Quản lý kế hoạch sản xuất kém hiệu quả khiến doanh nghiệp lãng phí nguyên vật liệu, nhân công, thậm chí sản phẩm không đáp ứng số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng gây ảnh hưởng đến uy tín và lợi nhuận. 

Nhằm giúp doanh nghiệp sản xuất hạn chế những rủi ro trên, MBW đã tổng hợp các mẫu excel quản lý kế hoạch sản xuất miễn phí, và gợi ý giải pháp phần mềm giúp tinh gọn quy trình vận hành & tối ưu mọi chi phí – nguồn lực. Hy vọng những thông tin dưới đây hữu ích với các nhà quản lý, CEO. 

Quản lý kế hoạch sản xuất là gì?

Quản lý kế hoạch sản xuất là một quy trình bao gồm các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các nguồn lực cần thiết để sản xuất ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Tất cả hướng tới mục tiêu đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu suất cao và đáp ứng tốt với nhu cầu của thị trường. 

Trong quản lý kế hoạch sản xuất, các yếu tố như nhân lực, lịch trình, và nguồn cung ứng, kho hàng,v.v cần được tính toán và theo dõi sát sao để tối ưu chi phí và đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ của người quản lý kế hoạch sản xuất

Quản lý kế hoạch sản xuất là một công việc phức tạp và đòi hỏi bạn phải có khả năng lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát tốt mọi hoạt động khi triển khai dự án sản xuất. Theo đó, nhà quản lý sản xuất cần sử dụng hiệu quả các công cụ, phương pháp và nguồn lực sẵn có để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng sau:

• Lập kế hoạch sản xuất: Xác định và lập kế hoạch về lượng sản phẩm cần sản xuất, thời gian sản xuất, và các nguồn lực cần thiết như nhân công, máy móc, nguyên vật liệu, và vốn.
• Theo dõi và điều chỉnh: Liên tục theo dõi tiến độ sản xuất so với kế hoạch ban đầu, và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ.
• Quản lý nguồn nhân lực: Bao gồm việc quản lý và phân công công việc cho nhân viên, đào tạo và phát triển kỹ năng để đảm bảo nhân viên có khả năng thực hiện công việc một cách hiệu quả.
• Quản lý nguyên vật liệu: Đảm bảo nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất luôn sẵn có đúng thời điểm và đảm bảo chất lượng. 
• Kiểm soát chất lượng: Thực hiện các biện pháp kiểm soát chất lượng để đảm bảo sản phẩm sản xuất đáp ứng tốt các tiêu chuẩn chất lượng được đặt ra.
• Quản lý rủi ro: Nhiệm vụ này liên quan đến việc đánh giá, kiểm soát và xử lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, như rủi ro về nguồn cung, rủi ro về chất lượng, và rủi ro về thời gian,…  

Tiến trình lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng 

Để xây dựng kế hoạch sản xuất sản phẩm cụ thể cho từng thời kỳ cần xác định kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Trong kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp cần phải xác định một số yếu tố sau:

• Loại sản phẩm, dịch vụ sản xuất?
• Đặc điểm kinh tế, kỹ thuật cần có của sản phẩm là gì?
• Khối lượng sản phẩm sản xuất là bao nhiêu?
• Vào thời gian nào?
• Xác lập hệ thống các chỉ tiêu sản xuất sản phẩm cần đạt được trong từng thời kỳ.
• Dự tính chi phí sản xuất cần thiết thực hiện những chỉ tiêu sản xuất sản phẩm đã đề ra trong kế hoạch. Trên cơ sở đó xác định khả năng sản xuất cần có và dự kiến các giải pháp cần thực hiện để đạt mục tiêu sản xuất một cách hiệu quả nhất.

Có 2 loại hình sản xuất gồm sản xuất hàng loạt và sản xuất theo đơn hàng. Dưới đây là tiến trình để lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng (nguồn Tổng hợp)

Tiến trình lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng gồm 5 giai đoạn cơ bản:

1. Dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm

Dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm là xuất phát điểm của quản trị sản xuất. Kết quả dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm chính là cơ sở để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch các nguồn lực sản xuất cần có. Hai phương pháp thường sử dụng trong dự báo nhu cầu sản xuất: Phương pháp dự báo định tính; các phương pháp dự báo định lượng.

2. Hoạch định năng lực sản xuất doanh nghiệp

Năng lực sản xuất hay còn gọi là công suất là khả năng sản xuất sản phẩm và cung ứng dịch vụ của máy móc thiết bị, lao động và các bộ phận của một doanh nghiệp trong một đơn vị thời
gian nhất định (tháng, quý, năm…) trong điều kiện xác định.

– Phân loại năng lực sản xuất gồm:Công suất thiết kế, công suất mong đợi (công suất hiệu quả), công suất thực tế.

Công thức mức hiệu quả của công suất:
Mức hiệu quả của công suất = Công suất thực tế x 100% Công suất hiệu quả

– Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạch định năng lực sản xuất:

• Nhu cầu sản phẩm và đặc điểm của sản phẩm hoặc dịch vụ;
• Đặc điểm và tính chất của công nghệ sử dụng;
• Yếu tố về con người;
• Diện tích mặt bằng, nhà xưởng;
• Những yêu cầu của doanh nghiệp;
• Các yếu tố bên ngoài khác.

3. Hoạch định tổng hợp

Hoạch định tổng hợp là lập kế hoạch sản xuất trung hạn có độ dài từ 12 – 18 tháng nhằm biến đổi mức sản xuất đáp ứng nhu cầu biến đổi. Các chiến lược trong hoạch định tổng hợp: Chiến lược thuần túy, chiến lược hỗn hợp.

4. Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Tiến trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu gồm 04 bước sau: Phân tích kết cấu sản phẩm; tính tổng nhu cầu; tính nhu cầu thực; xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất.

5. Điều độ và kiểm soát sản xuất

Điều độ sản xuất là khâu tổ chức, chỉ đạo triển khai hệ thống tổ chức sản xuất đã được thiết kế, nhằm biến các mục tiêu dự kiến và kế hoạch sản xuất thành hiện thực.

Lập kế hoạch tiến độ sản xuất bao gồm các công việc chủ yếu là xác định số lượng và khối lượng công việc, tổng thời gian phải hoàn thành tất cả các công việc, thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng công việc, thứ tự thực hiện các công việc.

Lợi ích của việc quản lý kế hoạch sản xuất

Quy trình vận hành sản xuất diễn ra suôn sẻ sẽ giúp công ty nổi bật so với đối thủ cạnh tranh và tăng lợi nhuận. Hoạt động quản lý kế hoạch sản xuất hiệu quả đồng thời mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như:

• Tối ưu hóa hiệu suất: Quản lý kế hoạch sản xuất giúp tối ưu hóa sử dụng nguồn lực như nhân công lao động, vật liệu, và máy móc. Góp phần nâng cao hiệu suất sản xuất và giảm thiểu lãng phí.
• Thích ứng nhanh với nhu cầu thị trường: Bằng cách lập kế hoạch chặt chẽ, doanh nghiệp có khả năng nhanh chóng đáp ứng với biến động của thị trường và yêu cầu của khách hàng, giúp tăng cường sự linh hoạt và khả năng cạnh tranh.
• Giảm chi phí sản xuất: Quản lý kế hoạch sản xuất giúp giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm rủi ro thiếu hụt nguồn lực.
• Tăng chất lượng sản phẩm: Bằng cách lập kế hoạch cẩn thận và giám sát chặt chẽ, doanh nghiệp có thể đảm bảo chất lượng cao cho sản phẩm cuối cùng. Quản lý kế hoạch sản xuất giúp ngăn chặn các vấn đề có thể ảnh hưởng đến chất lượng.
• Tăng năng lực cạnh tranh: Doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế chi phí và chất lượng sản phẩm để tăng sức cạnh tranh trong thị trường. Quản lý kế hoạch sản xuất là chìa khóa để đạt được hiệu quả cạnh tranh.
• Tăng khả năng dự báo: Quản lý kế hoạch sản xuất giúp cải thiện khả năng dự báo về nguồn lực cần thiết, giúp doanh nghiệp chuẩn bị trước cho các biến động và thách thức có thể phát sinh trong quá trình sản xuất.
• Liên kết chuỗi cung ứng: Quản lý kế hoạch sản xuất cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự liên kết mạnh mẽ trong chuỗi cung ứng, giúp đảm bảo nguồn cung cấp vật liệu và thành phẩm liên tục và đáng tin cậy.

Mẫu Excel quản lý kế hoạch sản xuất (tải miễn phí)

Dưới đây là 5 mẫu excel quản lý kế hoạch sản xuất miễn phí, các nhà quản lý chỉ cần tải về và điều chỉnh hoặc bổ sung các trường thông tin phù hợp với tính chất các dự án sản xuất mình đang phụ trách. 

1. Mẫu quản lý lịch trình sản xuất

Quản lý lịch trình cũng tương tự như việc giữ nhiều quả bóng trên không. Bạn phải điều phối nguồn nhân lực, sắp xếp lịch làm việc của họ, và quản lý nhà cung cấp, vật liệu, bảo trì máy móc v.v. File excel quản lý lịch trình sản xuất sẽ giúp nhà quản lý đơn giản hóa các nhiệm vụ đó. 

Bạn có thể dùng mẫu excel dưới đây để theo dõi trạng thái đơn hàng, biến thể sản phẩm, số lượng hàng tồn kho & ngày giao hàng, v.v. Mẫu lịch trình sản xuất đóng vai trò quan trong hoạt động quản lý chuỗi cung ứng. Nó giúp bạn quản lý tài nguyên doanh nghiệp một cách hiệu quả, và hỗ trợ nhóm kinh doanh biết được khi nào sản phẩm sẽ được giao và có sẵn để bán cho khách hàng.

Link Tải Miễn phí Mẫu quản lý lịch trình sản xuất

2. Mẫu biểu đồ Gantt quản lý kế hoạch sản xuất 

Mẫu biểu đồ Gantt bằng Excel giúp bạn dễ dàng sắp xếp tất cả các nhiệm vụ trong chu trình sản xuất. Nhà quản lý có thể theo dõi ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời lượng hoàn thành các hạng mục công việc một cách trực quan. Biểu đồ Gantt là công cụ phổ biến để quản lý lịch trình của bất kỳ dự án sản xuất nào. Bạn cũng có thể linh hoạt chia sẻ mẫu Gantt chart với các bên liên quan để họ theo dõi & bao quát được quy trình sản xuất. 

Link Tải Miễn phí Mẫu biểu đồ Gantt quản lý kế hoạch sản xuất 

3. Mẫu excel quy trình vận hành tiêu chuẩn

Trong quản lý sản xuất, quy trình vận hành phải được chuẩn hóa và ghi chép đầy đủ để đảm bảo an toàn cho nhân viên, và theo dõi việc tuân thủ các quy định chất lượng của ngành. 

 Link Tải Miễn phí Mẫu excel quy trình vận hành tiêu chuẩn

4. Mẫu excel quản lý tài nguyên sản xuất

Nguồn lực là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra hiệu quả, đạt năng suất. Nguồn lực sản xuất có thể bảo gồm nhân công, các thiết bị, công cụ, vật liệu. Khi sử dụng mẫu excel quản lý tài nguyên sản xuất, bạn có thể thiết lập định mức và chi phí sử dụng các nguồn lực. Sau đó, lên lịch quản lý các tài nguyên sản xuất theo tuần/ tháng/ quý.

 Link Tải Miễn phí Mẫu excel quản lý tài nguyên sản xuất

5. Mẫu excel quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho không hiệu quả có thể gây gián đoạn sản xuất, giao hàng chậm trễ & tiêu tốn nhiều chi phí phát sinh. Đây là lý do doanh nghiệp nên dùng Excel hoặc phần mềm để tối ưu hoạt động quản lý kho hàng hóa. Với template dưới đây, bạn có thể tùy chỉnh với các trường thông tin để theo dõi lượng hàng tồn kho, tên và mô tả của vật liệu, hàng hóa, kèm đơn giá & ngày xuất – nhập kho,… 

Link Tải Miễn phí Mẫu excel quản lý tồn kho

Thông thường, mẫu excel quản lý kế hoạch sản xuất sẽ phù hợp với những mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, ít hàng hóa. Hơn nữa, vì là công cụ miễn phí nên excel tồn tại nhiều hạn chế như bảo mật kém, dữ liệu dễ bị chỉnh sửa, và đòi hỏi người dùng phải thành thạo các hàm tính nâng cao nếu muốn quản lý dự án sản xuất phức tạp. Nhà quản lý khi cần kết xuất báo cáo lại phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều file riêng lẻ rất mất công và tốn thời gian. 

Do vậy, với những doanh nghiệp sản xuất vừa & lớn, các CEO nên nâng cấp hệ thống phần mềm ERP quản lý kế hoạch sản xuất thay thế excel.

Top 5 phần mềm quản lý kế hoạch sản xuất nổi bật năm 2024

Với sự ra đời của rất nhiều công cụ phần mềm quản lý kế hoạch sản xuất trong và ngoài nước như hiện nay, làm thế nào để các CEO có thể đánh giá và tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp?  

Chúng tôi đã tổng hợp và đưa ra những nhận xét cơ bản về tính năng, so sánh chi phí của Top 5 phần mềm quản lý kế hoạch sản xuất tốt nhất năm 2024 như ERPNext, Bravo, Prodsmart, Connecteam, Fishbowl Manufacturing,… 

Mời bạn tham khảo chi tiết DANH SÁCH 5 PHẦN MỀM QUẢN LÝ KẾ HOẠCH SẢN XUẤT tại đây để chọn được công cụ phù hợp

Tài liệu Quản trị sản xuất

• Quản trị sản xuất và tác nghiệp
• Dự báo nhu cầu sản xuất
• Kiểm soát dự báo
• Định vị doanh nghiệp và bố trí mặt bằng sản xuất
• JIT và hệ thống sản xuất tinh gọn

Tải Tài liệu Quản trị sản xuất được MBW tổng hợp.

Trải nghiệm ERPNext – Giải pháp quản lý kế hoạch sản xuất vượt trội

ERPNext là phần mềm quản lý sản xuất hiện đại trên nền tảng đám mây mã nguồn mở. Giải pháp giúp đơn giản hóa quy trình sản xuất, kiểm soát chặt chẽ kế hoạch sản xuất, quản lý khách hàng, đơn đặt hàng, hàng tồn kho, mua hàng, kế toán, báo cáo tài chính,.. từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. ERPNext có giao diện tùy chỉnh thân thiện với người dùng, dễ sử dụng & cho phép tích hợp liền mạch với các ứng dụng của bên thứ ba.

Các tính năng vượt trội của phần mềm ERPNext:

• Quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM): theo dõi thông tin như tên, mã sản phẩm, mô tả, số lượng, giá thành và các thông số kỹ thuật bổ sung…
• Quản lý Xưởng sản xuất: Theo dõi chính xác thời gian và vật liệu sử dụng cho từng công đoạn sản xuất & Quản lý hiệu quả nhân viên và máy móc tại từng vị trí sản xuất.
• Quản lý quá trình cung ứng nguyên vật liệu & thanh toán cho thầu phụ
• Quản lý hàng tồn kho theo lô & theo số seri
• Lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP) & Theo dõi mức tiêu thụ vật liệu của hàng tồn kho theo đợt để hạn chế chi phí và không lãng phí tài nguyên

Với ERPNext, doanh nghiệp Sản xuất không chỉ có thể thiết lập, quản lý kế hoạch sản xuất, còn có thể quản lý toàn bộ nhân sự, công việc liên quan, số hóa vận hành toàn diện doanh nghiệp. So với các giải pháp quản lý sản xuất ERP khác như Odoo, ERPNext nổi bật với chi phí triển khai nhỏ, linh hoạt tùy chỉnh các tính năng phù hợp theo từng nhu cầu doanh nghiệp.

Để nhận tư vấn Miễn phí hoặc Demo 1-1 về Phần mềm quản lý kế hoạch sản xuất ERPNext, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 090.150.8000 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới.