Ngày 21/08/2024, Công ty TNHH Nam Việt Tây Bắc – một doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) tại Sơn La – đã ký kết hợp tác với MBW Digital để triển khai hệ thống MBW ERP (ERPNext). Đây là cột mốc quan trọng trong hành trình chuyển đổi số, giúp công ty nâng cao khả năng quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả hơn.

Tên khách hàng: Công ty TNHH Nam Việt Tây Bắc

Lĩnh vực: Phân phối hàng tiêu dùng nhanh (FMCG)

Yêu cầu: Cần số hóa các hoạt động quản lý kênh phân phối, bán hàng, kho hàng, quản lý thanh toán

Giải pháp: Ứng dụng hệ thống ERPNext và phân hệ DMS được phát triển thêm trên nền tảng ERPNext.

Phân hệ sử dụng: Quản lý bán hàng, quản lý thanh toán, quản lý kho hàng, quản lý công nợ dành cho nhân viên giao hàng, quản lý kênh phân phối.

Về Công Ty TNHH Nam Việt Tây Bắc

Thành lập vào năm 2020, Công ty TNHH Nam Việt Tây Bắc đã nhanh chóng khẳng định mình là một trong những nhà phân phối hàng tiêu dùng nhanh hàng đầu tại Sơn La và các khu vực phía Nam. Với cam kết không ngừng đổi mới và cải tiến, Nam Việt Tây Bắc đã xây dựng hệ thống phân phối mạnh mẽ và uy tín, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Thách Thức Trước Khi Chuyển Đổi

Là một doanh nghiệp mới thành lập, Nam Việt Tây Bắc đối mặt với nhiều khó khăn trong quản lý vận hành do chưa có giải pháp tổng thể nào hỗ trợ toàn diện. Mặc dù đã sử dụng nhiều hệ thống khác nhau, doanh nghiệp vẫn gặp phải những hạn chế sau:

• Quản lý tồn kho phức tạp: Việc kiểm soát số lượng tồn kho gặp nhiều khó khăn khi đơn hàng phát sinh từ nhiều kênh bán hàng khác nhau. Các hoạt động như sắp xếp đơn tổng giao hàng và lập tuyến giao hàng đều gặp nhiều trở ngại do phải sử dụng nhiều phần mềm không đồng bộ.
• Thiếu hệ thống quản lý bán hàng tập trung: Doanh nghiệp chưa có hệ thống quản lý bán hàng tập trung theo thời gian thực, đặc biệt là trên kênh đại lý (GT) – kênh phân phối chính.
• Quản trị nhân sự kém hiệu quả: Các công cụ hiện tại chưa quản lý tốt đội ngũ nhân viên bán hàng và giao hàng, gây khó khăn trong việc kiểm soát hoạt động làm việc thực tế. Việc tính lương vẫn dựa trên Excel, mất nhiều thời gian và dễ gặp sai sót.

Những hạn chế này cản trở Nam Việt Tây Bắc trong việc tối ưu hóa và mở rộng hoạt động kinh doanh. Để cải thiện tình hình, công ty quyết định triển khai hệ thống ERPNext, được tư vấn bởi MBW Digital, nhằm mang lại sự đồng bộ dữ liệu và tăng cường hiệu suất làm việc.

Giải Pháp ERPNext

Chỉ trong vòng 2 tháng, hệ thống ERPNext đã được tích hợp vào các quy trình kinh doanh của Nam Việt Tây Bắc, giúp quản lý toàn bộ hoạt động trên một nền tảng duy nhất. Cụ thể:

• Quản lý kênh phân phối: Với phân hệ DMS được phát triển riêng trên nền tảng ERPNext, Nam Việt Tây Bắc có thể quản lý hiệu quả kênh phân phối GT, tiết kiệm chi phí tích hợp với các phần mềm khác và giải quyết các vấn đề mà các giải pháp ERP thông thường không đáp ứng được.
• Quản lý bán hàng: Tạo bảng giá bán linh hoạt, nhận đơn hàng từ ứng dụng SFA, và nhập liệu đơn hàng dễ dàng thông qua Excel hoặc trực tiếp trên phần mềm.
• Quản lý thanh toán: Hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc tạo hóa đơn, duyệt hóa đơn bán hàng, quản lý công nợ khách hàng, và thanh toán chi phí.
• Quản lý kho hàng: Quản lý thông tin sản phẩm, phiếu nhập xuất, điều chuyển kho, và quản lý giao hàng.
• Quản lý công nợ cho nhân viên giao hàng: Cung cấp các chứng từ thanh toán để ghi nhận công nợ và thu hồi nợ từ khách hàng một cách minh bạch và chính xác.

Tác Động và Kết Quả

Việc triển khai hệ thống ERPNext giúp Nam Việt Tây Bắc tích hợp và tối ưu hóa tất cả các quy trình kinh doanh trên một nền tảng duy nhất. Điều này không chỉ giúp công ty tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực, từ quản lý kho hàng đến hiệu suất bán hàng, giúp công ty nhanh chóng phản ứng với sự thay đổi của thị trường.

Bà Hà Thị Minh Trang, Trưởng dự án triển khai ERPNext tại Nam Việt Tây Bắc, chia sẻ: “Việc triển khai MBW ERP (ERPNext) đã giúp chúng tôi hiện đại hóa quy trình quản lý, tạo nên sự kết nối liên thông giữa các bộ phận và mang lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh. Chúng tôi tin tưởng rằng, với ERPNext, Nam Việt Tây Bắc sẽ đạt được những bước tiến mạnh mẽ hơn trong tương lai.”