Bài viết này MBW Digital sẽ cung cấp thông tin chi tiết về mô hình tích hợp giữa hai hệ thống ERPNext và Mobiwork DMS – Bộ giải pháp Mobiwork DMS và ERPNext 2 trong 1 cho các doanh nghiệp Phân phối đang muốn áp dụng công nghệ vào nâng cao lợi thế cạnh tranh và cải thiện vận hành doanh nghiệp.
1. Tích hợp ERPNext và Mobiwork DMS – Lợi thế vượt trội cho doanh nghiệp phân phối
ERPNext là một nền tảng quản lý doanh nghiệp mã nguồn mở, hỗ trợ kiểm soát tài chính, kho hàng, sản xuất, mua bán và quan hệ khách hàng (CRM). Trong khi đó, Mobiwork DMS tập trung vào số hóa kênh phân phối, giám sát nhân viên bán hàng, thực thi chương trình khuyến mại và theo dõi đơn hàng theo thời gian thực.
Do đó, việc tích hợp giữa ERPNext và Mobiwork DMS không chỉ giúp doanh nghiệp số hóa quy trình quản lý mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh rõ rệt. Đặc biệt, giải pháp này phù hợp với hai mô hình kinh doanh phổ biến như Sản xuất & Phân phối và Thương mại & Phân phối.
1.1 Lợi ích cho doanh nghiệp Sản xuất và Phân phối
Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc kiểm soát nguyên vật liệu, kho bãi và quy trình sản xuất là chưa đủ. Nếu hệ thống phân phối không đồng bộ, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng hàng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, ảnh hưởng đến chi phí vận hành và doanh thu.
ERPNext đảm nhiệm vai trò quản lý quy trình sản xuất, tài chính và kho vận, trong khi Mobiwork DMS phản ánh tình hình bán hàng ngoài thị trường theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kế hoạch sản xuất theo nhu cầu thực tế, giảm thiểu sai sót trong cung ứng và tối ưu hóa chiến lược phân phối.
Tham khảo: Giải pháp ERPNext ứng dụng cho doanh nghiệp Sản xuất
1.2 Lợi ích cho doanh nghiệp Thương mại và Phân phối
Với mô hình thương mại, doanh nghiệp nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp và phân phối đến các đại lý, cửa hàng bán lẻ. Do đó, bài toán lớn nhất của doanh nghiệp lúc này là làm sao để kiểm soát đơn hàng, quản lý tồn kho và theo dõi công nợ chính xác.
ERPNext hỗ trợ quản lý tài chính, kho bãi, công nợ và dòng tiền, trong khi Mobiwork DMS giúp theo dõi đội ngũ kinh doanh, kiểm soát đơn hàng và thực thi chương trình khuyến mãi. Khi nhân viên bán hàng tạo đơn trên DMS, dữ liệu sẽ tự động đồng bộ vào ERPNext để xử lý. Điều này giúp giảm thao tác nhập liệu, hạn chế sai sót và đảm bảo số liệu chính xác.
1.3 ERPNext và Mobiwork DMS bổ trợ nhau như thế nào?
Sự kết hợp này tạo ra một bức tranh toàn diện về hoạt động doanh nghiệp, giúp quản lý đồng bộ và chính xác các khía cạnh từ sản xuất, tài chính đến phân phối và đội ngũ bán hàng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả và chính xác hơn.
- Đồng bộ hóa dữ liệu để tránh sai sót trong nhập liệu
Việc nhập liệu thủ công giữa các hệ thống riêng biệt thường gây ra sai sót, ảnh hưởng đến các đơn hàng, tồn kho và báo cáo tài chính. Tích hợp Mobiwork DMS và ERPNext giúp đồng bộ dữ liệu một cách tự động. Khi đơn hàng được tạo trên Mobiwork DMS, hệ thống sẽ tự động chuyển dữ liệu sang ERPNext, giảm thiểu rủi ro sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc. Mọi thông tin giữa các bộ phận như kế toán, kho và bán hàng đều chính xác và đồng nhất, giúp loại bỏ các sai lệch về số lượng, giá trị đơn hàng và thông tin khách hàng.
- Tự động hóa quy trình quản lý đơn hàng và kho
Quy trình kiểm tra tồn kho thủ công khi có đơn hàng mới dễ gây mất thời gian và nhầm lẫn. Tích hợp giữa Mobiwork DMS và ERPNext tự động hóa toàn bộ quy trình này. Khi một đơn hàng được tạo, ERPNext sẽ tự động xác nhận tồn kho, tạo phiếu xuất kho, ghi nhận công nợ và cập nhật số liệu tài chính.
- Cải thiện khả năng theo dõi và báo cáo tình hình kinh doanh
Khi Mobiwork DMS và ERPNext được tích hợp, doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình doanh thu, tồn kho và công nợ theo thời gian thực mà không cần phải chờ đợi báo cáo từ bộ phận kế toán. Hệ thống còn cho phép thiết lập cảnh báo tự động khi tồn kho xuống dưới mức tối thiểu hoặc khi doanh thu có dấu hiệu bất thường. Đồng thời, doanh nghiệp có thể phân tích hiệu suất bán hàng theo khu vực và nhân viên, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
- Giúp các bộ phận đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác
Khi các hệ thống hoạt động độc lập, việc tổng hợp và đối chiếu dữ liệu giữa các bộ phận thường gây ra sự sai lệch, dẫn đến quyết định kinh doanh chậm trễ. Tích hợp Mobiwork DMS và ERPNext giúp tạo sự nhất quán giữa các bộ phận, từ kế toán đến kho và bán hàng. Bộ phận kế toán có thể theo dõi doanh thu và công nợ ngay khi đơn hàng được xác nhận trên Mobiwork DMS. Bộ phận kho nhận thông tin xuất nhập kho ngay lập tức từ ERPNext, giúp quản lý tồn kho chính xác hơn. Nhân viên bán hàng cũng có thể theo dõi tồn kho theo thời gian thực, tránh việc nhận đơn hàng khi không còn đủ hàng để giao.
Với sự tích hợp này, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành mà còn cải thiện khả năng ra quyết định, tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
2. Luồng dữ liệu được tích hợp như thế nào?
Đồng bộ dữ liệu đơn hàng bán hàng: Một trong những điểm nổi bật của việc tích hợp giữa Mobiwork DMS và ERPNext là khả năng đồng bộ đơn hàng bán hàng. Thông thường, nhân viên kinh doanh sẽ tạo đơn hàng trên Mobiwork DMS và kế toán sẽ nhập lại thông tin vào ERP để xử lý. Với tích hợp, dữ liệu từ đơn hàng trên Mobiwork DMS sẽ tự động chuyển vào ERPNext, từ đó thực hiện các bước tiếp theo như kiểm tra tồn kho, xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu. Ngược lại, nếu đơn hàng được tạo trên ERPNext, thông tin sẽ tự động đồng bộ trở lại Mobiwork DMS, giúp đội ngũ bán hàng theo dõi trạng thái đơn hàng dễ dàng hơn.
2.1 Cập nhật tồn kho theo thời gian thực
Một vấn đề phổ biến khi không có sự tích hợp giữa DMS và ERP là sự không chính xác trong số liệu tồn kho khi nhân viên bán hàng không nắm bắt chính xác số lượng hàng hóa, dẫn đến tình trạng bán quá số lượng hoặc ngược lại. Khi tích hợp Mobiwork DMS và ERPNext, dữ liệu tồn kho sẽ được cập nhật theo thời gian thực. Mỗi khi có đơn hàng, hệ thống sẽ tự động trừ kho trong ERPNext, đồng thời thông báo khi có sự thay đổi trong kho xuất hàng hay nhập hàng, đảm bảo nhân viên kinh doanh luôn có dữ liệu chính xác về số lượng hàng hóa còn lại.
2.2 Đồng bộ thông tin khách hàng giữa hai hệ thống
Tích hợp giữa Mobiwork DMS và ERPNext giúp dữ liệu khách hàng được đồng bộ hóa ngay lập tức giữa các hệ thống. Khi một khách hàng mới được thêm vào Mobiwork DMS, thông tin sẽ được chuyển thẳng vào ERPNext để bộ phận kế toán và kho hàng nắm bắt, và ngược lại, khi khách hàng được thêm vào ERPNext, dữ liệu sẽ được cập nhật về Mobiwork DMS giúp đội ngũ bán hàng hỗ trợ khách hàng hiệu quả hơn.
2.3 Đồng bộ công nợ, bảng giá và thanh toán
Khi nhân viên bán hàng tạo đơn hàng trên Mobiwork DMS, hệ thống sẽ tự động kiểm tra công nợ của khách hàng trong ERPNext, cảnh báo nếu công nợ vượt quá mức cho phép. Đồng thời, khi khách hàng thanh toán, dữ liệu sẽ tự động được cập nhật vào cả hai hệ thống, giúp nhân viên kinh doanh và kế toán theo dõi tình trạng công nợ một cách chính xác.
2.4 Đồng bộ check-in nhân viên thị trường, KPI và bảng lương
Ngoài các luồng dữ liệu về bán hàng và tài chính, Mobiwork DMS thường ghi nhận dữ liệu về KPI, chấm công và doanh số bán hàng của nhân viên, trong khi ERPNext quản lý thông tin về lương, thưởng và phúc lợi. Việc tích hợp này giúp dữ liệu hiệu suất từ Mobiwork DMS được tự động chuyển sang ERPNext để tính toán lương thưởng, trong khi dữ liệu bảng lương từ ERPNext được đồng bộ vào Mobiwork DMS, giúp nhân viên theo dõi thu nhập của mình một cách minh bạch.
3. Phân Tích Luồng Giao Dịch Khi Tạo Đơn Bán Hàng Trên Mobiwork DMS và ERPNext
Sự liên kết chặt chẽ giữa các khâu trong bộ phận như bán hàng không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao tính minh bạch và hiệu quả công việc. Khi thông tin được đồng bộ một cách chính xác giữa Mobiwork DMS và ERPNext, doanh nghiệp có thể quản lý chặt chẽ các đơn hàng, tồn kho, công nợ và quy trình xuất nhập hàng hóa. Vậy luồng giao dịch này diễn ra như thế nào?
Bước 1: Tạo Đơn Đặt Hàng Trên Mobiwork DMS
Khi nhân viên bán hàng tạo đơn hàng mới trên Mobiwork DMS, hệ thống sẽ ghi nhận các thông tin quan trọng như thông tin khách hàng, danh sách sản phẩm, chương trình khuyến mãi (nếu có) và trạng thái đơn hàng. Mọi dữ liệu này được nhập trực tiếp vào DMS để đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra nhanh chóng và chính xác. Một điểm mạnh nổi bật của DMS là khả năng hỗ trợ nhân viên bán hàng thao tác ngay trên thiết bị di động hoặc máy tính bảng, giúp nhân viên lập đơn hàng ngay khi gặp khách hàng mà không cần truy cập vào hệ thống ERPNext. Điều này không chỉ tối ưu hóa tốc độ xử lý đơn hàng mà còn tăng hiệu suất làm việc và giảm thiểu thời gian chờ đợi trong quy trình bán hàng.
Bước 2: Đồng Bộ Đơn Hàng Sang ERPNext
Ngay khi đơn hàng được tạo trên DMS, hệ thống sẽ tự động đồng bộ dữ liệu sang ERPNext theo thời gian thực. Trong quá trình này, ERPNext tiếp nhận đơn đặt hàng từ DMS và lưu vào kho tạm để chờ xác nhận. Sau đó, ERPNext sẽ kiểm tra các thông tin của đơn hàng, bao gồm điều kiện thanh toán, mức tồn kho và chính sách giá. Nếu tất cả điều kiện hợp lệ, đơn hàng sẽ được xác nhận và chuyển thành đơn hàng bán chính thức (Sales Order). Q
Bước 3: Duyệt Đơn Hàng và Xử Lý Xuất Kho
Sau khi đơn hàng được duyệt trên ERPNext, hệ thống tiếp tục xử lý xuất kho. Trước hết, ERPNext kiểm tra lại tồn kho để đảm bảo sản phẩm có đủ số lượng để giao cho khách hàng. Nếu đủ hàng, hệ thống sẽ tự động tạo phiếu xuất kho (Delivery Note) và gửi thông tin này đến bộ phận kho vận để chuẩn bị giao hàng. Đồng thời, DMS cũng nhận được thông tin từ ERPNext và tạo một phiếu xuất hàng tương ứng trên DMS, giúp nhân viên kho dễ dàng kiểm tra và xác nhận giao hàng. Điều này đảm bảo sự đồng bộ về dữ liệu giữa hai hệ thống, từ đó nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý kho.
Bước 4: Xuất Hóa Đơn Bán Hàng và Hoàn Tất Giao Dịch
Khi hàng hóa đã được giao đến khách hàng, ERPNext sẽ tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) dựa trên đơn hàng đã duyệt. Hệ thống tự động tính toán giá trị đơn hàng, thuế, chiết khấu và công nợ của khách hàng, giúp kế toán quản lý tài chính dễ dàng hơn. Sau đó, thông tin hóa đơn được đồng bộ sang DMS để tạo phiếu bán hàng trên hệ thống DMS.
4. Kết luận
Việc tích hợp DMS với hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện như ERPNext mang lại giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp phân phối. Mặc dù DMS đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý kênh phân phối, nhưng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, những hạn chế của DMS như việc thiếu tích hợp giữa các bộ phận, khó khăn trong quản lý chuỗi cung ứng toàn diện và thiếu khả năng mở rộng linh hoạt có thể gây cản trở sự phát triển.
ERPNext, với khả năng tích hợp toàn diện các chức năng từ quản lý kho vận, sản xuất đến tài chính và kế toán, giúp doanh nghiệp khắc phục các vấn đề này, đồng thời tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng cường khả năng ra quyết định. Với những lợi ích về khả năng mở rộng, tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu suất tổng thể, ERPNext là sự lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp phân phối đang tìm kiếm một giải pháp quản trị toàn diện và bền vững.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để tối ưu hóa quản lý phân phối và vận hành doanh nghiệp, MBW Digital chính là đối tác đáng tin cậy. Chúng tôi tự hào là đơn vị tư vấn và triển khai ERPNext đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam. Bên cạnh đó, Mobiwork DMS – phần mềm quản lý kênh phân phối do MBW phát triển – được thiết kế chuyên biệt để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp Việt Nam.
Khi kết hợp Mobiwork DMS với ERPNext, doanh nghiệp sẽ có một hệ thống quản trị đồng bộ, giúp nâng cao hiệu suất bán hàng, tối ưu vận hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh trên một nền tảng duy nhất. Liên hệ ngay với MBW Digital để nhận tư vấn và demo giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn!
Liên hệ ngay với MBW Digital – Đối tác triển khai ERPNext chính thức và duy nhất tại Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn và triển khai theo Zalo/Hotline 0983 492 716.
