Tên sản phẩm không phải lúc nào cũng thuận tiện để sử dụng, đặc biệt là khi chúng quá dài. Mã sản phẩm lưu kho (SKU) ra đời để giải quyết vấn đề này. SKU được sử dụng để nhận dạng sản phẩm bằng một mã ngắn hơn trong nội bộ công ty, giúp các giao dịch nội bộ dễ dàng hơn.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về định nghĩa, lợi ích của SKU cũng như phân biệt giữa SKU, UPC, số serial và hướng dẫn cách thiết lập SKU trong ERPNext.

SKU là gì? 

SKU (Stock Keeping Unit) có nghĩa là Đơn vị lưu kho. Đây là mã số duy nhất được gán cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ trong kho hàng để phân biệt chúng với nhau. SKU có thể chứa thông tin như thương hiệu, màu sắc, kích cỡ, nhà sản xuất và các đặc điểm khác của sản phẩm, giúp tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng và thực hiện giao dịch nhanh hơn. 

Ví dụ về mã sản phẩm lưu kho SKU: Một chiếc laptop Dell XPS 13 có thể có SKU là LAP-DELL-XPS13.

Mỗi công ty có thể có cách đặt SKU riêng, nhưng điểm chung là tất cả SKU đều có thể đọc được bởi con người và thể hiện các đặc điểm của sản phẩm. Hãy cùng phân tích mã SKU dưới đây để hiểu hơn về SKU.

• BDC: Có thể là viết tắt của “Bombay Dyeing Company” (Công ty Dệt Bombay) – Thương hiệu của sản phẩm.
• P5708: Có thể là mã sản phẩm nội bộ của công ty hoặc mã sản phẩm của nhà sản xuất.
• D: Có thể là ký hiệu cho kích cỡ (Double – Giường đôi).
• C100: Có thể là ký hiệu chỉ chất liệu (Cotton 100% – Cotton nguyên chất 100%).

Lưu ý: Đây chỉ là một ví dụ, cách giải nghĩa các ký tự trong SKU phụ thuộc vào quy tắc đặt SKU của từng công ty.

5 Lợi ích vượt trội của SKU trong quản lý hàng hóa DN

Do SKU là mã định danh duy nhất cho một sản phẩm, việc sử dụng SKU giúp quản lý và theo dõi tất cả các giao dịch và hàng tồn kho dễ dàng hơn nhiều so với việc sử dụng tên sản phẩm hoặc bất kỳ thuộc tính nào khác. Cùng điểm 5 qua những lợi ích của việc sử dụng SKU.

1. Quản lý kho hàng hiệu quả

• Dễ dàng theo dõi số lượng tồn kho: SKU giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng tồn kho của từng sản phẩm tại bất kỳ thời điểm nào, từ đó đưa ra quyết định nhập kho, xuất kho hợp lý.
• Giảm thiểu thất thoát hàng hóa: SKU giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác vị trí lưu trữ của từng sản phẩm, từ đó giảm thiểu thất thoát hàng hóa do mất mát, trộm cắp hoặc hư hỏng.
• Tối ưu hóa việc sắp xếp kho hàng: SKU giúp doanh nghiệp sắp xếp kho hàng khoa học, logic, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng khi cần thiết.
• Tự động hóa các quy trình kho hàng: SKU giúp tự động hóa các quy trình kho hàng như nhập kho, xuất kho, bán hàng,… giúp tiết kiệm thời gian và chi phí nhân công.

2. Nâng cao năng suất hoạt động

• Tăng tốc độ xử lý đơn hàng: SKU giúp nhân viên kho hàng dễ dàng xác định và lấy hàng đúng sản phẩm, từ đó tăng tốc độ xử lý đơn hàng.
• Giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất kho: SKU giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất kho, đảm bảo hàng hóa được giao đúng sản phẩm, đúng số lượng cho khách hàng.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận bán hàng: SKU giúp bộ phận bán hàng dễ dàng kiểm tra số lượng hàng tồn kho và đưa ra lời khuyên phù hợp cho khách hàng.

3. Cải thiện khả năng kiểm soát hàng tồn kho

• Giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm: SKU giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng sản phẩm bán ra trong từng khoảng thời gian, từ đó xác định sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào ế ẩm để điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp.
• Giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho dư thừa: SKU giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu thị trường và lên kế hoạch nhập kho hợp lý, tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho dư thừa.
• Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu kho: SKU giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng kho bãi, giảm thiểu chi phí lưu kho.

4. Phân tích dữ liệu bán hàng

• SKU giúp doanh nghiệp thu thập dữ liệu bán hàng chi tiết: Dữ liệu này bao gồm số lượng sản phẩm bán ra, giá bán, doanh thu,… cho từng sản phẩm, từng khu vực, từng thời điểm.
• Dựa trên dữ liệu thu thập được, doanh nghiệp có thể phân tích nhu cầu thị trường, xu hướng tiêu dùng và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
• Ví dụ: Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu SKU để xác định sản phẩm nào bán chạy nhất, sản phẩm nào cần được quảng bá nhiều hơn, sản phẩm nào cần được điều chỉnh giá bán,…

5. Nâng cao lợi thế cạnh tranh

• Việc sử dụng SKU giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng hiệu quả hơn, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
• Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu và lợi nhuận.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
• Tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

SKU vs UPC vs Số Serial: Phân biệt 3 mã sản phẩm

SKU (Stock Keeping Unit), UPC (Universal Product Code) và Số Serial là ba loại mã sản phẩm khác nhau, mỗi loại có mục đích sử dụng và ý nghĩa riêng. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa ba loại mã này rất quan trọng để quản lý sản phẩm hiệu quả và tránh nhầm lẫn.

Bảng so sánh sự khác biệt giữa SKU, UPC và Số Serial:

Quy trình thiết lập SKU với ERPNext

Tổng quan về ERPNext và khả năng quản lý hàng hóa, kho hàng.

ERPNext là một phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) mã nguồn mở miễn phí, cung cấp đầy đủ tính năng để quản lý mọi hoạt động cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, bao gồm cả quản lý hàng hóa, kho hàng.

Khả năng quản lý hàng hóa, kho hàng của ERPNext:

• Quản lý danh mục sản phẩm: Tạo và quản lý thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm tên sản phẩm, mô tả, giá cả, hình ảnh, phân loại, v.v.
• Theo dõi hàng tồn kho: Theo dõi số lượng hàng hóa có sẵn trong kho theo từng thời điểm, vị trí và đơn vị tính.
• Quản lý nhập kho: Tạo phiếu nhập kho, ghi nhận số lượng hàng hóa nhập kho, nguồn gốc xuất xứ, giá nhập, v.v.
• Quản lý xuất kho: Tạo phiếu xuất kho, ghi nhận số lượng hàng hóa xuất kho, điểm đến, giá xuất, v.v.
• Điều chỉnh tồn kho: Thực hiện các điều chỉnh đối với số lượng hàng tồn kho do hao hụt, hư hỏng, v.v.
• Báo cáo hàng tồn kho: Tạo các báo cáo chi tiết về tình trạng hàng tồn kho, giúp theo dõi biến động số lượng hàng hóa, xác định mặt hàng tồn kho nhiều/ít, v.v.
• Quản lý lô hàng: Theo dõi số lượng hàng hóa theo từng lô, hạn sử dụng, giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm và quản lý hàng hóa hiệu quả.
• Hỗ trợ bán hàng đa kênh: Quản lý hàng tồn kho cho các kênh bán hàng khác nhau như bán hàng trực tiếp, bán hàng trực tuyến, v.v.
• Cổng thông tin nhà cung cấp: Quản lý thông tin nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng mua, thanh toán, v.v.
• Lập hóa đơn tự động: Tạo hóa đơn bán hàng và mua hàng tự động dựa trên thông tin đơn hàng và hàng tồn kho.
• Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu bán hàng và tồn kho để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.

SKU là một phần quan trọng trong khả năng quản lý hàng hóa, kho hàng của ERPNext. ERPNext sử dụng SKU để theo dõi số lượng hàng hóa trong kho theo từng sản phẩm, vị trí và đơn vị tính.

Trong ERPNext, thiết lập SKU đơn giản như nhập “Mã sản phẩm” khi tạo sản phẩm. 

Cấu hình SKU và Barcode (mã vạch)

Hình ảnh bản xem trước khi in ấn của ERPNext hiển thị SKU, mã vạch và số serial.

Để cấu hình SKU và Barcode như ảnh trên cần thực hiện bước sau: 

Bước 1: Khi tạo sản phẩm mới, hãy nhập “Mã Sản Phẩm” chính xác. Đây sẽ là mã SKU của bạn.

Bước 2: Trong phần “Barcodes” (Mã Vạch), bạn có thể nhập mã số cho sản phẩm.

Lưu ý: Mã nhập ở đây chưa phải là mã vạch hiển thị trực quan trên sản phẩm.

Bước 3: Đi tới danh sách “Item” (Sản phẩm), bấm vào menu và chọn “Customize” (Tùy chỉnh).

Bước 4: Kéo xuống và thêm một hàng mới, đặt tên là “Barcode No” (Mã Vạch) 

Điều quan trọng là phải chọn “Barcode” (Mã Vạch) cho trường “Type” (Kiểu).

Bước 5: Bấm “Update” (Cập nhật) khi hoàn tất.

Bước 6: Quay trở lại trang “Item” (Sản phẩm), bạn sẽ thấy một trường mới có tên “Barcode No” (Mã Vạch).

Nhập mã vạch cho sản phẩm tại đây. ERPNext sẽ tự động tạo mã vạch UPC/EAN hiển thị.

(UPC/EAN là viết tắt của “Universal Product Code” và “European Article Number”. Đây là các loại mã vạch tiêu chuẩn được sử dụng phổ biến trên thế giới để định danh và theo dõi sản phẩm trong chuỗi cung ứng và bán lẻ. Mã vạch UPC thường được sử dụng ở Bắc Mỹ, trong khi mã vạch EAN thường được sử dụng ở châu Âu và nhiều quốc gia khác trên thế giới. Trong trường hợp này, ERPNext sẽ tự động tạo mã vạch UPC/EAN cho sản phẩm và hiển thị nó.)

Bước 7: Bước cuối cùng trong quá trình chuẩn bị là nhập số serial. Đây là bước tùy chọn.

Hướng dẫn in mã cho SKU

Lưu ý: Theo mặc định, ERPNext sẽ in SKU với nhãn “Item Code” (Mã Sản Phẩm) trên nhãn sản phẩm. Nhãn cũng có thể chứa các thông tin khác từ biểu mẫu sản phẩm.

1. Truy cập định dạng in (Print Format)

• Đi tới tính năng định dạng in (Print Format) và nhấp vào “Tạo Mới” (New).
• Đặt tên cho định dạng

2. Nhập tên cho định dạng in, ví dụ như “Mã Sản Phẩm” (Item Codes).
3. Chọn Loại Phiếu (DocType)

• Chọn “Mục” (Item) trong DocType vì chúng ta muốn tạo định dạng in tùy chỉnh trong biểu mẫu “Mục” để hiển thị và in các mã.

4. Xây dựng trình tạo định dạng in

Bây giờ bạn đang ở trong “Trình Tạo định dạng in” (Print Format Builder). Đây là giao diện kéo và thả.

5. Xóa các mục và trường không cần thiết
6. Tìm kiếm các trường cần thiết

Sử dụng thanh tìm kiếm ở phía bên trái, bạn có thể tìm thấy “Mã Sản Phẩm” (Item Code), “Mã Vạch” (Barcode No) và “Số Serial” (Serial Number).

7. Kéo và thả các trường này vào một mục. Chúng ta hãy đặt tên cho mục này là “Barcodes” (Mã Vạch).
8. Hoàn thành
9. In ấn

Bằng cách in những mã này và dán lên sản phẩm, bạn có thể nhanh chóng quét mã và cập nhật chi tiết tồn kho trong kho bất cứ khi nào có sự di chuyển hàng hóa. Điều này giúp việc kiểm soát kho hàng hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Để minh họa thêm lợi ích của Mã sản phẩm (SKU), chúng ta cùng xem một báo cáo. Trong báo cáo này, bạn chọn Mã sản phẩm là “Chỉ may” (Sewing Thread). Nhờ có Mã sản phẩm, bạn có thể dễ dàng truy cập nhiều báo cáo tồn kho khác nhau, chẳng hạn như số lượng tồn kho hiện tại, thông tin tài chính liên quan đến sản phẩm này, sản phẩm đang có ở những kho hàng nào, và các thông tin hữu ích khác.

SKU cho các biến thể mặt hàng

Đối với các biến thể của mặt hàng, SKU được tạo tự động dựa trên các thuộc tính. Ví dụ: hãy xem xét bạn có chai nước bằng nhựa với nhiều màu sắc và dung tích khác nhau. Bạn đã đặt các tham số biến thể và bắt đầu tạo các biến thể mặt hàng. 

SKU cho mỗi biến thể sẽ được đặt như thế này: SKU là “Chai nhựa-DBLU-2L” cho biết tên mặt hàng “Chai nhựa”, màu “xanh đậm” và dung tích “2 Lít”.

Kết luận

SKU đơn giản hóa việc quản lý số lượng lớn các hoạt động di chuyển và giao dịch hàng tồn kho. Trong blog này, trước tiên chúng ta hiểu SKU là gì, lý do sử dụng SKU và lợi ích của nó. Sau đó, chúng tôi đi sâu vào sự khác biệt giữa SKU, UPC và số sê-ri. Cuối cùng, chúng ta đã biết cách định cấu hình SKU, UPC và số sê-ri trong ERPNext cũng như cách in chúng.

Cuối cùng, nếu bạn quan tâm đến SKU trong ERPNext có thể tham khảo MBW – Đối tác chính thức và duy nhất của ERPNext tại thị trường Việt Nam. Để nhận tài khoản trải nghiệm DEMO miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 090 150 8000 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây để được hỗ trợ nhanh nhất!