Trong bối cảnh thị trường kinh doanh năm 2025 ngày càng cạnh tranh gay gắt, nơi tốc độ và hiệu quả là chìa khóa thành công, việc quản lý quy trình bán hàng một cách tối ưu trở nên cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp không chỉ cần bán được hàng, mà còn phải làm thế nào để tối đa hóa doanh thu, duy trì mối quan hệ khách hàng bền vững và tự động hóa các tác vụ lặp lại. Đây chính là lúc phần mềm bán hàng ERP (Enterprise Resource Planning) phát huy vai trò không thể thiếu.

Phần mềm bán hàng ERP không chỉ đơn thuần là một công cụ ghi chép; nó là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp hợp nhất mọi khía cạnh của chu trình bán hàng vào một nền tảng duy nhất. Từ việc nắm bắt khách hàng tiềm năng, quản lý đơn hàng, theo dõi giao hàng cho đến phân tích doanh số và hỗ trợ sau bán hàng, mọi thứ đều được tinh gọn và tự động hóa. Bài viết này sẽ đi sâu vào định nghĩa, các chức năng cốt lõi, những lợi ích đột phá, và cách một hệ thống ERP như ERPNext có thể cách mạng hóa quy trình bán hàng, giúp doanh nghiệp bạn tăng trưởng doanh số và duy trì lợi thế cạnh tranh trong năm 2025.

Phần mềm bán hàng ERP là gì?

Phần mềm bán hàng ERP cho phép bạn quản lý quy trình bán hàng thông qua một nền tảng duy nhất, bắt đầu từ việc tạo đơn bán hàng, hóa đơn bán hàng đến việc tạo phiếu giao hàng khi bạn vận chuyển sản phẩm của mình. Toàn bộ vòng đời bán hàng trong doanh nghiệp được hệ thống nắm bắt tổng quát.

Phần mềm bán hàng ERP có khả năng tích hợp với:

• Hệ thống logistics của tổ chức để quản lý vận chuyển, lưu kho và phân phối hàng hóa.
• Hệ thống CRM (Quản lý Quan Hệ Khách Hàng) để theo dõi thông tin khách hàng, tương tác và hỗ trợ chăm sóc khách hàng.
• Các trang web thương mại điện tử của tổ chức để xử lý đơn hàng trực tuyến. Nhiều nhà cung cấp ERP cung cấp cả một cửa hàng trực tuyến như một phần của module  bán hàng.

Các chức năng chính của module Bán hàng trong ERP:

• Quản lý các thông tin bán hàng như bảo hành, thời gian sản xuất, thông tin biến thể sản phẩm, tồn kho sản phẩm, danh mục sản phẩm, 
• Lưu thông tin giá bán, chính sách giá.
• Quản lý quy trình bán hàng: Tiền bán hàng, xử lý đơn hàng, xử lý giao hàng, xử lý hóa đơn. Trong mỗi giai đoạn quy trình bán hàng, phần mềm sẽ quản lý chi tiết từng tác vụ
• Quản lý chi tiết dữ liệu khách hàng và khách hàng tiềm năng.
• Tạo và quản lý các hoạt động khuyến mại và bán hàng (ví dụ như chương trình giới thiệu khách hàng, chiến dịch thư điện tử trực tiếp, lên lịch khuyến mại).
• Tích hợp các chức năng Quản trị khách hàng, quản lý hàng hóa (nhà cung cấp, giá bán, giá mua, thuế,…)
• Tích hợp được với phân hệ kế toán phân tích lợi nhuận và hiệu quả về hoạt động kinh doanh theo tháng/quý/năm…
• Theo dõi và phân tích hiệu quả bán hàng.

Những thách thức phổ biến trong quản lý bán hàng của doanh nghiệp Việt

Trong bối cảnh thị trường Việt Nam ngày càng sôi động và cạnh tranh, nhiều doanh nghiệp vẫn đang vật lộn với các quy trình quản lý bán hàng thủ công hoặc sử dụng những phần mềm rời rạc. Điều này dẫn đến hàng loạt “điểm đau” mà phần mềm bán hàng ERP sinh ra để giải quyết:

• Dữ liệu phân mảnh, không đồng bộ: Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam quản lý thông tin khách hàng trên file Excel, đơn hàng trên giấy tờ, tồn kho ở một phần mềm khác, và báo cáo thì tổng hợp thủ công. Sự phân mảnh này dẫn đến thông tin không nhất quán, thiếu cái nhìn toàn diện về khách hàng và tình hình kinh doanh thực tế. Đội ngũ bán hàng không biết chính xác tồn kho còn bao nhiêu, phòng kế toán gặp khó khăn khi đối soát công nợ, và ban lãnh đạo thiếu dữ liệu tức thời để ra quyết định.
• Thất thoát cơ hội do chậm trễ: Trong môi trường kinh doanh “tốc độ là tiền”, việc xử lý yêu cầu khách hàng, tạo báo giá hay kiểm tra tồn kho chậm chạp có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ những đơn hàng quan trọng. Nhân viên bán hàng mất nhiều thời gian cho các tác vụ hành chính thay vì tập trung vào việc tư vấn và chốt sale, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số.
• Quản lý khuyến mãi, chiết khấu phức tạp và dễ sai sót: Các chương trình khuyến mãi, chính sách giá chiết khấu thường rất đa dạng tại Việt Nam. Nếu quản lý thủ công, việc áp dụng sai giá, tính toán nhầm chiết khấu không chỉ gây thiệt hại về doanh thu/lợi nhuận mà còn làm giảm uy tín với khách hàng.
• Khó khăn trong quản lý công nợ và thu hồi vốn: Việc theo dõi các khoản phải thu, lịch sử thanh toán của khách hàng một cách rời rạc khiến công tác quản lý công nợ trở nên phức tạp, dễ phát sinh nợ khó đòi và ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.
• Thiếu khả năng dự báo chính xác: Khi dữ liệu bán hàng không được tập trung và phân tích hiệu quả, việc dự báo nhu cầu thị trường, lên kế hoạch sản xuất hay nhập hàng trở nên khó khăn, dẫn đến tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt hàng hóa, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh.
• Thách thức mở rộng quy mô kinh doanh: Một khi doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường, tăng số lượng chi nhánh hay kênh phân phối, hệ thống quản lý bán hàng thủ công sẽ nhanh chóng bộc lộ hạn chế, trở thành rào cản lớn cho sự phát triển. Chi phí vận hành, quản lý sẽ tăng lên đáng kể nếu không có một hệ thống tích hợp như phần mềm bán hàng ERP.

Việc đối mặt và khắc phục những thách thức này chính là lý do khiến phần mềm bán hàng ERP không chỉ là một lựa chọn mà là một khoản đầu tư chiến lược, giúp doanh nghiệp Việt Nam tối ưu hóa hoạt động và bứt phá trong tương lai.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng ERP?

Bất kỳ doanh nghiệp nào, dù kinh doanh sản phẩm hay dịch vụ, thì bán hàng chính là yếu tố cốt lõi. Mặc dù quy trình bán hàng của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau, tuy nhiên, mục tiêu cuối cùng hầu như đều giống nhau: thu hút nhiều khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. 

Phần mềm bán hàng ERP sẽ giúp doanh nghiệp quyết định:

• Sản xuất cái gì?
• Số lượng sản xuất của từng loại hàng?
• Sản phẩm sẽ được sản xuất và quảng cáo đến ai và như thế nào?
• Sản phẩm được phân phối như thế nào để khách hàng thỏa mãn nhất?
• Giá thành của từng sản phẩm là bao nhiêu…

Với mục tiêu đó, phần mềm quản lý bán hàng ERP có thể hỗ trợ bạn triển khai và tuân theo một số phương pháp bán hàng tốt nhất (đã được công nhận rộng rãi toàn cầu). Điều này bao gồm theo dõi hiệu quả mọi tất cả thông tin liên lạc với khách hàng của bạn và có thể tích hợp với các module khác như CRM (Quản lý Quan hệ Khách hàng), Kế toán và hàng tồn kho.

Tối ưu hóa “8 bước trong quy trình bán hàng của ERP”

Để hiểu rõ hơn cách phần mềm bán hàng ERP cách mạng hóa quy trình bán hàng, hãy cùng khám phá 8 bước cơ bản được quản lý và tối ưu hóa trong hệ thống này:

Bước 1: Tiếp nhận và xử lý yêu cầu Khách hàng (RFP/RFQ)

Ngay khi khách hàng tiềm năng gửi yêu cầu báo giá (RFP – Request for Proposal) hoặc yêu cầu báo giá (RFQ – Request for Quotation), hệ thống bán hàng ERP sẽ tự động ghi nhận và phân loại. Điều này đảm bảo không bỏ sót bất kỳ cơ hội kinh doanh nào và giúp đội ngũ sales dễ dàng theo dõi, quản lý.

Bước 2: Đánh giá khách hàng tiềm năng và cơ hội

Dựa trên thông tin yêu cầu, đội ngũ sales sẽ sử dụng dữ liệu khách hàng tích hợp trong ERP (từ module CRM) để đánh giá mức độ tiềm năng, nhu cầu cụ thể và lịch sử tương tác trước đó. Điều này giúp đưa ra quyết định nhanh chóng liệu có thể đáp ứng yêu cầu và đưa ra đề xuất phù hợp.

Bước 3: Tạo và gửi báo giá chi tiết

Khi xác định có thể đáp ứng, phần mềm bán hàng ERP cho phép tạo báo giá (Quotation) một cách nhanh chóng và chính xác. Hệ thống tự động tính toán giá sản phẩm/dịch vụ, áp dụng các chính sách chiết khấu, thuế, điều khoản thanh toán và giao hàng đã được thiết lập, đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp.

Bước 4: Đàm phán và điều chỉnh báo giá:

Trong quá trình đàm phán, mọi sự thay đổi về giá, số lượng, điều khoản đều được ghi nhận và quản lý phiên bản ngay trên ERP. Điều này giúp theo dõi lịch sử thay đổi, tránh sai sót và đảm bảo sự đồng thuận cuối cùng giữa hai bên trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 5: Chuyển đổi báo giá thành đơn bán hàng (Sales Order)

Khi khách hàng đồng ý với báo giá, chỉ với một vài thao tác, báo giá sẽ được chuyển đổi tự động thành Đơn Bán Hàng (Sales Order) trong hệ thống ERP. Đơn bán hàng là tài liệu chính thức xác nhận giao dịch, chứa đầy đủ thông tin về sản phẩm, số lượng, giá, khách hàng, và điều khoản. Dữ liệu này sẽ tự động đồng bộ với các module liên quan như Kho và Kế toán.

Bước 6: Xử lý đơn hàng và kế hoạch giao hàng

Dựa trên Đơn Bán Hàng, hệ thống ERP tự động kiểm tra tồn kho. Nếu đủ hàng, hệ thống sẽ tạo phiếu xuất kho (Delivery Note) và lên kế hoạch giao hàng. Nếu thiếu, nó có thể kích hoạt quy trình sản xuất (nếu có module sản xuất) hoặc mua hàng. Điều này đảm bảo hàng hóa được chuẩn bị và giao đúng hẹn, tối ưu hóa quy trình logistics.

Bước 7: Lập và gửi hóa đơn (Invoicing)

Sau khi hàng được giao hoặc dịch vụ được hoàn thành, phần mềm bán hàng ERP tự động tạo và gửi hóa đơn (Sales Invoice) cho khách hàng dựa trên thông tin từ Đơn Bán Hàng và phiếu giao hàng. Quy trình này giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ đối soát và thu hồi công nợ.

Bước 8: Quản lý thanh toán và báo cáo doanh thu 

ERP theo dõi tình trạng thanh toán của từng hóa đơn, ghi nhận các khoản đã thu và còn phải thu. Đồng thời, hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu để tạo ra các báo cáo doanh thu chi tiết (theo sản phẩm, khách hàng, khu vực, nhân viên…), giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể về hiệu quả kinh doanh và đưa ra các quyết định chiến lược.

Quy trình liền mạch này, được tối ưu hóa bởi phần mềm bán hàng ERP, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ từng giai đoạn, giảm thiểu thủ tục thủ công và nâng cao hiệu suất bán hàng tổng thể.

5 Lợi ích của Phần mềm bán hàng ERP

1. Xây dựng cơ sở dữ liệu có tổ chức

Phần mềm bán hàng ERP cho phép doanh nghiệp có thông tin chi tiết đầy đủ về khách hàng của mình. Phần mềm cung cấp dữ liệu bán hàng, phân phối, tiếp thị và dịch vụ khách hàng dưới dạng có tổ chức. Ngoài ra, phần mềm bán hàng ERP cũng cung cấp dữ liệu chính xác, theo thời gian thực giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định.

2. Dự báo doanh số chi tiết và giảm lỗi

Mô-đun này ghi lại dữ liệu một cách hiệu quả với tất cả những thứ cần thiết. Phần mềm bán hàng ERP cung cấp dữ liệu hiệu quả và theo thời gian thực này giúp bộ phận bán hàng đưa ra dự báo bán hàng chính xác.

3. Tăng cường hiệu suất

Phân hệ bán hàng ERP cập nhật dữ liệu, lên lịch họp, thông báo theo dõi, lập lịch làm việc cho quá trình bán hàng, v.v.

Do đó nhân viên bán hàng có thể tập trung hơn vào việc bán hàng. Nó cải thiện hiệu suất của họ.

4. Cải thiện hợp tác nội bộ

Mô-đun giúp nhân viên bán hàng làm việc với nhau tốt hơn. Nó tập hợp công việc của mọi người và thể hiện nó theo cách mà mọi người đều có thể hiểu được. Điều này giúp mọi người làm việc cùng nhau dễ dàng hơn.

Nó cũng cho phép bạn truy cập dữ liệu một cách dễ dàng. Nó giúp giảm tiêu thụ thời gian bằng cách tránh các cuộc họp không cần thiết.

5. Quản lý quy trình bán hàng trên một nền tảng

Nó cho phép nhóm bán hàng xem tất cả thông tin cần thiết ở một nơi. Vì vậy, nhân viên bán hàng có thể quản lý, theo dõi và giám sát tất cả các giai đoạn của quy trình bán hàng theo trạng thái của họ.

Đọc thêm: Phần mềm kế toán ERP – Giải pháp quản lý tài chính toàn diện cho doanh nghiệp

Đơn giản hóa Quy trình Bán hàng với ERPNext

Quy trình bán hàng là hoạt động tạo ra sức kéo cho toàn bộ hoạt động của khác của doanh nghiệp như mua hàng, sản xuất. Quy trình này tập trung tạo ra doanh thu và hơi thở (lợi nhuận) cho doanh nghiệp. 

Chia nhỏ quy trình làm việc với phần mềm bán hàng ERPNext:

1. Quản lý dữ liệu về khách hàng

Trong phần mềm bán hàng ERP, bất kỳ khách hàng nào thực hiện giao dịch với doanh nghiệp của bạn đều được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu khách hàng (tên, địa chỉ liên hệ, lịch sử mua hàng, sở thích,…), thông tin được sử dụng để cải thiện dịch vụ khách hàng, tăng doanh thu và phát triển doanh nghiệp.

Một công ty bán lẻ có thể sử dụng dữ liệu khách hàng để xác định các sản phẩm phổ biến nhất và nhắm mục tiêu các chiến dịch tiếp thị đến các khách hàng cụ thể.

2. Báo giá

Báo giá là một tài liệu chứa các báo giá ước tính và các điều khoản giao dịch khác (ví dụ: thuế, điều khoản,…) cho những gì người mua muốn mua. Thông thường, các báo giá này chỉ có giá trị trong một khoảng thời gian giới hạn, tùy theo quyết định của doanh nghiệp. Báo giá cũng được gọi là đề xuất, dự toán hoặc hóa đơn tạm tính.

Trên phần mềm bán hàng ERP, bạn có thể tạo và quản lý các báo giá, gửi báo giá, theo dõi tình trạng báo giá, lưu trữ báo giá…

3. Đơn bán hàng

Đơn hàng bán là xác nhận của báo giá, thể hiện sự đồng ý của cả hai bên đối với một giao dịch tài chính. Bất kỳ sai lệch nào so với báo giá (ví dụ như thay đổi giá) cần được giải quyết trước khi gửi đơn hàng bán. Phân hệ bán hàng trong ERP quản lý, lưu trữ thông tin khách hàng, sản phẩm, thanh toán, giao hàng, trạng thái đơn hàng. Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ xử lý đơn hàng, thông tin về kho, cung cấp các báo cáo dữ liệu… Dữ liệu quản lý đơn bán hàng được tự động đồng bộ với các phân hệ khác trong ERP. 

4. Đơn đặt hàng của khách hàng

Đơn đặt hàng của khách trong phần mềm bán hàng ERP cung cấp vật liệu cho các mặt hàng cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định theo mức giá đã được thương lượng trước. Đơn hàng bao gồm có thể được sử dụng để tạo đơn hàng bán theo lịch giao hàng. Trên ERP, bạn hoàn toàn có thể quản lý tất cả các yếu tố liên quan đến đơn đặt hàng của khách, theo dõi tiến độ cụ thể. 

5. Đối tác bán hàng

Bất kỳ cá nhân hoặc công ty nào hỗ trợ bạn trong việc kinh doanh đều được coi là đối tác bán hàng. Họ còn được gọi là đối tác kênh, nhà phân phối, đại lý, đại diện, nhà bán lẻ, người bán lại, v.v. Thông thường, các đối tác bán hàng có tỷ lệ hoa hồng cụ thể (mà bạn có thể xác định trong hệ thống ERP). Khi chọn đối tác bán hàng trong các giao dịch, hoa hồng của họ sẽ tự động được tính toán dựa trên tổng giá trị ròng của giao dịch.Các hoạt động về đối tác bán hàng. Trên quản lý bán hàng ERP, hệ thống lưu trữ thông tin đối tác bán hàng, quản lý quy trình làm việc, quản lý hợp đồng, đánh giá hiệu quả…

6. Báo cáo bán hàng

Bạn có thể xem hiệu suất bán hàng của công ty mình, phân tích dữ liệu bán hàng theo các góc nhìn khác nhau để xem hiệu suất bán hàng.

• Báo cáo phân tích bán hàng: Bạn có thể phân tích các đơn hàng/hóa đơn bán hàng và so sánh giá trị/số lượng giữa các giai đoạn khác nhau dựa trên các tham số nhất định như khách hàng, nhóm khách hàng, mặt hàng, nhóm mặt hàng, lãnh thổ hoặc loại đơn hàng.
• Báo cáo phân tích đơn hàng bán: Báo cáo này cung cấp tình trạng thanh toán và giao hàng hiện tại cho tất cả các Đơn hàng bán đang hoạt động.

Để số hóa, tối ưu thời gian quản lý quy trình bán hàng trên, doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng ERPNext. Quản lý quy trình bán hàng trong ERPNext với khả năng tự động hóa cao, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả bán hàng và tăng doanh thu. Ngoài ra, quản lý quy trình bán hàng trên ERPNext còn có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Để có thể hiểu hơn lợi ích của phân hệ bán hàng trong ERPNext chúng ta sẽ xem qua ví dụ dưới đây.

Ví dụ: Chị Lan, nhân viên thuộc phòng mua hàng, có thể truy cập theo thời gian thực vào các đơn hàng bán và báo cáo mà không cần phải chuyển đổi giữa các bảng tính hoặc ứng dụng khác nhau. Nhờ đó, Chị Lan có thể lên kế hoạch mua nguyên liệu thô và tạo không gian kho lưu trữ phù hợp. Ngay cả nhóm sản xuất của công ty B cũng có thể lên kế hoạch sản xuất trước lịch trình dựa trên các đơn hàng bán và sẵn sàng giao hàng may mặc một cách hiệu quả.

Qua ví dụ trên nhấn mạnh hai lợi ích chính của việc sử dụng module bán hàng trong hệ thống ERPNext:

• Truy cập thông tin theo thời gian thực: Module bán hàng cung cấp cho tất cả các phòng ban có liên quan quyền truy cập tức thời vào dữ liệu bán hàng mới nhất. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết phải chuyển đổi giữa các bảng tính hoặc ứng dụng khác nhau để tìm kiếm thông tin.
• Cải thiện phối hợp giữa các phòng ban: Khi tất cả thông tin bán hàng đều có sẵn trong một hệ thống duy nhất, các phòng ban khác nhau (như mua hàng và sản xuất) có thể dễ dàng cộng tác và lập kế hoạch dựa trên nhu cầu thực tế. Trong ví dụ, Max (mua hàng) có thể lên kế hoạch mua nguyên liệu thô dựa trên các đơn hàng bán và Dex (sản xuất) có thể lên kế hoạch sản xuất dựa trên cùng một dữ liệu.

Nhờ cải thiện khả năng truy cập thông tin và phối hợp giữa các phòng ban, việc sử dụng module bán hàng trong hệ thống ERP có thể dẫn đến:

• Giảm thiểu lỗi: Quyết định mua hàng và sản xuất được đưa ra dựa trên dữ liệu chính xác và cập nhật, giúp giảm thiểu rủi ro sai sót.
• Tăng hiệu quả: Các phòng ban có thể phản ứng nhanh hơn với nhu cầu của khách hàng và hoàn thành công việc của họ hiệu quả hơn.
• Nâng cao năng suất: Loại bỏ sự cần thiết phải tìm kiếm thông tin và cải thiện giao tiếp giữa các phòng ban, từ đó nâng cao năng suất tổng thể của công ty.

Các xu hướng công nghệ mới nổi trong phần mềm bán hàng ERP 2025

Thị trường phần mềm bán hàng ERP đang chứng kiến sự hội nhập mạnh mẽ của các công nghệ tiên tiến, không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn mở ra những cơ hội mới để doanh nghiệp tăng trưởng doanh số và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nắm bắt những xu hướng sau đây là chìa khóa để lựa chọn giải pháp phù hợp cho tương lai:

1. Bán hàng Đa kênh (Omnichannel Sales) & Tích hợp liền mạch

Phần mềm bán hàng ERP thế hệ mới không chỉ dừng lại ở việc quản lý đơn hàng truyền thống mà còn tích hợp chặt chẽ với mọi kênh bán hàng hiện có: từ cửa hàng vật lý (POS), website thương mại điện tử, các sàn TMĐT lớn (Shopee, Lazada, Tiki), mạng xã hội (Facebook Shop, Zalo Business) đến các ứng dụng di động. Mục tiêu là tạo ra một luồng dữ liệu thống nhất, giúp quản lý tồn kho chính xác trên mọi kênh, đồng bộ thông tin khách hàng, và đảm bảo trải nghiệm mua sắm liền mạch cho người tiêu dùng.

Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp phân phối tại Việt Nam, việc tích hợp phần mềm bán hàng ERP với các giải pháp quản lý kênh phân phối (DMS) chuyên biệt là vô cùng cần thiết. MBW Digital là đơn vị tiên phong trong việc tích hợp MobiWork DMS dành riêng cho doanh nghiệp phân phối vào hệ thống ERPNext, mang đến khả năng quản lý đội ngũ sales thị trường, đơn hàng, tồn kho và công nợ một cách hiệu quả, minh bạch trên cùng một nền tảng. Bạn có thể xem thêm về giải pháp tích hợp này tại: https://erpnext.mbw.vn/tich-hop-mobiwork-dms/

2. AI & Machine Learning (ML) trong Dự báo và Cá nhân hóa bán hàng

Trí tuệ Nhân tạo và Học máy đang cách mạng hóa cách đội ngũ sales hoạt động. Phần mềm bán hàng ERP được tăng cường AI có thể phân tích dữ liệu bán hàng lịch sử, hành vi khách hàng, xu hướng thị trường để đưa ra dự báo doanh số chính xác hơn bao giờ hết. Đồng thời, AI còn giúp cá nhân hóa đề xuất sản phẩm cho từng khách hàng, xác định khách hàng tiềm năng có khả năng chuyển đổi cao nhất, và thậm chí gợi ý thời điểm tốt nhất để liên hệ, tối ưu hóa chiến lược bán hàng và marketing.

3. Tự động hóa Quy trình Bán hàng (Sales Process Automation – SPA)

Ngoài các tác vụ cơ bản, SPA trong phần mềm bán hàng ERP còn đi sâu hơn vào việc tự động hóa toàn bộ chuỗi công việc bán hàng phức tạp: từ việc tự động tạo báo giá dựa trên cấu hình sản phẩm, gửi email/tin nhắn theo dõi tự động cho khách hàng tiềm năng, đến việc phân công nhiệm vụ cho nhân viên sales dựa trên quy tắc. Điều này giải phóng đáng kể thời gian cho đội ngũ, giúp họ tập trung vào việc tương tác và xây dựng mối quan hệ.

4. Phân tích Dữ liệu Bán hàng Nâng Cao (Advanced Sales Analytics) & Business Intelligence (BI)

Phần mềm bán hàng ERP hiện đại không chỉ cung cấp các báo cáo cơ bản mà còn tích hợp các công cụ BI mạnh mẽ. Doanh nghiệp có thể phân tích hiệu suất bán hàng theo nhiều chiều (theo sản phẩm, nhân viên, khu vực, kênh, thời gian), xác định xu hướng tăng trưởng, phát hiện điểm nghẽn trong quy trình bán hàng và đo lường hiệu quả của từng chiến dịch. Dữ liệu trực quan hóa giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, chứ không phải cảm tính.

5. Mobile Sales & Truy cập Từ Xa

Với xu hướng làm việc linh hoạt, phần mềm bán hàng ERP cung cấp ứng dụng di động mạnh mẽ, cho phép nhân viên sales cập nhật thông tin khách hàng, tạo đơn hàng, kiểm tra tồn kho, xem báo cáo, và thậm chí phê duyệt giao dịch ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng mọi lúc, mọi nơi. Điều này đặc biệt hữu ích cho đội ngũ sales làm việc ngoài văn phòng, giúp họ phản ứng nhanh chóng với nhu cầu khách hàng.

Nắm bắt và tích hợp các xu hướng công nghệ này vào phần mềm bán hàng ERP không chỉ là một lợi thế cạnh tranh mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động bán hàng, tăng trưởng doanh số và thích nghi với sự thay đổi không ngừng của thị trường trong năm 2025.

Các câu hỏi thường gặp (FAQs) về phần mềm bán hàng ERP

Q1:  Phần mềm bán hàng ERP là gì và khác gì so với CRM thông thường?

Phần mềm bán hàng ERP là một phân hệ cốt lõi trong hệ thống ERP tổng thể, quản lý toàn bộ quy trình từ báo giá, đơn hàng, tồn kho đến giao hàng và hóa đơn, tích hợp sâu với kế toán, sản xuất. Trong khi đó, CRM (Customer Relationship Management) tập trung vào quản lý mối quan hệ khách hàng, tương tác và dịch vụ hậu mãi. Module bán hàng ERP bao gồm các chức năng CRM cơ bản nhưng với phạm vi quản lý nghiệp vụ bán hàng rộng hơn, tạo ra cái nhìn toàn diện về doanh thu và hoạt động.

Q2: Những lợi ích chính khi doanh nghiệp tôi triển khai phần mềm bán hàng ERP là gì?

Triển khai phần mềm bán hàng ERP mang lại nhiều lợi ích vượt trội: tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, cung cấp dữ liệu bán hàng theo thời gian thực, cải thiện khả năng dự báo doanh số, tăng cường hợp tác nội bộ giữa các phòng ban (sales, kho, kế toán), và tối ưu hóa quản lý toàn bộ vòng đời bán hàng trên một nền tảng duy nhất. Tất cả điều này giúp tăng hiệu suất và thúc đẩy tăng trưởng doanh số.

Q3: Phần mềm bán hàng ERP giúp quản lý tồn kho và giao hàng như thế nào?

Phần mềm bán hàng ERP tích hợp chặt chẽ với module quản lý kho. Khi có đơn hàng bán, hệ thống tự động kiểm tra số lượng tồn kho, tạo phiếu xuất kho và lên kế hoạch giao hàng. Điều này đảm bảo thông tin tồn kho luôn chính xác, tránh tình trạng bán “ảo” và giúp quá trình vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.

Q4: ERPNext có phải là lựa chọn tốt cho quản lý bán hàng của doanh nghiệp vừa và nhỏ không?

Có, ERPNext là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) muốn tối ưu hóa quy trình bán hàng. Là một phần mềm bán hàng ERP mã nguồn mở, ERPNext cung cấp đầy đủ các tính năng mạnh mẽ với chi phí tối ưu. Khả năng tùy biến cao và giao diện thân thiện giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi và điều chỉnh hệ thống phù hợp với nhu cầu riêng, đồng thời có thể mở rộng khi quy mô phát triển.

Q5: Làm thế nào để đo lường hiệu quả của việc sử dụng phần mềm bán hàng ERP?

Hiệu quả của phần mềm bán hàng ERP có thể được đo lường thông qua nhiều chỉ số (KPIs) như: tăng trưởng doanh số, giảm thiểu sai sót đơn hàng, rút ngắn chu kỳ bán hàng, cải thiện tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng, giảm chi phí vận hành, tăng mức độ hài lòng của khách hàng, và khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Các báo cáo phân tích tích hợp sẵn trong ERP sẽ giúp bạn theo dõi các chỉ số này một cách dễ dàng.

Q6: Việc tích hợp phần mềm bán hàng ERP với các kênh thương mại điện tử có quan trọng không?

Vô cùng quan trọng trong bối cảnh bán hàng đa kênh hiện nay. Việc tích hợp giúp đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng, đơn hàng, tồn kho và giá cả giữa hệ thống ERP nội bộ và các nền tảng thương mại điện tử (website, sàn TMĐT) một cách tự động. Điều này loại bỏ nhu cầu nhập liệu thủ công, giảm thiểu sai sót, đảm bảo tồn kho chính xác và mang lại trải nghiệm mua sắm liền mạch cho khách hàng trên mọi kênh.

Q7: MBW Digital hỗ trợ triển khai ERPNext cho phân hệ bán hàng như thế nào?

MBW Digital là đối tác triển khai ERPNext chính thức và duy nhất tại Việt Nam. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu, may đo và phát triển các tính năng phù hợp với quy trình bán hàng đặc thù của từng doanh nghiệp. Với kinh nghiệm triển khai thực tế, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp phần mềm bán hàng ERP hiệu quả, giúp bạn tối ưu hóa hoạt động, nâng cao năng suất đội ngũ sales và đạt được mục tiêu tăng trưởng doanh số bền vững.

Kết luận

Qua bài viết trên, doanh nghiệp có thể hiểu hơn về tầm quan trọng của phần mềm bán hàng trong hệ thống ERP và cách phần mềm ERP có thể giúp cải thiện giao tiếp nội bộ của công ty bạn. Doanh nghiệp cũng nắm bắt được những thông tin cơ bản bao gồm trên một mẫu đơn hàng tiêu chuẩn và các cách xử lý đơn hàng dễ dàng.

Bằng cách tận dụng phần mềm bán hàng ERP, doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình mua sắm, hợp lý hóa hoạt động và thúc đẩy mối quan hệ nhà cung cấp tốt hơn. ERPNext tiếp tục trao quyền cho các công ty bằng phần mềm giao diện thân thiện với người dùng và sở hữu chức năng mạnh mẽ, khiến ERPNext trở thành lựa chọn lý tưởng để quản lý bán hàng hiệu quả.

MBW Digital là đơn vị triển khai ERPNext chính thức và duy nhất tại thị trường Việt Nam. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay qua Zalo/Hotline: 0983 492 716