Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh và phức tạp, việc áp dụng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động. ERPNext nổi bật như một giải pháp ERP mã nguồn mở, mang lại sự linh hoạt và khả năng tiết kiệm chi phí đáng kể, phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.
Tuy nhiên, việc triển khai ERPNext không chỉ đơn thuần là cài đặt phần mềm. Để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và phù hợp với đặc thù kinh doanh, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai. Điều này bao gồm từ việc lựa chọn các phân hệ phù hợp, tùy chỉnh hệ thống, đến việc tích hợp với các phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí ERPNext, phân tích chi tiết các loại chi phí liên quan, và giải thích lý do tại sao MBW Digital là đối tác tin cậy giúp doanh nghiệp triển khai ERPNext một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất. Nếu bạn là CEO đang tìm kiếm một giải pháp ERP phù hợp, hãy tiếp tục đọc để hiểu rõ hơn về cách ERPNext có thể mang lại giá trị cho doanh nghiệp của bạn.
1. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí ERPNext
Việc triển khai hệ thống ERPNext có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng chi phí sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Dưới đây là 4 yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí ERPNext.
1.1. Nhu cầu và phạm vi ứng dụng
Phạm vi ứng dụng ERPNext: Nếu doanh nghiệp chỉ cần một số module cơ bản như kế toán, bán hàng hay quản lý hàng tồn kho, chi phí ERPNext sẽ thấp hơn. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có yêu cầu sử dụng tất cả các phân hệ trên hệ thống, chi phí triển khai sẽ tăng do đòi hỏi nhiều công sức hơn trong việc cấu hình và đào tạo.
Đào tạo nhân sự: Đối với các doanh nghiệp lần đầu triển khai ERP, việc đào tạo nhân sự là điều cần thiết. Điều này bao gồm chi phí thuê chuyên gia, tổ chức các buổi đào tạo hoặc cung cấp tài liệu hướng dẫn để đảm bảo nhân viên sử dụng phần mềm hiệu quả.
Khả năng tự triển khai: Nếu doanh nghiệp có đội ngũ IT nội bộ với kinh nghiệm triển khai ERP, chi phí ERPNext sẽ giảm đáng kể do không phải thuê ngoài dịch vụ từ bên thứ ba.
1.2. Quy mô doanh nghiệp
Số lượng người dùng: ERPNext thường tính phí dựa trên số lượng người dùng khi sử dụng phiên bản cloud. Do đó, doanh nghiệp càng lớn với số lượng người dùng nhiều thì chi phí ERPNext càng cao.
Khối lượng dữ liệu: Doanh nghiệp lớn thường có nhiều dữ liệu cần nhập vào hệ thống (khách hàng, sản phẩm, đơn hàng), yêu cầu thời gian và công sức nhiều hơn, đồng thời có thể làm tăng chi phí lưu trữ dữ liệu.
Độ phức tạp của quy trình: Doanh nghiệp nhỏ với quy trình đơn giản sẽ tiết kiệm chi phí ERPNext hơn so với doanh nghiệp lớn với quy trình phức tạp liên quan đến nhiều bộ phận và hệ thống khác nhau.
1.3. Mức độ tùy chỉnh và tích hợp
Tùy chỉnh: Một số doanh nghiệp có yêu cầu đặc thù không thể đáp ứng bằng các tính năng mặc định của ERPNext. Khi đó, cần thực hiện tùy chỉnh giao diện hoặc chức năng, điều này đòi hỏi thêm thời gian và chi phí phát triển.
Tích hợp: Nếu doanh nghiệp đang sử dụng các hệ thống khác như phần mềm quản lý khách hàng (CRM), phần mềm kế toán hoặc cổng thanh toán, việc tích hợp với ERPNext sẽ làm tăng thêm chi phí do cần lập trình hoặc mua các công cụ hỗ trợ.
1.4. Hỗ trợ và bảo trì
Dịch vụ hỗ trợ: Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa việc nhận hỗ trợ miễn phí từ cộng đồng hoặc thuê đơn vị cung cấp hỗ trợ chuyên nghiệp. Hỗ trợ chuyên nghiệp thường đảm bảo chất lượng và thời gian phản hồi nhanh hơn nhưng sẽ đi kèm với chi phí định kỳ.
Cập nhật và nâng cấp: ERPNext thường xuyên cung cấp các bản cập nhật để cải thiện hiệu suất và tính năng. Việc cập nhật có thể thực hiện miễn phí nếu tự làm, nhưng thuê chuyên gia nâng cấp sẽ phát sinh chi phí.
Sao lưu và bảo mật: Chi phí lưu trữ dữ liệu và bảo mật (đặc biệt khi sử dụng server riêng hoặc dịch vụ cloud hosting) là khoản chi phí cố định cần được xem xét kỹ lưỡng.
2. Các loại chi phí ERPNext
Việc triển khai hệ thống ERPNext mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ việc tối ưu hóa quy trình làm việc đến nâng cao hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Tuy nhiên, chi phí ERPNext có thể biến đổi đáng kể dựa trên nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là các loại chi phí chính mà doanh nghiệp cần xem xét khi triển khai ERPNext với MBW Digital:
2.1. Chi phí ERPNext License bản quyền phần mềm – Miễn phí
ERPNext là một phần mềm ERP mã nguồn mở, do đó chi phí bản quyền phần mềm là miễn phí. Điều này tạo lợi thế lớn so với nhiều giải pháp ERP thương mại khác vốn có mức phí bản quyền cao. Trung bình, doanh nghiệp phải bỏ ra hàng triệu đô la để triển khai các giải pháp ERP thương mại, trong khi ERPNext có chi phí thấp hơn tới 5 lần so với NetSuite và 10 lần so với SAP, đặc biệt thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như các công ty khởi nghiệp.
2.2. Chi phí khảo sát, tư vấn, tùy chỉnh, triển khai phần mềm ERPNext
ERPNext được thiết kế theo dạng module (phân hệ), cho phép doanh nghiệp lựa chọn và triển khai các phân hệ cần thiết. Chi phí ERPNext sẽ được tính dựa trên số lượng phân hệ được triển khai. Doanh nghiệp chỉ trả tiền cho những gì mình sử dụng. Tuy nhiên, một số phân hệ có mối liên hệ mật thiết với nhau và cần được triển khai cùng nhau để hệ thống hoạt động hiệu quả. Ví dụ:
- Sản xuất – Kho hàng: Để quản lý nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm trong quá trình sản xuất, phân hệ Sản xuất cần liên kết với phân hệ Kho hàng.
- Bán hàng – Kho hàng: Để quản lý hàng tồn kho và giao hàng cho khách hàng, phân hệ Bán hàng cần liên kết với phân hệ Kho hàng.
Trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng tất cả phân hệ trên ERPNext, MBW Digital sẽ tính phí theo gói:
- Gói Basic: Sử dụng tất cả các phân hệ trên hệ thống ERPNext
- Gói Advance: Tất cả phân hệ trên ERPNext + tùy chỉnh nâng cấp cơ bản
- Gói Pro: Tất cả phân hệ trên ERPNext + tùy chỉnh, nâng cấp vừa
Việc sử dụng gói phụ thuộc vào kết quả khảo sát và thống nhất giữa MBW Digital và khách hàng.
Lưu ý: Đội ngũ MBW Digital hỗ trợ thay đổi hoặc điều chỉnh hệ thống ERPNext để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, tùy chỉnh được giới hạn ở những công việc rất đơn giản mà doanh nghiệp có thể tự thực hiện, không cần phải thuê chuyên gia bên ngoài.
2.3. Chi phí bản quyền các ứng dụng bổ sung (SFA, SFC)
MBW Digital cung cấp các ứng dụng bổ sung như SFA, SFC, ESS để hỗ trợ chuyên sâu các nghiệp vụ dành cho doanh nghiệp.
App SFA (Sales Force Automation): Tương tự như phần mềm DMS. Ứng dụng di động hỗ trợ hoạt động bán hàng cho đội ngũ nhân viên thị trường. Chi phí sử dụng SFA sẽ được tính dựa trên số lượng nhân viên sales thị trường.
Tìm hiểu thêm về ứng dụng SFA tại đây.
Ví dụ: Một công ty có 100 nhân viên, nhưng chỉ có 20 nhân viên sales thường xuyên đi thị trường gặp khách hàng, thì số lượng “user” được tính phí là 20.
App ESS (Employee Self-Service): App nội bộ #1 gắn kết nhân viên với doanh nghiệp. Hệ thống cho phép các nhân viên tự quản lý thông tin cá nhân, chấm công, đăng ký nghỉ phép, xem và in bảng lương, thay đổi thông tin cá nhân, và nhiều hơn thế nữa. Điều này giúp cho việc quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn và cho phép nhân viên giải quyết các vấn đề của mình mà không cần phải liên lạc với bộ phận nhân sự. Tìm hiểu chi tiết App ESS tại đây.
App SFC: Ứng dụng di động tập trung vào xử lý bài toán chấm công, phân ca, và điều chuyển nhân sự giữa các địa điểm kinh doanh. Chi phí sử dụng hệ thống chấm công SFC được tính dựa trên số lượng người dùng. Để tính chi phí chính xác, cần xác định số lượng nhân viên cần chấm công ở mỗi bộ phận: Bao nhiêu nhân viên văn phòng? Bao nhiêu công nhân nhà máy? Tổng số nhân viên cần chấm công sẽ là căn cứ để tính chi phí sử dụng SFC.
2.4. Chi phí lập trình nâng cấp phần mềm
Thông thường, lập trình nâng cấp phần mềm sẽ do bộ phận IT đảm nhận. Chi phí tính theo manday thực hiện tính như sau:
Manday = (Lương nhân viên IT 1 ngày x Số ngày nâng cấp phần mềm) x Số lượng nhân viên tham gia vào dự án ( IT, BA, Quản lý dự án,…)
Rõ ràng, việc giảm số ngày nâng cấp và số lượng nhân viên IT sẽ giúp giảm chi phí. Để làm được điều này, kinh nghiệm của đội ngũ IT là yếu tố then chốt. Đội ngũ có kinh nghiệm sẽ triển khai nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
Đội ngũ nhân sự MBW Digital được cấp giấy chứng nhận từ ERPNext, khẳng định năng lực chuyên sâu trong việc triển khai và phát triển các giải pháp ERP mã nguồn mở cho doanh nghiệp. MBW Digital hứa hẹn sẽ giúp doanh nghiệp triển khai dễ dàng, giảm thiểu chi phí.
2.5. Dịch vụ tích hợp phần mềm ERPNext theo yêu cầu
Dịch vụ tích hợp nhằm kết nối ERPNext với các hệ thống khác hoặc phát triển một module hoàn toàn mới để đáp ứng nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Ví dụ:
– Kết nối với hệ thống bên thứ ba: như cổng thanh toán, phần mềm kế toán để hỗ trợ đồng bộ hóa dữ liệu giữa ERPNext và các ứng dụng khác.
– Phát triển module tùy chỉnh: theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp để mở rộng chức năng ERPNext.
Chi phí tích hợp sẽ tương tự như chi phí lập trình nâng cấp phần mềm, được tính theo manday thực hiện của nhân viên.
2.6. Chi phí dịch vụ bảo trì & hỗ trợ phần mềm
Chi phí bảo trì và hỗ trợ đảm bảo hệ thống ERPNext hoạt động ổn định, bao gồm:
– Bảo trì hệ thống: Kiểm tra, cập nhật và sửa lỗi phần mềm.
– Hỗ trợ kỹ thuật: Giải đáp thắc mắc và hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng phần mềm.
– Đào tạo người dùng: Cung cấp khóa đào tạo định kỳ để nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm.
Chi phí dịch vụ bảo trì và hỗ trợ hàng năm thường tương đương 10 – 15% tổng chi phí triển khai ERPNext. Tổng chi phí triển khai bao gồm: Chi phí khảo sát, tư vấn và tùy chỉnh, triển khai phần mềm ERPNext, chi phí lập trình nâng cấp phần mềm, và chi phí dịch vụ tích hợp phần mềm ERPNext theo yêu cầu.
2.7. Chi phí dịch vụ hosting phần mềm
Dịch vụ hosting phần mềm là dịch vụ MBW Digital cung cấp không gian lưu trữ và tài nguyên trên máy chủ (server) để phần mềm ERPNext hoạt động và truy cập được qua internet. Doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ hosting của MBW Digital để phần mềm được lưu trữ và chạy trên máy chủ chuyên dụng, thay vì phải cài đặt và vận hành phần mềm trên máy tính cá nhân hoặc máy chủ riêng.
Chi phí dịch vụ hosting phần mềm phụ thuộc vào:
– Số người sử dụng phần mềm: Tài nguyên server cần thiết sẽ tăng theo số lượng người dùng.
– Cấu hình server: CPU, RAM, dung lượng lưu trữ và khả năng mở rộng.
– Số lượng module khách hàng sử dụng: Các phân hệ cần tài nguyên bổ sung.
Thông thường, chi phí hosting của MBW Digital dao động từ 12 triệu đồng – 28 triệu đồng cho các doanh nghiệp vừa. Đối với doanh nghiệp lớn, chi phí sẽ tăng tùy vào quy mô và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
3. Lựa chọn MBW Digital giảm gánh nặng chi phí ERPNext dài hạn
Việc lựa chọn MBW Digital làm đối tác triển khai ERPNext mang lại nhiều lợi ích về chi phí và hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp:
– Chi phí ERPNext triển khai thấp hơn giải pháp ERP thương mại: Tổng chi phí triển khai ERPNext chỉ bằng ⅓ – ⅕ so với các giải pháp ERP thương mại nhờ loại bỏ phí bản quyền cao và tập trung vào nhu cầu thực tế.
– Không mất phí duy trì phần mềm từ năm thứ 2: Doanh nghiệp chỉ cần trả chi phí bảo trì và hosting, không phát sinh các khoản phí không cần thiết như phí bản quyền hoặc phí duy trì cố định.
– Chi phí minh bạch: Các khoản phí được tính rõ ràng, không phát sinh chi phí ẩn, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách.
Kết luận
Chi phí ERPNext phụ thuộc vào nhiều yếu tố, từ quy mô doanh nghiệp đến mức độ tùy chỉnh. Tuy nhiên, điều quan trọng là doanh nghiệp cần hiểu rõ các yếu tố này để đưa ra quyết định phù hợp. Với tính linh hoạt cao và nhiều tùy chọn triển khai, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí ERPNext mà vẫn đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp. Cho dù doanh nghiệp chọn giải pháp đám mây hay tự vận hành, ERPNext đều là một khoản đầu tư thông minh, mang lại hiệu quả lâu dài.
Hãy để MBW Digital – Đối tác ERPNext chính thức và duy nhất tại Việt Nam, đồng hành cùng quý doanh trong việc triển khai và tối ưu hóa ERPNext, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí ERPNext và mở rộng quy mô dễ dàng. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn 1-1.
