Phần mềm bán hàng ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả, tối ưu thời gian trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên, việc hiểu rõ các mô-đun bán hàng ERP khi triển khai là điều cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về phần mềm bán hàng ERP, bao gồm các tính năng, chức năng, cách hoạt động với các hệ thống khác và quy trình xử lý đơn hàng.

Phần mềm bán hàng ERP là gì?

Phần mềm bán hàng ERP cho phép bạn quản lý quy trình bán hàng thông qua một nền tảng duy nhất, bắt đầu từ việc tạo đơn bán hàng, hóa đơn bán hàng đến việc tạo phiếu giao hàng khi bạn vận chuyển sản phẩm của mình. Toàn bộ vòng đời bán hàng trong doanh nghiệp được hệ thống nắm bắt tổng quát.

Phần mềm bán hàng ERP có khả năng tích hợp với:

• Hệ thống logistics của tổ chức để quản lý vận chuyển, lưu kho và phân phối hàng hóa.
• Hệ thống CRM (Quản lý Quan Hệ Khách Hàng) để theo dõi thông tin khách hàng, tương tác và hỗ trợ chăm sóc khách hàng.
• Các trang web thương mại điện tử của tổ chức để xử lý đơn hàng trực tuyến. Nhiều nhà cung cấp ERP cung cấp cả một cửa hàng trực tuyến như một phần của module  bán hàng.

Các chức năng chính của module Bán hàng trong ERP:

• Quản lý các thông tin bán hàng như bảo hành, thời gian sản xuất, thông tin biến thể sản phẩm, tồn kho sản phẩm, danh mục sản phẩm, 
• Lưu thông tin giá bán, chính sách giá.
• Quản lý quy trình bán hàng: Tiền bán hàng, xử lý đơn hàng, xử lý giao hàng, xử lý hóa đơn. Trong mỗi giai đoạn quy trình bán hàng, phần mềm sẽ quản lý chi tiết từng tác vụ
• Quản lý chi tiết dữ liệu khách hàng và khách hàng tiềm năng.
• Tạo và quản lý các hoạt động khuyến mại và bán hàng (ví dụ như chương trình giới thiệu khách hàng, chiến dịch thư điện tử trực tiếp, lên lịch khuyến mại).
• Tích hợp các chức năng Quản trị khách hàng, quản lý hàng hóa (nhà cung cấp, giá bán, giá mua, thuế,…)
• Tích hợp được với phân hệ kế toán phân tích lợi nhuận và hiệu quả về hoạt động kinh doanh theo tháng/quý/năm…
• Theo dõi và phân tích hiệu quả bán hàng.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng ERP?

Bất kỳ doanh nghiệp nào, dù kinh doanh sản phẩm hay dịch vụ, thì bán hàng chính là yếu tố cốt lõi. Mặc dù quy trình bán hàng của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau, tuy nhiên, mục tiêu cuối cùng hầu như đều giống nhau: thu hút nhiều khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. 

Phần mềm bán hàng ERP sẽ giúp doanh nghiệp quyết định:

• Sản xuất cái gì?
• Số lượng sản xuất của từng loại hàng?
• Sản phẩm sẽ được sản xuất và quảng cáo đến ai và như thế nào?
• Sản phẩm được phân phối như thế nào để khách hàng thỏa mãn nhất?
• Giá thành của từng sản phẩm là bao nhiêu…

Với mục tiêu đó, phần mềm quản lý bán hàng ERP có thể hỗ trợ bạn triển khai và tuân theo một số phương pháp bán hàng tốt nhất (đã được công nhận rộng rãi toàn cầu). Điều này bao gồm theo dõi hiệu quả mọi tất cả thông tin liên lạc với khách hàng của bạn và có thể tích hợp với các module khác như CRM (Quản lý Quan hệ Khách hàng), Kế toán và hàng tồn kho.

8 bước trong quy trình bán hàng của ERP

Sơ đồ bên dưới minh họa các bước chính trong quy trình (sơ đồ mô-đun bán hàng ERP):

• Bước 1: Đầu tiên, khách hàng bắt đầu yêu cầu đề xuất (RFP).
• Bước 2: Đội ngũ bán hàng nhận được RFP và xem xét yêu cầu.
• Bước 3: Đội ngũ bán hàng xác định xem họ có thể đưa ra đề xuất đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay không.
• Bước 4: Nếu đội ngũ bán hàng có thể đưa ra đề xuất đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, họ sẽ tạo đề xuất và gửi cho khách hàng.
• Bước 5: Khách hàng xem xét đề xuất và quyết định có tiếp tục thực hiện nó hay không.
• Bước 6: Nếu khách hàng quyết định tiếp tục đề xuất, đội ngũ bán hàng sẽ tạo hợp đồng và gửi cho khách hàng.
• Bước 7: Khách hàng xem xét hợp đồng và quyết định có tiếp tục thực hiện hợp đồng hay không.
• Bước 8: Giả sử khách hàng quyết định tiếp tục hợp đồng, bán hàng. Khách hàng bắt đầu yêu cầu đề xuất (RFP).

5 Lợi ích của Phần mềm bán hàng ERP

1. Xây dựng cơ sở dữ liệu có tổ chức

Phần mềm bán hàng ERP cho phép doanh nghiệp có thông tin chi tiết đầy đủ về khách hàng của mình. Phần mềm cung cấp dữ liệu bán hàng, phân phối, tiếp thị và dịch vụ khách hàng dưới dạng có tổ chức. Ngoài ra, phần mềm bán hàng ERP cũng cung cấp dữ liệu chính xác, theo thời gian thực giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định.

2. Dự báo doanh số chi tiết và giảm lỗi

Mô-đun này ghi lại dữ liệu một cách hiệu quả với tất cả những thứ cần thiết. Phần mềm bán hàng ERP cung cấp dữ liệu hiệu quả và theo thời gian thực này giúp bộ phận bán hàng đưa ra dự báo bán hàng chính xác.

3. Tăng cường hiệu suất

Phân hệ bán hàng ERP cập nhật dữ liệu, lên lịch họp, thông báo theo dõi, lập lịch làm việc cho quá trình bán hàng, v.v.

Do đó nhân viên bán hàng có thể tập trung hơn vào việc bán hàng. Nó cải thiện hiệu suất của họ.

4. Cải thiện hợp tác nội bộ

Mô-đun giúp nhân viên bán hàng làm việc với nhau tốt hơn. Nó tập hợp công việc của mọi người và thể hiện nó theo cách mà mọi người đều có thể hiểu được. Điều này giúp mọi người làm việc cùng nhau dễ dàng hơn.

Nó cũng cho phép bạn truy cập dữ liệu một cách dễ dàng. Nó giúp giảm tiêu thụ thời gian bằng cách tránh các cuộc họp không cần thiết.

5. Quản lý quy trình bán hàng trên một nền tảng

Nó cho phép nhóm bán hàng xem tất cả thông tin cần thiết ở một nơi. Vì vậy, nhân viên bán hàng có thể quản lý, theo dõi và giám sát tất cả các giai đoạn của quy trình bán hàng theo trạng thái của họ.

Đọc thêm: Phần mềm kế toán ERP – Giải pháp quản lý tài chính toàn diện cho doanh nghiệp

Đơn giản hóa Quy trình Bán hàng với ERPNext

Quy trình bán hàng là hoạt động tạo ra sức kéo cho toàn bộ hoạt động của khác của doanh nghiệp như mua hàng, sản xuất. Quy trình này tập trung tạo ra doanh thu và hơi thở (lợi nhuận) cho doanh nghiệp. 

Chia nhỏ quy trình làm việc với phần mềm bán hàng ERPNext:

1. Quản lý dữ liệu về khách hàng

Trong phần mềm bán hàng ERP, bất kỳ khách hàng nào thực hiện giao dịch với doanh nghiệp của bạn đều được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu khách hàng (tên, địa chỉ liên hệ, lịch sử mua hàng, sở thích,…), thông tin được sử dụng để cải thiện dịch vụ khách hàng, tăng doanh thu và phát triển doanh nghiệp.

Một công ty bán lẻ có thể sử dụng dữ liệu khách hàng để xác định các sản phẩm phổ biến nhất và nhắm mục tiêu các chiến dịch tiếp thị đến các khách hàng cụ thể.

2. Báo giá

Báo giá là một tài liệu chứa các báo giá ước tính và các điều khoản giao dịch khác (ví dụ: thuế, điều khoản,…) cho những gì người mua muốn mua. Thông thường, các báo giá này chỉ có giá trị trong một khoảng thời gian giới hạn, tùy theo quyết định của doanh nghiệp. Báo giá cũng được gọi là đề xuất, dự toán hoặc hóa đơn tạm tính.

Trên phần mềm bán hàng ERP, bạn có thể tạo và quản lý các báo giá, gửi báo giá, theo dõi tình trạng báo giá, lưu trữ báo giá…

3. Đơn bán hàng

Đơn hàng bán là xác nhận của báo giá, thể hiện sự đồng ý của cả hai bên đối với một giao dịch tài chính. Bất kỳ sai lệch nào so với báo giá (ví dụ như thay đổi giá) cần được giải quyết trước khi gửi đơn hàng bán. Phân hệ bán hàng trong ERP quản lý, lưu trữ thông tin khách hàng, sản phẩm, thanh toán, giao hàng, trạng thái đơn hàng. Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ xử lý đơn hàng, thông tin về kho, cung cấp các báo cáo dữ liệu… Dữ liệu quản lý đơn bán hàng được tự động đồng bộ với các phân hệ khác trong ERP. 

4. Đơn đặt hàng của khách hàng

Đơn đặt hàng của khách trong phần mềm bán hàng ERP cung cấp vật liệu cho các mặt hàng cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định theo mức giá đã được thương lượng trước. Đơn hàng bao gồm có thể được sử dụng để tạo đơn hàng bán theo lịch giao hàng. Trên ERP, bạn hoàn toàn có thể quản lý tất cả các yếu tố liên quan đến đơn đặt hàng của khách, theo dõi tiến độ cụ thể. 

5. Đối tác bán hàng

Bất kỳ cá nhân hoặc công ty nào hỗ trợ bạn trong việc kinh doanh đều được coi là đối tác bán hàng. Họ còn được gọi là đối tác kênh, nhà phân phối, đại lý, đại diện, nhà bán lẻ, người bán lại, v.v. Thông thường, các đối tác bán hàng có tỷ lệ hoa hồng cụ thể (mà bạn có thể xác định trong hệ thống ERP). Khi chọn đối tác bán hàng trong các giao dịch, hoa hồng của họ sẽ tự động được tính toán dựa trên tổng giá trị ròng của giao dịch.Các hoạt động về đối tác bán hàng. Trên quản lý bán hàng ERP, hệ thống lưu trữ thông tin đối tác bán hàng, quản lý quy trình làm việc, quản lý hợp đồng, đánh giá hiệu quả…

6. Báo cáo bán hàng

Bạn có thể xem hiệu suất bán hàng của công ty mình, phân tích dữ liệu bán hàng theo các góc nhìn khác nhau để xem hiệu suất bán hàng.

• Báo cáo phân tích bán hàng: Bạn có thể phân tích các đơn hàng/hóa đơn bán hàng và so sánh giá trị/số lượng giữa các giai đoạn khác nhau dựa trên các tham số nhất định như khách hàng, nhóm khách hàng, mặt hàng, nhóm mặt hàng, lãnh thổ hoặc loại đơn hàng.
• Báo cáo phân tích đơn hàng bán: Báo cáo này cung cấp tình trạng thanh toán và giao hàng hiện tại cho tất cả các Đơn hàng bán đang hoạt động.

Để số hóa, tối ưu thời gian quản lý quy trình bán hàng trên, doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng ERPNext. Quản lý quy trình bán hàng trong ERPNext với khả năng tự động hóa cao, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả bán hàng và tăng doanh thu. Ngoài ra, quản lý quy trình bán hàng trên ERPNext còn có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Để có thể hiểu hơn lợi ích của phân hệ bán hàng trong ERPNext chúng ta sẽ xem qua ví dụ dưới đây.

Ví dụ: Chị Lan, nhân viên thuộc phòng mua hàng, có thể truy cập theo thời gian thực vào các đơn hàng bán và báo cáo mà không cần phải chuyển đổi giữa các bảng tính hoặc ứng dụng khác nhau. Nhờ đó, Chị Lan có thể lên kế hoạch mua nguyên liệu thô và tạo không gian kho lưu trữ phù hợp. Ngay cả nhóm sản xuất của công ty B cũng có thể lên kế hoạch sản xuất trước lịch trình dựa trên các đơn hàng bán và sẵn sàng giao hàng may mặc một cách hiệu quả.

Qua ví dụ trên nhấn mạnh hai lợi ích chính của việc sử dụng module bán hàng trong hệ thống ERPNext:

• Truy cập thông tin theo thời gian thực: Module bán hàng cung cấp cho tất cả các phòng ban có liên quan quyền truy cập tức thời vào dữ liệu bán hàng mới nhất. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết phải chuyển đổi giữa các bảng tính hoặc ứng dụng khác nhau để tìm kiếm thông tin.
• Cải thiện phối hợp giữa các phòng ban: Khi tất cả thông tin bán hàng đều có sẵn trong một hệ thống duy nhất, các phòng ban khác nhau (như mua hàng và sản xuất) có thể dễ dàng cộng tác và lập kế hoạch dựa trên nhu cầu thực tế. Trong ví dụ, Max (mua hàng) có thể lên kế hoạch mua nguyên liệu thô dựa trên các đơn hàng bán và Dex (sản xuất) có thể lên kế hoạch sản xuất dựa trên cùng một dữ liệu.

Nhờ cải thiện khả năng truy cập thông tin và phối hợp giữa các phòng ban, việc sử dụng module bán hàng trong hệ thống ERP có thể dẫn đến:

• Giảm thiểu lỗi: Quyết định mua hàng và sản xuất được đưa ra dựa trên dữ liệu chính xác và cập nhật, giúp giảm thiểu rủi ro sai sót.
• Tăng hiệu quả: Các phòng ban có thể phản ứng nhanh hơn với nhu cầu của khách hàng và hoàn thành công việc của họ hiệu quả hơn.
• Nâng cao năng suất: Loại bỏ sự cần thiết phải tìm kiếm thông tin và cải thiện giao tiếp giữa các phòng ban, từ đó nâng cao năng suất tổng thể của công ty.

Kết luận

Qua bài viết trên, doanh nghiệp có thể hiểu hơn về tầm quan trọng của phần mềm bán hàng trong hệ thống ERP và cách phần mềm ERP có thể giúp cải thiện giao tiếp nội bộ của công ty bạn. Doanh nghiệp cũng nắm bắt được những thông tin cơ bản bao gồm trên một mẫu đơn hàng tiêu chuẩn và các cách xử lý đơn hàng dễ dàng.

Bằng cách tận dụng phần mềm bán hàng ERP, doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình mua sắm, hợp lý hóa hoạt động và thúc đẩy mối quan hệ nhà cung cấp tốt hơn. ERPNext tiếp tục trao quyền cho các công ty bằng phần mềm giao diện thân thiện với người dùng và sở hữu chức năng mạnh mẽ, khiến ERPNext trở thành lựa chọn lý tưởng để quản lý bán hàng hiệu quả.

MBW là đơn vị triển khai ERPNext chính thức và duy nhất tại thị trường Việt Nam.