý kho, xử lý đơn hàng, cho đến tài chính, khách hàng và chuỗi cung ứng. Tất cả đều được tích hợp trên một nền tảng duy nhất, giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm thời gian, công sức xử lý thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý & vận hành của doanh nghiệp. ERP cho doanh nghiệp phân phối được thiết kế để giúp doanh nghiệp:

• Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả: Cải thiện dòng chảy hàng hóa (Flow of product – bao gồm nguyên liệu và dịch vụ từ nhà cung cấp thông qua các tổ chức trung gian và chuyển thành các sản phẩm để phân phối đến khách hàng cuối, giảm thiểu tồn kho và tối ưu hóa chi phí logistics.
• Tối ưu hóa hoạt động: Tự động hóa nhiều tác vụ, giảm rủi ro sai sót và nâng cao năng suất.
• Cải thiện hiệu quả và năng suất tổng thể: Đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác dựa trên dữ liệu, giúp  doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn.
• Phản ứng nhanh nhạy với thị trường: Theo dõi dữ liệu theo thời gian thực để nắm bắt kịp thời các xu hướng và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

Một hệ thống ERP Phân phối cần đáp ứng một số tiêu chí sau:

Thứ nhất, đáp ứng đầy đủ các chức năng của một hệ thống ERP tiêu chuẩn: Bao gồm các mô đun như Tài chính kế toán; Mua hàng; Bán hàng; Kho hàng; Sản xuất; Quản trị nhân sự HRM; Quản lý quan hệ khách hàng CRM; Các phân hệ khác như LMS, Dự án, Công việc, HelpDesk…  

Thứ 2, ERP cho doanh nghiệp phân phối phải giải quyết được bài toán quản trị kênh phân phối (Kênh GT hay OTC, Ontrade, OffTrade…)  thông qua đội ngũ Sales thị trường (hay phải có phân hệ DMS trên phần mềm ERP). Toàn bộ quy trình Sell in; Sell out hay các mô hình phân phối 2 cấp, 3 cấp, nhiều cấp đều có thể được xử lý trên hệ thống ERP.  Đồng thời có ứng dụng hỗ trợ cho hoạt động bán hàng, đi thị trường của đội ngũ nhân viên Sales, Audit…

Thứ 3, Xu hướng doanh nghiệp phân phối hiện nay là mở rộng sang nhiều kênh bán hàng mới bên cạnh các kênh truyền thống, đặc biệt là kênh D2C (bán lẻ trực tiếp từ doanh nghiệp đến người tiêu dùng qua cửa hàng, chuỗi cửa hàng). Do đó, một hệ thống ERP Phân phối hiệu quả cần hỗ trợ đa dạng kênh bán hàng bao gồm kênh GT (bán hàng cho các đại lý), kênh B2C (bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng), kênh bán hàng online (Website, TMĐT), kênh bán hàng qua chuỗi cửa hàng,…

Thứ 4, giải pháp ERP cần có khả năng cấu hình linh hoạt với mô hình quản trị, vận hành của từng doanh nghiệp phân phối khác nhau. Ví dụ: Mô đun Bán hàng cần phải đáp ứng được yêu cầu về xây dựng chương trình khuyến mãi của cả doanh nghiệp Hàng tiêu dùng và cả ngành Dược phẩm, điện tử điện lạnh.

Đồng thời, ERP phải có khả năng tích hợp với các hệ thống quản trị mà doanh nghiệp đang sử dụng, ví dụ như hệ thống kế toán, các phần mềm quản lý bán hàng… để liên thông dữ liệu. Ví dụ, ERP phân phối tích hợp với sàn thương mại điện tử hỗ trợ  nhận đơn hàng trực tuyến từ sàn thương mại điện tử và tự động tạo đơn hàng bán hàng trong ERP.

Thứ 5, ERP Phân phối phải cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp và các phòng ban liên quan bức tranh toàn diện về toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thông qua hệ thống báo cáo, dashboard.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm ERP là gì? Thời điểm nào DN nên triển khai ERP

2. Vấn đề khi tìm hiểu và triển khai ERP phân phối

Thứ nhất, thiếu hụt giải pháp ERP chuyên biệt cho ngành phân phối. Hầu hết các giải pháp ERP trên thị trường được thiết kế chung cho nhiều ngành nghề (thậm chí chỉ thay đổi tên: ERP + Lĩnh vực), dẫn đến việc thiếu đi các tính năng chuyên sâu dành riêng cho hoạt động phân phối. Các tính năng quản lý kênh phân phối, quản lý giá cả và chương trình khuyến mãi, quản lý đơn hàng và giao hàng phức tạp thường không được đáp ứng đầy đủ.

Thứ 2, kinh nghiệm triển khai ERP phân phối còn hạn chế. ERP Phân phối vô cùng phức tạp, trong từng ngành nghề (hàng tiêu dùng, dược phẩm, xây dựng, vật tư nông nghiệp) bài toán vận hành cũng khác nhau. Vì vậy, nếu doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP không có kinh nghiệm cung cấp các giải pháp công nghệ thông tin, tiếp xúc với nhiều khách hàng trong ngành sẽ rất khó tư vấn và triển khai thành công 1 giải pháp ERP Phân phối thực thụ

Thứ 3, Tốn chi phí tích hợp DMS và ERP. DMS được ví như “cánh tay nối dài” của ERP, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động bán hàng và phân phối. Doanh nghiệp có kênh bán hàng đa dạng, đặc biệt là kênh bán hàng trực tiếp (Sales thị trường), thì việc triển khai DMS là điều hiển nhiên. Để DMS và ERP hoạt động đồng bộ thì việc tích hợp là điều cần thiết. Tuy nhiên, quy trình tích hợp đòi hỏi nguồn lực tài chính đáng kể. Ngoài ra, việc tích hợp còn tốn thời gian, có thể kéo dài từ vài tháng đến vài năm khiến doanh nghiệp gặp phải gián đoạn trong hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Hơn nữa, cũng giống như việc triển khai các hệ thống ERP khác, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các vấn đề như:  

• Chi phí đầu tư cao: Để triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần mất khá nhiều loại chi phí, bao gồm chi phí mua phần mềm, chi phí lắp đặt, chi phí đào tạo nhân viên,…
• Thời gian triển khai lâu: Việc triển khai hệ thống ERP thường mất nhiều thời gian và có thể gây gián đoạn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Yêu cầu nguồn nhân lực có trình độ: Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân viên có trình độ để vận hành và bảo trì hệ thống ERP hiệu quả.

3. MBW ERP Phân phối có gì khác biệt so với các giải pháp ERP trên thị trường?

4 điểm nổi bật khác biệt của MBW ERP phân phối so với các hệ thống ERP khác: 

• MBW ERP Phân phối cung cấp module DMS ngay trên hệ thống ERP
• Quản lý trưng bày sản phẩm bằng AI
• Cung cấp dữ liệu tiềm năng thị trường
• Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ chuyên sâu trên hệ thống ERP phân phối

Nội dung dưới đây phân tích chi tiết 4 điểm khác biệt trên, kèm giao diện thực tế trên phần mềm.

a, MBW ERP Phân phối cung cấp module DMS ngay trên hệ thống ERP

DMS là một phân hệ được MBW phát triển trên nền tảng ERPNext

Phân hệ DMS dành riêng cho các doanh nghiệp có hoạt động phân phối thông qua đội ngũ bán hàng Sales thị trường. Thay vì đầu tư vào phần mềm DMS riêng biệt, MBW ERP cung cấp giải pháp trọn gói giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động bán hàng “Sell In – Sell Out” trên kênh phân phối, kết nối liền mạch tất cả các thành viên từ nhà sản xuất, văn phòng công ty, nhà phân phối, đại lý điểm bán và đội ngũ bán hàng thị trường.

Quản lý tuyến

• Tối ưu cung đường di chuyển cho nhân viên: Thay vì tốn thời gian để sắp xếp tuyến cho từng nhân viên, phần mềm sẽ tự động tối ưu, đề xuất cung đường di chuyển hợp lý dành cho nhân viên, dựa trên: vị trí của nhân viên; quãng đường ngắn nhất, hướng di chuyển…. 

• Theo dõi vị trí nhân viên bán hàng theo thời gian thực, đảm bảo nhân viên đang ở đâu? có thực hiện đúng lộ trình và hoàn thành nhiệm vụ theo kế hoạch hay không?
• Phân chia tuyến đường bán hàng theo khu vực, sản phẩm, khách hàng,… giúp quản lý hiệu quả và linh hoạt.

Giám sát viếng thăm khách hàng

• Ghi nhận lịch sử viếng thăm khách hàng của nhân viên bán hàng, bao gồm thời gian đến, thời gian đi, hoạt động thực hiện tại điểm bán.
• Theo dõi tần suất viếng thăm khách hàng của từng nhân viên, đảm bảo họ thực hiện đầy đủ nhiệm vụ và chăm sóc khách hàng hiệu quả.
• Phân tích hiệu quả viếng thăm khách hàng, từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp để nâng cao hiệu quả bán hàng.

Giám sát thực hiện KPIs (nhân viên)

• Thiết lập các chỉ tiêu hiệu suất (KPIs) cho từng nhân viên bán hàng, bao gồm doanh số bán hàng, số lượng khách hàng mới, tỷ lệ chốt đơn,…
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện KPI của từng nhân viên theo thời gian thực, giúp kịp thời phát hiện những vấn đề và đưa ra giải pháp  hỗ trợ.
• Bảng xếp hạng hiệu quả bán hàng của từng nhân viên, tạo động lực thi đua và nâng cao năng suất làm việc.

Bản đồ khách hàng

• Hiển thị trực quan vị trí các khách hàng trên bản đồ, giúp nhân viên bán hàng dễ dàng xác định và di chuyển đến điểm bán.
• Phân loại khách hàng theo tiềm năng, doanh thu, ngành hàng,… giúp nhân viên bán hàng tập trung vào những khách hàng tiềm năng nhất.

APP SFA dành riêng cho đội ngũ nhân viên thị trường trên mobile

MBW SFA là ứng dụng bán hàng dành cho đội ngũ nhân viên Sales thị trường (tương tự như ứng dụng DMS), giúp đơn giản hóa công việc hàng ngày của đội ngũ nhân viên đi thị trường, bao gồm, hoạt động đi tuyến, chăm sóc khách hàng (Đại lý/điểm bán), Đặt hàng, Kiểm tồn kho, triển trai chương trình bán hàng,… bằng ứng dụng di động. 

App SFA dành cho đội ngũ nhân viên thị trường trên mobile trên MBW ERP Phân phối

Tính năng nổi bật của MBW SFA

• Quản lý tuyến bán hàng, danh sách các đại lý chăm sóc trong ngày. Danh sách điểm bán được sắp xếp tối ưu theo cung đường di chuyển.
• Chuẩn hóa quy trình chăm sóc đại lý từ chấm công – check in – kiểm tồn – chụp ảnh – Đặt hàng – áp dụng khuyến mãi ….
• Hỗ trợ phát triển thị trường mới nhờ khả năng mở mới đại lý ngay trên app mobile. Khách hàng ngay lập tức được cập nhật trên hệ thống để chăm sóc
• Đặt hàng trực tuyến ngay tại điểm bán và theo dõi trạng thái đơn hàng. Quản lý số lượng hàng tồn kho thực tế 
• Hệ thống báo cáo điểm bán như công nợ, tồn kho, lịch sử mua hàng… để Sales chủ động đi thị trường
• Hệ thống báo cáo cá nhân như tiến trình thực hiện KPIs, danh sách điểm bán đã chăm sóc….

b, Quản lý trưng bày sản phẩm bằng AI

Một điểm vượt trội của MBW ERP cho doanh nghiệp phân phối so với các giải pháp ERP khác trên thị trường đó là cung cấp giải pháp quản lý và giám sát hoạt động trưng bày hàng hóa tại điểm bán lẻ nhờ áp dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) trong nhận dạng hình ảnh. Hỗ trợ nâng cao độ chính xác và khách quan trong đánh giá hoạt động Trade marketing, đồng thời tiết kiệm thời gian, công sức của nhân viên bán hàng, Audit. 

03 khả năng chính:

1. Nhận diện sản phẩm: Tự động nhận diện sản phẩm từ hình ảnh nhân viên gửi về qua thiết bị di động.
2. Đếm số lượng sản phẩm: Tự động đếm số lượng sản phẩm trong từng bức ảnh, dưới nhiều góc chụp.
3. Chấm điểm trưng bày: Tự động chấm điểm trưng bày “Đạt / Không đạt” dựa trên tiêu chí của doanh nghiệp.

Quy trình chấm điểm trưng bày sản phẩm bằng AI trên MBW ERP phân phối

c, Cung cấp dữ liệu tiềm năng thị trường

Dữ liệu thị trường là giải pháp lần đầu tiên xuất hiện tại thị trường Việt Nam. MBW ERP Phân phối ứng dụng công nghệ Geo AI, Big Data và Digital Map để trực quan hóa dữ liệu, từ đó doanh nghiệp có thể tìm kiếm mọi thông tin trên thị trường về một khu vực địa lý nào tại Việt Nam. 

Nguồn dữ liệu được lấy từ dữ liệu của Tổng cục thống kê, Meta (Facebook) và WorldPop, cung cấp đầy đủ thông tin dân cư tại một khu vực hành chính bất kỳ.  MBW ERP Phân phối cung cấp 3  dữ liệu chính sau:

Doanh nghiệp phân phối ứng dụng dữ liệu thị trường vào giải quyết các bài toán: 

• Đánh giá tiềm năng lãnh thổ bán hàng

• Tìm kiếm lãnh thổ bán hàng: Xác định mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp (doanh thu, thị phần, đối tượng khách hàng,..) tìm kiếm những khu vực mới để bán sản phẩm.
• Quy hoạch lãnh thổ bán hàng: Chia nhỏ khu vực đảm bảo mỗi khu vực đều có tiềm năng bán hàng và dễ dàng quản lý, phân công  nhân viên bán hàng phụ trách từng khu vực bán hàng, dựa trên năng lực và kinh nghiệm.
• So sánh tiềm năng từng lãnh thổ bán hàng: Thu thập và phân tích dữ liệu về các yếu tố ảnh hưởng đến tiềm năng bán hàng, ví dụ như: dân số, thu nhập, mật độ dân cư, …Xác định điểm mạnh và điểm yếu của từng khu vực.
• Xây dựng chỉ tiêu KPIs dành cho từng đội Sales: Dựa trên mục tiêu bán hàng, lựa chọn các chỉ tiêu KPIs để đánh giá hiệu quả hoạt động của đội ngũ bán hàng, ví dụ như: doanh thu bán hàng, số lượng khách hàng tiềm năng,….
• Đánh giá thị phần, độ phủ kênh phân phối của doanh nghiệp: toàn bộ vị trí điểm bán được hiển thị trực quan trên bản đồ số, mô phỏng chân thực độ bao phủ thị trường của nhãn hàng
• Định biên nhân sự cho từng khu vực bán hàng: Xác định khu vực có tiềm năng bán hàng cao sắp xếp nhân viên cho hợp lý, bố trí nhân viên phù hợp với đặc điểm của từng khu vực bán hàng.

• Đánh giá tiềm năng vị trí điểm bán lẻ

•  Đánh giá số lượng khách hàng có thể mua sắm tại điểm bán: Phân tích dữ liệu về dân số, lưu lượng giao thông, doanh thu bán hàng của các điểm bán lân cận.
• Đánh giá khả năng tiếp cận điểm bán dựa trên mạng lưới giao thông và tiện ích công cộng: Phân tích  mạng lưới giao thông xung quanh điểm bán (xe buýt, taxi, đường bộ,…), các điểm đỗ xe gần điểm bán.
• Địa điểm thích hợp tổ chức các hoạt động Trade Marketing: Đánh giá lưu  lượng khách hàng tại các khu vực khác nhau, theo dõi số lượng khách hàng tham gia và phản hồi của khách hàng sau mỗi hoạt động Trade Marketing.
•  So sánh tiềm năng kinh doanh từng điểm bán: Dựa trên các tiêu chí dung lượng thị trường, khả năng tiếp cận, chi phí vận hành, doanh thu thực tế,…

d, Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ chuyên sâu trên hệ thống ERP phân phối

Hệ thống ERP đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phân phối, tuy nhiên, những mô tả chung chung về chức năng thường khiến doanh nghiệp khó hình dung cách thức áp dụng thực tế. Hiểu được điều này, MBW ERP Phân phối sẽ đi sâu vào chi tiết từng tính năng, minh họa cụ thể cách thức vận hành trong môi trường phân phối, giúp doanh nghiệp mường tượng rõ ràng hơn về lợi ích thiết thực mà hệ thống mang lại.

Quản lý chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp phân phối

Chuỗi cung ứng là một trong các yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh của một doanh nghiệp so với đối thủ cùng ngành, cùng lĩnh vực. MBW ERP giúp doanh nghiệp phân phối quản lý toàn diện chuỗi cung ứng, từ đầu vào – đầu ra thông qua việc đơn giản hóa các hoạt động phức tạp, từ nguyên liệu thô đến thành phẩm và đưa chúng đến tay khách hàng. Bằng cách tích hợp các chức năng quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng – từ lập kế hoạch nhu cầu và mua sắm đến sản phẩm và phân phối – hệ thống MBW ERP hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng hiệu quả nhu cầu của khách hàng đồng thời kiểm soát chi phí.

Mô hình vận hành chuỗi cung ứng

Module Quản lý bán hàng 

Thị trường bán lẻ ngày nay đang chứng kiến sự bùng nổ của các kênh bán hàng mới bên cạnh kênh truyền thống. Doanh nghiệp phân phối cần nhanh chóng thích ứng với xu hướng này để tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng và gia tăng doanh thu. Phân hệ Bán hàng ERP ra đời như giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các kênh bán hàng đa dạng, bao gồm:

• Kênh truyền thống (DMS): Quản lý bán hàng cho đại lý, nhà bán hàng, hỗ trợ giao hàng, thu hồi công nợ, theo dõi hiệu quả hoạt động.
• Kênh bán hàng qua website: Tạo website bán hàng chuyên nghiệp, tích hợp giỏ hàng, thanh toán trực tuyến, quản lý đơn hàng và khách hàng.
• Kênh bán hàng qua cửa hàng: Quản lý bán hàng tại cửa hàng, tích hợp máy bán hàng POS, quản lý kho hàng, nhân viên bán hàng.
• Kênh bán hàng qua sàn thương mại điện tử: Kết nối với các sàn TMĐT phổ biến như Shopee, Lazada, Tiki, quản lý sản phẩm, đơn hàng, đánh giá khách hàng.

Một số tính năng vượt trội của Module Bán hàng MBW ERP Phân phối

• Quản lý đa dạng biến thể sản phẩm: Các doanh nghiệp phải quản lý hàng nghìn sản phẩm với các màu sắc, kích cỡ, hình dạng, độ hoàn thiện khác nhau. MBW ERP sản phẩm có thể lưu trữ dưới dạng một mẫu chính và các dạng biến thể khác nhau. Ví dụ: Áo Polo màu đỏ size S….
• Quản lý đơn hàng: Nhận đơn hàng trực tiếp từ mọi kênh bán hàng. Theo dõi tiến độ đơn hàng từ khi đặt hàng đến giao hàng. 
• Kiểm soát số Seri sản phẩm: Theo dõi tình trạng sản phẩm theo thời gian thực; vị trí từng sản phẩm; vòng đời sản phẩm và hỗ trợ tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng bằng quét mã vạch.
• Quản lý lô hàng: Lưu trữ ngày sản xuất và ngày hết hạn. Phân tích hạn sử dụng, dự đoán thời gian hết hạn và lên kế hoạch bán hàng, tiêu thụ hoặc xử lý kịp thời, tránh lãng phí.
• Thiết lập chương trình khuyến mãi: Chạy các chương trình khuyến mãi, ưu đãi hấp dẫn thu hút khách hàng. Tọa mã giảm giá, voucher để kích thích mua sắm. Triển khai chương trình khuyến mãi đa dạng, đặc biệt với các ngành hàng phức tạp như FMCG.
• Bán hàng theo gói: Khuyến khích khách hàng chi tiền bằng cách nhóm một số mặt hằng hoặc sản phẩm và bán chúng với một đơn giá duy nhất.

Module quản lý kho hàng

Module quản lý kho hàng hỗ trợ doanh nghiệp phân phối quản lý giá trị, số lượng, thông tin của vật tư, quá trình luân chuyển và sử dụng vật tư, đặc biệt, Module kho hàng có thể liên thông dữ liệu với nhiều mô đun khác từ đó doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình trạng kho hàng, tối ưu hóa hoạt động kho.

Khi liên thông dữ liệu với phân hệ DMS, phân hệ kho hàng có thể tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho bởi khi có đơn hàng bán hàng được tạo trong DMS, hệ thống ERP sẽ tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho tương ứng, đảm bảo thông tin chính xác và cập nhật theo thời gian thực. Ví dụ: Khi nhân viên bán hàng tạo đơn hàng trong DMS, hệ thống ERP sẽ tự động trừ số lượng hàng hóa đã bán khỏi kho và cập nhật số lượng còn lại. Ngoài ra, phân hệ kho hàng ERP phân phối có thể cảnh báo khi hết hàng, giúp nhân viên kho hàng chủ động xử lý.

4 Tính năng của Module quản lý kho hàng

• Quản lý nhiều kho cùng lúc: Hỗ trợ tạo lập và quản lý thông tin chi tiết về nhiều kho hàng khác nhau, bao gồm vị trí, diện tích, sức chứa… Phân chia kho theo khu vực, chức năng để dễ dàng sắp xếp và quản lý hàng hóa. Theo dõi tình trạng tồn kho theo từng kho, từng mặt hàng, số lượng hàng bán, số lượng hàng khuyến mại, số lượng hàng tặng  một cách dễ dàng
• Quản lý hàng hóa chi tiết: Phân loại sản phẩm theo danh mục, nhóm, nhãn hiệu… khoa học. Cung cấp đầy đủ thông tin sản phẩm chi tiết, bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, hình ảnh, giá bán. 
• Quản lý xuất nhập kho linh hoạt: Tạo các phiếu xuất nhập kho khi nhận hàng từ nhà cung cấp hay bán hàng cho khách hàng.  Quản lý chi tiết đến từng phiếu nhập, xuất kho, đối với xuất kho thường sẽ có nhiều loại xuất kho như xuất bán (từ phiếu bán), xuất đổi trả, xuất hàng sampling, xuất hàng KM, xuất biếu tặng, xuất khác…. 
• Tối ưu hóa hoạt động kho: Đề xuất điểm đặt hàng tối ưu dựa trên lịch sử tiêu thụ và dự báo nhu cầu. Cảnh báo tồn kho thấp, hết hàng, giúp doanh nghiệp chủ động bổ sung hàng hóa kịp thời. Hỗ trợ kiểm kê hàng hóa định kỳ, theo dõi sự hao hụt, thất thoát.

Module nhân sự

Module nhân sự là một phần quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực và tính lương một cách hiệu quả, hỗ trợ doanh nghiệp phân phối quản lý toàn bộ vòng đời nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, sử dụng, giữ chân, rời đi), bảng công, tiền lương, phúc lợi, hiệu suất…Từ đó doanh nghiệp có thể quản lý nguồn nhân lực một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Đặc biệt MBW ERP hỗ trợ quản lý đa loại hình nhân sự, làm việc tại đa chi nhánh, đa địa điểm kinh doanh, phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp phân phối.

MBW ERP Phân phối còn xây dựng ứng dụng dành riêng cho từng nhóm nhân sự:

– MBW SFC App: Ứng dụng dành cho đội ngũ nhân viên cửa hàng, phù hợp với doanh nghiệp phân phối có mô hình chuỗi cửa hàng. Ứng dụng hỗ trợ quản lý ca kíp, điều chuyển nhân sự, chấm công hiệu quả.

– MBW ESS App: Employee Self Service (ESS) – Quản lý nhân viên tự phục vụ là phần mềm đầu tiên tại Việt Nam được phát triển phục vụ nhu cầu truyền thông nội bộ & kết nối nhân viên với doanh nghiệp, cho phép nhân viên truy cập, tự quản lý thông tin và nghiệp vụ liên quan đến nhân sự của riêng họ thông qua Ứng dụng di động, từ bất kỳ đâu.

Đặc biệt, Module nhân sự có thể liên thông dữ liệu với phân hệ DMS cho phép đồng bộ dữ liệu KPIs, xử lý vấn đề công lương cho đội sales. Thông thường, cơ chế lương cho nhân viên Sales thị trường được tính theo công thức sau:

THU NHẬP = [LƯƠNG CƠ BẢN + KPI 1 + KPI 2 + KPI 3 + … KPI n + PHỤ CẤP] – [BẢO HIỂM + THUẾ + CÁC LOẠI QUỸ]

Công thức tính công lương cơ bản được thiết lập sẵn trên phần mềm, toàn bộ dữ liệu trên DMS (dữ liệu về KPIs, dữ liệu về phụ cấp như số km di chuyển, xăng xe,…) đều được cập nhật trên hệ thống do đó kết quả tính toán được đảm bảo chính xác nhất. Bảng lương hoàn thành được gửi online về thiết bị di động cho nhân viên Sales kiểm tra. Nếu có sai sót, nhân viên sẽ gửi yêu cầu chỉnh sửa và bộ phận kế toán sẽ xem xét, xử lý ngay trên phần mềm. 

Module mua hàng

Phân hệ quản lý mua hàng MBW ERP áp dụng những công nghệ, quy trình mới nhất trong việc theo dõi và kiểm soát việc mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, giá mua, công nợ… đảm bảo việc mua hàng thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hóa phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu chủng loại, chất lượng tốt với chi phí hợp lý.

Tính năng chính của phân hệ mua hàng trên hệ thống MBW ERP Phân phối

• • Quản lý yêu cầu mua hàng: Quản lý các yêu cầu mua hàng theo lệnh sản xuất, dự án hay nhu cầu của các phòng ban… Kiểm tra tồn kho tối thiểu, tối đa để lên kế hoạch mua hàng. Ngoài ra, cho phép duyệt trực tiếp trên các phiếu yêu cầu, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Đánh giá mức độ ưu tiên của phiếu yêu cầu.
  • Quản lý Nhà cung cấp và Báo giá: Hỗ trợ lưu trữ và quản lý chi tiết nhà cung cấp, danh mục hàng hóa, yêu cầu báo giá và đơn đặt hàng. Nhà cung cấp có tài khoản để gửi yêu cầu và thực hiện đặt hàng. Chọn và so sánh giá của các nhà cung cấp.

• Quản lý đơn hàng mua: Quản lý đơn hàng mua trong nước/nhập khẩu, tự động hạch toán thuế GTGT, thuế nhập khẩu và nhiều loại thuế khác, quản lý và phân bổ các chi phí mua hàng. 

• Đánh giá nhà cung cấp: Với tính năng bảng điểm, doanh nghiệp có thể đánh giá nhà cung cấp, thiết lập tính điểm, vị thế nhà cung cấp, thiết lập tiêu chí, sử dụng các biến số trong thẻ điểm nhà cung cấp và các công thức có thể đánh giá được.

Danh sách gợi ý, đánh giá nhanh 8 phần mềm quản lý mua hàng online miễn phí, tốt nhất phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam

Module sản xuất

Module sản xuất tích hợp các công cụ cần thiết cho việc lập kế hoạch sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, theo dõi tiến độ sản xuất, và kiểm tra chất lượng sản phẩm. Với khả năng tự động hóa các quy trình quan trọng và cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực, module Sản Xuất của ERPNext giúp doanh nghiệp giảm lãng phí, nâng cao hiệu suất và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động mà còn hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược chính xác hơn, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

4. Ưu điểm của MBW ERP Phân phối

Tiết kiệm chi phí

• Miễn phí bản quyền phần mềm: ERPNext là nền tảng mã nguồn mở vì vậy doanh nghiệp không cần mất thêm chi phí mua phần mềm.
• Không tốn chi phí tích hợp phần mềm DMS: MBW ERP Phân phối cung cấp phân hệ DMS trên nền tảng ERP giúp doanh nghiệp phân phối không cần mua thêm phần mềm DMS hay chi trả cho dịch vụ tích hợp, tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.

• Mở rộng không tính phí: ERPNext sở hữu công nghệ No code (nền tảng phát triển phần mềm hoàn toàn không sử dụng mã)và Low code (nền tảng phát triển phần mềm sử dụng giao diện kéo thả), cho phép doanh nghiệp mở rộng tính năng nhanh chóng và dễ dàng mà không cần đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp.

Quản lý trên một nền tảng duy nhất

Nếu như trước đây doanh nghiệp phân phối phải theo dõi giải pháp DMS và ERP trên hai hệ thống khác nhau khiến dữ liệu rời rạc, khó theo dõi thì giờ đây MBW ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động kinh doanh từ một nền tảng duy nhất, giúp tăng tính hiệu quả và sự liên kết giữa các phòng ban, giảm thiểu các lỗ hổng và sai sót trong quá trình quản lý doanh nghiệp.

Theo dõi hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian thực

ERP cho doanh nghiệp phân phối cho phép bạn theo dõi thông tin quan trọng của công ty theo thời gian thực, bao gồm mức tồn kho, trạng thái đơn hàng và hiệu quả tài chính. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, kịp thời đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng.

Khi doanh nghiệp nắm bắt được mức tồn kho của từng mặt hàng theo thời gian thực, doanh nghiệp sẽ chủ động đẩy sản phẩm tồn kho lâu ngày bán trước, đảm bảo chất lượng hàng hóa luôn tốt nhất, tránh lãng phí và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

Xây dựng chương trình chăm sóc khách hàng hiệu quả

Từ các dữ liệu khách hàng được cung cấp trên hệ thống, doanh nghiệp phân phối có thể lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến khách hàng như thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, giao dịch, hợp đồng cho đến các tương tác trước đây, giúp đánh giá hành vi mua hàng và tương tác của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng chương trình chăm sóc khách hàng hiệu quả, giữ chân khách hàng trung thành.

Doanh nghiệp tìm hiểu thêm về MBW ERP phân phối qua video dưới đây.

5. Cách triển khai Erp phân phối hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu của doanh nghiệp

Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và yêu cầu cụ thể của mình. Điều này bao gồm việc hiểu rõ những thách thức hiện tại, các quy trình cần cải thiện, và các kết quả mong đợi từ hệ thống ERP.

Bước 2: Tìm đơn vị có kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên có năng lực

Chọn một đơn vị triển khai ERP có kinh nghiệm nhiều năm trong ngành phân phối để đảm bảo họ hiểu rõ đặc thù và yêu cầu của doanh nghiệp. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên cần có năng lực và sẵn sàng tham gia vào quá trình triển khai. Điều này bao gồm các nhân viên IT và những người chịu trách nhiệm về quy trình nghiệp vụ sẽ được ERP hỗ trợ.

“MBW đã có 10 năm cung cấp giải pháp số hóa kênh phân phối, với kinh nghiệm đã tư vấn cho hàng nghìn tập đoàn, doanh nghiệp, nhà phân phối lớn nhỏ thuộc mọi lĩnh vực, ngành nghề, MBW hiểu rõ những đặc thù, thách thức mà doanh nghiệp thương mại – phân phối thường gặp phải. 

MBW là đối tác chính thức và duy nhất triển khai ERPNext tại thị trường Việt Nam. Chúng tôi có khả năng may đo, phát triển thêm các tính năng phù hợp với nhu cầu, mô hình vận hành của doanh nghiệp phân phối.”

Bước 3: Chọn sản phẩm đáp ứng yêu cầu

Đảm bảo rằng sản phẩm ERP phân phối được chọn có đầy đủ các phân hệ cơ bản của một hệ thống ERP và đáp ứng đầy đủ  yêu cầu của thể của doanh nghiệp về tính năng, khả năng mở rộng, và tích hợp với các hệ thống hiện tại.

Bước 4: Xây dựng quy trình triển khai thử nghiệm

Phối hợp với đơn vị triển khai ERP để xây dựng quy trình triển khai thử nghiệm, bao gồm các giai đoạn, thời gian và tài nguyên cần thiết.

Bước 5: Tiến hành triển khai thử nghiệm và triển khai toàn bộ

Thực hiện giai đoạn triển khai thử nghiệm để kiểm tra tính đúng đắn và hiệu quả của hệ thống ERP. Sau khi hoàn thành thử nghiệm thành công, triển khai toàn bộ hệ thống ERP cho toàn bộ doanh nghiệp.

Bước 6: Nghiệm thu đánh giá

Cuối cùng, tiến hành nghiệm thu để đánh giá kết quả triển khai ERP, đảm bảo hệ thống hoạt động tốt và đáp ứng được các yêu cầu ban đầu của doanh nghiệp.

6. Kết luận

Quản lý có vô vàn lựa chọn khi tìm kiếm đối tác triển khai ERP cho doanh nghiệp phân phối. Tuy nhiên, quý doanh nghiệp có thể tham khảo và nhận trải nghiệm demo giải pháp ERP phân phối được triển khai bởi MBW. 

So với các hệ thống ERP khác trên thị trường, giải pháp MBW ERP phân phối cung cấp đầy đủ tính năng cơ bản của một hệ thống ERP và còn có thêm phân hệ DMS ngay trên hệ thống ERP, giúp quản lý toàn diện các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp phân phối, ngoài ra còn có rất nhiều điểm vượt trội so với các giải pháp ERP phân phối trên thị trường. 

Để được tư vấn 1-1 về ERP phân phối, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến hotline: 090 150 8000 hoặc đăng ký nhận tài liệu và trải nghiệm demo miễn phí MBW ERP phân phối qua form đăng ký bên dưới.