Giới thiệu

Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe đầy cạnh tranh, tối ưu hóa hoạt động là yếu tố quan trọng để đạt được thành công.  Aprazer Healthcare Pvt. Ltd., một thương hiệu lâu đời trong ngành dược phẩm, dưới sự điều hành của ông Simranjit – Giám đốc, đã từng gặp nhiều thách thức trong việc quản lý hoạt động kinh doanh với các hệ thống ERP truyền thống.

Ngành công nghiệp: Sản xuất dược phẩm

Các mô-đun triển khai:

• Kế toán
• Quản lý kho
• CRM
• Bán hàng
• Mua hàng

Thách thức

Trước khi chuyển sang ERPNext, Aprazer Healthcare đã thử nghiệm nhiều giải pháp ERP phổ biến như Zoho, Busy, Tally và thậm chí phát triển một hệ thống ERP tự thiết kế. Mỗi hệ thống này đều mang lại những ưu điểm ban đầu, nhưng không thể tránh khỏi những thách thức lớn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và yêu cầu những tính năng tùy chỉnh cao hơn.

Hệ thống cứng nhắc, thiếu linh hoạt:  Các giải pháp như Zoho và Busy tuy có thể quản lý cơ bản các hoạt động kinh doanh, nhưng khi Aprazer Healthcare cần các tính năng tùy chỉnh sâu hơn để phù hợp với quy trình sản xuất đặc thù trong ngành dược phẩm, các hệ thống này gặp khó khăn trong việc thích nghi. Mỗi lần cần thay đổi quy trình hoặc thêm các tính năng mới, việc tùy chỉnh thường mất rất nhiều thời gian và đòi hỏi chi phí cao, làm giảm khả năng linh hoạt trong vận hành.

Thiếu tích hợp đồng bộ giữa các bộ phận: Các hệ thống như Tally tập trung mạnh vào kế toán và tài chính nhưng lại thiếu sự tích hợp mạnh mẽ giữa các bộ phận khác như quản lý kho, bán hàng, và CRM. Điều này tạo ra các “kho dữ liệu biệt lập”, nơi thông tin không thể chia sẻ và đồng bộ kịp thời giữa các phòng ban, gây khó khăn cho việc quản lý tổng thể. Ví dụ, khi một đơn hàng được tạo trong bộ phận bán hàng, việc cập nhật tình trạng kho hàng không tự động xảy ra, dẫn đến sai sót trong quản lý tồn kho và thiếu hụt hàng hóa.

Chi phí cao và khó khăn trong tùy chỉnh: Mặc dù các hệ thống như Zoho hay Tally cung cấp nhiều tính năng, nhưng việc tùy chỉnh để phù hợp với các quy trình đặc thù của Aprazer Healthcare lại vô cùng phức tạp và tốn kém. Mỗi yêu cầu tùy chỉnh đều phải thông qua đội ngũ phát triển hoặc nhà cung cấp dịch vụ, khiến quá trình điều chỉnh trở nên chậm chạp và kéo dài. Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn khiến Aprazer gặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng nhanh chóng các thay đổi của thị trường dược phẩm đầy biến động.

Giới hạn trong việc mở rộng quy mô: Aprazer Healthcare, với nhu cầu mở rộng sản xuất và kinh doanh, nhận ra rằng các hệ thống cũ không đủ khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng. Các hệ thống như Busy và Tally được thiết kế chủ yếu cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, không thể xử lý khối lượng dữ liệu lớn hoặc cung cấp các tính năng nâng cao như quản lý sản xuất phức tạp, theo dõi hàng hóa theo lô và quản lý truy xuất nguồn gốc, vốn là những yêu cầu quan trọng trong ngành dược phẩm.

Bảo trì và nâng cấp phức tạp: Với hệ thống ERP tự phát triển, Aprazer gặp phải một vấn đề nghiêm trọng về bảo trì và nâng cấp. Mỗi khi cần cập nhật hoặc sửa lỗi, họ phải dựa vào đội ngũ phát triển nội bộ, điều này khiến quy trình trở nên tốn thời gian và thiếu tính linh hoạt. Các hệ thống cũ không có lộ trình phát triển rõ ràng, điều này làm hạn chế khả năng tiếp cận các tính năng mới, ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh của Aprazer Healthcare.

Khó khăn trong việc đào tạo và thích nghi: Mỗi hệ thống ERP khác nhau đều có giao diện và quy trình sử dụng riêng biệt, đòi hỏi nhân viên phải dành nhiều thời gian để làm quen và học cách sử dụng. Điều này không chỉ gây ra sự chậm trễ trong vận hành mà còn khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc duy trì hiệu suất công việc. Đặc biệt, các hệ thống phức tạp và khó sử dụng như hệ thống tự phát triển dẫn đến việc đào tạo nhân viên trở thành một gánh nặng lớn đối với doanh nghiệp.

Lợi ích

Quyết định chọn ERPNext đến từ quá trình đánh giá kỹ lưỡng các đối tác tiềm năng. ERPNext nổi bật nhờ vào một số yếu tố quan trọng:

Linh hoạt và dễ dàng tùy chỉnh

• ERPNext nổi bật với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, cho phép Aprazer Healthcare dễ dàng điều chỉnh các quy trình sản xuất và quản lý sao cho phù hợp với nhu cầu đặc thù của ngành dược phẩm. Không giống như các hệ thống ERP cứng nhắc trước đây, ERPNext cho phép doanh nghiệp tự cấu hình các mô-đun và tính năng mà không cần phụ thuộc quá nhiều vào đội ngũ phát triển, giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc tùy chỉnh.

Tích hợp toàn diện giữa các bộ phận

• Một trong những thế mạnh lớn nhất của ERPNext là khả năng tích hợp toàn diện, giúp Aprazer Healthcare kết nối liền mạch giữa các bộ phận như bán hàng, kế toán, quản lý kho, và CRM. Mọi thông tin được cập nhật đồng bộ và tự động, giúp loại bỏ tình trạng “kho dữ liệu biệt lập”, cải thiện quy trình làm việc và giảm thiểu sai sót trong quản lý tồn kho và chuỗi cung ứng.

Chi phí hợp lý và dễ dàng mở rộng

• So với các hệ thống ERP cũ có chi phí tùy chỉnh và duy trì cao, ERPNext mang lại giải pháp toàn diện với chi phí hợp lý hơn. Việc tùy chỉnh và nâng cấp các tính năng trên ERPNext diễn ra nhanh chóng và ít tốn kém, cho phép Aprazer Healthcare linh hoạt đáp ứng những thay đổi trong quy trình sản xuất và kinh doanh mà không lo ngại về chi phí phát sinh.

Khả năng mở rộng linh hoạt

• ERPNext được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của cả các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn. Khả năng mở rộng của hệ thống giúp Aprazer Healthcare dễ dàng xử lý khối lượng dữ liệu lớn và quản lý các quy trình phức tạp như theo dõi hàng hóa theo lô và truy xuất nguồn gốc, điều này vô cùng quan trọng trong ngành dược phẩm. Hệ thống cũng hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng mà không cần phải chuyển sang một giải pháp khác khi quy mô kinh doanh tăng trưởng.

Bảo trì dễ dàng và nâng cấp tự động

• Một ưu điểm nổi bật của ERPNext là khả năng cập nhật và bảo trì đơn giản. Không như hệ thống tự phát triển đòi hỏi phải có đội ngũ chuyên biệt để bảo trì, ERPNext cung cấp các bản nâng cấp tự động và liên tục, đảm bảo Aprazer Healthcare luôn được tiếp cận với những tính năng mới nhất mà không phải chịu gián đoạn trong vận hành.

Giao diện thân thiện và dễ đào tạo

• ERPNext có giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng, giúp quá trình đào tạo nhân viên nhanh chóng hơn so với các hệ thống cũ. Đội ngũ nhân viên của Aprazer Healthcare có thể làm quen với hệ thống mà không mất quá nhiều thời gian, giúp tăng năng suất làm việc và duy trì hiệu suất ổn định. Giao diện hiện đại và thân thiện của ERPNext cũng khuyến khích đội ngũ nhân viên áp dụng các phương pháp quản lý tối ưu và tuân thủ các quy trình tốt nhất.

Hiệu quả

Từ khi ERPNext được triển khai, Aprazer Healthcare đã thấy rõ sự cải thiện trong các hoạt động hàng ngày. Tiết kiệm đáng kể về thời gian và nguồn lực, hiệu suất hoạt động được nâng cao. Các tính năng hiện đại của ERPNext không chỉ giúp tinh giản quy trình làm việc mà còn tạo động lực cho đội ngũ nhân viên áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả nhất.

Ông Simranjit chia sẻ rằng, ông rất hài lòng với quyết định lựa chọn ERPNext. Sự tận tâm, trung thực, nỗ lực và thông minh của đội ngũ đã tạo nên sự tin cậy tuyệt đối trong quá trình triển khai ERP, và ông không ngần ngại khuyến nghị ERPNext cho những doanh nghiệp khác.