Nhiều nhà phân phối đang sử dụng phần mềm DMS (Distribution management system – Hệ thống quản lý kênh phân phối) để tối ưu chi phí hoạt động. Tuy nhiên, phần mềm DMS có một số hạn chế khi giải quyết bài toán Sell in nhà phân phối. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mô hình bán hàng Sell In hiệu quả.
Sell in nhà phân phối là gì?
Sell In là thuật ngữ dùng để mô tả hoạt động bán hàng của công ty từ nhà sản xuất đến nhà phân phối. Trong mô hình này, công ty tập trung vào việc đẩy sản phẩm vào kênh phân phối, thông qua việc ký kết hợp đồng và cung cấp hàng hóa cho các nhà phân phối. Mục tiêu của Sell In là tối đa hóa lượng hàng hóa được phân phối đến các đại lý bán lẻ, từ đó gia tăng khả năng tiếp cận khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Hoạt động sell in của hệ thống phân phối được hoạt động như sau:
Bước 1: Nhà phân phối đặt đơn sell in (đơn yêu cầu mua hàng) lên công ty
Bước 2: Admin công ty tiếp nhận và duyệt đơn
Bước 3: Admin công ty chuyển kho cho Nhà phân phối
Bước 4: Nhà phân phối nhận hàng và xác nhận “nhập kho” trên phần mềm DMS
Một số hạn chế của phần mềm DMS trong bài toán Sell in nhà phân phối
Quản lý quy trình nhập hàng ở mức cơ bản
Ví dụ: Nhà phân phối A đặt 7 thùng nước ngọt từ công ty Y. Hệ thống DMS ghi nhận đơn hàng và xác nhận đã xuất kho 7 thùng nước ngọt cho nhà phân phối A. Tuy nhiên, trong quá trình vận chuyển, 1 thùng nước ngọt bị hư hỏng do va đập mạnh. Khi nhà phân phối A nhận hàng, họ chỉ có 6 thùng nước ngọt nguyên vẹn.
Nhà phân phối có nhu cầu nhận được phiếu ghi nợ nếu công ty gửi thiếu hàng, từ đó, công ty và nhà phân phối có thể nắm bắt được lượng hàng hóa giao dịch giữa 2 bên đã đủ hay chưa, hàng hóa còn thiếu bao nhiêu? Tuy nhiên, trong quy trình nhập hàng, DMS không ghi nhận thông tin về tình trạng hư hỏng của hàng hóa mà chỉ ghi nhận số lượng hàng hóa xuất kho. Trong trường hợp nhà phân phối đã thanh toán 7 thùng hàng cho công ty, việc nhận hàng chỉ nhận 6 thùng gây ảnh hưởng đến doanh thu của NPP A, gây mâu thuẫn giữa nhà sản xuất, đơn vị vận chuyển và nhà phân phối về trách nhiệm đối với thùng nước ngọt bị hư hỏng.
Hạn chế trong việc quản lý chi tiết hoạt động xuất kho
Từ một phiếu sell in công ty có thể xuất kho nhiều lần, tuy nhiên, DMS không kiểm soát được số lượng hàng hóa đã xuất và số lượng hàng hóa còn nợ nhà phân phối. Việc thiếu thông tin chi tiết về số lượng hàng hóa xuất kho và nợ nhà phân phối có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng hóa, tồn kho dư thừa, sai sót trong quản lý công nợ và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Khó khăn trong quản lý hoạt động đổi/trả hàng nhà phân phối
Khi hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc khi nhà phân phối nhận hàng nhưng không kiểm tra ngay, dẫn đến việc phát hiện hàng bị vỡ hoặc hỏng sau khi đã xác nhận nhập kho, nhà phân phối thường yêu cầu đổi hoặc trả hàng để lấy sản phẩm mới. Tuy nhiên, phần mềm DMS hiện tại chưa có tính năng theo dõi và quản lý hoạt động đổi/trả hàng, buộc nhà phân phối và công ty phải tự xử lý vấn đề này bên ngoài hệ thống.
Khó khăn trong quản lý công nợ Nhà phân phối
Quản lý công nợ nhà phân phối là quá trình theo dõi, ghi nhận và xử lý các khoản nợ mà nhà phân phối nợ công ty.
Thông thường, có 3 loại hạn mức công nợ như sau:
- Công nợ gối đầu theo từng đơn hàng: Thông thường thì nhà phân phối không thanh toán 100% công nợ ngay lập tức. Ví dụ, khi nhà phân phối đặt đơn hàng đầu tiên lên công ty, họ được phép nợ công ty. Để tiếp tục đặt đơn hàng thứ hai, họ phải thanh toán đơn hàng đầu tiên.
- Hạn mức công nợ: Công ty thường thiết lập một hạn mức công nợ cho nhà phân phối, ví dụ là 500 triệu đồng. Nhà phân phối có thể tiếp tục đặt hàng cho đến khi đạt hạn mức này. Khi công nợ đã đạt 500 triệu đồng, nhà phân phối phải thanh toán để có thể tiếp tục đặt hàng.
- Kết hợp công nợ theo hạn mức và công nợ gối đầu: Quản lý công nợ có thể kết hợp cả hai phương thức trên, tức là công nợ theo hạn mức và công nợ gối đầu, để tạo ra một hệ thống linh hoạt hơn.
Quản lý công nợ nhà phân phối giúp doanh nghiệp đảm bảo dòng tiền ổn định, giảm thiểu rủi ro tài chính và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà phân phối. Tuy nhiên, hiện tại, hệ thống DMS không thể giải quyết triệt để ba loại hạn mức công nợ trên.
MBW ERP – Quản lý mô hình sell in nhà phân phối liền mạch trên cùng 1 nền tảng
MBW ERP là giải pháp ERP được MBW phát triển trên nền tảng ERPNext mã nguồn mở. Đây là giải pháp All in one với sự kết hợp giữa ERP và DMS, giúp kết nối toàn bộ chuỗi cung ứng từ khâu mua hàng, bán hàng, sản xuất, tồn kho,… trên một nền tảng duy nhất.
MBW ERP giải quyết triệt để những hạn chế, khó khăn của DMS trong mô hình Sell in Nhà phân phối.
Quản lý chi tiết xuất/nhập kho hàng
Phân hệ kho hàng trên MBW ERP hỗ trợ công ty cũng như nhà phân phối theo dõi chính xác lượng hàng hóa xuất/nhập theo thời gian thực, cung cấp thông tin chính xác và cập nhật liên tục về tình trạng hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định mua bán hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
Quản lý hoạt động đổi/trả hàng
Hệ thống hỗ trợ xử lý yêu cầu đổi trả, bao gồm việc kiểm tra sản phẩm trả lại, phê duyệt yêu cầu và hoàn tiền hoặc đổi sản phẩm mới cho khách hàng. MBW ERP cho phép tạo và quản lý chính sách đổi trả hàng cho từng nhóm khách hàng hoặc sản phẩm. Cập nhật số lượng hàng tồn kho khi có sản phẩm được trả lại cũng như ghi nhận các khoản thu chi liên quan đến hoạt động đổi trả hàng.
Quản lý công nợ nhà phân phối
Hệ thống MBW ERP cho phép theo dõi chi tiết tình trạng thanh toán của từng nhà phân phối, bao gồm số dư nợ, ngày đến hạn thanh toán, số tiền đã thanh toán và số tiền còn nợ giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng thanh toán, tạo hóa đơn và báo cáo, thu hồi công nợ hiệu quả, tự động hóa quy trình thu hồi công nợ.
Thiết lập quy trình sell in bán hàng nhà phân phối trên MBW ERP
Trên hệ thống MBW ERP, công ty sẽ cung cấp cho nhà phân phối một tài khoản(user) khách hàng, phân quyền cho nhà phân phối được tham gia vào hệ thống.
Quy trình bán hàng sell in nhà phân phối trên MBW ERP được kết nối liền mạch giữa các bộ phận, đảm bảo thống nhất thông tin, thúc đẩy doanh số bán hàng. Sau khi công ty báo giá cho nhà phân phối, nhà phân phối chủ động đặt hàng lên công ty bằng cách đặt đơn (sales order).
Bước 1: Tạo đơn hàng bán (Sales Order)
Nhà phân phối lên phần mềm MBW ERP và tạo đơn Sales Order.
- Sau khi nhà phân phối đặt đơn sales order, hệ thống MBW ERP sẽ tự động chuyển trạng thái đơn hàng sang “Đang xử lý”.
- Bộ phận kho hàng nhận được thông báo về đơn hàng bán mới và kiểm tra tình trạng tồn kho.
- Nếu sản phẩm/dịch vụ trong đơn hàng có sẵn trong kho, bộ phận kho hàng sẽ chuẩn bị hàng hóa để giao hàng.
- Nếu sản phẩm/dịch vụ trong đơn hàng bán không có sẵn trong kho, bộ phận kho hàng sẽ phối hợp với bộ phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất và đảm bảo giao hàng đúng hạn.
Trong Sales Order cung cấp các trường như “Assigned To” – giao cho, “Created By” – Được tạo bởi và “Tags” – Thẻ,… cho phép xác định người chịu trách nhiệm chính cho việc xử lý và hoàn thành Sales Order.
Bước 2: Tạo Payment Entry Advance (Phiếu thanh toán ứng trước) – ghi nhận khoản thanh toán ứng trước của khách hàng và cập nhật số tiền còn nợ cho đơn hàng bán. Nếu công ty yêu cầu nhà phân phối thanh toán 50% giá trị đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ tạo Payment Entry Advance.
Bước 3: Tạo Delivery Note (Phiếu giao hàng) – ghi nhận việc giao hàng hóa từ công ty cho nhà phân phối.
Bước 4: Tạo Sales Invoice (Hóa đơn bán hàng) – là chứng từ quan trọng để thanh toán và ghi nhận doanh thu. Sau khi nhà phân phối nhận được hàng hóa, bộ phận kế toán sẽ tạo Sales Invoice.
Bước 5: Tạo Payment Entry (Phiếu thanh toán)- ghi nhận khoản thanh toán của khách hàng và cập nhật số dư tài khoản của khách hàng. Khi nhà phân phối thanh toán số tiền còn lại cho đơn hàng bán, nhân viên kế toán sẽ tạo Payment Entry.
Kết luận
MBW ERP đã chứng tỏ sự ưu việt trong việc quản lý mô hình sell in của nhà phân phối. Không chỉ khắc phục các hạn chế của hệ thống DMS mà MBW ERP còn nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo sự liền mạch và thống nhất thông tin giữa các bộ phận, giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý nhà phân phối.
Để tối ưu hóa hoạt động bán hàng, liên hệ ngay với MBW ERP theo hotline 0901-508-000 hoặc đăng ký demo 1-1 theo form dưới đây.
