Phần mềm ERP ngành bán lẻ là giải pháp được nhiều CEO doanh nghiệp bán lẻ ưu tiên triển khai để tối ưu chi phí, nguồn lực và cải thiện lợi nhuận trong bối cảnh thị trường nhiều biến động & cạnh tranh khốc liệt. Với nhiều tính năng hữu ích, các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đã trở thành xu hướng cách mạng hóa & thay đổi cách thức vận hành của các nhà bán lẻ hiện đại. Cùng MBW khám phá những lợi ích, thách thức cùng phương pháp để lựa chọn & xây dựng lộ trình giúp các doanh nghiệp bán lẻ khai thác hiệu quả giải pháp công nghệ này ngay dưới đây.

ERP ngành bán lẻ là gì?

ERP ngành bán lẻ viết tắt của Enterprise Resource Planning, đây là một giải pháp phần mềm được thiết kế riêng để đáp ứng nhu cầu quản lý và vận hành của các doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ. 

Hệ thống ERP thường bao gồm các mô-đun quản lý các khía cạnh khác nhau trong doanh nghiệp, như tài chính, nhân sự, hàng tồn kho và quản lý bán hàng, quan hệ khách hàng CRM… Bằng cách tập trung tất cả dữ liệu này trên một nền tảng, ERP có thể giúp CEO doanh nghiệp bán lẻ đưa ra quyết định quản trị tốt hơn, đồng thời giảm chi phí vận hành và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

So sánh phần mềm ERP ngành bán lẻ và ERP truyền thống

Hệ thống ERP truyền thống giúp thống nhất các chức năng khác nhau trong một tổ chức. Nó tạo điều kiện kết nối giữa các phòng ban & cho phép người dùng chia sẻ quyền truy cập vào tất cả dữ liệu kinh doanh thông qua một ứng dụng duy nhất. Mặt khác, phần mềm ERP bán lẻ là một giải pháp ERP chuyên dụng được thiết kế để phục vụ nhu cầu quản trị riêng biệt của ngành bán lẻ. 

Dưới đây là một số đặc điểm để phân biệt 2 hệ thống ERP ngành bán lẻ và ERP truyền thống:

Phạm vi và độ phức tạp:

• ERP truyền thống phục vụ cho nhiều ngành công nghiệp khác nhau, cung cấp các tính năng chung tập trung vào giải quyết các vấn đề kinh doanh chủ yếu ở doanh nghiệp sản xuất
• ERP ngành bán lẻ tập trung vào các chức năng hỗ trợ chuyên biệt giúp đơn giản hóa quy trình vận hành trong doanh nghiệp bán lẻ

Chức năng:

• ERP truyền thống cung cấp khả năng tùy chỉnh nhưng có thể thiếu các tính năng dành riêng cho ngành bán lẻ
• ERP bán lẻ tập trung giải quyết các yêu cầu của doanh nghiệp bán lẻ, bao gồm quản lý hàng tồn kho, giao dịch tại điểm bán (POS), quản lý dữ liệu khách hàng và thương mại điện tử

Khả năng tùy chỉnh:

• ERP truyền thống: Khả năng tùy chỉnh thấp hơn do được thiết kế cho nhiều ngành nghề. Việc điều chỉnh tính năng theo nhu cầu riêng biệt của doanh nghiệp có thể phức tạp, tốn nhiều thời gian và chi phí.
• ERP bán lẻ: Thường có khả năng tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với mô hình kinh doanh và quy trình bán hàng cụ thể ở từng doanh nghiệp bán lẻ.

Chi phí triển khai:

• ERP truyền thống: Chi phí triển khai và vận hành cao hơn do hệ thống phức tạp và nhiều chức năng
• ERP bán lẻ: Chi phí có thể thấp hơn so với ERP truyền thống, đặc biệt là các giải pháp SaaS (phần mềm dịch vụ theo yêu cầu).

Quyết định triển khai ERP phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp. Các nhà bán lẻ nhỏ, chỉ có một hoặc hai địa điểm kinh doanh có thể ứng dụng các phần mềm cơ bản, nhưng khi mở rộng từ năm chi nhánh trở lên, thì hệ thống ERP toàn diện trở nên cần thiết.

Lợi ích khi ngành bán lẻ ứng dụng phần mềm ERP

Sự phát triển của các công cụ ERP ngành bán lẻ được thúc đẩy bởi các động lực thị trường như xu hướng ứng dụng công nghệ số, mở rộng kinh doanh theo chuỗi và quản lý dữ liệu khổng lồ. Theo dự báo, thị trường ERP ​​sẽ vượt 49,5 triệu USD vào năm 2025.

Một số lợi ích thiết thực phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp bán lẻ có thể kể đến như: 

• Theo dõi thông tin theo thời gian thực: Hệ thống ERP cung cấp dữ liệu chính xác, theo thời gian thực trên nhiều khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp. Khả năng truy cập dữ liệu này cho phép các nhà bán lẻ đưa ra quyết định sáng suốt kịp thời, nâng cao khả năng giải quyết các thách thức một cách hiệu quả.
• Tích hợp dữ liệu hệ thống điểm bán hàng: Tích hợp với hệ thống điểm bán hàng (POS) là yếu tố thay đổi cuộc chơi ngành bán lẻ. Nó đảm bảo tất cả dữ liệu giao dịch được phản ánh ngay lập tức tại các điểm bán lẻ và trong hệ thống ERP trung tâm, từ đó tối ưu hóa các hoạt động bán hàng.
• Quản lý nhân viên hiệu quả: Hệ thống ERP giúp cắt giảm các nhiệm vụ thủ công lặp đi lặp lại, và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nhân viên. Ví dụ như ERP hỗ trợ theo dõi sát sao thời gian làm việc, quản lý chấm công, sắp xếp & phân bổ nguồn nhân lực hợp lý tại các cửa hàng.
• Quản lý khách hàng: Khách hàng hài lòng là huyết mạch của ngành bán lẻ. Khi ứng dụng phần mềm ERP ngành bán lẻ, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về hành vi, sở thích và lịch sử mua hàng của từng khách hàng. Dữ liệu này có thể được sử dụng để cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng bằng cách đưa ra các chương trình khuyến mãi sáng tạo. Từ đó cải thiện lòng trung thành của khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng.
• Hợp lý hóa hoạt động chuỗi cung ứng: Giải pháp ERP còn giúp hợp lý hóa hoạt động chuỗi cung ứng cho các nhà bán lẻ, từ khâu thu mua đến phân phối. Bằng cách tự động hóa nhiều quy trình liên quan đến quản lý chuỗi cung ứng, các nhà bán lẻ có thể giảm chi phí & cải thiện hiệu suất tổng thể. Ví dụ: ERP giúp doanh nghiệp bán lẻ theo dõi hiệu suất của các nhà cung cấp, quản lý đơn đặt hàng & hóa đơn, theo dõi tiến độ giao hàng,…
• Cải thiện quản lý hàng tồn kho: Ứng dụng ERP, các nhà bán lẻ có thể theo dõi realtime mức tồn kho chính xác ở từng kho chi nhánh/ kho tổng, và nhu cầu tiêu thụ của từng sản phẩm. Điều này giúp nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt hơn về những sản phẩm cần dự trữ, thời điểm đặt hàng, số lượng đặt hàng,… Từ đó cũng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro tăng chi phí lưu kho hay hư hỏng hàng hóa.

5 Thách thức khi triển khai giải pháp ERP ngành bán lẻ

Như đã phân tích ở trên, phần mềm ERP có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho các nhà bán lẻ như tối ưu quản lý hàng tồn kho và cải thiện dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên, khó khăn trong việc chuyển đổi số & ứng dụng công nghệ là điều không tránh khỏi. Dưới đây là 5 thách thức phổ biến mà doanh nghiệp bán lẻ thường gặp phải khi triển khai ERP.

1. Tích hợp với các hệ thống hiện có: Các nhà bán lẻ thường có sẵn một loạt hệ thống như POS, hệ thống quản lý hàng tồn kho và các nền tảng thương mại điện tử,… Việc tích hợp các hệ thống này với ERP mới có thể gặp nhiều khó khăn khi phải đảm bảo tất cả các hệ thống này hoạt động liền mạch với nhau, tránh việc phân mảnh công việc và thông tin.

2. Khả năng mở rộng: Lựa chọn được giải pháp ERP có thể thích ứng và phát triển các tính năng phù hợp khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh cũng là một thách thức với các nhà điều hành. Điều này đòi hỏi ERP ngành bán lẻ phải đáp ứng được khối lượng dữ liệu ngày càng tăng, hỗ trợ nhiều người dùng hơn hay xử lý các vấn đề vận hành chuỗi cửa hàng một cách liền mạch. 

3. Quản lý đào tạo và thay đổi: Việc triển khai một hệ thống ERP đòi hỏi những thay đổi đáng kể trong cách thức vận hành doanh nghiệp bán lẻ. Làm sao để thu hút tất cả nhân viên tham gia và ủng hộ trước khi có bất kỳ thay đổi nào diễn ra là rất quan trọng để đạt được kết quả tốt. Do đó, các CEO cần truyền đạt nhu cầu, nhấn mạnh cam kết về những hiệu quả của việc áp dụng ERP vào quy trình làm việc để nhân viên hiểu rõ.

4. Chi phí: Doanh nghiệp bán lẻ cần thiết lập ngân sách thực tế cho việc triển khai ERP, bao gồm chi phí mua phần mềm, phí đào tạo, phí bảo trì liên tục, phí hỗ trợ,… Làm sao để cân bằng giữa khả năng chi trả và tính đáp ứng của phần mềm cũng là điều quan trọng mà các CEO cần lưu tâm.

5. Tính bảo mật: Hệ thống ERP ngành bán lẻ lưu trữ một lượng lớn dữ liệu quan trọng như thông tin khách hàng, dữ liệu tài chính,…. Do đó các nhà bán lẻ cần đảm bảo phần mềm ERP mình đang dùng phải an toàn, tính bảo mật cao và có sẵn các biện pháp để bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa trên không gian mạng.

Triển khai thành công ERP ngành bán lẻ với 5 bước

Bất kỳ công việc, dự án nào nếu không có lộ trình cụ thể cũng dễ dẫn đến nguy cơ thất bại, đặc biệt là vấn đề chuyển đổi số & ứng dụng công nghệ trong dài hạn. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất mà nhà bán lẻ có thể tham khảo để đảm bảo triển khai ERP thành công:

1. Đặt mục tiêu rõ ràng

Trước khi triển khai giải pháp ERP ngành bán lẻ, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của mình. Bạn kỳ vọng đạt được điều gì khi ứng dụng công nghệ? Quản lý hàng tồn kho tốt hơn, hợp lý hóa chuỗi cung ứng hay gia tăng trải nghiệm khách hàng? Khi các mục tiêu này được xác định, việc triển khai ERP có thể được điều chỉnh theo từng giai đoạn để đáp ứng tốt các nhu cầu cụ thể đó. 

2. Chọn hệ thống ERP phù hợp

Có rất nhiều phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp bán lẻ có sẵn trên thị trường trong và ngoài nước. Các CEO nên cân nhắc chọn một hệ thống được thiết kế riêng cho ngành bán lẻ, với các tính năng đáp ứng tốt nhu cầu & phù hợp với năng lực nội tại của doanh nghiệp. Điều quan trọng là phải đánh giá và so sánh kỹ lưỡng các giải pháp ERP trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

3. Lập kế hoạch quá trình thực hiện

Các nhà bán lẻ nên xây dựng lộ trình triển khai ERP một cách cẩn thận, có tính đến tất cả các khía cạnh từ chuyển đổi dữ liệu đến đào tạo nhân viên. Điều quan trọng là phải có kế hoạch, lịch trình rõ ràng & công cụ đo lường cụ thể để đảm bảo việc triển khai phần mềm được hoàn thành đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách.

4. Thu hút nhân viên, tạo dựng văn hóa sẵn sàng chuyển đổi

Sự tham gia ủng hộ của nhân viên là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của việc triển khai ERP ngành bán lẻ. Do đó, các cấp quản lý nên trao đổi cởi mở để nhân viên có thể thoải mái bày tỏ quan điểm, chia sẻ ý tưởng. Đồng thời tổ chức đào tạo, hỗ trợ nhân viên tìm hiểu & sử dụng phần mềm để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. 

5. Xem xét hệ thống kỹ lưỡng trước khi ra quyết định

Trước khi triển khai đầy đủ một hệ thống ERP, điều quan trọng là phải xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo phần mềm hoạt động như mong đợi. Điều này bao gồm việc kiểm tra tất cả các mô-đun, khả năng tích hợp & tùy chỉnh linh hoạt,… Mọi vấn đề cần được làm rõ và giải quyết trước khi ứng dụng phần mềm trên toàn doanh nghiệp.

Có thể thấy ERP là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp bán lẻ nâng cao năng lực cạnh tranh để thích ứng tốt với những biến động thị trường. Mặt khác, để theo kịp cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, các doanh nghiệp bán lẻ cũng cần chú trọng đầu tư vào một chiến lược & lộ trình chuyển đổi số chi tiết để đáp ứng nhu cầu không ngừng phát triển của khách hàng. 

4 Xu hướng phát triển của ERP ngành bán lẻ

Dưới đây là một số xu hướng trong tương lai sẽ định hình cách các doanh nghiệp bán lẻ triển khai và sử dụng hệ thống ERP. 

• Tập trung vào phân tích và quản lý dữ liệu kinh doanh – Business Intelligence (BI)

Với lượng dữ liệu khổng lồ không ngừng được tạo ra hàng ngày, không có gì ngạc nhiên khi phân tích và quản lý dữ liệu kinh doanh sẽ trở thành trọng tâm chính của hệ thống ERP ngành bán lẻ. Trong tương lai, các nhà bán lẻ sẽ sử dụng các công cụ phân tích thông minh này để nắm bắt chính xác tình hình kinh doanh & đưa ra quyết định hiệu quả dựa trên dữ liệu. 

Ví dụ, phần mềm ERP có thể phân tích dữ liệu bán hàng và hành vi mua hàng của khách hàng để dự đoán các xu hướng trong tương lai. Từ đó giúp doanh nghiệp bán lẻ xây dựng chiến lược tiếp thị phù hợp để đi trước đối thủ.

• Tích hợp với các công nghệ hiện đại

Khi công nghệ mới tiếp tục xuất hiện, các hệ thống ERP cũng sẽ dần được nâng cấp. Ví dụ: việc tích hợp với các thiết bị IoT (Internet of Things) cho phép các nhà bán lẻ thu thập dữ liệu về hàng tồn kho, theo dõi việc giao hàng và theo dõi tình trạng sản phẩm ở các điểm bán theo thời gian thực. Tương tự, việc tích hợp với các công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) còn giúp dự báo nhu cầu & phản ứng của khách hàng với mỗi mức giá, hay quản lý chuỗi cung ứng, kiểm tra phương tiện & đề xuất tuyến giao hàng nhanh nhất. 

•  Hệ thống ERP trên đám mây – Cloud based ERP

Điện toán đám mây đã thay đổi cách thức hoạt động của nhiều doanh nghiệp và ngành bán lẻ cũng không ngoại lệ. Hệ thống ERP dựa trên đám mây mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như chi phí thấp hơn, khả năng mở rộng lớn hơn và tăng khả năng tiếp cận cho doanh nghiệp ở mọi quy mô. Do đó, ngày càng nhiều nhà bán lẻ có xu hướng thay thế hệ thống ERP cài đặt tại chỗ bằng các giải pháp Cloud ERP.

• Tùy chỉnh và linh hoạt hơn

Bán lẻ là một ngành phức tạp với đa dạng loại hình kinh doanh khác nhau. Do đó, phần mềm ERP hiện đại sẽ cần phải trở nên tùy biến và linh hoạt hơn để đáp ứng những nhu cầu riêng của mỗi doanh nghiệp. Trong tương lai, các nhà bán lẻ có thể sử dụng các phần mềm ERP mã nguồn mở để chủ động điều chỉnh cấu hình & tính năng phù hợp với quy trình kinh doanh, thay vì phụ thuộc vào các nhà phát triển bên ngoài.

Trải nghiệm ERPNext – phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp bán lẻ, chuỗi bán lẻ

ERPNext là phần mềm ERP mã nguồn mở sở hữu đầy đủ các tính năng giúp doanh nghiệp bán lẻ quản lý toàn diện Khối văn phòng công ty (Back Office), Chuỗi cửa hàng (Front Office) đến Nhà máy sản xuất.  

• Với bộ phận văn phòng công ty (Back Office): ERPNext hỗ trợ quản lý toàn bộ hoạt động tài chính, hàng tồn kho, chuỗi cung ứng, mua hàng và nhân sự. Cung cấp thông tin chính xác và công nghệ mạnh mẽ, hỗ trợ quyết định chiến lược về mục tiêu, hiệu suất, chi phí và cạnh tranh.
• Với vận hành hệ thống chuỗi cửa hàng (Front Office): Hệ thống ERPNext đảm bảo tối ưu hóa quản lý bán hàng, khách hàng, ca kíp, và thời gian làm việc. Tạo môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy tương tác tích cực với khách hàng, và đảm bảo quy trình bán hàng linh hoạt, hiệu quả.
• Với bộ phận sản xuất: ERPNext giúp đảm bảo quy trình sản xuất liên mạch, từ quản lý quy trình đến nguyên vật liệu và tồn kho. Quản lý chất lượng kiểm soát chất lượng sản phẩm, đồng thời tối ưu hóa tài nguyên và năng suất hoạt động.
• Siêu ứng dụng MBW RCM: Được thiết kế đặc biệt cho chuỗi bán lẻ/dịch vụ, ứng dụng này tập trung vào hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua quản lý ca làm việc, đăng ký ca làm việc, chấm công nhận diện khuôn mặt (Face ID) và gửi đơn từ liên quan tới chính sách chấm công tại cửa hàng, văn phòng công ty hoặc nhà máy sản xuất.

Giao diện phần mềm ERPNext ngành bán lẻ

Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, cho phép tích hợp liền mạch với các ứng dụng của bên thứ ba & không mất phí bản quyền phần mềm, là những lý do khiến giải pháp ERPNext được đông đảo doanh nghiệp ưu tiên triển khai.

Khám phá sức mạnh của ERPNext – Nâng tầm chuỗi bán lẻ với sự hiệu quả, linh hoạt và tích hợp toàn diện 

Kết luận

Hệ thống ERP đã trở thành công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành nghề, bao gồm cả lĩnh vực bán lẻ. Với sự phức tạp ngày càng tăng của quy trình kinh doanh, quản lý dữ liệu và kỳ vọng của khách hàng, một giải pháp ERP phù hợp có thể mang lại lợi ích đáng kể cho các nhà bán lẻ, từ vận hành tinh gọn đến ra quyết định tốt hơn.

Tuy nhiên, việc triển khai công nghệ nào cũng sẽ có những thách thức và rủi ro tiềm ẩn. Đầu tư vào một chiến lược, lộ trình chuyển đổi số chi tiết & thu hút sự tham gia của tất cả nhân viên là điều cần thiết để đảm bảo triển khai ERP thành công. Nhìn về tương lai, rõ ràng là hệ thống ERP ngành bán lẻ sẽ còn tiếp tục phát triển để thích ứng với nhu cầu mở rộng của doanh nghiệp & xu hướng tiêu dùng không ngừng thay đổi của khách hàng. Các nhà bán lẻ cần đi trước xu hướng & tận dụng các công nghệ ERP mới nhất để tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường. 

Cuối cùng, hãy liên hệ Hotline 090.150.8000 để trải nghiệm tính năng & xem cách ERPNext giúp doanh nghiệp bán lẻ của bạn vận hành xuất sắc hơn ngay hôm nay.