ERP Online đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp. Hệ thống ERP trực tuyến giúp doanh nghiệp đạt được năng suất, tính linh hoạt và cộng tác suôn sẻ với các doanh nghiệp khác. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về điểm nổi bật của phần mềm ERP Online. Doanh nghiệp Việt Nam nên tìm hiểu và lựa chọn hệ thống ERP online nào? 

ERP Online là gì?

ERP Online (trực tuyến) hay còn được gọi là Cloud ERP, là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp sử dụng công nghệ điện toán đám mây để lưu trữ thông tin trong một cơ sở dữ liệu trung tâm, cung cấp quyền truy cập nhanh chóng cho nhiều phòng ban và chức năng khác nhau.

Phương pháp này giúp giảm thiểu lỗi và thúc đẩy sự cộng tác tốt hơn giữa các nhóm. Một trong những tính năng độc đáo của ERP trực tuyến là chi phí thấp. Bằng cách chuyển sang giải pháp quản lý trực tuyến này, các doanh nghiệp có thể tận hưởng các tính năng tốt hơn mà không phải chịu áp lực tài chính về phí hàng tháng cao.

Phần mềm ERP Online hoạt động như thế nào?

Phần mềm ERP Online là giải pháp hoàn chỉnh dành cho doanh nghiệp dựa trên công nghệ đám mây. Thay vì cài đặt phần mềm trực tiếp trên máy chủ của doanh nghiệp, ERP Online được lưu trữ và vận hành bởi nhà cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp sử dụng ERP thông qua internet.

Khi chạy trực tuyến, hệ thống ERP loại bỏ nỗ lực quản lý các bản cập nhật bảo mật theo cách thủ công. Nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm về nhiệm vụ này. Trải nghiệm người dùng được đơn giản hóa đến mức trọng tâm chính của nhóm là đăng nhập và sử dụng hệ thống thay vì xử lý các biện pháp bảo mật phức tạp.

Doanh nghiệp triển khai ERP Online sẽ cung cấp các tài khoản và mật khẩu cho người dùng. Bạn sử dụng bằng cách truy cập vào đường link ERP Online, sau đó đăng nhập để vào hệ thống (tương tự như một tài khoản mạng xã hội).

Các thành phần cơ bản của hệ thống ERP Online

Ngoài các chức năng tài chính và kế toán cụ thể, đây là một số mô-đun được cung cấp bởi phần mềm ERP Online:

• Quản lý công việc dự án
• Quản lý chuỗi cung ứng
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
• Quản lý nhân sự
• Quản lý kho hàng
• Tích hợp thương mại điện tử
• Tự động hóa quy trình kinh doanh
• Tài chính kế toán, báo cáo và thông tin kinh doanh
• Và các module khác tùy vào từng hệ thống ERP

ERP Online (Cloud ERP) so với ERP tại chỗ (On-premise ERP)

Bảng so sánh sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về điểm mạnh và yếu của từng cách triển khai.

Lợi ích của ERP Online

Dưới đây là một số lợi ích phổ biến của việc sử dụng phần mềm ERP trực tuyến:

• Truy cập dễ dàng: Hệ thống ERP trực tuyến cung cấp khả năng truy cập qua đám mây mọi lúc, mọi nơi, cho phép người dùng kết nối và cộng tác trong thời gian thực.
• Giá cả phải chăng: Giảm chi phí trả trước và không cần đầu tư vào phần cứng khiến ERP trực tuyến trở thành lựa chọn hấp dẫn về mặt tài chính cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
• Cập nhật theo thời gian thực: Cập nhật dữ liệu nhanh chóng và thường xuyên đảm bảo rằng tất cả người dùng có thể truy cập thông tin mới nhất, thúc đẩy việc ra quyết định sáng suốt.
• Bảo mật: Nhà cung cấp xử lý các bản cập nhật bảo mật, cung cấp tính khả dụng của các biện pháp bảo mật mới nhất mà không yêu cầu người dùng thực hiện các tác vụ bảo mật phức tạp.
• Cập nhật tự động: Các bản cập nhật phần mềm thường xuyên và tự động của nhà cung cấp đảm bảo rằng hệ thống luôn được cập nhật các tính năng và sự phát triển mới nhất.

Những thách thức của phần mềm ERP Online

Ngoài những thuận lợi, còn có một số thách thức khi bạn mua phần mềm ERP trực tuyến. 

• Vấn đề bảo mật: Quản lý dữ liệu nhạy cảm trên đám mây yêu cầu các biện pháp bảo mật cấp cao chống truy cập trái phép.
• Kết nối Internet: Tùy thuộc vào kết nối internet, nó có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và hoạt động của hệ thống khi xảy ra sự cố mạng.
• Hạn chế tùy chỉnh: Các giải pháp ERP trực tuyến có thể có những hạn chế về khả năng tùy chỉnh so với các giải pháp thay thế tại chỗ. Ví dụ: nhà cung cấp bên thứ ba quản lý các giải pháp ERP dựa trên Đám mây và người dùng có thể có quyền truy cập hạn chế vào cấu trúc hoặc mã của hệ thống.
• Liên kết hệ thống: Liên kết ERP trực tuyến với các hệ thống hiện có có thể phức tạp; nó cần nhiều thời gian và sự phối hợp nhịp nhàng để đạt được chức năng tối đa.
• Thách thức về truyền tải dữ liệu: Việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang nền tảng ERP trực tuyến có thể là một thách thức. Nó đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận để tránh sự chậm trễ và xáo trộn trong các nhiệm vụ đang diễn ra ở các phòng ban khác nhau.

Gợi ý 5 phần mềm ERP Online free hàng đầu giúp doanh nghiệp nâng cao quản lý tài nguyên doanh nghiệp

1. ERPNext

Tổng quan

• ERPNext là giải pháp ERP Online Cloud miễn phí và mã nguồn mở được phát triển bởi Frappe Technologies, một công ty phần mềm hàng đầu Ấn Độ.
• ERPNext cung cấp đa dạng mô-đun tích hợp sẵn để quản lý các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm tài chính, kế toán, bán hàng, CRM, kho hàng, sản xuất, dự án và nhân sự.
• ERPNext có thể được triển khai trên nền tảng đám mây hoặc tự lưu trữ, phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Chuyên môn

• ERPNext cung cấp khả năng tùy chỉnh cao, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể của mình.
• Cộng đồng người dùng và nhà phát triển lớn, cung cấp hỗ trợ và tài nguyên phong phú.
• ERPNext được đánh giá cao về khả năng sử dụng và giao diện trực quan.

Đổi mới

• ERPNext liên tục được cập nhật với các tính năng mới và cải tiến.
• Tích hợp các công nghệ mới nổi như AI và blockchain để nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.
• ERPNext cung cấp các giải pháp theo ngành được thiết kế riêng để đáp ứng nhu cầu của các lĩnh vực cụ thể.

Ngoài ra, ERPNext còn có một số ưu điểm khác như:

• Chi phí thấp: Là giải pháp ERP miễn phí và mã nguồn mở, ERPNext giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bản quyền.
• Dễ triển khai: Được triển khai nhanh chóng và dễ dàng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
• Bảo mật cao: ERPNext được bảo vệ bởi các biện pháp bảo mật tiên tiến nhất, giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu của mình.

2. SAP SE

• Tổng quan: SAP là công ty dẫn đầu toàn cầu về phần mềm doanh nghiệp, cung cấp một bộ giải pháp ERP đám mây toàn diện cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành nghề.
• Chuyên môn: Giải pháp ERP đám mây của SAP cung cấp khả năng giám sát và kiểm soát toàn diện các quy trình kinh doanh, bao gồm tài chính, nhân sự, chuỗi cung ứng và quản lý khách hàng.
• Công nghệ mới: SAP đang thúc đẩy đổi mới trong lĩnh vực ERP đám mây với các tính năng như tự động hóa dựa trên AI, phân tích dự đoán và các giải pháp theo ngành được thiết kế riêng để đáp ứng các nhu cầu độc đáo của các lĩnh vực khác nhau.

3. Tập đoàn Oracle 

• Tổng quan: Oracle cung cấp một loạt giải pháp ERP đám mây được thiết kế để giúp các tổ chức tinh gọn hóa hoạt động, tối ưu hóa nguồn lực và thúc đẩy tăng trưởng.
• Chuyên môn: Nền tảng ERP đám mây của Oracle tích hợp tài chính, mua sắm, quản lý dự án và các chức năng cốt lõi khác để cung cấp cái nhìn thống nhất về hoạt động kinh doanh.
• Đổi mới: Oracle nổi tiếng với sự đổi mới trong lĩnh vực ERP đám mây với các tính năng như báo cáo theo thời gian thực, truy cập di động và kiểm soát bảo mật tích hợp để đảm bảo tính toàn vẹn và tuân thủ dữ liệu.

Đọc thêm: SAP ERP, ERPNext hay Oracle: Đâu là giải pháp quản trị dành cho doanh nghiệp của bạn?

4. Tập đoàn Microsoft (Microsoft Dynamics 365)

• Tổng quan: Microsoft Dynamics 365 là bộ giải pháp ERP và CRM đám mây cho phép các tổ chức thống nhất hoạt động, tự động hóa quy trình và đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh.
• Chuyên môn: Microsoft Dynamics 365 tích hợp với các sản phẩm và dịch vụ khác của Microsoft, mang đến trải nghiệm liền mạch cho người dùng và cho phép họ tận dụng các công cụ quen thuộc như Office 365 và Power BI.
• Công nghệ mới: Microsoft đang thúc đẩy đổi mới trong lĩnh vực ERP đám mây với các tính năng như phân tích dựa trên AI, tích hợp IoT và các mẫu theo ngành để đẩy nhanh triển khai và rút ngắn thời gian thu hồi vốn.

5. Công ty Infor 

• Tổng quan: Infor cung cấp một loạt giải pháp ERP đám mây được thiết kế riêng để đáp ứng nhu cầu của các ngành cụ thể, bao gồm sản xuất, phân phối, bán lẻ và chăm sóc sức khỏe.
• Chuyên môn: Nền tảng ERP đám mây của Infor cung cấp chức năng chuyên sâu theo ngành, các tùy chọn triển khai linh hoạt và khả năng phân tích nâng cao để giúp các tổ chức tối ưu hóa hoạt động và thúc đẩy tăng trưởng.
• Công nghệ mới: Infor được biết đến với sự đổi mới trong lĩnh vực ERP đám mây với các tính năng như quy trình công việc theo ngành, thuật toán học máy và API mở để tạo thuận lợi cho tích hợp với các hệ thống của bên thứ ba.

Phần kết luận

Tóm lại, hệ thống ERP Online là công cụ quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện đại, giúp họ quản lý hoạt động hiệu quả và năng suất hơn. Trong khi các hệ thống ERP truyền thống đã phổ biến trong nhiều năm, thì các hệ thống ERP Online đang ngày càng trở nên phổ biến do khả năng chi trả, khả năng mở rộng và tính linh hoạt của chúng. 

ERPNext là một trong những hệ thống ERP Online hàng đầu, cung cấp nhiều tính năng và chức năng có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.