Trong quá trình xây dựng, vận hành và quản trị, doanh nghiệp gặp một số vấn đề như: Chậm trễ trong thực hiện quy trình kinh doanh, tồn kho vượt mức, thiếu xuyên suốt thông tin giữa các phòng ban, tối ưu hóa cục bộ. Giải pháp ERP ra đời và phát triển nhằm giúp doanh nghiệp xử lý những vấn đề trên, tối ưu hóa hoạt động quản trị và doanh nghiệp. Tính đến thời điểm hiện tại, ERP là phần mềm quản lý toàn diện nhất cho doanh nghiệp. Nội dung bài viết dưới đây, thông tin thêm về hệ thống ERP là gì, lợi ích, module tính năng kèm lợi ích thực tế của ERP, giới thiệu một số ERP nổi bật phù hợp cho Doanh nghiệp triển khai tại thị trường Việt Nam.

ERP là gì?

ERP là viết tắt của từ “Enterprise Resource Planning“, tức là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là một hệ thống phần mềm tích hợp được thiết kế để quản lý và tổ chức toàn bộ hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp hoặc tổ chức.

ERP giúp tự động hóa và tối ưu hóa nhiều quy trình khác nhau trong doanh nghiệp, bao gồm quản lý kho, đơn hàng, tài chính, nhân sự, sản xuất, và hệ thống dịch vụ khách hàng giúp cải thiện hiệu suất, giảm thiểu lỗi và tăng cường khả năng ra quyết định cho doanh nghiệp. Nói một cách đơn giản, hệ thống ERP giúp thống nhất con người, quy trình kinh doanh cốt lõi và công nghệ trong toàn tổ chức.

Phần mềm ERP đã trở thành lựa chọn phổ biến của hầu hết các công ty có quy mô nhất định vì nó mang lại những cải tiến thực sự. Mặc dù giá trị lớn nhất mà một công ty nhìn thấy từ công nghệ này có thể khác nhau, đây là những lợi thế toàn cầu then chốt mà ERP mang lại:

• Tiết kiệm chi phí: Tự động hóa, giảm lỗi, tối ưu hóa nguồn lực.
• Hiển thị quy trình làm việc: Truy cập thông tin, theo dõi dự án, hiệu suất.
• Báo cáo/Phân tích: Theo dõi KPI, so sánh dữ liệu, hiểu tác động.
• Thông tin chi tiết: Dữ liệu thời gian thực, xu hướng tác động, ra quyết định tốt hơn.
• Tuân thủ & Bảo mật: Luồng công việc phê duyệt, báo cáo tài chính tuân thủ, bảo mật dữ liệu.
• Quản lý rủi ro: Kiểm soát tài chính, giảm gian lận, dữ liệu chính xác, xử lý gián đoạn kinh doanh.
• Khả năng mở rộng: Đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai, thích ứng với thay đổi.
• Tính linh hoạt: Hỗ trợ quy trình và mục tiêu, xây dựng quy trình làm việc, báo cáo tự động.
• Tùy chỉnh: Tích hợp, bổ sung tính năng, kết hợp với giải pháp nội bộ.
• Quản lý khách hàng & đối tác: Cung cấp thông tin chi tiết, trao đổi thông tin, theo dõi mức độ hài lòng.

Hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu quả hoạt động đến tăng cường khả năng ra quyết định và quản lý rủi ro. Nếu bạn đang tìm cách nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, ERP có thể là một giải pháp phù hợp cho bạn.

Sơ lược về lịch sử ERP: Từ thẻ giấy đến thiết bị di động thông minh

1. Khởi đầu (1913)

Kỹ sư Ford Whitman Harris phát triển mô hình EOQ (Economic Order Quantity) để quản lý hàng tồn kho và lên lịch sản xuất. Mô hình này sử dụng công thức toán học để xác định số lượng đặt hàng tối ưu, giúp giảm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động. EOQ được áp dụng rộng rãi trong các nhà máy sản xuất trong nhiều thập kỷ.

2. Phát triển (1964)

Công ty Black and Decker áp dụng hệ thống MRP (Material Requirements Planning) – Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu. Hệ thống này sử dụng máy tính để tự động hóa việc tính toán nhu cầu vật liệu dựa trên dự báo sản xuất, giúp cải thiện độ chính xác và giảm thời gian lập kế hoạch. MRP là một bước tiến quan trọng trong quản lý sản xuất và được sử dụng phổ biến cho đến đầu thập niên 1980.

3. Mở rộng (1983)

Hệ thống MRP II (Manufacturing Resource Planning) – Lập kế hoạch nguồn lực sản xuất ra đời. Hệ thống này mở rộng MRP bằng cách tích hợp thêm các chức năng quản lý khác như tài chính, kế toán, nhân sự, mua hàng, kho bãi, v.v. MRP II giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng và tạo ra một cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh.\

4. Tiền thân của ERP (Thập niên 70 & 80):

Các nhà phát triển phần mềm bắt đầu áp dụng các ý tưởng của MRP II vào các lĩnh vực khác ngoài sản xuất, dẫn đến sự ra đời của các hệ thống quản lý chuyên biệt như:

• Hệ thống tài chính (Financial Management Systems)
• Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management Systems)
• Hệ thống quản lý dữ liệu nhân sự (Human Resource Management Systems)

5. Ra đời ERP (1990)

Các hệ thống quản lý chuyên biệt được tích hợp thành một hệ thống tổng thể, được gọi là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP). ERP giúp doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động kinh doanh từ tài chính, kế toán, nhân sự, sản xuất, kho bãi, bán hàng, marketing, v.v. trên một nền tảng thống nhất.

Lịch sử phát triển của hệ thống ERP cho thấy sự tiến bộ không ngừng trong việc quản lý doanh nghiệp. Từ những mô hình đơn giản như EOQ đến các hệ thống phức tạp như ERP, mục tiêu luôn là nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp

Qua hơn 100 năm từ khi khởi đầu phát triển, đến nay, hệ thống ERP đã thể hiện rõ vai trò và lợi ích trong tổ chức, quản lý các phòng ban trong doanh nghiệp, trên nền tảng số. Dưới đây, là vai trò, lợi ích thiết thực của phần mềm ERP với doanh nghiệp.

1. Nền tảng quản lý tài nguyên hiệu quả

• Giúp nhà lãnh đạo tái phân bổ nhân lực và tài chính hợp lý.
• Xây dựng quy trình kinh doanh hiệu quả, tiết kiệm chi phí.

2. Cải thiện khả năng cộng tác

• Cung cấp thông tin chi tiết về hàng tồn kho, đơn hàng, dự báo nhu cầu.
• Hỗ trợ nhân viên so sánh, điều chỉnh và giải quyết vấn đề.
• Nâng cao khả năng giao tiếp và cộng tác giữa các bộ phận.

3. Cung cấp dữ liệu và phân tích

• Biến dữ liệu thành báo cáo và biểu đồ trực quan.
• Giúp mô hình hóa kết quả và đưa ra quyết định sáng suốt.

Cách thức hoạt động của hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Bước 1: Nhập dữ liệu

Mỗi bộ phận nhập dữ liệu liên quan đến công việc của họ vào hệ thống ERP. Ví dụ, bộ phận bán hàng nhập thông tin về đơn hàng, bộ phận kho hàng nhập số lượng hàng tồn kho, v.v.

Bước 2: Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực

 Dữ liệu được nhập vào hệ thống ERP sẽ được cập nhật liên tục, đảm bảo mọi người trong doanh nghiệp luôn có quyền truy cập vào thông tin mới nhất.

Bước 3: Chia sẻ thông tin

Tất cả thông tin trong hệ thống ERP đều được chia sẻ với các bộ phận có liên quan. Ví dụ, bộ phận marketing có thể sử dụng dữ liệu bán hàng để lên kế hoạch chiến dịch tiếp thị hiệu quả hơn.

Bước 4: Cải thiện hiệu quả

Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động bằng cách tự động hóa các quy trình, loại bỏ việc trùng lặp dữ liệu và giúp đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Ví dụ: Một công ty bán lẻ sử dụng hệ thống ERP để theo dõi lượng hàng tồn kho trong tất cả các cửa hàng của họ. Hệ thống này giúp họ đảm bảo rằng luôn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời tránh tình trạng tồn kho quá nhiều.

Hệ thống ERP bao gồm các chức năng gì? Các module trong ERP

Hệ thống ERP được cấu thành từ nhiều mô-đun khác nhau, mỗi mô-đun là một tập hợp các tính năng được thiết kế riêng cho các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm cả hoạt động hậu cần và tiền tuyến. 

Dưới đây là một số mô-đun phổ biến nhất trong hệ thống ERP:

• Tài chính: Theo dõi tất cả các khoản thu chi của doanh nghiệp, như một kế toán điện tử.
• Mua hàng: Giúp doanh nghiệp đặt hàng nguyên vật liệu hiệu quả, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt.
• Sản xuất: Giám sát dây chuyền sản xuất, đảm bảo doanh nghiệp sản xuất đúng theo nhu cầu thị trường.
• Quản lý kho hàng: Giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Quản lý đơn hàng: Theo dõi đơn hàng của khách hàng từ đầu đến cuối, đảm bảo giao hàng đúng hạn.
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Giúp doanh nghiệp theo dõi tương tác với khách hàng và tăng doanh số bán hàng.
• Tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp (PSA): Quản lý dự án cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, theo dõi thời gian và nguồn lực.
• Quản lý lực lượng lao động (WFM): Theo dõi giờ làm việc và sự hiện diện của nhân viên, giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả.
• Quản lý nhân sự (HRM): Lưu trữ thông tin nhân viên, như ngày nghỉ phép và đánh giá hiệu quả công việc.
• Thương mại điện tử: Giúp doanh nghiệp quản lý cửa hàng trực tuyến, cập nhật sản phẩm và thay đổi giao diện.
• Tự động hóa tiếp thị: Giúp doanh nghiệp gửi thông điệp tiếp thị nhắm mục tiêu đến khách hàng qua nhiều kênh khác nhau.

Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp: Rút ra từ trải nghiệm thực tế

Lợi ích cho lãnh đạo

Ban giám đốc thường tập trung vào kết quả – sử dụng thông tin để đạt được các mục tiêu, chẳng hạn như tăng hiệu quả, giảm chi phí và đáp ứng những thay đổi về nhu cầu của khách hàng hoặc điều kiện thị trường.

Lợi ích cho các phòng ban

Đối với các phòng ban, phần mềm ERP có thể tự động hóa nhiều nhiệm vụ dễ xảy ra lỗi, chẳng hạn như đối chiếu tài khoản, thanh toán hóa đơn khách hàng và xử lý đơn hàng, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết để các nhóm vận hành hiệu quả hơn.

Điểm mạnh thực sự của ERP

• ERP cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tình hình của công ty và thông tin chi tiết về một quy trình hoặc chỉ số KPI cụ thể.
• Truy cập dữ liệu từ bất cứ đâu: Nhân viên không còn cần phải lục lọi qua các chồng giấy tờ hoặc tệp tin rải rác trên bàn làm việc. Với ERP dựa trên đám mây, quản lý kho có thể đăng nhập từ thiết bị di động trong khi đang ở trên cửa hàng, hoặc nhân viên bán hàng có thể kiểm tra hàng tồn kho trong khi ở tại trụ sở khách hàng.
• Thông tin luôn được cập nhật: Vì hệ thống ERP liên tục nhận thông tin từ các phòng ban khác nhau, nên hệ thống sẽ được cập nhật ngay lập tức khi tiền được thanh toán hoặc email được gửi đến khách hàng.
• Các quyết định kinh doanh dựa trên cùng một dữ liệu: Với cơ sở dữ liệu chung, tất cả những người ra quyết định đều có chung một thông tin. Không có nguồn thông tin trùng lặp hoặc mâu thuẫn và các công ty có khả năng lên lịch và phân phối báo cáo động tự động. Cần phân tích sâu hơn? Bạn chỉ cần nhấp vào báo cáo để truy cập dữ liệu cơ bản.

6 Nhược điểm của hệ thống ERP

Các thách thức khi triển khai hệ thống ERP:

1. Chi phí hệ thống

• Hệ thống ERP có thể tốn kém, nhưng chi phí đã trở nên dễ chi trả hơn với các giải pháp SaaS và dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

2. Đào tạo

• Nhân viên cần được đào tạo để sử dụng phần mềm ERP.
• Các hệ thống mới hơn dễ sử dụng hơn và giảm yêu cầu đào tạo.

3. Chi phí chuyển đổi dữ liệu

• Chuyển đổi dữ liệu sang định dạng tương thích có thể tốn kém và chậm trễ.
• Cần xác định các vấn đề tương thích dữ liệu từ đầu.

4. Tính phức tạp

• Hệ thống ERP có thể phức tạp, nhưng phần mềm hiện đại dễ sử dụng hơn.
• Nhân viên chỉ cần truy cập vào các mô-đun cần thiết cho công việc của họ.

5. Bảo trì

• Hệ thống SaaS loại bỏ gánh nặng bảo trì cho doanh nghiệp.
• Cần kiểm tra kỹ lưỡng nhà cung cấp SaaS để đảm bảo họ cung cấp hệ thống do nhà cung cấp quản lý thực sự.

6. Vấn đề về quy trình và chính sách

• ERP không thể giải quyết các quy trình lỗi thời hoặc chính sách kìm hãm.
• Doanh nghiệp cần điều chỉnh quy trình và chính sách để phù hợp với hệ thống ERP.

5 Đặc điểm nổi bật của ERP, không hệ thống nào có thể thay thế

Bạn đã biết lý do tại sao phần mềm ERP lại quan trọng đối với các công ty và những lợi ích then chốt mà ERP mang lại. Nhưng điều gì làm cho ERP thực sự khác biệt, mà không hệ thống, phần mềm nào có thể thay thế? Có một vài điểm then chốt giúp doanh nghiệp nhận ra toàn bộ giá trị của ERP, bao gồm:

1. Cơ sở dữ liệu chung

• Cung cấp thông tin tổng thể, xuyên chức năng về công ty.
• Loại bỏ việc hợp nhất thủ công dữ liệu từ các phòng ban.

2. Giao diện người dùng/Trải nghiệm người dùng nhất quán

• Giúp nhân viên dễ dàng sử dụng và chuyển đổi giữa các chức năng.
• Tăng tỷ lệ áp dụng phần mềm.

3. Tích hợp quy trình kinh doanh

• Hỗ trợ và kết nối các luồng công việc quan trọng.
• Nâng cao năng suất và khả năng hiển thị.
• Giảm chi phí.

4. Tự động hóa

• Tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.
• Giải phóng nhân viên tập trung vào công việc có giá trị cao.

5. Phân tích dữ liệu

• Cung cấp báo cáo sâu sắc về hoạt động của doanh nghiệp.
• Giúp lãnh đạo xác định vấn đề và đưa ra giải pháp.

Các mô hình triển khai ERP

1. Triển khai ERP tại chỗ (On premise)

• Doanh nghiệp tự chạy phần mềm trên máy chủ riêng, chịu trách nhiệm bảo mật, bảo trì, nâng cấp và các bản sửa lỗi khác.
• Cần đội ngũ IT nội bộ có chuyên môn để bảo trì hệ thống.
• Đây từng là lựa chọn duy nhất, nhưng hiện nay mô hình này đang giảm dần phổ biến.

2. ERP trên nền tảng đám mây (Cloud-based ERP)

• Chạy trên máy chủ từ xa do bên thứ ba quản lý.
• Người dùng thường truy cập thông qua trình duyệt web, cho phép linh hoạt hơn – truy cập thông tin và báo cáo từ bất kỳ đâu có kết nối internet.
• Có nhiều lựa chọn triển khai, bao gồm đám mây lưu trữ và đám mây thực sự.

3. ERP kết hợp (Hybrid ERP)

Kết hợp các yếu tố của triển khai tại chỗ (on-premises) và triển khai trên đám mây.

• Các công ty có thể duy trì hệ thống ERP tại chỗ tại trụ sở chính nhưng cũng có thể sử dụng hệ thống đám mây cho các công ty con hoặc một số văn phòng khu vực nhất định. 
• Bất kể cách nào, các hệ thống đám mây phải được liên kết với nền tảng tại cơ sở để đảm bảo luồng thông tin ổn định – điều này thường khó thực hiện hơn so với lý thuyết.

4. ERP mã nguồn mở (Open-source ERP)

• Giống như các ứng dụng mã nguồn mở khác, ERP mã nguồn mở là lựa chọn thay thế tiết kiệm chi phí, đôi khi miễn phí, phù hợp với một số công ty.
• Nhiều nhà cung cấp ERP mã nguồn mở cho phép doanh nghiệp tải xuống phần mềm miễn phí và chỉ tính phí nếu khách hàng muốn truy cập đám mây.
• Các giải pháp này đã được cải thiện với giao diện web hiện đại hơn và nhiều module hơn.

Trên thị trường có nhiều hệ thống ERP mã nguồn mở được sử dụng rộng rãi như ERPNext, Odoo, Tryton hay Openbravo….Những hệ thống này đều có cộng đồng sử dụng và phát triển lớn, cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả và linh hoạt cho các tổ chức và doanh nghiệp.

Xu hướng ERP mới: Nâng tầm hiệu quả quản lý doanh nghiệp

Doanh nghiệp ngày nay, sau khi đã hiểu được những lợi ích to lớn của hệ thống ERP, đang tìm kiếm các cách thức để nâng cao hiệu quả hoạt động. Một số xu hướng công nghệ như:

1. AI và học máy(ML)

• Tự động hóa việc so sánh sổ sách kế toán.
• Phát hiện các giao dịch nghi ngờ để kiểm tra kỹ hơn.

Đọc thêm: Dự đoán AI trong ERP 2024: Làn sóng mới của hệ thống ERP thông minh

2. Blockchain

• Lưu trữ dữ liệu an toàn cho chuỗi cung ứng.
• Theo dõi hành trình sản phẩm từ nguyên liệu đến thành phẩm.
• Cung cấp thông tin cho ERP để đưa ra chiến lược.

3. Thực tế tăng cường (AR)

• Cho phép khách hàng “ướm” đồ nội thất ảo trong nhà trước khi mua.
• Lưu trữ dữ liệu AR trong hệ thống ERP.

4. Internet vạn vật (IoT)

• Theo dõi hiệu suất thiết bị bằng cảm biến.
• Cảnh báo quản lý khi thiết bị cần sửa chữa.
• Tối ưu hóa hoạt động bằng dữ liệu IoT.

Nghiên cứu gần đây của Gartner cho thấy 40% các công ty dịch vụ sẽ thống nhất các quy trình cốt lõi như tài chính, nhân sự, xử lý đơn hàng, mua sắm và vận hành trong một bộ công cụ duy nhất vào năm 2026. Khi các nhà cung cấp phần mềm mở rộng dịch vụ và nhiều doanh nghiệp nhận ra giá trị của hệ thống ERP thống nhất, điều này sẽ ngày càng trở nên phổ biến.

ERP là gì? Đánh giá tổng quan những hệ thống ERP nổi bật hiện nay

Dưới đây gợi ý bạn tìm hiểu các phần mểm ERP được triển khai ở DN Việt Nam:

Đánh giá nhanh ưu và nhược điểm những hệ thống ERP phổ biến hiện nay

Dưới đây, đội ngũ MBW đánh giá khách quan ưu và nhược điểm các hệ thống ERP phổ biến tại Doanh nghiệp Việt Nam. Để hiểu rõ chi tiết từng hệ thống và đánh giá ERP nào phù hợp với nhu cầu, doanh nghiệp nên đăng ký dùng thử/ trải nghiệm.

Kết luận

Chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng bởi một giải pháp ERP lý tưởng cần đáp ứng được các nhu cầu hiện tại, đồng thời có khả năng mở rộng để phát triển cùng doanh nghiệp của bạn. ERP nên bao gồm các chức năng và tính năng giúp tiết kiệm chi phí và tận dụng tối đa các cơ hội.

Trước đây, việc mua và triển khai nền tảng ERP thường phức tạp và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, các giải pháp hiện đại cho phép các công ty triển khai từng bước và thêm các tính năng cần thiết theo từng giai đoạn. Phần mềm ERP chưa bao giờ dễ tiếp cận với nhiều tổ chức như hiện nay, và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần tận dụng lợi thế này. Hệ thống ERP đã trở thành yếu tố nền tảng cho bất kỳ công ty nào muốn có tầm nhìn và hiểu biết sâu sắc để cạnh tranh và thành công.

Hệ thống ERPNext (ERP mã nguồn mở, miễn phí bản quyền) đầy đủ các module tính năng tài chính kế toán, quản lý mua hảng, bán hàng, kho hàng, sản xuất, nhân sự tiền lương, công việc dự án, CRM… ERPNext có thể tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu riêng, đặc thù theo doanh nghiệp. MBW là đối tác chính thức của ERPNext, là đơn vị triển khai cho doanh nghiệp Việt Nam đa lĩnh vực. Với kinh nghiệm 10+ năm trong phát triển, tư vấn và triển khai các phần mềm quản trị cho doanh nghiệp, MBW hiểu bài toán quản trị vận hành của doanh nghiệp theo từng lĩnh vực. Từ đó, đội ngũ MBW tư vấn và triển khai hệ thống ERPNext phù hợp, đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị có kinh nghiệm để triển khai ERPNext tại thị trường Việt Nam thì có thể kết nối với MBW qua Đăng ký tư vấn hoặc liên hệ tới đội ngũ MBW theo hotline 090 150 8000