Kế toán là một khía cạnh quan trọng của quản lý doanh nghiệp, đóng vai trò thiết kế yếu trong báo cáo tài chính, theo dõi giao dịch và sức khỏe tài chính tổng thể. Các doanh nghiệp luôn tìm kiếm những cách thức để tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu quả, để tinh gọn các hoạt động kế toán, nhiều công ty đang dần chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán ERP.

Phần mềm kế toán ERP là gì?

Phần mềm kế toán ERP là phân hệ nằm trong hệ thống ERP, giúp quản lý khía cạnh tài chính trong hoạt động kinh doanh. Vì là 1 phân hệ trong ERP,  phần mềm kế toán ERP có thể kết hợp với các chức năng kinh doanh khác, như quản lý hàng tồn kho, tiếp thị và phần mềm CRM, nhân sự,.. giúp quản lý doanh nghiệp toàn diện. 

Chia nhỏ quy trình làm việc với phần mềm kế toán ERP

• • Theo dõi sổ sách kế toán theo thời gian thực: Dashboard hiển thị tất cả các chỉ số hiệu suất quan trọng của doanh nghiệp chỉ trong chớp mắt. Bạn có thể phân tích mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh trên một nền tảng duy nhất.
  • Nhật ký và thanh toán: Theo dõi thu nhập và chi phí (hoãn lại hoặc tích lũy). Thu nhập và chi phí có thể phát sinh ngay lập tức (tiền mặt) hoặc theo thời gian (tín dụng, trả góp).

• Hóa đơn và định giá: Dễ dàng xuất hóa đơn cho khách hàng và theo dõi khoản phải thu.

• …..

5 lợi ích vượt trội của phần mềm kế toán ERP

Triển khai phần mềm kế toán ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp thuộc các ngành nghề khác nhau. Hãy cùng khám phá một số lợi thế mà các phần mềm này mang lại.

1. Tự động hóa quy trình tính toán lặp lại, thủ công

Phần mềm kế toán ERP hợp lý hóa quy trình kinh doanh bằng cách loại bỏ các tác vụ thủ công, tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại và giảm khả năng xảy ra lỗi. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhóm tài chính, cho phép họ tập trung vào các hoạt động chiến lược nhiều hơn, chẳng hạn như phân tích và lập kế hoạch tài chính. Với quy trình làm việc tích hợp và quy trình chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong các hoạt động tài chính của mình.

2. Dữ liệu chính xác, minh bạch

Độ chính xác của dữ liệu rất quan trọng đối với báo cáo tài chính và ra quyết định. Phần mềm kế toán ERP cung cấp cơ sở dữ liệu tập trung, loại bỏ nhu cầu nhập lại dữ liệu và giảm nguy cơ sai sót, cho phép phân tích, dự báo tài chính chính xác và tuân thủ các yêu cầu quy định.

3. Hiển thị và báo cáo tài chính theo thời gian thực

Phần mềm kế toán ERP cung cấp khả năng hiển thị dữ liệu tài chính theo thời gian thực, cung cấp thông tin cập nhật cho việc ra quyết định. Với quyền truy cập tức thì vào các báo cáo tài chính, các chỉ số hiệu suất chính và bảng chỉ số, doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình tài chính của mình và đưa ra quyết định sáng suốt kịp thời. Khả năng hiển thị theo thời gian thực này cho phép quản lý tài chính chủ động, xác định các vấn đề và cơ hội tiềm ẩn trước khi chúng trở nên quan trọng.

4. Cải thiện kiểm soát chi phí và hiệu quả

Kiểm soát chi phí và tối đa hóa hiệu quả là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Phần mềm kế toán ERP giúp hợp lý hóa việc quản lý chi phí bằng cách tự động hóa các quy trình như đơn đặt hàng, theo dõi chi phí và quản lý hóa đơn. Với quy trình làm việc và quy trình phê duyệt được tiêu chuẩn hóa, doanh nghiệp có thể giảm chi tiêu không cần thiết, xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực.

5. Tuân thủ và bảo mật

Phần mềm kế toán ERP kết hợp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu tài chính nhạy cảm, ngăn chặn truy cập trái phép và đảm bảo quyền riêng tư của dữ liệu. Ngoài ra, các hệ thống này thường bao gồm các tính năng tuân thủ, chẳng hạn như quy trình kiểm toán và khả năng báo cáo theo quy định, để giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn ngành.

4 yếu tố lựa chọn phần mềm kế toán ERP phù hợp

Khi lựa chọn hệ thống kế toán ERP, doanh nghiệp nên cân nhắc một số yếu tố để đảm bảo lựa chọn được giải pháp phù hợp với nhu cầu của mình. 

1. Khả năng mở rộng và linh hoạt

Khi các doanh nghiệp phát triển, nhu cầu kế toán của họ có thể thay đổi. Điều quan trọng là chọn phần mềm kế toán ERP có thể mở rộng quy mô phù hợp với tổ chức và đáp ứng các yêu cầu trong tương lai. Tính linh hoạt cũng rất cần thiết vì doanh nghiệp có thể cần tùy chỉnh hệ thống để phù hợp với các quy trình và quy trình công việc riêng của mình.

2. Khả năng tích hợp

Tích hợp liền mạch với phần mềm và hệ thống hiện có là rất quan trọng để triển khai ERP thành công. Phần mềm kế toán ERP được chọn phải có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác, chẳng hạn như CRM, quản lý hàng tồn kho và hệ thống tính lương, để đảm bảo luồng dữ liệu thông suốt và loại bỏ tình trạng lưu trữ dữ liệu.

3. Giao diện và đào tạo thân thiện với người dùng

Khả năng sử dụng đóng một vai trò quan trọng trong việc áp dụng và năng suất của người dùng. Giao diện thân thiện với người dùng và điều hướng trực quan là điều cần thiết để nhóm tài chính điều hướng phần mềm kế toán ERP một cách hiệu quả. Ngoài ra, cần cung cấp đào tạo và hỗ trợ toàn diện để đảm bảo nhân viên có thể phát huy tối đa khả năng của hệ thống.

4. Uy tín và khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp

Việc lựa chọn một nhà cung cấp có uy tín với bề dày thành tích đã được chứng minh là rất quan trọng để triển khai ERP thành công. Doanh nghiệp nên đánh giá nhà cung cấp dựa trên kinh nghiệm, đánh giá của khách hàng và dịch vụ hỗ trợ. Một nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ cung cấp hỗ trợ, cập nhật và cải tiến hệ thống liên tục để đảm bảo phần mềm kế toán ERP luôn hoạt động hiệu quả và cập nhật.

Điểm khác biệt chính giữa phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán truyền thống

Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng, nhu cầu vận hành trở nên phức tạp hơn, đòi hỏi quản lý hiệu quả các quy trình và phòng ban khác nhau. Để đạt được điều này, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) chuyển sang các giải pháp phần mềm giúp tinh gọn hoạt động và nâng cao hiệu quả tổng thể.

Hai lựa chọn phổ biến thường được thảo luận là Phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán truyền thống. Tuy nhiên, có những điểm khác biệt chính giữa hai phần mềm này.

1. Phạm vi chức năng

Phần mềm kế toán truyền thống chủ yếu xử lý các giao dịch và báo cáo tài chính, bao gồm các khoản phải trả và phải thu, sổ tổng hợp, và ghi chép doanh thu/bán hàng cơ bản.

Ngược lại, phần mềm kế toán ERP bao gồm chức năng kế toán và kết hợp các mô-đun cho quản lý chuỗi cung ứng, quản lý kho hàng, CRM, nhân sự, bán hàng, mua hàng,…. Hệ thống ERP cung cấp một phương thức thống nhất để quản lý tất cả các hoạt động kinh doanh, mang lại cái nhìn toàn diện về các quy trình của tổ chức.

2. Thông tin chi tiết và báo cáo

Phần mềm kế toán truyền thống cung cấp thông tin chi tiết và báo cáo tài chính dựa trên dữ liệu trong phạm vi của nó. Nó tạo ra các báo cáo như báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán để giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất tài chính của họ.

Tuy nhiên, phần mềm kế toán ERP vượt ra ngoài dữ liệu tài chính và cung cấp thông tin chi tiết cho mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Chúng tạo ra các báo cáo kết hợp cả dữ liệu tài chính và vận hành, cho phép doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu suất tổng thể của họ.

3. Khả năng mở rộng

Khi doanh nghiệp phát triển, yêu cầu về phần mềm của họ thay đổi. Phần mềm kế toán truyền thống có thể phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu hạn chế, nhưng nó có thể thiếu khả năng mở rộng để xử lý các phức tạp của một tổ chức đang mở rộng nhanh chóng.

Ngược lại, phần mềm kế toán ERP được thiết kế để mở rộng theo quy mô của doanh nghiệp. Chúng có thể chứa nhiều khối lượng dữ liệu, người dùng và phòng ban ngày càng tăng, khiến chúng trở thành lựa chọn phù hợp hơn cho các doanh nghiệp hướng đến tăng trưởng lâu dài.

4. Tích hợp và tập trung dữ liệu

Phần mềm kế toán thường hoạt động như một hệ thống độc lập, giữ dữ liệu tài chính riêng biệt với dữ liệu vận hành khác. Điều này có thể dẫn đến các kho dữ liệu riêng biệt và quy trình kém hiệu quả, vì doanh nghiệp cần phải chuyển dữ liệu thủ công giữa các ứng dụng phần mềm khác nhau.

Ngược lại, phần mềm kế toán ERP cung cấp một cơ sở dữ liệu tập trung lưu trữ tất cả dữ liệu kinh doanh. Điều này cho phép tích hợp liền mạch giữa các phòng ban khác nhau, loại bỏ nhu cầu chuyển dữ liệu thủ công, đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu.

5. Chi phí và triển khai

Phần mềm kế toán truyền thống thường ít tốn kém hơn hệ thống ERP, do đó trở thành lựa chọn hấp dẫn cho các doanh nghiệp nhỏ có ngân sách hạn chế. Nó tương đối dễ dàng triển khai và yêu cầu đào tạo tối thiểu.

Ngược lại, phần mềm kế toán ERP có thể tốn kém hơn do chức năng và khả năng mở rộng lớn hơn. Việc triển khai hệ thống ERP có thể liên quan đến quá trình lập kế hoạch và triển khai rộng rãi hơn, vì nó đòi hỏi phải tích hợp nhiều mô-đun và đào tạo nhân viên về hệ thống mới.

Tóm lại, cả phần mềm kế toán và hệ thống ERP đều là những công cụ hữu ích cho doanh nghiệp, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau. Lựa chọn giải pháp phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.

Đọc thêm: ERPNext và Tally? – Đâu là giải pháp ERP phù hợp cho nhu cầu kinh doanh của bạn?

Phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán truyền thống: Lựa chọn nào phù hợp cho doanh nghiệp của bạn?

1. Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp

Nếu bạn có một doanh nghiệp nhỏ với yêu cầu quản lý tài chính đơn giản, phần mềm kế toán truyền thống có thể đủ đáp ứng nhu cầu của bạn. Nó cung cấp các tính năng cần thiết để theo dõi thu nhập, chi phí và tạo báo cáo tài chính.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển nhanh chóng hoặc có nhu cầu hoạt động phức tạp hơn, phần mềm erp quản lý kế toán tài chính có thể là lựa chọn tốt hơn. Phần mềm kế toán ERP có thể xử lý nhiều chức năng khác nhau, bao gồm cả kế toán và cung cấp giải pháp tích hợp và có thể mở rộng hơn để quản lý quy trình kinh doanh của bạn.

2. Yêu cầu hoạt động

Hãy xem xét các yêu cầu hoạt động cụ thể của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn cần các chức năng ngoài kế toán, chẳng hạn như quản lý hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng hoặc quản lý quan hệ khách hàng, phần mềm kế toán ERP có thể cung cấp giải pháp toàn diện hơn, cho phép tích hợp liền mạch giữa các bộ phận khác nhau, hợp lý hóa quy trình và nâng cao hiệu quả tổng thể.

3. Chiến lược tăng trưởng dài hạn

Hãy suy nghĩ về chiến lược tăng trưởng dài hạn của bạn. Nếu bạn dự đoán sự tăng trưởng đáng kể trong tương lai, việc đầu tư vào phần mềm kế toán ERP ngay từ đầu có thể sẽ hiệu quả hơn về mặt chi phí. 

Mặc dù phần mềm kế toán truyền thống có thể đáp ứng nhu cầu hiện tại của bạn nhưng nó có thể không có khả năng mở rộng để đáp ứng các yêu cầu trong tương lai của bạn. Việc triển khai hệ thống ERP sớm có thể giúp bạn tránh khỏi những rắc rối khi chuyển sang hệ thống mới sau này.

4. Ngân sách và nguồn lực

Hãy xem xét ngân sách của bạn và các nguồn lực sẵn có. Phần mềm kế toán truyền thống nhìn chung có giá cả phải chăng hơn và dễ triển khai hơn hệ thống ERP. Nếu bạn có ngân sách hạn chế hoặc thiếu các nguồn lực cần thiết để triển khai rộng rãi hơn, phần mềm kế toán có thể là lựa chọn thiết thực hơn. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể cần đầu tư vào hệ thống ERP để hỗ trợ các hoạt động mở rộng của mình.

Hãy nhớ rằng, phần mềm kế toán truyền thống chỉ có thể giải quyết được một phần của vấn đề, trong khi phần mềm kế toán ERP cung cấp phần mềm toàn diện để quản lý tất cả các khía cạnh trong hoạt động kinh doanh của bạn. Đầu tư vào giải pháp phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn và hỗ trợ sự phát triển lâu dài của bạn.

ERPNext – Phần mềm kế toán ERP mã nguồn mở hàng đầu thế giới

ERPNext và Odoo đều là những phần mềm kế toán ERP mã nguồn mở phổ biến với nhiều tính năng, tuy nhiên có một vài lý do khiến ERPNext trở nên vượt trội hơn.

Mã nguồn mở

Odoo tự khẳng định Odoo là đơn vị cung cấp nền tảng mã nguồn mở. Theo ông Kitti U – Nhà sáng lập của Ecosoft tại Thái Lan, chuyên gia đam mê về ERP mã nguồn mở với kinh nghiệm hoạt động trong ngành này nhiều năm, đã tư vấn ERP cho nhiều tập đoàn lớn, ông cho rằng: “Bản thân Odoo cũng là nguồn mở 100% khi bắt đầu, cho đến Phiên bản 9, giấy phép đã được đổi từ AGPL (100% Open) thành LGPL (Open Core). Sau đó,một số mô đun chính đã bị xóa khỏi phiên bản dành cho cộng đồng. Chúng ta phải chấp nhận thực tế là Odoo SA dần giảm cường độ duy trì tính mã nguồn mở mà, tập trung nhiều hơn vào tiếp thị, bán hàng.”

 Odoo giữ một số tính năng quan trọng, bao gồm:

• Nâng cấp tập lệnh (bạn không thể nâng cấp trừ khi trả phí)
• Kế toán tài chính (toàn bộ kế toán phải trả phí, mặc dù được quảng cáo là ERP)
• Bảng lương

Mặt khác, ERPNext luôn là nguồn mở 100% và không yêu cầu bản quyền. Tất cả những gì bạn thấy trên đăng ký SaaS đều có sẵn trên GitHub dưới dạng mã nguồn mở và miễn phí.

Tiết kiệm chi phí 

Với hàng ngàn ứng dụng tích hợp sẵn trên cùng một nền tảng, bạn sẽ tiết kiệm chi phí hơn vì nhà cung cấp ERP không tính phí bổ sung cho từng tiện ích hay ứng dụng riêng lẻ. Ngay cả các tích hợp phổ biến cũng hoàn toàn miễn phí với ERPNext. 

ERPNext là nền tảng mã nguồn mở nên doanh nghiệp sẽ không phải mất chi phí phần mềm.

Low code/ No code

ERPNext được xây dựng trên nền tảng Frappe, cho phép người dùng tạo ứng dụng mà không cần viết mã. Thay vào đó, người dùng có thể tạo một “DocType” mới và tùy chỉnh nó trực tiếp thông tin qua giao diện người dùng. Điều này tương thích với Model/View/Action của trình cài đặt trong Odoo. Ngược lại, với Odoo, dù là tùy chỉnh nhỏ nhất đối với các mô-đun mới hoặc hiện có, bạn cũng cần đến trình quản trị viên lập trình và khai báo thực hiện bước phát triển.

Tùy chỉnh dễ dàng

ERPNext được thiết kế có tính linh hoạt cao, cho phép người dùng dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu của họ. Bạn có thể tạo ra các biểu mẫu mới để lưu trữ thông tin, tự động hóa các quy trình, kết nối các biểu mẫu với nhau, và thậm chí tạo ra các quy trình làm việc tùy chỉnh mà không cần phải viết nhiều mã lập trình. Điều này làm cho việc thích nghi ERPNext với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.

Khả năng mở rộng

Mặc dù cả ERPNext và Odoo đều có khả năng mở rộng, có một vài khía cạnh khiến ERPNext trở thành lựa chọn tốt hơn trong một số trường hợp.

Kiến trúc của ERPNext giúp hệ thống xử lý khối lượng dữ liệu lớn một cách dễ dàng hơn khi Odoo có thể gặp khó khăn khi đối mặt với bộ dữ liệu lớn hơn. ERPNext tập trung vào hệ thống hiệu suất tối ưu hóa , giúp cải thiện khả năng mở rộng bằng cách giảm thời gian phản hồi và đảm bảo sử dụng hiệu quả tài nguyên. Odoo cũng có các tính năng tối ưu hóa hiệu suất, nhưng có thể yêu cầu điều chỉnh và cấu hình thủ công nhiều hơn để đạt được kết quả tương tự.

Phù hợp với nhu cầu từng khu vực

ERPNext cung cấp các tính năng phù hợp hơn so với nhu cầu cá nhân hóa theo từng doanh nghiệp, trong khi Odoo Yêu cầu người dùng dựa vào các mô-đun cộng đồng để đáp ứng các yêu cầu cơ bản. ERPNext cung cấp các tính năng chuyên biệt như:

• Tạm ứng lương/Thanh toán chi phí nhân viên: Cho phép nhân viên ứng tiền lương và sau đó thanh toán các khoản chi phí đã ứng dụng.
• Yêu cầu chi phí: Nhân viên có thể yêu cầu hoàn thành các chi phí đã bỏ qua trong công việc.
• Quản lý Tài khoản vay nhân viên: Cho phép nhân viên vay tiền từ công ty với các điều khoản ưu đãi.
• Chiết khấu theo hóa đơn: Ứng dụng linh hoạt các chiết khấu khác nhau cho khách hàng hoặc theo hóa đơn.
• Và nhiều tính năng, tiện ích chuyên sâu khác phù hợp theo lĩnh vực doanh nghiệp

Odoo không cung cấp sẵn các tính năng này. Người sử dụng Odoo cần tìm kiếm các mô-đun do cộng đồng phát triển để đáp ứng các nhu cầu tương tự, tuy nhiên chất lượng và tính năng của các mô-đun này có thể không đồng nhất.

Giao diện người dùng thân thiện

ERPNext nổi bật với giao diện thân thiện với người dùng, hiện đại và dễ dàng điều hướng. Điều này giúp người dùng tìm kiếm nhanh hơn và truy cập các tính năng cần thiết. Ngược lại, Odoo có giao diện tương đối phức tạp, gây khó khăn cho người dùng mới trong quá trình làm quen và sử dụng.

Giải pháp ERPNext All in one

Tất cả các tính năng đều có sẵn ngay từ đầu và không bị giới hạn bởi các mức giá khác nhau. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải trả thêm phí để sử dụng các quan trọng của mô-đun như: Kế toán, sản xuất, quản lý kho hàng, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý tài sản,…

Nâng cấp miễn phí

Odoo đã ngừng cho phép nâng cấp miễn phí sau một vài phiên bản nhất định. Và việc nâng cấp một mô-đun sẽ ảnh hưởng đến các mô-đun khác. Ngược lại, trong ERPNext, ngoài việc nâng cấp miễn phí, kiến ​​trúc hệ thống của Frappe còn giúp bạn dễ dàng thực hiện nâng cấp.

“MBW là đối tác chính thức và duy nhất triển khai ERPNext tại thị trường Việt Nam. Chúng tôi có khả năng may đo, phát triển thêm các tính năng phù hợp với nhu cầu, mô hình vận hành của doanh nghiệp”

Kết luận

Lựa chọn giữa phần mềm kế toán ERP và phần mềm kế toán truyền thống là một quyết định quan trọng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và sự phát triển chung của doanh nghiệp. Trong khi phần mềm kế toán truyền thống phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý tài chính đơn giản thì  phần mềm kế toán ERP lại cung cấp giải pháp toàn diện hơn, tích hợp nhiều khía cạnh khác nhau trong hoạt động của bạn. 

Hãy xem xét quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp, các yêu cầu hoạt động, chiến lược tăng trưởng dài hạn và các nguồn lực sẵn có khi đưa ra quyết định. Bằng cách chọn giải pháp phần mềm phù hợp, bạn có thể hợp lý hóa các quy trình của mình, hiểu rõ hơn về các phòng ban và định vị doanh nghiệp của mình để thành công.

Để được tư vấn 1-1 về phần mềm kế toán ERP dành cho doanh nghiệp của bạn, liên hệ ngay với MBW qua hotline 090 150 8000 để được tư vấn nhanh nhất.