Trong môi trường kinh doanh đang biến đổi từng ngày, các doanh nghiệp Sản xuất – Phân phối đang đối mặt với yêu cầu liên tục làm mới mô hình phân phối, và mở rộng bán hàng đa kênh từ cửa hàng bán lẻ, đại lý, nhà phân phối cho đến thương mại điện tử. Cùng với sự phát triển đó, hệ thống kho bãi cũng trở nên phức tạp hơn khi hàng hóa được lưu trữ ở nhiều nơi, từ kho trung tâm đến các kho khu vực. Do đó, nếu không có một giải pháp quản lý dữ liệu tập trung, doanh nghiệp dễ gặp phải tình trạng thông tin rời rạc, thiếu đồng bộ giữa các bộ phận, dẫn đến sai sót trong quản lý hàng tồn kho, đơn hàng và công nợ.

Việc tích hợp ERPNext + MobiWork DMS – ghép nối hai hệ thống DMS và ERP với nhau là một bước đột phá giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề trên. Khi hai hệ thống này được liên kết chặt chẽ, mọi thông tin từ đơn hàng, kho vận, sản xuất đến tài chính sẽ được cập nhật đồng bộ theo thời gian thực. Vậy giải pháp này dành cho doanh nghiệp nào và lợi ích của nó là gì? Mời doanh nghiệp đọc bài viết Tổng quan tích hợp ERPNext và Mobiwork DMS dưới đây. 

1. Hạn chế của DMS và giải pháp từ ERPNext

DMS (Distribution Management System) là hệ thống chuyên biệt giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động phân phối, theo dõi đơn hàng, quản lý Sell-in/Sell-out và triển khai các chương trình khuyến mãi. Nhờ cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, DMS giúp nhà quản lý nắm bắt diễn biến trên kênh phân phối một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, DMS bắt đầu bộc lộ nhiều hạn chế.

• DMS thiếu sự quản lý chuỗi cung ứng toàn diện. 
• DMS không đồng bộ giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. 
• DMS hạn chế trong phân tích dữ liệu và ra quyết định. 
• DMS có khả năng mở rộng kém và chi phí nâng cấp cao. 

Để giải quyết những vấn đề trên, doanh nghiệp cần một hệ thống có khả năng quản lý toàn diện, không chỉ dừng lại ở phân phối mà còn tích hợp chặt chẽ với các bộ phận khác. ERPNext – phần mềm ERP mã nguồn mở – là giải pháp tối ưu khi kết hợp với DMS, giúp doanh nghiệp vận hành đồng bộ và hiệu quả hơn.

• Đồng bộ dữ liệu tự động và hạn chế sai sót: Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc tích hợp là khả năng đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, giúp loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu thủ công giữa các hệ thống. 
• Kiểm soát tốt toàn bộ chuỗi cung ứng từ sản xuất đến phân phối: Với sự tích hợp này, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sản xuất dựa trên dữ liệu thực tế từ hệ thống phân phối, giúp tránh tình trạng sản xuất dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa. Bên cạnh đó, việc quản lý tồn kho cũng trở nên chính xác hơn, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí lưu kho và giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa.

• Cải thiện hiệu suất làm việc và tối ưu vận hành: Thay vì phải sử dụng nhiều phần mềm khác nhau, nhân sự trong doanh nghiệp có thể làm việc trên một hệ thống tích hợp duy nhất, giúp tăng hiệu suất làm việc. Bộ phận bán hàng có thể theo dõi đơn hàng theo thời gian thực, bộ phận kế toán có thể quản lý công nợ dễ dàng, và ban lãnh đạo có thể truy cập báo cáo chi tiết về tình hình kinh doanh ngay lập tức.
• Linh hoạt mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác: ERPNext là một giải pháp mã nguồn mở, cho phép doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh và mở rộng theo nhu cầu. Khi kết hợp với MobiWork DMS, doanh nghiệp có thể tiếp tục kết nối với các phần mềm khác như phần mềm kế toán (Fast Accounting), thương mại điện tử (Shopify, Haravan), hoặc các hệ thống quản lý khác để tạo thành một hệ sinh thái hoàn chỉnh.
• Tăng khả năng cạnh tranh và giảm chi phí vận hành: So với các phần mềm ERP truyền thống có chi phí triển khai cao, ERPNext kết hợp với MobiWork DMS mang lại một giải pháp tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả quản lý tối ưu. Doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế của ERP mã nguồn mở để tùy chỉnh theo nhu cầu riêng mà không phải trả phí bản quyền quá cao. Đồng thời, việc giảm thiểu sai sót trong quản lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô và vận hành nhiều kênh phân phối, việc quản lý hệ thống dữ liệu một cách nhất quán, chính xác và tự động hóa là yếu tố sống còn. Sự kết hợp giữa ERPNext – giải pháp ERP mã nguồn mở mạnh mẽ và MobiWork DMS – hệ thống quản lý phân phối hàng đầu tạo nên một bộ giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ toàn bộ chuỗi giá trị, từ sản xuất, tồn kho, bán hàng cho đến quản lý kênh phân phối.

2. Mô hình tích hợp và kiến trúc hệ thống

ERPNext & MobiWork DMS không hoạt động như hai hệ thống riêng lẻ mà được thiết kế theo mô hình liên kết phân hệ. Điều này có nghĩa là dữ liệu từ từng bộ phận khác nhau sẽ được đồng bộ một cách tự động và liên tục giữa hai hệ thống, giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà mà không cần nhập liệu thủ công hay xử lý dữ liệu rời rạc. Thay vì mỗi phòng ban sử dụng một phần mềm riêng biệt, sự tích hợp này tạo ra một hệ thống quản lý thống nhất, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các luồng dữ liệu và tối ưu hóa hoạt động.

2.1. Luồng dữ liệu từ DMS đến ERPNext – Hỗ trợ quy trình sản xuất và quản lý tồn kho

Trong chuỗi cung ứng và phân phối, dữ liệu bán hàng đóng vai trò trung tâm trong việc điều phối sản xuất và tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho. Hệ thống MobiWork DMS là nơi tiếp nhận, quản lý đơn hàng từ các nhà phân phối, đại lý, điểm bán lẻ và đội ngũ kinh doanh. Khi một đơn hàng được tạo ra trên MobiWork DMS, hệ thống sẽ tự động đồng bộ dữ liệu sang ERPNext theo thời gian thực.

Dựa trên dữ liệu bán hàng được đồng bộ, ERPNext có thể:

• Tự động cập nhật số lượng tồn kho: Khi một đơn hàng mới được xác nhận, ERPNext sẽ ngay lập tức điều chỉnh tồn kho, tránh tình trạng ghi nhận sai số liệu hàng hóa dẫn đến các vấn đề như bán hàng quá mức (overselling) hoặc lưu kho quá tải (overstock).
• Kích hoạt quy trình sản xuất: Nếu hàng hóa không có sẵn trong kho hoặc cần sản xuất theo đơn đặt hàng, ERPNext có thể tạo yêu cầu sản xuất (Work Order) và lên kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì dòng sản xuất liên tục và đảm bảo hàng hóa được sản xuất theo đúng nhu cầu thị trường.

Việc tích hợp này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có tính chất kinh doanh theo mùa vụ (ví dụ: ngành FMCG, điện tử tiêu dùng, thời trang) hoặc các doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng (Make-to-Order). Nếu không có luồng dữ liệu tự động giữa DMS và ERPNext, doanh nghiệp sẽ phải nhập liệu thủ công hoặc xử lý dữ liệu theo từng đợt, dễ dẫn đến sai sót và chậm trễ trong quá trình vận hành.

2.2. Luồng dữ liệu từ ERPNext đến DMS – Đồng bộ kho vận cho hệ thống phân phối

Ngược lại, ngoài việc cập nhật đơn hàng từ DMS sang ERPNext, hệ thống còn phải đảm bảo rằng những thay đổi về kho hàng trong ERPNext cũng được phản ánh chính xác trong DMS.

• Nhập/xuất kho trong ERPNext: Khi doanh nghiệp thực hiện nhập hàng từ nhà cung cấp, sản xuất hàng mới hoặc xuất kho cho khách hàng, dữ liệu này sẽ được cập nhật ngay lập tức trên MobiWork DMS. Điều này giúp nhân viên kinh doanh, nhà phân phối và đại lý luôn nắm bắt được tồn kho thực tế, tránh trường hợp nhận đơn hàng nhưng không có hàng để giao.
• Tối ưu hóa kế hoạch bán hàng và phân phối: Nhờ có thông tin tồn kho theo thời gian thực, đội ngũ kinh doanh có thể chủ động điều chỉnh chiến lược bán hàng, ưu tiên tiêu thụ hàng hóa sắp hết hạn sử dụng (đối với ngành thực phẩm, dược phẩm) hoặc lên kế hoạch nhập hàng bổ sung từ trước khi hàng hóa cạn kiệt.
• Giảm thiểu sai sót trong vận hành: Nếu không có sự đồng bộ này, nhân viên kinh doanh có thể bán hàng dựa trên số lượng tồn kho không chính xác, gây ra tình trạng giao hàng chậm trễ hoặc đơn hàng bị hủy bỏ. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và doanh thu của doanh nghiệp.

2.3. Dữ liệu tài chính và công nợ – Hợp nhất kế toán để đảm bảo minh bạch

Một trong những thách thức lớn của doanh nghiệp là quản lý dòng tiền và công nợ một cách hiệu quả. Khi dữ liệu bán hàng và thu chi được ghi nhận trên MobiWork DMS, hệ thống sẽ tự động chuyển dữ liệu này sang ERPNext để bộ phận kế toán theo dõi. Việc tích hợp này mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Kiểm soát công nợ chính xác: Dữ liệu về các khoản phải thu, phải trả sẽ được đồng bộ sang ERPNext, giúp kế toán có cái nhìn tổng quan về tình trạng công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp và từng đơn hàng cụ thể.
• Lập báo cáo tài chính dễ dàng hơn: Dữ liệu từ DMS chuyển vào ERPNext giúp tự động tạo ra các báo cáo doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền, giúp doanh nghiệp ra quyết định tài chính kịp thời mà không cần xử lý dữ liệu thủ công.
• Hạn chế thất thoát do sai sót trong quản lý công nợ: Nếu công nợ không được theo dõi sát sao, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng khách hàng chậm thanh toán hoặc mất khả năng thu hồi công nợ, ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền và khả năng duy trì hoạt động kinh doanh.

2.4. Đồng bộ thông tin khách hàng, chính sách giá và chương trình khuyến mãi

Trong ngành phân phối, các chính sách về giá bán, chiết khấu và khuyến mãi thường xuyên thay đổi để phù hợp với từng đối tượng khách hàng và điều kiện thị trường.

• Đồng bộ hai chiều thông tin khách hàng: Dữ liệu khách hàng được cập nhật trên MobiWork DMS sẽ được đồng bộ sang ERPNext và ngược lại, giúp tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp có cái nhìn thống nhất về từng khách hàng, bao gồm lịch sử mua hàng, công nợ, mức chiết khấu riêng biệt, chính sách giá áp dụng.
• Tự động cập nhật chính sách giá và chương trình khuyến mãi: Khi có sự thay đổi về giá bán hoặc chương trình ưu đãi, cả ERPNext và DMS sẽ được cập nhật đồng thời, đảm bảo nhân viên kinh doanh luôn nắm bắt thông tin mới nhất, tránh sai sót khi báo giá hoặc áp dụng chương trình khuyến mãi cho khách hàng.

2.5. Tối ưu quy trình vận hành – Tăng năng suất, giảm thiểu rủi ro

Với sự kết nối chặt chẽ giữa ERPNext & MobiWork DMS, doanh nghiệp có thể:

• Tự động hóa quy trình quan trọng, giảm thiểu công việc nhập liệu thủ công, giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.
• Tăng tốc độ xử lý đơn hàng, đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng, hạn chế lỗi phát sinh do thông tin không đồng bộ.
• Cải thiện khả năng ra quyết định, vì tất cả dữ liệu kinh doanh quan trọng đều được tích hợp trong một nền tảng duy nhất, giúp ban lãnh đạo nắm bắt tình hình kinh doanh theo thời gian thực và điều chỉnh chiến lược kịp thời.

Sự tích hợp giữa ERPNext và MobiWork DMS không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tiết kiệm chi phí và tối ưu nguồn lực, mà còn là bước đi chiến lược trong chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

3. Doanh nghiệp nào nên áp dụng bộ giải pháp ERPNext + Mobiwork DMS?

Bộ giải pháp ERPNext & MobiWork DMS được thiết kế để tối ưu hóa hoạt động quản trị và vận hành cho các doanh nghiệp có quy mô và hệ thống quản lý phức tạp. Đặc biệt, giải pháp này phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất có hệ thống phân phối rộng như các công ty FMCG, dược phẩm, vật liệu xây dựng và doanh nghiệp thương mại có nhiều chi nhánh. Việc áp dụng bộ giải pháp ERPNext & Mobiwork DMS cho từng doanh nghiệp khác nhau sẽ đem lại những lợi ích cụ thể khác nhau. 

3.1. Doanh nghiệp sản xuất có hệ thống phân phối rộng

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc kết nối chặt chẽ giữa hoạt động sản xuất và bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung ổn định. Một trong những thách thức lớn nhất mà doanh nghiệp gặp phải là tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu do dự báo nhu cầu không chính xác. Với ERPNext & MobiWork DMS, khi đơn hàng được tạo trên hệ thống DMS, dữ liệu sẽ tự động được đồng bộ sang ERPNext. Từ đó, hệ thống có thể kích hoạt quy trình sản xuất hoặc điều chỉnh lượng hàng tồn kho phù hợp, giúp doanh nghiệp sản xuất đúng nhu cầu thị trường mà không bị lãng phí nguồn lực.

Ngoài ra, giải pháp này cũng giúp các doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng (Make-to-Order) hoặc theo mùa vụ tối ưu hóa kế hoạch sản xuất. Doanh nghiệp có thể dựa vào dữ liệu bán hàng từ hệ thống phân phối để điều chỉnh lịch trình sản xuất một cách linh hoạt, đảm bảo luôn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu mà không gặp rủi ro tồn kho quá mức.

3.2. Công ty FMCG, dược phẩm, vật liệu xây dựng

Các công ty trong ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), dược phẩm và vật liệu xây dựng thường phải quản lý số lượng sản phẩm rất lớn (hàng nghìn SKU) với mạng lưới đại lý, nhà phân phối rộng khắp. Một trong những thách thức lớn nhất của ngành này là kiểm soát tồn kho chính xác và cập nhật kịp thời các chính sách giá, chương trình khuyến mãi.

• Tự động cập nhật tồn kho theo thời gian thực, giúp nhà quản lý và đội ngũ bán hàng nắm rõ lượng hàng sẵn có.
• Quản lý giá bán và chương trình khuyến mãi một cách linh hoạt, đảm bảo chính sách chiết khấu và ưu đãi luôn nhất quán trên toàn hệ thống.
• Theo dõi hạn sử dụng và lô hàng (đặc biệt quan trọng với ngành dược phẩm), đảm bảo sản phẩm được xuất kho theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out), tránh tình trạng hàng hết hạn sử dụng nhưng chưa kịp tiêu thụ.

3.3. Doanh nghiệp thương mại có nhiều chi nhánh

Đối với các doanh nghiệp thương mại có hệ thống nhiều chi nhánh, một trong những thách thức lớn nhất là đồng bộ dữ liệu bán hàng, tài chính và công nợ. Khi dữ liệu không được kết nối, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng chênh lệch doanh thu giữa các chi nhánh, khó kiểm soát công nợ khách hàng và mất nhiều thời gian để tổng hợp báo cáo tài chính.

• Đồng bộ dữ liệu bán hàng theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể về hiệu quả kinh doanh của từng chi nhánh.
• Tích hợp dữ liệu tài chính và công nợ, giúp bộ phận kế toán theo dõi dòng tiền chính xác và hạn chế thất thoát.
• Quản lý thông tin khách hàng tập trung, giúp nhân viên bán hàng có thể dễ dàng tra cứu lịch sử giao dịch và triển khai các chương trình ưu đãi một cách chính xác.

4. Tổng kết

Việc tích hợp DMS với hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện như ERPNext mang lại giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp phân phối. Mặc dù DMS đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý kênh phân phối, nhưng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, những hạn chế của DMS như việc thiếu tích hợp giữa các bộ phận, khó khăn trong quản lý chuỗi cung ứng toàn diện và thiếu khả năng mở rộng linh hoạt có thể gây cản trở sự phát triển. 

ERPNext, với khả năng tích hợp toàn diện các chức năng từ quản lý kho vận, sản xuất đến tài chính và kế toán, giúp doanh nghiệp khắc phục các vấn đề này, đồng thời tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tăng cường khả năng ra quyết định. Với những lợi ích về khả năng mở rộng, tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu suất tổng thể, ERPNext là sự lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp phân phối đang tìm kiếm một giải pháp quản trị toàn diện và bền vững.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để tối ưu hóa quản lý phân phối và vận hành doanh nghiệp, MBW Digital chính là đối tác đáng tin cậy. Chúng tôi tự hào là đơn vị tư vấn và triển khai ERPNext đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam. Bên cạnh đó, Mobiwork DMS – phần mềm quản lý kênh phân phối do MBW phát triển – được thiết kế chuyên biệt để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp Việt Nam. Khi kết hợp Mobiwork DMS với ERPNext, doanh nghiệp sẽ có một hệ thống quản trị đồng bộ, giúp nâng cao hiệu suất bán hàng, tối ưu vận hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh trên một nền tảng duy nhất. Liên hệ ngay với MBW Digital để nhận tư vấn và demo giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Liên hệ ngay với MBW Digital – Đối tác triển khai ERPNext chính thức và duy nhất tại Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn và triển khai theo Zalo/Hotline 0983 492 716.