Làm sao để sắp xếp tài sản khoa học & giám sát chặt chẽ vòng đời sử dụng tài sản doanh nghiệp vẫn là một thách thức lớn, ngay cả với những nhà quản lý có nhiều năm kinh nghiệm. Rất may, bạn có thể trút bỏ gánh nặng này khi ứng dụng phần mềm quản lý tài sản phù hợp.

MBW đã tổng hợp TOP 10 phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp nổi bật trong và ngoài nước, kèm đánh giá tính năng và so sánh chi phí giữa các giải pháp. Mời các CEO, nhà quản lý tham khảo ngay bài viết dưới đây để tìm được phần mềm tối ưu hiệu quả sử dụng tài sản và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. 

Phần mềm quản lý tài sản là gì?

Quản lý tài sản (Asset Management) đề cập đến các quy trình, công cụ và kỹ thuật nhằm theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa việc sử dụng các tài sản của một tổ chức, cá nhân hoặc đội nhóm. Tài sản được chia thành hai loại chính: tài sản hữu hình và tài sản vô hình. Ví dụ như: xe cộ, máy tính, máy chiếu, thiết bị sản xuất, phần mềm, bằng sáng chế…

Phần mềm quản lý tài sản là một hệ thống được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp số hóa quy trình lập kế hoạch, theo dõi trạng thái cấp phát – sử dụng – thu hồi, theo dõi khấu hao, quản lý chuỗi cung ứng, quản trị rủi ro và bảo trì tài sản. Ứng dụng phần mềm giúp loại bỏ tác vụ thủ công tốn thời gian, tối ưu hóa việc sử dụng, tăng tuổi thọ tài sản và giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm quản lý tài sản?

Việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với phương pháp quản lý thủ công bằng sổ sách, excel như:

Quản lý tài sản tập trung, khoa học: Phần mềm giúp lưu trữ tập trung trực tuyến danh sách tất cả các tài sản của doanh nghiệp. Thay vì phải mất thời gian và công sức tìm kiếm qua nhiều sổ sách, hệ thống rời rạc, nhà quản lý & nhân viên chỉ cần truy cập vào cơ sở dữ liệu trung tâm để tìm thông tin & kiểm đếm tài sản nhanh chóng. Một số phần mềm quản lý tài sản thậm chí còn cho phép bạn tùy chỉnh tính năng để phù hợp với quy trình vận hành trong doanh nghiệp.

Quản lý hiệu quả sử dụng tài sản: Ứng dụng phần mềm giúp bạn dễ dàng theo dõi tài sản nào đang được sử dụng hay không & thông tin người đang sử dụng (phòng ban – nhân viên),… Đồng thời cho biết hiệu suất của từng tài sản, hồ sơ bảo trì và tình trạng, điều kiện làm việc của tài sản. Đặc biệt thông qua các dữ liệu báo cáo tự động về hiện trạng, khấu hao tài sản, chi phí bảo trì,… doanh nghiệp có thể tính toán và cải thiện chỉ số ROI. Các dữ liệu này cũng giúp các nhà điều hành ra quyết định quản trị sáng suốt và khả thi hơn. 

Tối ưu hoạt động bảo trì: Phần mềm giúp doanh nghiệp chủ động và tăng hiệu quả trong công tác lập kế hoạch, kiểm soát và bảo trì tài sản. Ví dụ khi phát hiện bất kỳ sự cố, hỏng hóc nào của thiết bị, phần mềm sẽ tự động gửi cảnh báo đến kỹ thuật viên, bộ phận phụ trách để lên phương án xử lý kịp thời. Hay phần mềm tự động nhắc nhở lịch bảo trì, bảo dưỡng, hết hạn sử dụng tài sản. Từ đó  giúp doanh nghiệp chủ động bảo dưỡng đúng hạn để nâng cao tuổi thọ tài sản và giảm các chi phí phát sinh.

Theo dõi tài sản mọi lúc, mọi nơi: Với các giải pháp phần mềm cloud, bạn có thể truy cập để theo dõi thông tin, điều phối, hay phê duyệt cấp phát tài sản từ mọi nơi, tại bất kỳ địa điểm nào trong thời gian thực thông qua web app hoặc mobile app. 

Các tính năng chính trong phần mềm quản lý tài sản

Thông thường, một phần mềm quản lý tài sản sẽ có những tính năng quan trọng sau:

1. Quản lý thông tin tài sản:

• Lưu trữ đầy đủ thông tin chi tiết về tài sản, bao gồm: tên tài sản, mã tài sản, chủng loại, model, số lượng, giá trị, tình trạng, vị trí, nhà cung cấp, ngày mua, ảnh chụp,…
• Theo dõi và cập nhật thông tin tài sản khi có thay đổi (di chuyển, sửa chữa, bảo dưỡng, hư hỏng, mất…)

2. Kiểm kê tài sản

• Tự động hóa việc kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất
• Hỗ trợ nhiều phương thức kiểm kê: quét mã vạch, RFID, nhập liệu thủ công,…
• Lập báo cáo kiểm kê chi tiết, chính xác và đầy đủ về tình trạng cấp phát, báo hỏng, thu hồi, loại bỏ tài sản,…

3. Quản lý khấu hao

• Tự động tính toán khấu hao tài sản theo các phương pháp khấu hao phổ biến
• Theo dõi và cập nhật khấu hao tài sản theo thời gian
• Lập báo cáo khấu hao tài sản theo yêu cầu

4. Bảo dưỡng và sửa chữa

• Lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa tài sản định kỳ
• Theo dõi và quản lý lịch sử bảo dưỡng, sửa chữa
• Cảnh báo khi tài sản cần bảo dưỡng, sửa chữa
• Lập báo cáo về tình trạng, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa tài sản

5. Báo cáo và thống kê

Phần mềm cung cấp nhiều báo cáo và thống kê đa dạng về tài sản, bao gồm: báo cáo danh sách tài sản, báo cáo tình trạng sử dụng tài sản, báo cáo khấu hao tài sản, báo cáo chi phí bảo trì bảo dưỡng, sửa chữa,…

Các tính năng của phần mềm quản lý tài sản có thể khác nhau tùy theo từng nhà cung cấp. Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn phần mềm quản lý tài sản phù hợp với quy mô, loại hình hoạt động, nhu cầu và năng lực vận hành.

Top 10 phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp phổ biến nhất

1. Phần mềm quản lý tài sản ERPNext

ERPNext là phần mềm ERP mã nguồn mở 100%, được xếp hạng hàng đầu trên thế giới hiện nay, với bộ khung nền tảng là công nghệ Low Code, No Code. ERPNext giúp việc quản lý tài sản trở nên dễ dàng hơn – từ việc mua sắm cho đến khi loại bỏ; từ cơ sở hạ tầng CNTT cho đến các thiết bị. Quản lý bao quát tài sản ở mọi phòng ban trong doanh nghiệp, trên cùng một hệ thống. Sử dụng nhiều tính năng phong phú được tích hợp trong một công cụ duy nhất để quản lý tài sản tốt hơn. Theo Gartner, ERPNext nằm trong TOP 5 hệ thống ERP thân thiện với người dùng 3 năm liên tiếp (2017, 2018, 2019).

ERPNext cung cấp các tính năng hỗ trợ quản lý tài sản doanh nghiệp chuyên nghiệp, hiệu quả, bao gồm:

• Quản lý vòng đời tài sản, theo dõi trạng thái của tài sản, người quản lý, địa điểm, thông tin bảo hành, chuyển giao/thu hồi/di chuyển/bán tài sản, khấu hao tài sản,…
• Kiểm kê tất cả tài sản của một doanh nghiệp. Quét mã vạch bằng camera trên thiết bị di động để tìm kiếm nhanh hơn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về tính khả dụng, vị trí của tài sản,…
• Quản lý hoạt động mua sắm và bán tài sản
• Tính toán khấu hao tài sản tự động, loại bỏ những rắc rối của việc ghi khấu hao thủ công. Tự động tính toán số tiền hoặc ngày khấu hao và tạo các bút toán
• Báo cáo hiện trạng tài sản trên toàn công ty, báo cáo hoạt động cấp phát sử dụng tài sản, báo cáo chi phí bảo trì bảo dưỡng,…

Phần mềm ERPNext có giao diện tùy chỉnh thân thiện với người dùng, dễ sử dụng & cho phép tích hợp liền mạch với các ứng dụng của bên thứ ba. ERPNext là giải pháp mã nguồn mở, do đó doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự cài đặt và tải về sử dụng mà không mất chi phí bản quyền. 

Tại Việt Nam, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm hiểu và trải nghiệm, nhận tư vấn về ERPNext qua MBW. MBW là đối tác chính thức và duy nhất triển khai ERPNext tại thị trường Việt Nam, có khả năng may đo, phát triển thêm các tính năng phù hợp với nhu cầu, mô hình vận hành của doanh nghiệp.

Trải nghiệm ERPNext – Quản lý tài sản mã nguồn mở số 1 thế giới

2. Phần mềm FastWork

FastWork là nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện đang được 3500 doanh nghiệp Việt tin dùng. FastWork Asset giúp quản lý toàn bộ tài sản trong doanh nghiệp khoa học, tập trung trên một hệ thống trực tuyến với các tính năng như:

• Dễ dàng khởi tạo danh mục tài sản, định nghĩa các trường mở rộng theo từng loại tài sản để quản lý thông tin 
• Cập nhật tình trạng và hiện trạng sử dụng realtime: bình thường, hỏng, mất… cho từng tài sản
• Khai báo người sử dụng tài sản (tính năng cấp phát tài sản cho nhân viên sau khi đăng ký tài sản thành công trên hệ thống)
• Quản lý quá trình sử dụng: báo mất, cấp phát, thu hồi, báo hỏng,…
• Dashboard tổng quan báo cáo hiện trạng tài sản trên toàn công ty

Nằm trong bộ công cụ FastWork HRM+, FastWork Asset có thể liên kết dữ liệu các phần mềm khác trên nền tảng FastWork, giúp quản lý doanh nghiệp toàn diện. Đăng ký tư vấn để nhận trải nghiệm DEMO miễn phí phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp FastWork Asset.

3. Phần mềm quản lý tài sản MISA AMIS

Với phần mềm MISA AMIS, tất cả thông tin, tài sản, thiết bị, công việc bảo trì được quản lý minh bạch, chi tiết trên cùng một nền tảng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và sự gián đoạn của tài sản. Các tính năng chính của phần mềm:

• Giám sát tình trạng và thông tin chi tiết của tài sản như thời gian sản xuất, người sử dụng, xuất xứ của sản phẩm…
• Quản lý tình trạng, lịch sử của các đề xuất xét duyệt cấp tài sản
• Hỗ trợ giám sát quá trình thực hiện kiểm kê tài sản
• Báo cáo tình hình sử dụng tài sản, lịch sử sửa chữa, bảo dưỡng tài sản
• Xem danh sách tài sản cấp phát, thu hồi, điều chuyển, báo mất, báo hỏng,… trong kỳ

MISA AMIS có phiên bản web, application, mobile, được thực hiện trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây nên phần mềm được đồng bộ trên tất cả các thiết bị khi có kết nối internet.

Tìm hiểu phần mềm quản lý tài sản Misa Amis

4. Phần mềm Freshservice

Freshservice là một trong những nền tảng quản lý tài sản IT hàng đầu trên thế giới. Phần mềm giúp các CTO kiểm soát tài sản CNTT hiệu quả, từ phần cứng, phần mềm, đến những tài sản cố định như phương tiện và máy móc.

Các tính năng nổi bật bao gồm: Tự động nhắc lịch bảo trì bảo dưỡng tài sản, Dự báo chi phí và bảo trì trong tương lai giúp quản lý chi phí tốt hơn & cải thiện tỷ suất lợi nhuận. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể quản lý hàng tồn kho, đơn đặt hàng tài sản, thiết bị trên Freshservice.

Freshservice cho phép tích hợp với các phần mềm Dropbox, Jira, Freshdesk, Bomgar, CloudWatch, Quickbooks, Zapier, Zoom, Freshbooks và Microsoft Teams. Chi phí sử dụng Freshservice từ $19/người dùng/tháng. Bạn có thể dùng thử miễn phí phần mềm trong 21 ngày.

Tìm hiểu phần mềm quản lý tài sản Freshservice 

5. Phần mềm Asset Panda

Asset Panda là nền tảng quản lý tài sản all-in-one cho phép bạn theo dõi nhiều loại tài sản bao gồm tài sản CNTT, tài sản cố định, v.v. Phần mềm hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, theo dõi toàn bộ lịch sử sử dụng, thông tin bảo hành, hướng dẫn sử dụng kèm ảnh chụp tài sản.

Asset Panda có giao diện thân thiện với người dùng và cho phép người dùng dễ dàng theo dõi thông tin và tạo báo cáo chi tiết các dữ liệu liên quan đến tài sản. Phần mềm cho phép tích hợp với Microsoft Active Directory, Azure Active Directory, Okta, OneLogin, Zendesk, ServiceNow, Lansweeper và Google Workspace. Bạn có thể dùng thử miễn phí phần mềm quản lý tài sản Asset Panda trong 14 ngày tại đây.

6. Phần mềm quản lý tài sản HxGN EAM

HxGN EAM là giải pháp quản lý tài sản hàng đầu được thiết kế để kéo dài vòng đời tài sản và cải thiện năng suất. Trong hơn 30 năm phát triển và liên tục đổi mới, HxGN EAM trao quyền cho các tổ chức Quản lý hiệu suất tài sản (APM) tốt hơn. Phần mềm ứng dụng công nghệ như AI và ML có thể cung cấp dữ liệu chính xác về tình trạng tài sản của doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy việc ra quyết định tốt hơn.

Các mô-đun cốt lõi của phần mềm bao gồm: quản lý tài sản, quản lý hiệu suất tài sản, quản lý công việc, quản lý vật liệu, quản lý mua sắm, quản lý ngân sách, quản lý bảo trì,… Ứng dụng di động HxGN EAM cung cấp cho các kỹ thuật viên hiện trường quyền truy cập theo thời gian thực & dễ dàng đăng ký hay phê duyệt sử dụng tài sản. 

Phần mềm cho phép tích hợp với Microsoft (MS) Project, Oracle và Excel. Tìm hiểu phần mềm quản lý tài sản HxGN EAM

7. Phần mềm AssetCloud (Wasp) 

AssetCloud của Wasp Barcode Technologies là một công cụ tuyệt vời mà các tổ chức có thể sử dụng để theo dõi tài sản phần mềm và các tài sản cố định. AssetCloud được các doanh nghiệp lớn như IBM, Lockheed Martin, Mercedes Benz và Sony tin dùng. 

Các tính năng nổi bật của AssetCloud bao gồm: quản lý hợp đồng mua bán tài sản, kiểm kê tài sản, cung cấp 25 mẫu báo cáo theo dõi hàng tồn kho, tính toán khấu hao tài sản,… Phần mềm cho phép tích hợp với Zapier, HubSpot, Google Workspace, Slack, Mailchimp, Twitter, Facebook Lead Ads, Trello và Calendly.

Chi phí sử dụng AssetCloud từ $82,91/người dùng/tháng. Bạn có thể dùng thử miễn phí phần mềm trong 21 ngày. Tìm hiểu phần mềm quản lý tài sản AssetCloud

8. Phần mềm quản lý tài sản Bynder

“Trung bình, khách hàng của chúng tôi tìm thấy tài sản kỹ thuật số nhanh hơn 49% nhờ phần mềm quản lý tài sản kỹ thuật số của Bynder”

Bynder là công cụ quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM) hàng đầu được Canon, Puma, Spotify và các thương hiệu nổi tiếng khác trên thế giới sử dụng. Nền tảng này phù hợp nhất cho các tổ chức đang trong quá trình mở rộng quy mô.

Bynder có giao diện trực quan, dễ sử dụng. Các tính năng chính của phần mềm bao gồm: lưu trữ tập trung danh sách tài sản, cá nhân hóa tài sản bằng logo, dễ dàng tìm kiếm tài sản bằng hình ảnh, linh hoạt cấp quyền truy cập cho các cá nhân, phòng ban,…

Phần mềm cho phép tích hợp với BloomReach, TYPO3, Google Workspace, Google Analytics, Wrike, Drupal 7, Drupal 8, HootSuite và Microsoft Active Directory. Tìm hiểu phần mềm quản lý tài sản Bynder. 

9. Phần mềm EZOfficeInventory

EZOfficeInventory là phần mềm quản lý tài sản cố định cho phép bạn theo dõi hàng tồn kho, máy móc, công cụ, phương tiện, v.v. Phần mềm này rất phù hợp với ngân sách triển khai của các doanh nghiệp nhỏ.

Phần mềm có cả bản web app và mobile app, giúp bạn dễ dàng kiểm soát việc sử dụng tài sản mọi lúc mọi nơi. Các tính năng chính của phần mềm: quản lý hàng tồn kho, tạo quy trình làm việc chuyên biệt phục vụ cho việc mua sắm và kiểm kê tài sản, tính toán & báo cáo khấu hao tài sản,… EZOfficeInventory cho phép người dùng quét QR, RFID hoặc mã vạch để tìm kiếm và kiểm kê tài sản từ mọi nơi.

Phần mềm cho phép tích hợp linh hoạt với Google Suite, Zendesk và Zendesk Sunshine, Jira Service Desk, PingIdentity, Okta, OneDrive và OneLogin.

Chi phí sử dụng EZOfficeInventory từ $35/tháng (không giới hạn người dùng và 250 tài sản). Bạn còn có thể dùng thử miễn phí phần mềm này trong 15 ngày.

Tìm hiểu phần mềm quản lý tài sản EZOfficeInventory. 

10. Phần mềm quản lý tài sản AssetTiger

AssetTiger giúp bạn theo dõi tài sản cố định của doanh nghiệp dễ dàng. Phần mềm cho phép thêm người dùng không giới hạn, thiết lập nhanh chóng và biến điện thoại thông minh của bạn thành máy quét tài sản kỹ thuật số nhờ ứng dụng di động trực quan. 

Phần mềm cung cấp hàng loạt báo cáo về tài sản giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt trạng thái sử dụng, khấu hao, tình trạng bảo trì, thời gian đổi trả tài sản, v.v. AssetTiger còn có tính năng lập kế hoạch bảo dưỡng, tự động nhắc nhở và cảnh báo tài sản cần bảo trì, tài sản hết hợp đồng… 

Nhược điểm của AssetTiger là chưa cho phép tích hợp với ứng dụng của bên thứ ba và không tùy chỉnh được các trường tính năng. Chi phí sử dụng phần mềm AssetTiger từ $10/tháng (tối đa 500 tài sản và không giới hạn người dùng). 

Tìm hiểu phần mềm quản lý tài sản AssetTiger. 

Kết luận

Trên đây là TOP 10 phần mềm quản lý tài sản mà bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng sử dụng, cho dù bạn là CTO, giám đốc điều hành C-Suite không rành về công nghệ hay nhân viên mới.

Tuỳ thuộc vào nhu cầu, quy mô và năng lực nội tại mà mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn ứng dụng phần mềm quản lý tài sản phù hợp. Tuy nhiên, khi tìm hiểu công cụ quản lý tài sản, CEO doanh nghiệp nên chú trọng xem xét đến các yếu tố như: tính dễ sử dụng, mức độ tùy chỉnh, chi phí triển khai & tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác để đảm bảo đầu ra phải thống nhất và liền mạch, tránh việc phân mảnh công việc và thông tin. 

Cuối cùng, để nhận tư vấn Miễn phí hoặc Demo 1-1 về Phần mềm quản lý tài sản mã nguồn mở – ERPNext, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 090.150.8000 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới