Bài viết dưới đây dựa trên quan điểm của Mohammad Umair – một trong những người đồng sáng lập Frappe và VP – Partnerships. Anh ấy là người hỗ trợ chính trong những ngày đầu và thúc đẩy tiến độ triển khai. Cả câu chuyện là một hành trình từ những trải nghiệm từ thất bại đến thành công triển khai giải pháp ERP khi chuyển đổi sử dụng ERPNext của Pranera Services.
Về Pranera Services
Pranera Services là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ trọn gói từ vải thô đến thành phẩm may mặc. Họ là nhà cung cấp uy tín cho cả thị trường trong nước và quốc tế.
Pranera Services sử dụng công nghệ tiên tiến và cơ sở hạ tầng hiện đại để đảm bảo chất lượng và giá cả cạnh tranh.
Quá trình tìm kiếm giải pháp ERP phù hợp của Prantera Services
Từ năm 2009, Pranera Services đã sử dụng phần mềm kế toán TALLY và giải pháp ERP dựa trên đám mây TCS-iON (đơn vị cung cấp giải pháp ERP trên đám mây được phát triển bởi Tata Consultancy Services (TCS), một trong những công ty công nghệ thông tin hàng đầu thế giới và có trụ sở tại Ấn Độ). Khi TCS-iON ngừng hoạt động, họ bắt đầu đánh giá các giải pháp ERP nguồn mở khác nhau như OpenERP hay một số lựa chọn khác. Sau đó, họ tình cờ tìm thấy giải pháp ERPNext – phần mềm mã nguồn mở tốt nhất.
Siva (thành viên của Pranera Services) nói rằng đội ngũ nhân viên của họ đã tải về VM(Virtual Machine) – máy ảo, tức là một môi trường ảo chạy trên máy tính thực tế của doanh nghiệp. Sau khi tải xuống máy ảo, họ đã cài đặt và triển khai hệ thống ERPNext trên máy chủ mà họ quản lý trực tiếp trong môi trường địa phương, không thông qua internet.
Cả nhóm đã dành hơn một năm để thử nghiệm ERPNext, từ năm 2015 đến năm 2016. Việc thử nghiệm kéo dài giúp họ có cơ hội đánh giá hiệu suất và khả năng đáp ứng của hệ thống ERPNext trong nhiều tình huống và điều kiện khác nhau.
Sau quá trình thử nghiệm và đánh giá, Pranera Services đã quyết định chọn ERPNext làm giải pháp ERP chính cho doanh nghiệp và cam kết triển khai giải pháp một cách chính thức và liên tục.
Đọc thêm: Case Study: Multicolor Steels chuyển từ SAP sang ERPNext để thúc đẩy tăng trưởng
Prantera Services triển khai giải pháp ERPNext
Trước đó, Pranera Services đã có kinh nghiệm triển khai các hệ thống ERP khác. Điều này giúp họ nhận ra giá trị của việc triển khai hệ thống ERPNext theo từng giai đoạn sẽ hiệu quả hơn triển khai toàn bộ cùng một lúc.
Với ý tưởng này, họ quyết định bắt đầu triển khai ERPNext theo từng giai đoạn cụ thể. Giai đoạn đầu tiên, Pranera tập trung vào việc phát hành các đơn đặt hàng mua từ hệ thống. Giai đoạn tiếp theo, họ mở rộng phạm vi triển khai bằng cách bắt đầu thực hiện các chứng từ nhập kho và đơn đặt hàng sản xuất trên hệ thống.
Pranera Services nhận ra sự thay đổi rõ rệt trong quá trình thay đổi quản lý kế toán và theo dõi vật liệu của doanh nghiệp khi họ triển khai hệ thống ERPNext.
Ban đầu, hệ thống kế toán của doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm Tally để quản lý. Tuy nhiên, khi các mô-đun quản lý bán hàng, mua hàng và sản xuất được triển khai và hoạt động một cách hiệu quả, doanh nghiệp đã quyết định mở rộng phạm vi sử dụng của hệ thống.
Quy trình kế toán được thực hiện thông qua ERPNext thay vì chỉ sử dụng Tally bắt đầu từ tháng 8, khi Pranera bắt đầu sử dụng chức năng đăng hóa đơn mua hàng. Để đảm bảo quy trình quản lý vật liệu được thực hiện một cách chặt chẽ và hiệu quả, tất cả tác vụ như đặt hàng, nhận hàng, chuyển kho,…phải được theo dõi trên hệ thống ERPNext.
Nhằm tối ưu hóa và cải thiện quá trình quản lý vật liệu, Pranera Services quyết định tạm ngừng việc duy trì các loại bản ghi thủ công như bản ghi giấy, bảng tính hay hình thức ghi chép khác nằm ngoài hệ thống và thay vào đó chuyển sang việc theo dõi và quản lý thông tin trên hệ thống ERPNext, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình và đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong dữ liệu.
Pranera tiếp tục sử dụng một số tính năng vượt trội do ERPNext cung cấp như tính năng tùy chỉnh cho phép người dùng thêm các trường dữ liệu (Custom Fields), định dạng in tùy chỉnh (Custom Print Formats), tập lệnh tùy chỉnh (Custom Scripts) vào mô hình dữ liệu có sẵn, giúp doanh nghiệp mở rộng thông tin được lưu trữ trong hệ thống. Ngoài ra, tính năng tùy chỉnh hạn chế quyền người dùng dựa trên vai trò của họ đảm bảo rằng mỗi người dùng chỉ có thể thực hiện những tác vụ mà họ cần làm.
Aravind là một chuyên gia về ERPNext tại Pranera Services, anh ấy là người chịu trách nhiệm chính về triển khai, quản lý và duy trì hệ thống ERPNext của công ty vì thế Aravind cần thường xuyên tương tác và liên lạc với đội hỗ trợ chính thức của ERPNext, anh đánh giá về họ như sau:
“Trong khi triển khai ERPNext, nếu có bất kỳ vấn đề nào, chúng tôi sẽ xem lại tài liệu hướng dẫn đi kèm để tìm kiếm giải pháp. Trong trường hợp vấn đề vẫn chưa được giải quyết sau khi kiểm tra tài liệu, Pranera sẽ trao đổi trực tiếp với đội ngũ hỗ trợ của ERPNext thông qua cuộc gọi và chúng tôi đều nhận được các giải pháp hoặc hướng dẫn cụ thể để giải quyết.
Tôi thật sự ấn tượng với tính linh hoạt của ERPNext bởi họ không chỉ giải quyết được nhu cầu cụ thể của Pranera mà còn có khả năng đáp ứng và thích nghi với đa dạng các ngành công nghiệp khác nhau.”
Đọc thêm: Khám phá giải pháp quản trị nhân sự toàn diện – Frappe HR
Hành trình chuyển đổi từ Mô hình tự tổ chức (Self-hosted) sang ERPNext
Trong giai đoạn đầu, Pranera Services triển khai ERPNext phiên bản 4 trên một máy ảo mà họ tự cài đặt và duy trì hệ thống ERPNext trên máy chủ của doanh nghiệp nhằm giữ vai trò chủ động trong toàn bộ quy trình quản lý và vận hành. Pranera quyết định không cập nhật phiên bản từ 4 lên 7 ngay từ khi phiên bản mới được phát hành, và thay vào đó, họ tiếp tục sử dụng phiên bản 4.
Tuy nhiên, khi họ có quyết định chuyển đổi, nâng cấp từ phiên bản 4 lên 7 xảy ra vấn đề đó là bắt buộc Pranera cần phải thực hiện nâng cấp từng bước, điều này gây ra một số khó khăn và tốn thời gian cho doanh nghiệp.
Dưới đây là quan điểm của Siva về việc tự triển khai hệ thống ERPNext và những lợi ích của việc lưu trữ với Frappe.
Một trong những thách thức mà doanh nghiệp gặp phải khi tự tổ chức giải pháp ERPNext đó là các công việc về quản lý và duy trì máy chủ như cài đặt, cập nhật, bảo trì,…Để giảm bớt gánh nặng và lo lắng từ khó khăn trên, Pranera quyết định chuyển sang việc sử dụng dịch vụ lưu trữ ERPNext do Frappe cung cấp. Pranera tin rằng việc này sẽ giúp họ tiết kiệm thời gian và công sức, để họ có thể tập trung hơn vào việc triển khai và sử dụng phần mềm ERPNext.
Một số lợi ích mà Pranera Services nhận được khi chuyển từ mô hình tự tổ chức (self-hosted) sang việc sử dụng dịch vụ lưu trữ ERPNext.
1. Cập nhật tự động các tính năng mới
Mỗi khi nhóm phát triển ERPNext cập nhật phiên bản mới, hệ thống của bạn cũng sẽ tự động được cập nhật, đảm bảo bạn luôn sử dụng phiên bản mới nhất với các tính năng mới nhất.
2. Hỗ trợ back-end kịp thời
Nếu gặp bất kỳ sự cố nào, bạn sẽ được nhận hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp từ đội ngũ ERPNext, giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.
3. Sao lưu dễ dàng
Hệ thống ERPNext cho phép sao lưu dữ liệu đơn giản và thuận tiện, mang lại sự an toàn và bảo mật cho thông tin của bạn.
4. Giảm chi phí quản lý
Bạn không cần đầu tư vào máy chủ, phần mềm riêng, hay nhân sự IT chuyên trách, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí bảo trì và hạ tầng.
Dựa trên những trải nghiệm của mình, Pranera Services bắt đầu đề xuất ERPNext cho các công ty khác. Tất cả các mô-đun của ERPNext đều có sẵn trên một phần mềm duy nhất, có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị, tùy biến dễ dàng dựa trên nhu cầu của khách hàng, đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình.
Nội dung hữu ích nên tham khảo: Gen AI: Hướng đi mới cho hệ thống ERP trong tương lai
Kết luận
Prantera Services là một ví dụ điển hình cho thấy tầm quan trọng của việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Sau khi thất bại với giải pháp ERP dựa trên đám mây TCS-iON, họ đã trải qua một hành trình dài để tìm kiếm giải pháp ERP thay thế. Cuối cùng, họ đã tìm thấy ERPNext, một giải pháp ERP nguồn mở linh hoạt và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
Được biết, MBW là đối tác chính thức và duy nhất triển khai ERPNext tại thị trường Việt Nam. Chúng tôi có khả năng may đo, phát triển thêm các tính năng phù hợp với nhu cầu, mô hình vận hành của doanh nghiệp.
Để được tư vấn 1-1 về giải pháp ERPNext, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến hotline: 090 150 8000
