Trong quá trình bán hàng và quản lý kho, doanh nghiệp thường gặp tình huống số lượng sản phẩm trong lô hàng không khớp hoàn toàn với số lượng khách đặt mua. Chẳng hạn, khách hàng đặt 9 sản phẩm, nhưng kho đang có lô 10 sản phẩm, dẫn đến 1 sản phẩm dư. Nếu không có cơ chế xử lý linh hoạt, hàng dư có thể bị lãng quên hoặc gây ra sai sót trong quản lý kho.
Tính năng Kiểm định & Xuất hàng đợi trong ERPNext giúp doanh nghiệp quản lý tình huống này một cách hiệu quả. Khi nhân viên kho tiến hành xuất hàng, hệ thống sẽ tự động kiểm tra số lượng sản phẩm, xử lý phần dư một cách thông minh và đảm bảo không làm gián đoạn quy trình bán hàng.
1. Kiểm định hàng hóa trước khi xuất kho
Trước khi xuất hàng, hệ thống ERPNext sẽ thực hiện bước kiểm định số lượng hàng hóa, đảm bảo số lượng xuất kho đúng với đơn hàng bán. Nếu số lượng thực tế khác với đơn đặt hàng, hệ thống sẽ tự động hiển thị cảnh báo để nhân viên kho có thể đưa ra quyết định xử lý phù hợp.
Ví dụ, khi khách đặt 9 sản phẩm, nhưng lô hàng sẵn có 10 sản phẩm, ERPNext sẽ đưa ra tùy chọn:
- Xuất đúng 9 sản phẩm và đưa 1 sản phẩm dư vào danh sách hàng đợi.
- Điều chỉnh đơn hàng nếu khách hàng đồng ý nhận cả 10 sản phẩm thay vì 9.
Nhờ vào tính năng này, doanh nghiệp có thể kiểm soát số lượng hàng hóa xuất kho chặt chẽ hơn, tránh giao thiếu hoặc dư hàng ngoài dự kiến.
2. Xuất hàng đợi (Backorder Processing) & Điều phối hàng dư
Sau khi kiểm định, nếu có sản phẩm dư, ERPNext sẽ đưa chúng vào trạng thái hàng đợi. Hệ thống sẽ theo dõi sản phẩm này và tự động ghép vào đơn hàng tiếp theo khi có cơ hội.
Quy trình cụ thể như sau:
- Hệ thống ghi nhận hàng dư: Nếu đơn hàng yêu cầu xuất 9 sản phẩm nhưng lô có 10 sản phẩm, ERPNext sẽ chỉ xuất 9 và đưa sản phẩm còn lại vào danh mục hàng đợi.
- Tự động gộp hàng đợi vào đợt xuất hàng sau: Khi có đơn hàng mới cần sản phẩm này, ERPNext sẽ lấy hàng từ danh mục hàng đợi trước thay vì lấy từ kho chung.
- Cập nhật trạng thái hàng đợi: Khi hàng đợi đã được xuất đi, hệ thống sẽ tự động ghi nhận để tránh sai sót.
Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý số dư hiệu quả, hạn chế tình trạng hàng bị tồn kho lâu ngày hoặc bị bỏ quên, đồng thời đảm bảo luồng xuất hàng diễn ra liên tục và không gây ảnh hưởng đến các đơn hàng khác.
3. Quản lý số dư và tối ưu kho hàng
Ngoài việc xuất hàng đợi, ERPNext còn hỗ trợ quản lý số dư thông minh thông qua hệ thống báo cáo và cảnh báo:
- Doanh nghiệp có thể xem báo cáo chi tiết về hàng đợi, biết được có bao nhiêu sản phẩm đang chờ xuất.
- Hệ thống có thể tự động gửi thông báo nhắc nhở nhân viên kho khi một sản phẩm đã nằm trong danh mục hàng đợi quá lâu.
- Nếu sản phẩm dư không thể gộp vào đơn hàng sau, hệ thống sẽ đề xuất phương án như bán lẻ, tái phân bổ cho khách hàng khác hoặc chuyển về kho trung tâm.
Tính năng Kiểm định & Xuất hàng đợi trong ERPNext giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình xuất kho, đảm bảo hàng hóa được quản lý chính xác và tận dụng hàng dư một cách hiệu quả. Nhờ vào tính năng này, doanh nghiệp có thể cải thiện độ chính xác trong quản lý đơn hàng, tối ưu vận hành kho và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
ERPNext là một giải pháp ERP mã nguồn mở, cung cấp khả năng tùy chỉnh cực kỳ linh hoạt, giúp các doanh nghiệp triển khai ERP đạt hiệu quả cao hơn với chi phí thấp hơn đáng kể so với các giải pháp ERP thương mại khác.
