Bạn là quản lý, giám đốc công ty,… đang tìm kiếm sơ đồ quản lý quy trình mua hàng và công cụ giúp số hóa quy trình này đơn giản, hiệu quả hơn? Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây. MBW cung cấp thông tin chi tiết về các tính năng, đánh giá ưu điểm, nhược điểm và chi phí của TOP 8 phần mềm quản lý mua hàng nổi bật, đồng thời gợi ý phương pháp lựa chọn phần mềm phù hợp cho từng cá nhân, doanh nghiệp. 

Tổng quan quy trình quản lý mua hàng trong doanh nghiệp

Quản lý mua hàng là một quy trình bao gồm các hoạt động hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát việc mua hàng hóa, dịch vụ trong doanh nghiệp. Hướng tới mục tiêu mua đúng, mua đủ hàng hóa với chất lượng tốt và giá cả phù hợp. Từ đó giúp quá trình sản xuất, thương mại không bị gián đoạn để đảm bảo hoạt động kinh doanh và gia tăng lợi nhuận doanh nghiệp. 

Các doanh nghiệp thường phải đối mặt với vô số thách thức trong việc quản lý mua hàng, như duy trì tuân thủ các quy định, tránh chi phí vượt mức và đảm bảo giao hàng kịp thời. Đặc biệt là nguy cơ xảy ra gian lận giữa nhân viên và nhà cung cấp, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự giám sát chặt chẽ và xác thực kỹ lưỡng từng giao dịch mua hàng.

Quản lý mua hàng là nhiệm vụ không hề dễ dàng, nếu không có sự hỗ trợ của phần mềm phù hợp thì các CEO, nhà quản lý sẽ rất vất vả và phải đối mặt với nhiều rủi ro khác như: 

• Xử lý thủ công nhiều giấy tờ, hồ sơ, phê duyệt báo giá, các yêu cầu mua hàng… gây tốn thời gian và công sức
• Dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu, tính toán chi phí thủ công… Khó khăn trong việc theo dõi, cập nhật tiến độ mua hàng và quản lý nhà cung cấp
• Không có dữ liệu chính xác để so sánh giá cả, và đánh giá năng lực, uy tín của nhà cung cấp, dẫn đến việc mua hàng với giá cao hơn giá thị trường hay mua hàng kém chất lượng
• Rủi ro về gián đoạn nguồn cung cấp do thiếu kế hoạch dự phòng, hay xây dựng kế hoạch mua hàng không phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

May mắn thay, phần mềm quản lý mua hàng có thể giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để những vấn đề này bằng cách tự động hóa quy trình làm việc, đảm bảo tuân thủ quy định mua hàng thông qua các biện pháp kiểm soát có hệ thống, cung cấp khả năng giám sát ngân sách theo thời gian thực và tăng cường quy trình xác minh nhà cung cấp. Phần mềm cũng giúp giảm thiểu các tác vụ thủ công và lỗi của con người, từ đó cải thiện hiệu quả mua hàng và hoạt động kinh doanh tổng thể trên toàn doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý mua hàng là gì?

Phần mềm quản lý mua hàng là một giải pháp công nghệ được thiết kế để giúp các doanh nghiệp số hóa và tối ưu quy trình mua hàng, từ lập kế hoạch, tìm nhà cung cấp đến quản lý kho, theo dõi báo giá, hợp đồng,… 

Nhờ quản lý quy trình mua hàng tập trung trên một nền tảng trực tuyến, việc ứng dụng phần mềm giúp Ban lãnh đạo, bộ phận thu mua, kế toán,… tăng cường cộng tác, cải thiện hiệu quả làm việc và ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu. 

Trước sự phức tạp ngày càng gia tăng của chuỗi cung ứng và áp lực ra quyết định nhanh chóng, phần mềm quản lý mua hàng trở thành công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô.

Các tính năng chính của phần mềm quản lý mua hàng

Thông thường, một phần mềm quản lý mua hàng sẽ có những tính năng quan trọng sau:

Quản lý yêu cầu mua hàng

• Tạo và theo dõi yêu cầu mua hàng từ các bộ phận
• Phê duyệt yêu cầu mua hàng theo quy trình được thiết lập sẵn
• Gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp và so sánh giá cả
• Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và đặt hàng

Quản lý đơn hàng mua

• Theo dõi tiến độ giao hàng của nhà cung cấp
• Nhắc nhở khi đến hạn giao hàng, thanh toán,…
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho
• Nhập kho và cập nhật số lượng tồn kho.

Quản lý nhà cung cấp

• Quản lý danh sách nhà cung cấp kèm thông tin chi tiết (địa chỉ, liên hệ, giao dịch,…)
• Đánh giá hiệu quả hoạt động cung ứng của nhà cung cấp: thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm, mức độ hợp tác,…
• Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho từng mặt hàng & nhu cầu
• Quản lý hợp đồng và số hóa quy trình thanh toán với nhà cung cấp.

Báo cáo và thống kê

• Báo cáo về tình hình mua hàng theo thời gian, theo nhà cung cấp, theo mặt hàng, báo cáo công nợ,…
• Thống kê chi phí mua hàng và giá thành sản phẩm
• Phân tích hiệu quả hoạt động mua hàng. 

Tích hợp với các phần mềm khác

• Tích hợp với phần mềm quản lý kho hàng để cập nhật số lượng hàng hóa
• Tích hợp với phần mềm kế toán để hạch toán chi phí mua hàng
• Tích hợp với phần mềm bán hàng để theo dõi nhu cầu mua hàng.

Khi lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng, doanh nghiệp cần cân nhắc đến các yếu tố sau:

• Nhu cầu quản lý của doanh nghiệp
• Ngân sách & năng lực vận hành của doanh nghiệp
• Tính năng và chi phí của phần mềm
• Tính linh hoạt, khả năng tích hợp với các phần mềm khác và tùy chỉnh theo nhu cầu
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp phần mềm.

Top 12 phần mềm quản lý mua hàng phù hợp DN Việt Nam triển khai 

Dưới đây là tổng hợp danh sách 8 phần mềm quản lý mua hàng phổ biến và được xếp hạng cao trên thế giới, kèm đánh giá chi tiết về tính năng, ưu/ nhược điểm và chi phí của từng giải pháp, mời các nhà điều hành tham khảo.

Phần mềm quản lý mua hàng mã nguồn mở, tùy chỉnh theo nhu cầu

1. Phần mềm quản lý mua hàng mã nguồn mở ERPNext

ERPNext là phần mềm ERP mã nguồn mở 100%, được xếp hạng hàng đầu trên thế giới hiện nay, với bộ khung nền tảng là công nghệ Low Code, No Code. Mô-đun quản lý mua hàng của ERPNext cung cấp đa tính năng giúp doanh nghiệp lên yêu cầu mua hàng hóa – vật tư và theo dõi tình trạng đơn đặt hàng, quản lý quy trình mua hàng hóa – vật tư dễ dàng hơn. Đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về nhà cung cấp, báo giá, số lượng tồn kho và thông tin thanh toán.

Các tính năng nổi bật trên phần mềm quản lý mua hàng trên ERPNext: 

• Quản lý chi tiết Nhà cung cấp: thông tin liên hệ, hợp đồng, lịch sử giao dịch, điều khoản thanh toán… tất cả đều được theo dõi tập trung trực tuyến trên một phần mềm
• Tự động gửi yêu cầu báo giá đến nhiều nhà cung cấp. Tìm nhà cung cấp tốt nhất và giá cả cạnh tranh nhất cho các sản phẩm hoặc vật tư cần thiết
• Theo dõi trạng thái, tiến độ đơn hàng, tiến độ thanh toán, công nợ, lịch sử giao nhận hàng của từng nhà cung cấp
• Nhận báo giá từ nhà cung cấp: Sử dụng tài liệu Báo giá Nhà cung cấp để ghi nhận chi phí sản phẩm/dịch vụ trong thời hạn nhất định
• Quản lý nhiều loại thuế và phí mua hàng áp dụng cho sản phẩm hoặc dịch vụ 
• Nắm bắt chính xác hiệu suất của nhà cung cấp (theo dõi chất lượng sản phẩm, giao hàng trong một khoảng thời gian) với tính năng Bảng điểm nhà cung cấp trong mô-đun Mua hàng của ERPNext
• Liên kết đồng bộ với các module quản lý khác trong phần mềm ERPNext (tài chính kế toán, quản lý bán hàng, sản xuất, quản lý nhân sự…) để số hóa toàn diện doanh nghiệp.

Việc theo dõi hàng hóa – vật tư trên ERPNEXT sẽ mang đến cho khách hàng công cụ hữu hiệu như: phân tích hàng mua từ nhà cung cấp nào là hiệu quả nhất, phân tích cơ cấu tỷ trọng nhập của các mặt hàng, ngành hàng,…đề từ đó Ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định chiến lược và cải tiến quy trình, kế hoạch mua hàng.

Ưu điểm của phần mềm quản lý mua hàng ERPNext:

• Mã nguồn mở hàng đầu thế giới, theo Gartner, ERPNext nằm trong TOP 5 hệ thống ERP thân thiện với người dùng 3 năm liên tiếp (2017, 2018, 2019)
• Linh hoạt tùy chỉnh tính năng theo nhu cầu quản lý mua hàng của từng  doanh nghiệp
• Ngoài quản lý mua hàng, doanh nghiệp có thể quản lý bán hàng, tài chính kế toán, nhân sự công việc, dự án… và nhiêu tính năng và tiện ích khác trên ERPNext
• Giao diện thân thiện với người dùng 
• Tích hợp liền mạch với ứng dụng bên thứ ba
• Cộng đồng phát triển tích cực & hỗ trợ đa ngôn ngữ
• Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự cài đặt và tải về sử dụng mà không mất chi phí bản quyền.

Tại Việt Nam, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm hiểu và trải nghiệm, nhận tư vấn về ERPNext qua MBW. MBW là đối tác chính thức và duy nhất triển khai ERPNext tại thị trường Việt Nam, có khả năng may đo, phát triển thêm các tính năng phù hợp với nhu cầu, mô hình vận hành của doanh nghiệp.

Link tham khảo & Demo phần mềm quản lý mua hàng ERPNext 

Doanh nghiệp tìm hiểu thêm về nền tảng ERPNext qua video dưới đây.

Phần mềm quản lý mua hàng của nước ngoài

2. Phần mềm ClickUp

ClickUp là một nền tảng mạnh mẽ kết hợp quản lý mua hàng, tài liệu, quản lý công việc, trò chuyện, v.v. Nếu bạn đang phải vất vả tổng hợp số liệu thủ công trên nhiều công cụ rời rạc để hoàn thành công việc thì ClickUp chính là giải pháp tối ưu.

Các tính năng nổi bật của ClickUp:

• Dễ dàng lập kế hoạch và quản lý hoạt động mua hàng với các mẫu sẵn có trên phần mềm
• Linh hoạt khởi tạo các trường tùy chỉnh, trạng thái và chế độ xem và phân quyền quản lý đến từng bộ phận
• Mẫu ClickUp AI giúp tự động cập nhật thông tin báo cáo về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp
• Chuyển đổi kế hoạch mua hàng thành các nhiệm vụ và phân công công việc đến từng người phụ trách 
• Lưu trữ tất cả các cuộc trò chuyện, trao đổi công việc

Hạn chế của phần mềm quản lý mua hàng ClickUp:

• Các tính năng như ClickUp AI tốn nhiều chi phí triển khai
• ClickUp có rất nhiều tính năng nên sẽ khó khăn trong việc làm quen và thao tác cho người mới bắt đầu 

Chi phí sử dụng phần mềm ClickUp từ 7 – 12 usd/ người dùng/ tháng. Xếp hạng trên G2 (nền tảng đánh giá phần mềm và dịch vụ B2B hàng đầu thế giới): 4,7/5 (8.300+ đánh giá) 

Link tham khảo phần mềm ClickUp

3. Phần mềm quản lý mua hàng online Coupa

Coupa có rất nhiều tính năng nhưng chủ yếu tập trung vào quản lý chi tiêu trong quy trình mua hàng. Phần mềm giúp doanh nghiệp hợp nhất các nguồn thanh toán để kiểm soát dòng tiền và đảm bảo lợi nhuận. Bạn có thể sử dụng Coupa để quản lý vốn lưu động và dự báo ngân sách, quản lý hợp đồng mua hàng, phê duyệt hóa đơn và tối ưu mối quan hệ với các nhà cung cấp. 

Tính năng nổi bật của phần mềm Coupa

• Quản lý vòng đời nhà cung cấp, quản lý rủi ro chuỗi cung ứng
• Đơn giản hóa quá trình tiếp nhận yêu cầu mua hàng và theo dõi tiến độ giao nhận hàng trong thời gian thực
• Coupa Community.ai cung cấp các tiêu chuẩn kiểm soát tài chính doanh nghiệp

Nhược điểm của phần mềm Coupa

• Người dùng phải tạo nhiều tài khoản để xử lý thanh toán
• Coupa không cung cấp bản dùng thử miễn phí 
• Nhà cung cấp chỉ hỗ trợ khách hàng qua kênh chat

Điểm xếp hạng trên G2 (nền tảng đánh giá phần mềm và dịch vụ B2B hàng đầu thế giới): 4.2/5 (260+ đánh giá)

Link tham khảo phần mềm quản lý mua hàng Coupa

4. Phần mềm Kissflow

Kissflow là phần mềm quản lý mua hàng đơn giản và có thể tùy chỉnh tính năng. Doanh nghiệp có thể ứng dụng Kissflow để theo dõi các yêu cầu mua hàng, tự động tạo đơn đặt hàng và phê duyệt hóa đơn mọi lúc mọi nơi ngay trên app di động. Bạn cũng có thể linh hoạt phân quyền truy cập, kiểm soát tối đa công việc của các thành viên trong nhóm mua hàng ngay trên nền tảng tập trung.

Tính năng nổi bật của phần mềm Kissflow:

• Đơn giản hóa việc giới thiệu và quản lý nhà cung cấp 
• Tích hợp với phần mềm quản lý tài chính thông qua API
• Cho phép người dùng tùy chỉnh hầu hết mọi thứ, bao gồm quy trình phê duyệt, trường dữ liệu và các định dạng báo cáo liên quan đến hoạt động mua hàng

Hạn chế của Kissflow:

• Phần mềm này không cung cấp các tùy chọn miễn phí hoặc bản freemium so với các phần mềm mua hàng khác trong danh sách này
• Một số người dùng cho rằng Kissflow khó triển khai

Chi phí triển khai phần mềm quản lý mua hàng Kissflow từ 1,990 usd/tháng. Điểm xếp hạng trên G2 (nền tảng đánh giá phần mềm và dịch vụ B2B hàng đầu thế giới): 4.3/5 (520+ đánh giá)

Link tham khảo phần mềm Kissflow

5. Phần mềm quản lý mua hàng Tradogram

Tradogram là phần mềm lưu trữ đám mây giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình mua sắm. Với Tradogram, người dùng có thể dễ dàng tạo các yêu cầu mua hàng và gửi phê duyệt nhanh chóng trước khi mua. Phần mềm được đánh giá phù hợp với đặc thù vận hành trong doanh nghiệp xây dựng.

Các tính năng nổi bật của ứng dụng Tradogram:

• Yêu cầu mua hàng – Dễ dàng tạo yêu cầu mua hàng và gửi để phê duyệt online
• Danh mục mặt hàng – Danh mục mặt hàng cho phép bạn tạo danh sách đầy đủ các mặt hàng được mua thường xuyên
• Phê duyệt – Các bên liên quan có thể đánh giá và kiểm soát các yêu cầu mua hàng trước khi đơn đặt hàng được gửi cho nhà cung cấp
• Quản lý ngân sách – Thiết lập ngân sách sử dụng ở cấp phòng ban mua hàng hoặc kiểm soát dòng tiền trên toàn doanh nghiệp
• Hàng tồn kho – Quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp tập trung ở một nơi và thiết lập các ngưỡng đặt hàng cho từng sản phẩm

Nhược điểm của phần mềm Tradogram là không thiết lập được đa dạng các loại báo cáo, đặc biệt là báo cáo về số lượng hàng tồn kho. Phần mềm miễn phí cho các cá nhân, doanh nghiệp có ít hơn năm giao dịch mua hàng hàng tháng. Chúng tôi khuyên bạn nên nâng cấp lên gói Premium hỗ trợ số lượng đơn hàng mua không giới hạn, với chi phí triển khai từ $168/tháng.

Link tham khảo phần mềm Tradogram

6. Phần mềm GEP SMART

GEP SMART là bộ phần mềm mạnh mẽ bao gồm các công cụ quản lý mua hàng trực tiếp, quản lý hóa đơn nguyên vật liệu, quản lý hợp đồng nhà cung cấp, v.v. Phần mềm giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả quản lý mua hàng nhờ ứng dụng AI, tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và Big Data. Nếu bạn muốn một giải pháp tiên tiến nhất về công nghệ, GEP sẽ cung cấp dịch vụ hỗ trợ quản lý mua hàng trọn gói mọi lúc, mọi nơi. 

Các tính năng nổi bật của GEP:

• Quản lý hiệu quả tất cả hoạt động chi tiêu trực tiếp và gián tiếp trên phần mềm 
• Thiết kế quy trình mua hàng tuân thủ theo quy định của doanh nghiệp và đối tác
• Công nghệ AI giúp phân tích chi tiêu, tìm nguồn cung ứng chiến lược, xử lý đơn đặt hàng và quản lý hóa đơn nhanh chóng, chính xác hơn

Điểm xếp hạng trên G2 (nền tảng đánh giá phần mềm và dịch vụ B2B hàng đầu thế giới): 4.4/5 (20+ đánh giá)

Link tham khảo phần mềm GEP

7. Phần mềm quản lý mua hàng SAP Ariba

SAP Ariba là một giải pháp cloud hỗ trợ quản lý mua hàng được các doanh nghiệp lớn thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau sử dụng rộng rãi. Nền tảng này cung cấp một bộ công cụ toàn diện để quản lý chu trình mua hàng đến thanh toán, bao gồm hướng dẫn mua hàng, quản lý nhà cung cấp và hợp đồng, lập hóa đơn và tăng cường cộng tác chuỗi cung ứng. SAP Ariba khi tích hợp với Ariba Network có thể giúp kết nối thông tin với hàng triệu công ty để nâng cao khả năng quản lý nhà cung cấp hiệu quả & liền mạch. 

Các tính năng nổi bật của phần mềm SAP Ariba:

• Số hóa & đơn giản hóa quy trình mua hàng
• Cung cấp các công cụ để quản lý liền mạch các mối quan hệ và hợp đồng với nhà cung cấp
• Quản lý hợp đồng hiệu quả để đảm bảo tuân thủ quy định và tiến độ thực hiện
• Tạo điều kiện nâng cao sự hợp tác trong chuỗi cung ứng
• Kiểm soát quy trình lập hóa đơn và thanh toán mua hàng

Ngoài sở hữu các điểm mạnh trên thì SAP Ariba lại có giao diện phức tạp, và còn thiếu các tính năng báo cáo phân tích dữ liệu chuyên sâu. Chi phí triển khai SAP Ariba có thể thay đổi tùy theo nhu cầu cụ thể của từng khách hàng. SAP Ariba được người dùng nhận xét là có giá đắt hơn so với các phần mềm quản lý bán hàng khác.

Link tham khảo phần mềm SAP Ariba

8. Phần mềm Team Procure

Team Procure giúp doanh nghiệp xử lý tất cả quy trình phê duyệt, đơn đặt hàng và quản lý hàng tồn kho tập trung ở một nơi. Phần mềm quản lý mua hàng này cũng hỗ trợ người dùng tùy chỉnh linh hoạt theo các quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm còn có tính năng RFQ & Đấu giá điện tử. Bạn có thể mời nhiều nhà cung cấp đấu thầu một dự án trong Team Procure và hệ thống sẽ tự động so sánh giá cả, đánh giá chất lượng. 

Các tính năng nổi bật của Team Procure:

• Quản lý các yêu cầu mua hàng dựa trên ngân sách và mức độ cần thiết
• Tạo PO từ các yêu cầu và theo dõi lịch trình phân phối hàng hóa
• Cho phép đấu giá điện tử, thu thập RFQ từ nhiều nhà cung cấp để quản lý chi tiêu có chất lượng
• Quản lý kho tích hợp trên nhiều địa điểm
• Theo dõi KPI mua hàng trên phần mềm

Nhược điểm của phần mềm Team Procure

• Khả năng quản lý hàng tồn kho còn hạn chế so với các phần mềm mua hàng khác
• Một số người dùng đánh giá tính năng quản lý dòng tiền, tài chính chưa tối ưu

Chi phí sử dụng phần mềm quản lý mua hàng Team Procure

• Gói dành cho cá nhân mới bắt đầu: 100 usd/ người dùng/ tháng 
• Gói dành cho doanh nghiệp: 150 usd/người dùng/ tháng 
• Gói Professional: 250 usd/ người dùng/ tháng

Link tham khảo phần mềm Team Procure

Phần mềm quản lý mua hàng của Việt Nam: Ưu và nhược điểm

Bên cạnh phần mềm quản lý mua hàng mã nguồn mở có thể tùy chỉnh theo nhu cầu và 7 phần mềm quản mua hàng của nước ngoài trên, dưới đây, đội ngũ MBW tổng hợp và giới thiệu nhanh một số phần mềm quản lý mua hàng của Việt Nam.

Mỗi phần mềm quản lý mua hàng có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp. Để lựa chọn phần mềm phù hợp doanh nghiệp tham khảo thêm 6 yếu tố cần cân nhắc khi triển khai phần mềm quản lý mua hàng hay phần mềm ERP. 

Lưu ý: Bảng đánh giá tổng quan dưới đây, đánh giá khách quan mang tính chất tham khảo. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng nhu cầu và ngân sách của mình trước khi lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng phù hợp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tham khảo ý kiến của những người đã sử dụng phần mềm để có thêm thông tin chi tiết và đánh giá tổng quan hơn.

Lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý mua hàng

Việc lựa chọn triển khai phần mềm quản lý mua hàng phù hợp với nhu cầu và năng lực nội tại là một giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng, tiết kiệm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh. 

• • Tối ưu quản lý các yêu cầu mua hàng: Phần mềm cho phép người dùng dễ dàng tạo và gửi yêu cầu mua hàng online, từ đó loại bỏ các tác vụ thủ công, rườm rà, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên & cấp quản lý.
  • Quy trình phê duyệt nhanh hơn: Với quy trình phê duyệt tự động, các công cụ quản lý mua hàng có thể đẩy nhanh quá trình phê duyệt các yêu cầu mua hàng, giảm sự chậm trễ và đảm bảo cung ứng hàng hóa kịp thời.
  • Dữ liệu tập trung: Bằng cách quản lý tập trung tất cả dữ liệu mua hàng trên một nền tảng, những công cụ này cung cấp khả năng báo cáo theo thời gian thực các thông tin về ngân sách, hợp đồng, chất lượng nhà cung cấp, tồn kho… Điều này giúp việc theo dõi và phân tích đánh giá các hoạt động mua hàng trở nên dễ dàng & chính xác hơn.
  • Tự động hóa: Các phần mềm mua hàng thường đi kèm với nhiều tính năng tự động hóa có thể giúp cắt giảm hàng loạt công việc thủ công và tăng hiệu suất. Ví dụ tự động tạo đơn hàng, lập hóa đơn và cảnh báo hiệu lực hợp đồng, nhắc nhở tiến độ giao hàng,…
  • Quản lý tuân thủ: Với các tính năng như theo dõi việc tuân thủ quy định của từng nhà cung cấp, quản lý hợp đồng mua hàng tự động, nhiều phần mềm có thể giúp đảm bảo tất cả hoạt động mua hàng được thực hiện theo đúng chính sách của công ty và các yêu cầu pháp lý chung.
  • Kiểm soát chi phí mua hàng hiệu quả: Phần mềm hỗ trợ theo dõi chi tiết các khoản chi phí mua hàng, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sử dụng ngân sách. Đồng thời tìm kiếm nhà cung cấp uy tín với giá cả cạnh tranh để tránh lãng phí do mua hàng dư thừa hoặc mua hàng kém chất lượng,…  

Tiêu chí để chọn được Phần mềm quản lý mua hàng tốt nhất

Để chọn được phần mềm quản lý mua hàng phù hợp, các CEO cần lưu ý đến các yếu tố quan trọng được liệt kê dưới đây:

• Chức năng: Phần mềm phải cung cấp một bộ tính năng toàn diện để hỗ trợ kiểm soát toàn bộ vòng đời mua hàng trong doanh nghiệp, bao gồm quản lý yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, quản lý nhà cung cấp, kiểm soát hàng tồn kho, theo dõi ngân sách và báo cáo,…
• Dễ sử dụng: Giao diện phần mềm phải thân thiện và trực quan là điều cần thiết để đảm bảo toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp sử dụng phần mềm dễ dàng, suôn sẻ.
• Khả năng mở rộng: Phần mềm mua hàng phải phù hợp với sự phát triển của tổ chức và thích ứng với nhu cầu mua hàng thay đổi từ thị trường, cho dù quy mô công ty đó nhỏ, vừa hay lớn.
• Khả năng tích hợp: Tích hợp liền mạch với các hệ thống kinh doanh khác, ví dụ như phần mềm kế toán và hệ thống ERP. Điều này rất quan trọng để tự động hóa quy trình và tránh rủi ro phân mảnh dữ liệu.
• Khả năng truy cập linh hoạt: Việc cho phép truy cập phần mềm trên thiết bị di động giúp người dùng dễ dàng theo dõi và xử lý các tác vụ mua hàng mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi không có mặt tại văn phòng. Từ đó nâng cao tính linh hoạt trong công việc và tăng năng suất.
• Tùy chỉnh: Phần mềm quản lý mua hàng phải cung cấp các tùy chọn để linh hoạt điều chỉnh quy trình làm việc, quy trình phê duyệt và báo cáo theo nhu cầu cụ thể của từng tổ chức.
• Hỗ trợ và đào tạo từ nhà cung cấp phần mềm: Khi lựa chọn phần mềm, bạn cũng cần xem xét, đánh giá chất lượng hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp công nghệ. Từ các tài liệu đào tạo, tài liệu hỗ trợ kỹ thuật, hình thức hỗ trợ, trách nhiệm xử lý khi phần mềm xảy ra lỗi,…. 
• Đánh giá và đề xuất của người dùng: Tìm hiểu về hiệu suất, độ tin cậy và sự hài lòng của người dùng bằng cách xem xét các đánh giá & đề xuất từ ​​các doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm đó.

Kết luận

Trên đây là những thông tin tổng quan về TOP 8 phần mềm quản lý mua hàng tốt nhất, hy vọng các CEO, nhà quản lý có thể lựa chọn được giải pháp công nghệ phù hợp để vận hành tinh gọn, tối ưu chi phí thu mua & góp phần cải thiện lợi nhuận doanh nghiệp. 

Quý doanh nghiệp quan tâm đến Phần mềm quản lý mua hàng mã nguồn mở ERPNext, vui lòng liên hệ Hotline 090.150.8000 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên!