Khi tìm kiếm giải pháp ERP miễn phí, doanh nghiệp thường cân nhắc giữa hai mô hình chính: phần mềm có phiên bản miễn phí và hệ thống mã nguồn mở. Mỗi mô hình mang đến những ưu điểm riêng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động.

Bài viết dưới đây sẽ giải đáp mọi thắc mắc về ERP miễn phí: ERP miễn phí là gì, ưu nhược điểm ra sao và nên chọn giải pháp nào? Chúng ta sẽ cùng so sánh ERP miễn phí với các giải pháp ERP trả phí để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

1. ERP miễn phí là gì?

ERP miễn phí (Free ERP) là những phần mềm quản trị doanh nghiệp được cung cấp hoàn toàn miễn phí cho người dùng. Có hai hình thức chính của ERP miễn phí:

• Mã nguồn mở: Người dùng có quyền truy cập vào mã nguồn của phần mềm, có thể tùy chỉnh và phát triển thêm các tính năng theo nhu cầu. Các dự án ERP mã nguồn mở thường được cộng đồng phát triển và hỗ trợ, đảm bảo sự ổn định và cập nhật liên tục.
• Gói miễn phí: Một số nhà cung cấp phần mềm ERP thương mại cung cấp gói miễn phí với các tính năng cơ bản. Gói miễn phí này thường có giới hạn về số lượng người dùng, dung lượng lưu trữ hoặc một số tính năng cao cấp.

ERP miễn phí thường là một sự lựa chọn phù hợp cho các startup hoặc doanh nghiệp nhỏ. Hệ thống ERP miễn phí cho phép doanh nghiệp trải nghiệm một phần các chức năng của ERP hoàn chỉnh, đồng thời có tùy chọn nâng cấp tính năng nếu cần.

2. Ưu điểm & Nhược điểm của ERP miễn phí

2.1. Ưu điểm của ERP miễn phí

• Tiết kiệm chi phí: Đây là ưu điểm lớn nhất của ERP miễn phí. Doanh nghiệp không cần phải đầu tư một khoản chi phí lớn ban đầu để mua phần mềm.
• Linh hoạt và tùy biến: Nhiều hệ thống ERP miễn phí, đặc biệt là mã nguồn mở, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và mở rộng phần mềm để phù hợp với quy trình làm việc riêng.
• Cộng đồng hỗ trợ: Các hệ thống ERP miễn phí thường có một cộng đồng người dùng đông đảo, sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ nhau giải quyết vấn đề.
• Dễ dàng thử nghiệm: Việc sử dụng ERP miễn phí giúp doanh nghiệp có cơ hội trải nghiệm và đánh giá phần mềm trước khi quyết định đầu tư vào một hệ thống trả phí.

2.2. Nhược điểm của ERP miễn phí

• Hạn chế về tính năng: So với các phiên bản trả phí, ERP miễn phí thường có ít tính năng hơn hoặc các tính năng nâng cao bị giới hạn.
• Khả năng mở rộng hạn chế: Khi doanh nghiệp phát triển, nhu cầu về tính năng và quy mô sử dụng sẽ tăng lên, lúc này ERP miễn phí có thể không đáp ứng được.
• Hỗ trợ kỹ thuật hạn chế: Hỗ trợ kỹ thuật cho ERP miễn phí thường không chuyên nghiệp và nhanh chóng bằng các phiên bản trả phí.
• Rủi ro bảo mật: Một số hệ thống ERP miễn phí có thể không đảm bảo được mức độ bảo mật cao, tiềm ẩn rủi ro mất mát dữ liệu.
• Chi phí ẩn: Mặc dù không phải trả phí bản quyền, nhưng doanh nghiệp vẫn phải đầu tư thời gian và nguồn lực để cài đặt, cấu hình và bảo trì hệ thống. Ngoài ra, việc nâng cấp lên phiên bản trả phí trong tương lai cũng là một khoản chi phí cần cân nhắc.

3. Các quy tắc cơ bản để chọn hệ thống ERP miễn phí tốt nhất

3.1. Xác định nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp

• Phạm vi sử dụng: Đảm bảo ERP có thể hỗ trợ các quy trình kinh doanh mà doanh nghiệp bạn đang cần, như quản lý bán hàng, tài chính, kho bãi, sản xuất, v.v.
• Khả năng mở rộng: Lựa chọn hệ thống có khả năng phát triển theo thời gian, đặc biệt nếu doanh nghiệp bạn dự định mở rộng.

3.2. Đánh giá tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh

• Mã nguồn mở: Nếu chọn hệ thống ERP mã nguồn mở, bạn sẽ có khả năng tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này quan trọng nếu bạn có nhu cầu thay đổi hoặc phát triển thêm tính năng.
• Cộng đồng hỗ trợ: Chọn hệ thống có cộng đồng phát triển mạnh mẽ để dễ dàng nhận sự hỗ trợ, tài liệu hướng dẫn, và các bản cập nhật.

3.3. Kiểm tra khả năng tích hợp

• Tích hợp với các công cụ khác: Đảm bảo rằng hệ thống ERP có thể tích hợp với các phần mềm khác mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng, chẳng hạn như phần mềm kế toán, CRM, hoặc các ứng dụng quản lý khác.
• Dữ liệu nhập và xuất: Xem xét khả năng hệ thống xử lý và đồng bộ dữ liệu từ các nguồn khác nhau.

3.4. Đánh giá mức độ dễ sử dụng

• Giao diện người dùng (UI): Hệ thống phải dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Việc đào tạo nhân viên sẽ dễ dàng hơn nếu giao diện trực quan và đơn giản.
• Tài liệu hướng dẫn: Đảm bảo rằng hệ thống có tài liệu hướng dẫn đầy đủ, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận và sử dụng phần mềm.

3.5. Kiểm tra tính bảo mật

• Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo rằng hệ thống ERP miễn phí có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp bạn.
• Chính sách sao lưu và khôi phục: Kiểm tra khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu của hệ thống trong trường hợp gặp sự cố.

3.6. Đánh giá chi phí gián tiếp

• Chi phí ẩn: Mặc dù ERP miễn phí không tính phí bản quyền, nhưng có thể có chi phí ẩn như chi phí triển khai, chi phí bảo trì, và chi phí hỗ trợ. Hãy tính toán các chi phí này để đảm bảo hệ thống ERP thực sự là một lựa chọn tiết kiệm.
• Chi phí nâng cấp: Nếu cần nâng cấp lên phiên bản trả phí trong tương lai, hãy xem xét chi phí nâng cấp và tính khả thi của việc chuyển đổi.

3.7. Thử nghiệm hệ thống trước khi quyết định

• Dùng thử: Hầu hết các hệ thống ERP miễn phí đều cung cấp bản dùng thử hoặc phiên bản demo. Hãy tận dụng cơ hội này để thử nghiệm các tính năng và đánh giá sự phù hợp của hệ thống với doanh nghiệp của bạn.
• Đánh giá phản hồi: Lắng nghe phản hồi từ những người sử dụng thử, đặc biệt là các bộ phận trong doanh nghiệp như kế toán, bán hàng, và kho vận.

3.8. Lựa chọn hệ thống phù hợp với quy mô doanh nghiệp

• Đối tượng sử dụng: Một số hệ thống ERP miễn phí có thể phù hợp hơn với các doanh nghiệp nhỏ, trong khi các hệ thống khác có thể mở rộng cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Hãy chọn hệ thống tương thích với quy mô hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.

4. So sánh ERP miễn phí và ERP trả phí

Việc lựa chọn giữa ERP miễn phí và ERP trả phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, quy mô, ngân sách và mức độ hỗ trợ cần thiết. Dưới đây là một số so sánh giữa ERP miễn phí và ERP trả phí để giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp:

4.1. Chi phí

• ERP miễn phí: Không yêu cầu bất kỳ chi phí bản quyền nào. Điều này rất hấp dẫn đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các công ty mới bắt đầu, vì nó giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, nhiều hệ thống ERP miễn phí vẫn có các tính năng trả phí đi kèm, chẳng hạn như lưu trữ, hỗ trợ hoặc các tính năng bổ sung khác.
• ERP trả phí: Các hệ thống ERP trả phí thường yêu cầu chi phí bản quyền, phí duy trì hàng năm và phí dịch vụ hỗ trợ. Mặc dù chi phí cao hơn, nhưng ERP trả phí cung cấp các dịch vụ và tính năng phong phú, cũng như bảo mật cao hơn.

4.2. Tính năng và Tùy chỉnh

• ERP miễn phí: Tính năng cơ bản và hạn chế. Tuy nhiên, một số hệ thống mã nguồn mở như ERPNext, Odoo, hoặc Dolibarr cung cấp nhiều mô-đun và tính năng để hỗ trợ các yêu cầu quản lý doanh nghiệp cơ bản. Tuy nhiên, chúng có thể thiếu các tính năng nâng cao hoặc yêu cầu tùy chỉnh kỹ thuật để đáp ứng nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
• ERP trả phí: Cung cấp một loạt tính năng mạnh mẽ và tùy chỉnh để phù hợp với các yêu cầu đặc biệt của doanh nghiệp lớn hoặc những tổ chức có quy trình phức tạp. Các hệ thống này được thiết kế để hỗ trợ tích hợp, tính năng mở rộng và hỗ trợ nhiều lĩnh vực khác nhau, từ tài chính, nhân sự đến quản lý sản xuất, kho bãi.

4.3. Hỗ trợ và Dịch vụ

• ERP miễn phí: Hầu hết các giải pháp miễn phí dựa vào cộng đồng để hỗ trợ, và nếu gặp sự cố, bạn sẽ phải tự giải quyết vấn đề hoặc tìm kiếm sự trợ giúp từ cộng đồng người dùng. Hỗ trợ từ nhà phát triển hoặc các chuyên gia có thể không có sẵn hoặc tốn phí.
• ERP trả phí: Các nhà cung cấp ERP trả phí thường cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng toàn diện, bao gồm dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì, cập nhật hệ thống và đào tạo người dùng. Do đó, nếu gặp sự cố, bạn có thể nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.

4.4. Khả năng Mở rộng

• ERP miễn phí: Khó khăn khi mở rộng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp phát triển nhanh chóng hoặc có nhu cầu tích hợp phức tạp. Mặc dù một số ERP miễn phí như ERPNext hỗ trợ mở rộng, nhưng bạn có thể cần thêm kỹ thuật viên và các chi phí bổ sung để duy trì hệ thống khi doanh nghiệp lớn lên.
• ERP trả phí: ERP trả phí thường có khả năng mở rộng linh hoạt hơn và được tối ưu hóa cho các doanh nghiệp có quy mô lớn. Hệ thống có thể được nâng cấp dễ dàng với các gói tính năng cao cấp, giúp doanh nghiệp phát triển mà không gặp phải nhiều vấn đề khi mở rộng.

4.5. Bảo mật

• ERP miễn phí: Thiếu các tính năng bảo mật mạnh mẽ, đặc biệt nếu bạn phải tự quản lý hệ thống hoặc cài đặt các phần mềm bảo mật. Các giải pháp mã nguồn mở có bảo mật tốt, nhưng yêu cầu có kiến thức kỹ thuật để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
• ERP trả phí: Các nhà cung cấp ERP trả phí thường cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ hơn, với các tính năng bảo vệ dữ liệu, sao lưu, mã hóa và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế. Các nhà cung cấp này cũng có đội ngũ chuyên gia để giải quyết các vấn đề bảo mật, giúp doanh nghiệp yên tâm hơn.

4.6. Tính linh hoạt và Tùy chỉnh

• ERP miễn phí: Thiếu tính linh hoạt hoặc yêu cầu người dùng có kiến thức kỹ thuật để tùy chỉnh hệ thống. Một số hệ thống mã nguồn mở có khả năng tùy chỉnh cao, nhưng bạn cần có lập trình viên hoặc đội ngũ IT để thực hiện những thay đổi này.
• ERP trả phí: Tối ưu hóa cho tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao, với nhiều gói tính năng và dịch vụ có thể điều chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp.

5. Top 3 hệ thống ERP miễn phí hàng đầu thế giới

Top 3 hệ thống ERP miễn phí dưới đây được đánh giá bởi cộng đồng The CFO Club,  cộng đồng nơi các chuyên gia trong lĩnh vực tài chính, phần mềm có thể gặp gỡ, chia sẻ kinh nghiệm, học hỏi những kiến thức mới và cùng nhau phát triển.

5.1. ERPNext

ERPNext là nền tảng ERP miễn phí  mã nguồn mở hàng đầu thế giới, được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hỗ trợ số lượng người dùng không giới hạn. Khả năng mở rộng và hiệu quả về chi phí cho phép các doanh nghiệp phát triển hiệu quả mà không phải lo lắng về phí người dùng bổ sung.

Ưu điểm:

• Mã nguồn mở
• Mô-đun toàn diện
• Không giới hạn người dùng

Nhược điểm:

• Độ phức tạp trong tùy chỉnh
• Yêu cầu thiết lập kỹ thuật

Tại Việt Nam, MBW Digital là đối tác chính thức và duy nhất cung cấp giải pháp ERPNext toàn diện. MBW Digital không chỉ triển khai mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp, tối ưu hóa hệ thống để giải quyết các vấn đề cụ thể, giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh.

5.2. Odoo

Odoo là một phần mềm ERP và CRM mã nguồn mở tiên tiến, cung cấp một bộ ứng dụng kinh doanh phong phú, trở thành giải pháp linh hoạt cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô. Odoo có khả năng đáp ứng nhiều nhu cầu kinh doanh, từ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) đến quản lý hàng tồn kho, điều mà ít hệ thống nào sánh được. Cấu trúc mô-đun của Odoo cho phép doanh nghiệp bắt đầu với các tính năng cơ bản và mở rộng theo nhu cầu, đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả chi phí.

Ưu điểm

• Hỗ trợ mạnh mẽ từ cộng đồng
• Linh hoạt nhờ mã nguồn mở
• Bộ ứng dụng đa dạng và phong phú

Nhược điểm

• Các tính năng miễn phí bị giới hạn
• Quá trình cài đặt phức tạp

5.3. Bitrix24

Bitrix24 cung cấp cho người dùng một loạt tính năng đa dạng phục vụ nhu cầu kinh doanh, tất cả đều miễn phí. Khác với các công cụ khác chỉ cung cấp các lựa chọn miễn phí hạn chế, Bitrix24 cung cấp một bộ tính năng đầy đủ, khiến nó trở thành lựa chọn nổi bật cho các doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp tiết kiệm chi phí. Thêm vào đó, phần mềm tích hợp nhiều công cụ kinh doanh thiết yếu vào một nền tảng, nâng cao hiệu suất và khả năng hợp tác.

Ưu điểm:

• Khả năng CRM mạnh mẽ
• Bộ tính năng đa dạng
• Kế hoạch miễn phí toàn diện

Nhược điểm:

• Đôi khi gặp vấn đề về hiệu suất
• Giao diện phức tạp

6. Kết luận

ERP miễn phí đã và đang trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa tiềm năng của phần mềm, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về quy mô, nhu cầu và khả năng kỹ thuật của mình. Đồng thời, việc đầu tư vào việc tùy chỉnh và đào tạo nhân viên là điều vô cùng quan trọng. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, ERP miễn phí hứa hẹn sẽ mang đến nhiều cơ hội mới cho các doanh nghiệp trong tương lai.

Việc lựa chọn và triển khai các nền tảng ERP miễn phí như ERPNext, Odoo hay Bitrix24 đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự đánh giá kỹ lưỡng về nhu cầu hiện tại và định hướng tương lai. Tuy nhiên, nếu được tận dụng đúng cách, chúng sẽ là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Liên hệ với MBW Digital để triển khai ERPNext 1-1 ngay hôm nay!