Giới thiệu

National Engineering Services and Trading (NEST) là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực kỹ thuật, mua sắm và xây dựng (EPC), chuyên cung cấp dịch vụ cho ngành dầu khí trong suốt 40 năm qua. Với hơn 60 nhân viên, NEST đã phục vụ hơn 400 khách hàng và thực hiện hơn 100 dự án. Công ty đã quyết định chuyển sang sử dụng ERPNext để giải quyết những thách thức trong hoạt động và đạt được những lợi ích đáng kể.

Ngành công nghiệp: Kỹ thuật và xây dựng

Thách thức

Hệ thống thống phân mảnh: Trước khi triển khai ERPNext, NEST gặp khó khăn với việc sử dụng nhiều thiết bị IoT và hệ thống khác nhau cho các chức năng khác nhau. Điều này không chỉ tạo ra sự thiếu đồng bộ trong thông tin mà còn dẫn đến khó khăn trong việc thu thập và phân tích dữ liệu. Các dữ liệu quan trọng không được kết nối, gây ra sự không hiệu quả trong quy trình ra quyết định và làm giảm khả năng phản ứng nhanh chóng với các tình huống thay đổi.

Quy trình thủ công: NEST đã phải phụ thuộc vào các quy trình thủ công cho nhiều tác vụ quan trọng, như quản lý đơn hàng và báo cáo tài chính. Sự phụ thuộc này không chỉ gây ra các điểm nghẽn trong quy trình mà còn tăng khả năng xảy ra lỗi do việc nhập liệu và xử lý thủ công. Thời gian cần thiết để hoàn thành các tác vụ này cũng kéo dài, làm giảm hiệu suất làm việc của nhân viên và ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm khách hàng.

Vấn đề tích hợp: Việc tích hợp các hệ thống bên thứ ba, như nền tảng thuế và báo cáo doanh số, trở nên phức tạp và tốn thời gian. Sự thiếu hụt trong khả năng tích hợp đã gây ra những cản trở cho quy trình kinh doanh, dẫn đến việc quản lý dữ liệu khó khăn và không nhất quán. Điều này cũng ảnh hưởng đến khả năng của NEST trong việc tuân thủ các quy định và tạo ra báo cáo chính xác, cần thiết cho việc ra quyết định.

Lo ngại về khả năng mở rộng: Khi NEST mở rộng quy mô hoạt động, việc điều chỉnh hệ thống hiện tại để phù hợp với sự phát triển trở nên ngày càng khó khăn. Các hệ thống cũ không được thiết kế để xử lý khối lượng công việc gia tăng hoặc thay đổi trong nhu cầu thị trường, dẫn đến việc lãng phí tài nguyên và tiềm năng tăng trưởng.

Quản lý dự án không hiệu quả: Nhân viên gặp khó khăn trong việc quản lý các dự án do thiếu thông tin và tầm nhìn về tồn kho ở cấp dự án. Việc không có dữ liệu chính xác về lãi lỗ và dòng tiền của từng dự án khiến việc ra quyết định trở nên khó khăn, dẫn đến hiệu suất kém và tiềm ẩn rủi ro tài chính cho công ty.

Lợi ích

Việc triển khai ERPNext đã mang lại những cải tiến đáng kể cho hoạt động của NEST:

Tích hợp mượt mà; ERPNext đã “tích hợp tất cả các thiết bị lại với nhau và cung cấp một nền tảng kiểm soát trung tâm,” kết nối các chức năng kinh doanh từ bán lẻ đến sản xuất. Điều này đã loại bỏ thông tin bị chia cắt và tối ưu hóa quy trình, mang lại “tầm nhìn theo thời gian thực trên tất cả các phòng ban.”

Hiệu quả và tự động hóa: Tự động hóa các tác vụ và quy trình lặp lại đã “giảm thiểu công sức thủ công” và tỷ lệ sai sót. Ví dụ, quy trình xử lý đơn hàng và quản lý tồn kho tự động đã cải thiện “hiệu quả và độ chính xác trong vận hành.”

Tùy chỉnh nâng cao: Sự linh hoạt của ERPNext đã cho phép NEST phát triển một mô-đun “đơn hàng mẫu” đặc thù cho ngành dệt may, đảm bảo hệ thống ERP hoàn toàn phù hợp với nhu cầu riêng của họ.

Tích hợp tốt hơn với hệ thống bên thứ ba: ERPNext đã hỗ trợ tích hợp mượt mà với “tích hợp thuế Planet” và các nền tảng báo cáo doanh số, giúp đơn giản hóa “quy trình tuân thủ và báo cáo,” tiết kiệm thời gian và giảm chi phí quản lý.

Quản lý dự án tốt hơn: Việc triển khai các mô-đun Kế toán, Bán hàng, Mua hàng, Nhân sự và Dự án đã giúp kết nối quy trình mua sắm, thanh toán khách hàng, quản lý tồn kho và theo dõi tài sản, từ đó nâng cao khả năng hiểu biết về lãi lỗ của từng dự án.

Cộng đồng ERPNext năng động: Cộng đồng ERPNext rất năng động và hữu ích trong việc giải đáp các thắc mắc, hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng.