Hướng dẫn sử dụng ERPNext: Tổng hợp các tài nguyên HDSD ERPNext

ERPNext đang ngày càng trở thành lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp Việt Nam nhờ khả năng quản lý toàn diện, linh hoạt và tối ưu chi phí. Tuy nhiên, để khai thác hết tiềm năng của hệ thống ERPNext, doanh nghiệp cần hiểu rõ đặc điểm, ưu – nhược điểm, các phân hệ, cách cài đặt, bảo mật, cũng như các bước mở rộng hoặc tích hợp hệ thống. Bài viết dưới đây tổng hợp đầy đủ những thông tin hướng dẫn sử dụng ERPNext và các tài nguyên hỗ trợ thực tế nhất, giúp doanh nghiệp của bạn tự tin triển khai và vận hành ERPNext hiệu quả cho doanh nghiệp mình.

1. ERPNext là gì? Nó có phù hợp với doanh nghiệp của tôi không?

ERPNext là một phần mềm ERP mã nguồn mở được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý các quy trình kinh doanh như kế toán, bán hàng, mua hàng, kho vận, nhân sự, sản xuất và nhiều hơn nữa. Hướng dẫn sử dụng ERPNext giúp doanh nghiệp đánh giá liệu phần mềm này có phù hợp với doanh nghiệp mình không, dựa trên đặc thù ngành nghề, quy mô và nhu cầu mở rộng trong tương lai.

ERPNext phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMBs) và cũng có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp lớn. Nếu doanh nghiệp của bạn có các quy trình phức tạp và bạn đang tìm kiếm một hệ thống ERP linh hoạt, ERPNext là một lựa chọn tuyệt vời.

2. Ưu và nhược điểm của ERPNext so với các phần mềm ERP khác?

Hướng dẫn sử dụng ERPNext cần bắt đầu bằng việc hiểu rõ ưu điểm và hạn chế để tận dụng tối đa hệ thống.

Ưu điểm:

Mã nguồn mở: ERPNext là phần mềm mã nguồn mở, giúp bạn tiết kiệm chi phí bản quyền và dễ dàng tùy chỉnh.
Giao diện người dùng thân thiện: Giao diện dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.
Đầy đủ tính năng: ERPNext cung cấp nhiều phân hệ tích hợp sẵn như kế toán, nhân sự, CRM, bán hàng, mua hàng, sản xuất…
Chi phí thấp: So với các phần mềm ERP khác, ERPNext thường có chi phí triển khai và bảo trì thấp hơn.

Nhược điểm:

Đòi hỏi kỹ thuật cao: Việc triển khai và tùy chỉnh ERPNext có thể yêu cầu kiến thức kỹ thuật, đặc biệt là đối với doanh nghiệp không có đội ngũ IT chuyên nghiệp.
Cộng đồng nhỏ hơn: Dù có cộng đồng phát triển lớn nhưng ERPNext không phổ biến bằng một số phần mềm ERP lớn khác như SAP hay Oracle.

Xem thêm:

3. ERPNext có những phân hệ (module) nào? Phân hệ nào quan trọng nhất?

Hướng dẫn sử dụng ERPNext sẽ khác nhau tùy lĩnh vực kinh doanh. ERPNext có các phân hệ như: kế toán, bán hàng, mua hàng, nhân sự, kho hàng, sản xuất, CRM, dự án, tài sản, bảo trì, website & E-Commerce.

👉 Tùy vào loại hình doanh nghiệp, bạn sẽ thấy phân hệ nào quan trọng nhất:

Doanh nghiệp	Phân hệ cốt lõi
Thương mại	Bán hàng, mua hàng, kho, kế toán
Sản xuất	Sản xuất, kho, kế toán
Dịch vụ	Dự án, CRM, kế toán

ERPNext có thể đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp bạn, bất kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động.

4. ERPNext có thể tích hợp với các phần mềm khác mà tôi đang sử dụng không?

Có, ERPNext hỗ trợ tích hợp với nhiều phần mềm khác thông qua API và các công cụ tích hợp sẵn. Nếu phần mềm bạn đang sử dụng chưa có tích hợp sẵn, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh hoặc phát triển tích hợp riêng bằng REST API của ERPNext. Quá trình này có thể cần sự hỗ trợ từ lập trình viên hoặc đối tác triển khai ERPNext chuyên nghiệp.

Hướng dẫn sử dụng ERPNext về tích hợp API là một phần không thể thiếu, đặc biệt nếu doanh nghiệp bạn đang vận hành các phần mềm bán hàng, kế toán, DMS, CRM hoặc các hệ thống quản trị khác và cần đồng bộ dữ liệu trên cùng một nền tảng.

MBW Digital là đối tác triển khai ERPNext tại Việt Nam, liên hệ với chúng tôi ngay.

5. Làm thế nào để cài đặt ERPNext trên máy tính/server của tôi?

Việc cài đặt ERPNext trên máy tính hoặc máy chủ của bạn có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào hệ điều hành và kinh nghiệm kỹ thuật của bạn. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng ERPNext cơ bản:

Cài đặt bằng Easy Install (Khuyến nghị cho người mới bắt đầu):

Đây là phương pháp đơn giản nhất và được khuyến nghị cho người mới bắt đầu.
Easy Install là một script tự động hóa quá trình cài đặt, giúp bạn cài đặt ERPNext một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Bạn chỉ cần chạy một vài lệnh trong terminal và Easy Install sẽ tự động cài đặt tất cả các phần mềm cần thiết.
Phương pháp này phù hợp cho việc cài đặt trên Ubuntu hoặc Debian.

Cài đặt thủ công (Dành cho người có kinh nghiệm):

Phương pháp này đòi hỏi bạn phải có kiến thức kỹ thuật về Linux, Python, MariaDB, Redis và Node.js.
Bạn sẽ phải cài đặt từng phần mềm riêng lẻ và cấu hình chúng để hoạt động cùng nhau.
Phương pháp này cho phép bạn tùy chỉnh quá trình cài đặt theo nhu cầu của mình.

Cài đặt bằng Docker (Dành cho người có kinh nghiệm về Docker):

Docker là một công cụ giúp bạn đóng gói và triển khai ứng dụng một cách dễ dàng.
Bạn có thể sử dụng Docker để cài đặt ERPNext trong một container, giúp bạn cách ly hệ thống ERPNext khỏi hệ thống chính của mình.
Phương pháp này phù hợp cho việc cài đặt trên nhiều hệ điều hành khác nhau.

Các bước cài đặt cơ bản:

Bước 1: Chuẩn bị môi trường: Đảm bảo máy tính hoặc máy chủ của bạn đáp ứng các yêu cầu phần cứng và phần mềm của ERPNext. Cài đặt các phần mềm cần thiết như Python, Git và Node.js.

Bước 2: Tải xuống ERPNext: Tải xuống source code ERPNext từ GitHub.

Bước 3: Cài đặt ERPNext: Sử dụng Easy Install hoặc cài đặt thủ công theo hướng dẫn.

Bước 4: Cấu hình ERPNext: Cấu hình các thông số cơ bản như tên miền, cơ sở dữ liệu và người dùng quản trị.

Bước 5: Khởi động ERPNext: Khởi động các dịch vụ ERPNext.

Lưu ý:

Trước khi cài đặt, hãy đảm bảo rằng bạn đã đọc kỹ tài liệu hướng dẫn cài đặt của ERPNext.
Nếu bạn không có kinh nghiệm kỹ thuật, hãy cân nhắc thuê một chuyên gia để cài đặt ERPNext cho bạn.

6. ERPNext có hỗ trợ ngôn ngữ tiếng việt không? Tôi có thể tìm kiếm sự trợ giúp khi gặp vấn đề với ERPNext ở đâu?

Có, ERPNext hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, bao gồm tiếng Việt. Bạn có thể tìm kiếm sự trợ giúp từ các nguồn sau:

Diễn đàn cộng đồng Facebook ERPNext – Nơi người dùng và chuyên gia thảo luận, hỗ trợ lẫn nhau tại Việt Nam.
Tài liệu chính thức – hướng dẫn chi tiết về cài đặt, sử dụng và khắc phục sự cố.
Frappe Support: Nếu bạn dùng Frappe Cloud, bạn có thể mua gói hỗ trợ Standard hoặc Premium từ Frappe (có SLA rõ ràng).
Đối tác triển khai: Liên hệ với MBW Digital – Đối tác triển khai chính thức và duy nhất của ERPNext tại Việt Nam.
Cộng đồng Zalo ERPNext tại Việt Nam: Nhóm người dùng ERPNext tại Việt Nam.

7. Chi phí sử dụng ERPNext ?

1. Chi phí License bản quyền phần mềm = 0 đồng

2. Chi phí triển khai

Nếu bạn tự cài đặt và học theo hướng dẫn sử dụng ERPNext, chi phí gần như bằng 0 – bạn chỉ cần trả cho hosting hoặc server (ví dụ: cloud VPS như DigitalOcean, AWS…).
Nếu thuê đơn vị triển khai: Tùy yêu cầu, số lượng module và mức độ tùy chỉnh.

3. Chi phí bảo trì/hỗ trợ kỹ thuật

Chi phí hỗ trợ – bảo trì: Nếu muốn tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro, doanh nghiệp có thể mua gói hỗ trợ từ đối tác có tài liệu hướng dẫn sử dụng ERPNext chuyên sâu bằng tiếng Việt.

-> Chi tiết các loại chi phí ERPNext tại đây.

8. ERPNext có an toàn và bảo mật không?

ERPNext rất chú trọng đến bảo mật và mức độ an toàn và bảo mật cao nếu được cấu hình đúng:

Tính năng bảo mật

Mã hóa dữ liệu qua SSL/TLS.
Phân quyền người dùng chi tiết.
Nhật ký hoạt động (audit log) để theo dõi thay đổi.

Tự host: Độ an toàn phụ thuộc vào cách bạn cấu hình server (firewall, cập nhật phần mềm, v.v.).

Lưu ý: Để đảm bảo tối đa, bạn nên tuân thủ các biện pháp bảo mật tốt nhất (ví dụ: dùng mật khẩu mạnh, bật 2FA) và cập nhật ERPNext thường xuyên.

9. Làm thế nào để sao lưu và phục hồi dữ liệu trong ERPNext?

Để đảm bảo an toàn, hãy làm theo hướng dẫn sử dụng ERPNext về sao lưu/phục hồi:

Sao lưu Dữ liệu (Backup)

Sao lưu định kỳ: ERPNext cho phép bạn thiết lập các lịch trình sao lưu tự động. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được sao lưu thường xuyên, giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu. Bạn có thể chọn sao lưu hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.

Sao lưu thủ công: Ngoài sao lưu tự động, bạn cũng có thể thực hiện sao lưu thủ công bất kỳ lúc nào. Điều này hữu ích khi bạn muốn sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện các thay đổi lớn trong hệ thống.

Lưu trữ sao lưu: ERPNext cho phép bạn lưu trữ các bản sao lưu trên máy chủ cục bộ hoặc trên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Amazon S3, Google Cloud Storage, v.v. Việc lưu trữ sao lưu trên đám mây giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các sự cố phần cứng.

Phục hồi Dữ liệu (Restore)

Phục hồi từ bản sao lưu: Khi cần phục hồi dữ liệu, bạn có thể chọn một bản sao lưu từ danh sách các bản sao lưu có sẵn. ERPNext sẽ phục hồi dữ liệu từ bản sao lưu đó, đưa hệ thống trở lại trạng thái tại thời điểm sao lưu.

Phục hồi cục bộ hoặc từ đám mây: Bạn có thể phục hồi dữ liệu từ các bản sao lưu được lưu trữ cục bộ hoặc từ các dịch vụ lưu trữ đám mây.

Kiểm tra dữ liệu sau phục hồi: Sau khi phục hồi dữ liệu, bạn nên kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng tất cả dữ liệu đã được phục hồi chính xác.

Lưu ý:

Quyền truy cập: Đảm bảo rằng chỉ những người có quyền truy cập phù hợp mới có thể thực hiện các thao tác sao lưu và phục hồi dữ liệu.
Kiểm tra định kỳ: Định kỳ kiểm tra các bản sao lưu để đảm bảo rằng chúng hoạt động bình thường và dữ liệu có thể được phục hồi khi cần thiết.
Tài liệu hướng dẫn: Tìm hiểu kỹ tài liệu hướng dẫn của ERPNext về sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo bạn thực hiện đúng cách.

10. ERPNext có thể mở rộng và tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp không?

Có, ERPNext được xây dựng trên nền tảng Frappe Framework – một framework web Python mạnh mẽ, giúp hệ thống cực kỳ linh hoạt và dễ mở rộng, tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp.

Hướng dẫn sử dụng ERPNext toàn diện từ cơ bản đến nâng cao, để triển khai ERPNext hiệu quả và khai thác tối đa tiềm năng của phần mềm, hãy luôn cập nhật các hướng dẫn sử dụng ERPNext mới nhất, tận dụng các nhóm cộng đồng hỗ trợ, hoặc liên hệ đối tác tư vấn khi cần “may đo” giải pháp riêng cho doanh nghiệp.

Liên hệ ngay với MBW Digital – Đối tác triển khai ERPNext chính thức và duy nhất tại Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn và triển khai theo Zalo/Hotline 0983 492 716.