Là đơn vị chuyên tư vấn và triển khai giải pháp quản lý cho doanh nghiệp phân phối, MBW thấu hiểu những khó khăn mà các doanh nghiệp gặp phải trong việc quản lý hàng nghìn biến thể sản phẩm khác nhau. Câu hỏi “Làm thế nào để quản lý hiệu quả các biến thể mặt hàng?” luôn là một trong những vấn đề nhức nhối nhất mà MBW nhận được từ phía khách hàng.

Bài viết dưới đây sẽ đi sâu vào phân tích vấn đề của doanh nghiệp phân phối và cách MBW ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý biến thể sản phẩm hiệu quả.

Biến thể sản phẩm là gì?

Biến thể sản phẩm là những phiên bản khác nhau của cùng một sản phẩm, được phân biệt dựa trên các thuộc tính cụ thể như màu sắc, kích thước, dung lượng, chất liệu, v.v. 

Ví dụ:

• Một chiếc áo thun có thể có nhiều biến thể về màu sắc (trắng, đen, đỏ, v.v.) và kích thước (S, M, L, XL, v.v.).
• Một chiếc điện thoại thông minh có thể có nhiều biến thể về dung lượng lưu trữ (16GB, 32GB, 64GB, v.v.) và màu sắc (vàng, bạc, đen, v.v.).
• Một chiếc xe hơi có thể có nhiều biến thể về kiểu dáng (sedan, SUV, hatchback, v.v.), màu sắc và động cơ.

Vấn đề của doanh nghiệp phân phối trong việc quản lý biến thể sản phẩm

Nhu cầu quản lý biến thế sản phẩm thường xuất hiện đối với doanh nghiệp phân phối ngành đặc thù như thời trang, vật liệu xây dựng: Màu sắc, kích cỡ, vật liệu (gỗ, kim loại, bông,..).

Thông thường, doanh nghiệp phân phối quản lý sản phẩm trên hệ thống DMS, quản lý mỗi màu là một mã sản phẩm(ví dụ: Một chiếc áo phông có 5 màu, trên hệ thống DMS sẽ phải tạo 5 mã), tuy nhiên, thực tế khách hàng chỉ có nhu cầu quản lý một mã sản phẩm và có nhiều biến thể khác nhau, khi quản lý sản phẩm trên DMS sẽ khiến DN gặp một số vấn đề sau: 

• Phức tạp trong việc quản lý sản phẩm: Số lượng biến thể sản phẩm có thể tăng lên nhanh chóng dẫn đến việc số lượng mã sản phẩm tăng, khó quản lý và theo dõi.
• Khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho: Số lượng mặt hàng cần quản lý tăng lên theo cấp số nhân khi số lượng biến thể sản phẩm tăng lên, nhân viên phải ghi nhớ nhiều mã sản phẩm khác nhau, dễ dẫn đến nhầm lẫn khi nhập kho, xuất kho, bán hàng và thanh toán.

Ví dụ: Giả sử một doanh nghiệp bán áo phông có 5 màu (đỏ, xanh, vàng, trắng, đen) và 3 cỡ (S, M, L). Doanh nghiệp cần quản lý 15 biến thể sản phẩm riêng biệt (5 màu x 3 cỡ). Nếu doanh nghiệp có 1000 chiếc áo phông, họ cần theo dõi số lượng tồn kho của từng biến thể sản phẩm, tổng cộng là 15.000 con số. Việc theo dõi và kiểm soát số lượng tồn kho của nhiều con số như vậy là một thách thức lớn và dễ dẫn đến sai sót.

• Tăng chi phí lưu kho và quản lý kho: Mỗi biến thể được quản lý riêng biệt dẫn đến việc dự trữ lượng tồn kho lớn hơn cần thiết.
• Khó phân tích dữ liệu & báo cáo: Dữ liệu phân tán qua nhiều mã sản phẩm làm cho việc phân tích và báo cáo trở nên phức tạp, khó có được cái nhìn tổng quan về hiệu suất của một sản phẩm.
• Tăng khối lượng công việc của nhân viên: Quản lý nhiều mã sản phẩm làm tăng khối lượng công việc cho các bộ phận như kho bãi, kế toán, và quản lý sản phẩm.
• Chi phí cao: Hệ thống quản lý phức tạp đòi hỏi nhiều tài nguyên hơn để duy trì và hỗ trợ, dẫn đến chi phí cao hơn cho việc bảo trì và nâng cấp hệ thống.
• Nhầm lẫn trong giao tiếp với khách hàng: Khách hàng có thể bị nhầm lẫn khi tìm kiếm và đặt hàng sản phẩm với nhiều mã khác nhau cho cùng một sản phẩm.
• Marketing không hiệu quả: Các chiến dịch marketing phải điều chỉnh cho từng mã sản phẩm, gây tốn kém và giảm hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo.

Tại sao DN Phân phối cần quản lý tốt biến thể sản phẩm? 

• Cải thiện hiệu quả: Quản lý hàng tồn kho, giá cả, khuyến mãi và các thuộc tính khác của từng biến thể một cách dễ dàng.

• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Hỗ trợ đội ngũ sales thị trường dễ dàng tìm kiếm sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng bằng cách lọc sản phẩm theo các thuộc tính mong muốn như màu sắc, kích thước, dung lượng, chất liệu,…

• Tăng doanh thu: Khi doanh nghiệp phân phối cung cấp nhiều lựa chọn sản phẩm hơn cho khách hàng, từ đó có thể tăng doanh thu. Ví dụ, một doanh nghiệp thời trang cung cấp nhiều biến thể sản phẩm về màu sắc, kích thước và kiểu dáng -> khách hàng có nhiều sự lựa chọn -> khả năng mua hàng cao.

•  Phân tích dữ liệu: Biến thể sản phẩm cung cấp cho doanh nghiệp dữ liệu chi tiết về nhu cầu và sở thích của khách hàng, sản phẩm áo len này khách hàng có xu hướng mua màu gì thể sử dụng dữ liệu này để phân tích thị trường, phát triển sản phẩm mới và cải thiện chiến lược marketing.

MBW ERP – Giải pháp ERP & DMS 2 trong 1, giải quyết bài toán biến thể sản phẩm 

Trên DMS không tách ra được quản lý từng biến thể, mà phải quản lý thủ công là từng mã hàng vì vậy nhân viên sales rất khó trong việc tư vấn một sản phẩm và có nhiều biến thể cho khách hàng, đặc biệt là ngành thời trang và ngành Sơn không thể sử dụng triệt để ứng dụng DMS.

Khi sử dụng MBW ERP để quản lý biến thể sản phẩm, nhân viên sales thị trường có thể:

• Phân loại và quản lý biến thể chi tiết: MBW ERP cho phép phân loại sản phẩm theo nhiều thuộc tính khác nhau, tạo ra các biến thể sản phẩm một cách khoa học và hiệu quả.
• Mã sản phẩm riêng biệt: Mỗi biến thể sản phẩm được gán một mã sản phẩm riêng biệt, giúp nhân viên sales thị trường dễ dàng quản lý và theo dõi trong kho hàng.
• Cập nhật thông tin nhanh chóng: Nhân viên sales có thể dễ dàng cập nhật giá bán, hình ảnh và thông tin khác cho từng biến thể sản phẩm.
• Quản lý kho hàng hiệu quả: Theo dõi số lượng tồn kho của từng biến thể sản phẩm, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tránh tình trạng thiếu hàng hay tồn kho.
• Hỗ trợ tư vấn và bán hàng: Nhân viên sales dễ dàng giới thiệu và tư vấn các biến thể sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng, tăng khả năng chốt đơn và tăng doanh số bán hàng.
• Tương tác trực tiếp với khách hàng: Khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm theo biến thể mong muốn, nâng cao trải nghiệm mua sắm.

Hướng dẫn thiết lập biến thể sản phẩm trên MBW ERP

Có hai yếu tố để tạo ra các biến thể sản phẩm:

• Thuộc tính sản phẩm: Kích thước, màu sắc, chất liệu,….
• Nhà sản xuất: Giúp phân biệt sản phẩm của các nhà cung cấp khác nhau.

Lưu ý: Sau khi tạo mẫu sản phẩm, khi bạn cập nhật mẫu này, tất cả các biến thể cũng sẽ được cập nhật tương ứng.

Để có thể hiểu hơn cách thức hoạt động của biến thể sản phẩm trên MBW ERP, cùng xem ví dụ dưới đây.

Ví dụ: Áo phông là một sản phẩm, nhưng nó có các kích thước và màu sắc khác nhau như nhỏ, trung bình, lớn và đỏ, xanh lá, xanh dương. Trong MBW ERP, áo phông sẽ được gọi là mẫu sản phẩm và mỗi biến thể sẽ là một biến thể sản phẩm.

Thay vì chỉ có một chiếc áo phông, bạn có thể có một chiếc áo phông màu xanh cỡ nhỏ. Biến thể sản phẩm cho phép bạn coi các phiên bản nhỏ, trung bình và lớn của áo phông là các biến thể của một Sản phẩm ‘áo phông’.

Nếu không có biến thể sản phẩm, bạn sẽ phải coi các phiên bản nhỏ, trung bình và lớn của áo phông là ba sản phẩm riêng biệt.

Tạo mẫu biến thể sản phẩm

1. Để sử dụng Biến thể sản phẩm trong MBW ERP, hãy tạo một Item (sản phẩm) và đánh dấu vào ô “Has variant” trong phần Variants (biến thể).

2. Sản phẩm này sau đó được gọi là Template (mẫu sản phẩm). Mẫu sản phẩm không giống như một ‘Sản phẩm’ thông thường. Ví dụ, Template (mẫu sản phẩm) không thể được sử dụng trực tiếp trong bất kỳ giao dịch nào (Đơn hàng bán hàng, Phiếu giao hàng, Hóa đơn mua hàng).

3. Chỉ các Biến thể của Sản phẩm (áo phông màu xanh cỡ nhỏ) mới có thể được sử dụng thực tế. Do đó, thích hợp nhất là quyết định xem một sản phẩm Has Variants (có biến thể), ngay khi tạo nó.

4. Khi chọn Has Variants (có biến thể), một bảng sẽ xuất hiện. Chỉ định các thuộc tính biến thể (kích thước, màu sắc) cho Item trong bảng này. Bạn có thể tạo các khoảng giá trị cho các thuộc tính có giá trị số.

Lưu ý: Bạn không thể tạo giao dịch bán hàng cho một Template – Mẫu sản phẩm.

Tạo biến thể sản phẩm dựa trên thuộc tính sản phẩm

Để tạo Biến thể sản phẩm dựa trên Template (mẫu sản phẩm), hãy nhấp vào “Create”. Bạn có thể chọn tạo một biến thể đơn hoặc nhiều biến thể cùng lúc.

• Tạo một biến thể: Chọn một hoặc nhiều thuộc tính và một Sản phẩm mới sẽ được tạo.
• Tạo nhiều biến thể: Chọn các thuộc tính mong muốn và nhiều Sản phẩm mới sẽ được tạo. Ví dụ, nếu bạn chọn màu: Đỏ, xanh lá và kích thước: Nhỏ, trung bình, lớn, thì sẽ có 6 biến thể được tạo.

Biến thể sản phẩm dựa trên nhà sản xuất

Để thiết lập các biến thể dựa trên Nhà sản xuất, trong mẫu Sản phẩm của bạn, hãy đặt “Variants Based On” thành “Manufacturers”-nhà sản xuất. Sau đó, nhấp vào  Create > Make Variant (tạo biến thể). Chọn Manufacturers (nhà sản xuất) và nhập Manufacturer Part Number (Mã phụ kiện của Nhà sản xuất –  là một mã duy nhất do nhà sản xuất gán cho sản phẩm của họ) (nếu có).

Tên của biến thể sẽ dựa trên tên (ID) của mẫu Sản phẩm với một số thứ tự. Ví dụ: “Tua vít” sẽ có biến thể “Tua vít-1”.

Cập nhật biến thể sản phẩm dựa trên Template (mẫu)

Để cập nhật các thuộc tính cho các biến thể sản phẩm cùng lúc, hãy vào: Trang chủ > Kho > Sản phẩm và Bảng giá > Cài đặt biến thể sản phẩm. Các trường được hiển thị ở đây cũng sẽ được sao chép sang các biến thể. Bạn có thể chọn xóa các trường không cần cập nhật từ mẫu sản phẩm sang các biến thể.

MBW ERP có thể giải quyết được bài toán cho hệ thống DMS, hỗ trợ doanh nghiệp phân phối:

• Quản lý một mã sản phẩm với nhiều biến thể: Tối ưu hóa quản lý sản phẩm bằng cách giảm số lượng mã sản phẩm, giúp dễ dàng theo dõi và quản lý.
• Tích hợp thông tin và dữ liệu: Tạo ra cái nhìn tổng quan và nhất quán về sản phẩm, tồn kho, và doanh số.
• Đơn giản hóa quy trình bán hàng và phân tích: Giúp cải thiện hiệu quả bán hàng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và chi tiết.

MBW ERP là giải pháp ERP dành riêng cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất/thương mại, phân phối. Với hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp phần mềm chuyên sâu cho ngành phân phối, MBW tự tin mang đến cho doanh nghiệp bạn giải pháp MBW ERP phù hợp nhất, giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh.

MBW ERP cung cấp phân hệ DMS trên ERP, hỗ trợ doanh nghiệp vừa có thể quản lý hoạt động bán hàng trên kênh phân phối truyền thống(GT/OTC…)phân tuyến bán hàng, giám sát đội Sales thị trường, vừa có thể quản lý hiệu quả biến thể sản phẩm trên ERP. Để hiểu sâu hơn về giải pháp MBW ERP phân phối, bạn có thể tìm hiểu tại đây.  

Nếu bạn là Doanh nghiệp phân phối đang tìm một giải pháp quản lý đa dạng biến thể sản phẩm, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến hotline: 090 150 8000 hoặc đăng ký tư vấn 1-1 từ MBW ERP để nhận tài liệu và trải nghiệm demo miễn phí qua form đăng ký bên dưới.