Với hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn giải pháp quản trị doanh nghiệp & số hóa kênh phân phối, MBW Digital – đơn vị thành viên của Công ty Cổ phần Công nghệ MobiWork Việt Nam (MBW) chính thức công bố bộ giải pháp tích hợp ERP & DMS: kết hợp giữa phần mềm ERPNext và phần mềm Mobiwork DMS để thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện, hiệu quả, khẳng định vị thế tiên phong trong lĩnh vực chuyển đổi số cho doanh nghiệp phân phối.

Trong quá trình triển khai MobiWork DMS, MBW Digital nhận thấy rằng dù là doanh nghiệp theo mô hình Sản xuất & Phân phối hay Thương mại & Phân phối (không sản xuất) đều gặp phải những thách thức về quản lý chuỗi cung ứng và hàng tồn kho, quản lý đơn hàng & kênh phân phối, giám sát hoạt động của nhân viên thị trường hay việc tối ưu hóa chi phí vận hành. Nếu chỉ sử dụng một phần mềm DMS, hoặc một hệ thống quản lý doanh nghiệp rời rạc thì không thể giải quyết vấn đề tối ưu hiệu quả kinh doanh.

Nhận thấy tính cấp bách của các vấn đề này, MBW Digital đã xây dựng và mô hình hóa quy trình tổng thể bằng cách tích hợp ERPNext với MobiWork DMS. Giải pháp này cho phép doanh nghiệp quản trị toàn diện chuỗi giá trị từ mua hàng, kho, sản xuất, kế toán đến bán hàng. Cụ thể:

• ERPNext đảm nhiệm các nghiệp vụ nội bộ như mua hàng, quản lý kho, tài chính, CRM và sản xuất.
• MobiWork DMS tập trung tối ưu hóa hoạt động bán hàng, quản lý kênh phân phối, giám sát nhân viên thị trường, quản lý tồn kho điểm bán và khuyến mãi.

Hai hệ thống được tích hợp và đồng bộ dữ liệu liền mạch, tạo ra một chuỗi quản trị liền mạch từ sản xuất/kho đến kênh bán hàng, giúp nâng cao hiệu quả vận hành và khả năng ứng phó nhanh với biến động thị trường.

Đọc bài viết dưới đây để khám phá sâu hơn về những lợi thế vượt trội của giải pháp ERPNext tích hợp MobiWork DMS so với các hệ thống ERP truyền thống.

I. Bối cảnh chung của doanh nghiệp phân phối

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang bùng nổ, ngành phân phối đang đứng trước yêu cầu cấp bách trong việc áp dụng công nghệ hiện đại. Doanh nghiệp phân phối phải đối mặt với ba thách thức chính:

• Yêu cầu dữ liệu liên thông: Các bộ phận như bán hàng, kho, kế toán và logistics cần được kết nối liền mạch để đảm bảo thông tin được chia sẻ kịp thời và chính xác. Sự liên thông này không chỉ giúp theo dõi và kiểm soát hoạt động mà còn tạo điều kiện cho việc ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.

• Tự động hóa quy trình: Giảm thiểu sự can thiệp thủ công trong các nghiệp vụ nội bộ là chìa khóa để tăng năng suất lao động và giảm thiểu sai sót. Khi các quy trình được tự động hóa, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xử lý, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và nâng cao hiệu quả tổng thể trong hoạt động kinh doanh.
• Tối ưu hóa chi phí: Áp dụng công nghệ hiện đại không chỉ giúp cải thiện quy trình làm việc mà còn phải đảm bảo giảm thiểu chi phí phát triển, vận hành và bảo trì hệ thống. Một giải pháp toàn diện sẽ loại bỏ nhu cầu phải mua sắm các phần mềm riêng lẻ, qua đó giảm bớt gánh nặng chi phí và rủi ro do việc tích hợp không đồng bộ.

Trong bối cảnh đó, một câu hỏi được đặt ra là:

“ERP truyền thống có đủ sức đáp ứng yêu cầu kinh doanh hiện đại? Và liệu giải pháp tích hợp ERPNext + DMS có thực sự tạo ra lợi thế vượt trội cho doanh nghiệp phân phối?”

Trả lời cho câu hỏi này nằm ở sự khác biệt giữa các hệ thống ERP truyền thống và giải pháp ERPNext tích hợp sẵn DMS. MBW Digital tích hợp sẵn ERPNext với hệ thống quản lý phân phối (DMS) không chỉ giúp cải thiện hiệu quả quản trị thông qua việc tạo ra một hệ thống dữ liệu liên thông, thống nhất mà còn tối ưu hóa chi phí vận hành. Khi mọi quy trình và dữ liệu được đồng bộ hóa, doanh nghiệp có thể giám sát, phân tích và điều chỉnh hoạt động một cách nhanh chóng và chính xác, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong thời đại số.

II. Kiến Trúc Hệ Thống và Tích Hợp Sẵn DMS

2.1. ERP Truyền Thống – Hệ thống rời rạc

Yêu cầu tích hợp DMS riêng

• Thiếu module tích hợp sẵn: Các hệ thống ERP truyền thống thường tập trung vào các chức năng quản lý nội bộ như tài chính, kế toán, kho và sản xuất. Chúng thường thiếu các module chuyên biệt cho quản lý phân phối (DMS), vốn rất quan trọng trong việc quản lý mạng lưới bán hàng, theo dõi hàng tồn kho tại điểm bán, và thực hiện các chương trình khuyến mãi.
• Chi phí và thời gian triển khai tăng cao: doanh nghiệp buộc phải tìm kiếm và tích hợp phần mềm DMS từ bên thứ ba. Quá trình này không chỉ tốn thời gian và chi phí mà còn đòi hỏi kiến thức kỹ thuật chuyên sâu để đảm bảo sự tương thích và ổn định giữa hai hệ thống.
• Rào cản kỹ thuật: Việc tích hợp này tạo ra rào cản kỹ thuật, vì mỗi hệ thống có cấu trúc dữ liệu và giao diện khác nhau. Điều này có thể dẫn đến việc tùy chỉnh phức tạp và tốn kém, cũng như khó khăn trong việc duy trì và nâng cấp hệ thống.

Rủi ro đồng bộ dữ liệu

• Không nhất quán dữ liệu: Khi tích hợp hai hệ thống riêng biệt, việc đảm bảo dữ liệu đồng bộ và nhất quán là một thách thức lớn. Sự khác biệt về cấu trúc dữ liệu và quy trình xử lý có thể dẫn đến sai sót khi dữ liệu được truyền tải giữa ERP và DMS.
• Sai sót trong truyền tải thông tin: Đồng bộ hóa dữ liệu thủ công hoặc không hiệu quả có thể gây ra tình trạng dữ liệu bị trùng lặp, thiếu sót hoặc không chính xác. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động, gây ra sai sót trong việc ra quyết định và làm giảm sự tin cậy của thông tin.
• Thiếu đồng bộ dữ liệu thời gian thực cũng gây ra khó khăn trong việc theo dõi và quản lý hoạt động phân phối. Doanh nghiệp không thể nắm bắt kịp thời tình hình hàng tồn kho, doanh số bán hàng hoặc hiệu quả của các chương trình khuyến mãi.

2.2. Giải pháp ERPNext + DMS của MBW Digital –  Kiến trúc “liên thông”, dữ liệu đồng bộ

Tích hợp sẵn từ đầu

• MBW Digital cung cấp giải pháp ERPNext đã tích hợp sẵn module DMS, tạo ra một kiến trúc “liên thông” mạnh mẽ. Điều này có nghĩa là DMS không phải là một phần mềm riêng biệt được kết nối với ERPNext, mà là một phần không thể tách rời của hệ thống.
• Kiến trúc này cho phép mọi module (bán hàng, kho, kế toán, logistics) chia sẻ dữ liệu liền mạch. Điều này đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ của dữ liệu trên toàn bộ hệ thống, loại bỏ tình trạng dữ liệu phân tán và thiếu chính xác.
• Việc tích hợp sẵn giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và đầy đủ về hoạt động kinh doanh, từ quản lý nội bộ đến quản lý phân phối. Mọi thông tin đều được cập nhật theo thời gian thực và có thể truy cập từ một nền tảng duy nhất.

Ưu thế kỹ thuật

• Việc tích hợp sẵn giúp giảm thiểu rủi ro và sai sót do việc đồng bộ dữ liệu thủ công. Dữ liệu được chia sẻ tự động và liên tục, đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
• Triển khai nhanh chóng và dễ dàng hơn so với việc tích hợp các hệ thống riêng lẻ. Doanh nghiệp không cần phải lo lắng về việc tương thích hoặc cấu hình phức tạp.
• Giảm chi phí phát triển và bảo trì hệ thống tích hợp. Doanh nghiệp không cần phải chi trả cho việc tích hợp từ các bên thứ ba hoặc thuê chuyên gia để duy trì sự ổn định của hệ thống tích hợp.
• Hơn nữa, khi hệ thống đã đồng nhất, việc nâng cấp và bảo trì sẽ trở nên dễ dàng và đồng bộ.

Đọc thêm: So sánh Odoo với ERPNext: Giải pháp ERP nào phù hợp cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2025?

III. Tự Động Hóa Quy Trình Và Báo Cáo Thời Gian Thực

1. ERP Truyền Thống

Tốc độ xử lý chậm – “Điểm nghẽn” của mọi hoạt động

Trong môi trường kinh doanh phân phối đầy biến động, tốc độ là yếu tố then chốt. ERP truyền thống với kiến trúc cũ kỹ thường gặp khó khăn trong việc xử lý khối lượng giao dịch lớn, đặc biệt vào các mùa cao điểm hoặc khi có chương trình khuyến mãi lớn, dẫn đến tình trạng chậm trễ trong việc xử lý đơn hàng, cập nhật tồn kho, xuất hóa đơn… gây ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và làm giảm hiệu quả kinh doanh.

Ví dụ: Vào cuối tháng, bộ phận kế toán phải mất cả ngày để tổng hợp báo cáo doanh thu. Trong khi đó, đối thủ cạnh tranh đã có thông tin ngay lập tức và đưa ra các quyết định điều chỉnh chiến lược kịp thời.

Báo cáo không nhất quán – “Mê cung” thông tin

Dữ liệu phân tán ở nhiều hệ thống khác nhau khiến việc tạo ra báo cáo chính xác và nhất quán trở thành một thách thức lớn. Các báo cáo từ ERP truyền thống thường thiếu tính trực quan, khó hiểu và không phản ánh đúng tình hình thực tế.

Điều này khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, dẫn đến những sai lầm đáng tiếc.

Ví dụ, báo cáo tồn kho giữa kho trung tâm và kho chi nhánh không khớp nhau, dẫn đến tình trạng thiếu hàng cục bộ hoặc ứ đọng vốn.

2. ERPNext + DMS của MBW Digital

Tự động hóa toàn diện 

Hiểu rõ những khó khăn của doanh nghiệp phân phối, MBW Digital đã tích hợp sẵn DMS vào ERPNext, tạo ra một hệ thống “liên thông” mạnh mẽ. Hệ thống này tự động hóa tối đa các quy trình, từ quản lý đơn hàng, kho vận, đến báo cáo tài chính.

Ví dụ, khi nhân viên bán hàng tạo đơn hàng trên ứng dụng di động, hệ thống sẽ tự động cập nhật tồn kho, tạo phiếu xuất kho và lên lịch giao hàng.

Báo cáo thời gian thực – “Radar” theo dõi mọi diễn biến

Với ERPNext + DMS, doanh nghiệp có thể theo dõi tình hình kinh doanh theo thời gian thực, mọi lúc mọi nơi. Các báo cáo được cập nhật liên tục, phản ánh chính xác các hoạt động đang diễn ra. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời các cơ hội và thách thức, đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Ví dụ, giám đốc kinh doanh có thể theo dõi doanh số bán hàng của từng khu vực, từng sản phẩm, từng nhân viên bán hàng ngay trên điện thoại di động.

IV. Tính Linh Hoạt, Mở Rộng Và Tùy Biến

1. ERP Truyền Thống – “Bộ Vest” cứng nhắc, khó thay đổi

Khả năng tùy chỉnh hạn chế

ERP truyền thống thường được xây dựng trên nền tảng công nghệ cũ, với cấu trúc phức tạp và khó thay đổi. Việc tùy chỉnh theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và chi phí, thậm chí có thể gây ra xung đột với các module khác của hệ thống. Điều này khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc thích ứng với những thay đổi nhanh chóng của thị trường hoặc yêu cầu kinh doanh mới.

Khả năng mở rộng hạn chế

Khi doanh nghiệp phát triển, việc mở rộng hệ thống ERP truyền thống để đáp ứng nhu cầu mới cũng gặp nhiều khó khăn. Việc thêm người dùng, chi nhánh hoặc module mới có thể đòi hỏi nâng cấp phần cứng, phần mềm và cơ sở hạ tầng, gây tốn kém chi phí và thời gian. Điều này khiến doanh nghiệp khó khăn trong việc duy trì lợi thế cạnh tranh khi quy mô kinh doanh mở rộng.

Thiếu linh hoạt trong tích hợp

Việc tích hợp ERP truyền thống với các hệ thống khác (như DMS, CRM, sàn TMĐT…) thường phức tạp và tốn kém.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều vấn đề như tương thích dữ liệu, đồng bộ hóa và bảo trì hệ thống tích hợp, khó khăn trong việc xây dựng một hệ thống thông tin thống nhất và hiệu quả.

2. ERPNext + DMS của MBW Digital – “Chiếc áo” may đo, phù hợp với mọi doanh nghiệp

Tính linh hoạt cao

ERPNext + DMS được xây dựng trên nền tảng ERPNext mã nguồn mở, cho phép doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh và điều chỉnh theo yêu cầu cụ thể.

Doanh nghiệp có thể thay đổi giao diện, thêm trường dữ liệu, tùy chỉnh quy trình làm việc… một cách linh hoạt và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường hoặc yêu cầu kinh doanh mới.

Khả năng mở rộng không giới hạn

ERPNext + DMS được thiết kế để dễ dàng mở rộng theo quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể thêm người dùng, chi nhánh, module mới… một cách linh hoạt và tiết kiệm chi phí.

Tích hợp dễ dàng

ERPNext + DMS có khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác thông qua API hoặc các công cụ tích hợp sẵn có, giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống thông tin thống nhất và hiệu quả, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

V. Tác Động Đến Chi Phí Và Hiệu Quả Kinh Doanh

1. Chi Phí Triển Khai và Vận Hành

ERP Truyền Thống – “Gánh nặng” chi phí khổng lồ

• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Doanh nghiệp phải chi trả một khoản tiền lớn để mua bản quyền phần mềm, phần cứng máy chủ, thiết bị mạng và các dịch vụ triển khai.
• Chi phí tùy chỉnh và tích hợp phức tạp: Việc tùy chỉnh ERP truyền thống để phù hợp với quy trình kinh doanh đặc thù của doanh nghiệp phân phối đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và chi phí. Việc tích hợp với các hệ thống khác như DMS, CRM… cũng tốn kém không kém.
• Chi phí vận hành và bảo trì lớn: Doanh nghiệp phải đầu tư vào đội ngũ CNTT chuyên nghiệp để vận hành, bảo trì và nâng cấp hệ thống. Chi phí điện năng, làm mát và bảo mật cũng là một khoản đáng kể.
• Chi phí đào tạo nhân viên: Việc đào tạo nhân viên sử dụng ERP truyền thống thường mất nhiều thời gian và công sức, do giao diện phức tạp và quy trình rườm rà.

ERPNext + DMS của MBW Digital – “Giải pháp” tiết kiệm tối ưu

• Chi phí đầu tư ban đầu thấp: ERPNext là phần mềm mã nguồn mở, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bản quyền. MBW Digital cung cấp giải pháp tích hợp sẵn DMS, giúp giảm thiểu chi phí tích hợp từ bên thứ ba.
• Chi phí triển khai nhanh chóng và hiệu quả: Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án cho doanh nghiệp phân phối, MBW Digital giúp doanh nghiệp triển khai hệ thống một cách nhanh chóng và hiệu quả, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động.
• Chi phí vận hành và bảo trì thấp: ERPNext có giao diện thân thiện và dễ sử dụng, giúp giảm thiểu chi phí đào tạo nhân viên. Hệ thống cũng được thiết kế để dễ dàng bảo trì và nâng cấp, giảm thiểu chi phí vận hành.
• Chi phí tùy chỉnh linh hoạt: ERPNext có khả năng tùy chỉnh cao, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể mà không tốn quá nhiều chi phí.

2. Hiệu Suất Và ROI  

ERP Truyền Thống – “Hiệu suất” chưa tương xứng với đầu tư

• Hiệu suất làm việc chậm: Tốc độ xử lý dữ liệu chậm, báo cáo không nhất quán và thiếu tính trực quan khiến hiệu suất làm việc của nhân viên giảm sút.
• Khả năng ra quyết định chậm: Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc nắm bắt thông tin kịp thời và đưa ra quyết định nhanh chóng, dẫn đến bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
• ROI thấp: Chi phí đầu tư và vận hành cao, hiệu suất làm việc chưa tương xứng khiến ROI của ERP truyền thống thường thấp hơn mong đợi.

ERPNext + DMS của MBW Digital – “Hiệu quả” vượt trội

• Hiệu suất làm việc tăng cao: Tự động hóa quy trình, báo cáo thời gian thực và giao diện thân thiện giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
• Ra quyết định nhanh chóng và chính xác: Dữ liệu liên thông, báo cáo trực quan và khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
• ROI cao: Chi phí đầu tư và vận hành thấp, hiệu suất làm việc tăng cao và khả năng ra quyết định chính xác giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận và đạt được ROI cao hơn.

VI. Kết luận

So với ERP truyền thống, giải pháp ERPNext + DMS của MBW Digital không chỉ giúp doanh nghiệp phân phối tối ưu hóa quy trình quản trị từ mua hàng, kho, sản xuất đến bán hàng mà còn mang lại hiệu suất làm việc vượt trội, giảm thiểu chi phí vận hành và tối ưu hóa ROI. Nhờ vào tích hợp liền mạch, tự động hóa và báo cáo thời gian thực, giải pháp này giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời thông tin, ra quyết định nhanh chóng và chính xác trong bối cảnh chuyển đổi số.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm và thành công triển khai cho 1500+ khách hàng, MBW Digital khẳng định rằng ERPNext + DMS chính là lựa chọn thông minh, tiết kiệm và hiệu quả nhất cho các doanh nghiệp phân phối hiện nay.

Nếu bạn đang điều hành doanh nghiệp phân phối, hãy liên hệ MBW Digital ngay hôm nay để nhận được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ tận tâm từ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi!