Bài viết dưới đây dựa trên quan điểm của Ambareen Shaikh – thành viên của Frappe khi thảo luận với khách hàng và nắm bắt được vấn đề mà Multicolor gặp phải khi sử dụng SAP và quá trình doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng ERPNext.

Sau khi sử dụng SAP được 12 năm, Multicolor đã chuyển đổi thành công sang ERPNext. Dưới đây là một cái nhìn sơ lược về hành trình sử dụng ERP của họ.

Lịch sử hình thành Multicolor Steels

Multicolor Steels là một trong những công ty chuyên sản xuất và cung cấp các công trình xây dựng tiền chế. Các công trình này được chế tạo và lắp đặt theo bản vẽ kiến trúc và các thông số kỹ thuật đã được chỉ định sẵn. Quá trình tạo nên công trình tiền chế hoàn chỉnh bao gồm 2 giai đoạn chính: Thiết kế, gia công các cấu kiện (những bộ phận riêng lẻ của một công trình như cột, dầm, sàn,…) và lắp dựng tại công trình.

Một số loại công trình tiền chế mà Multicolor Steels có thể cung cấp như:

• Công trình thép tiền chế: Loại công trình được xây dựng bằng các cấu kiện thép được sản xuất sẵn tại nhà máy. Các cấu kiện này được vận chuyển đến công trường và lắp ghép lại với nhau.
• Tấm lợp & tấm ốp tường bằng kim loại: Đây là loại tấm được làm bằng kim loại, thường là thép hoặc nhôm. Tấm lợp được sử dụng để lợp mái, còn tấm ốp tường được sử dụng để ốp tường.
• Mặt sàn thép: Loại sàn được làm bằng thép. Mặt sàn thép có thể được sử dụng cho nhiều loại công trình khác nhau, từ nhà ở đến nhà xưởng, trung tâm thương mại.
• Tấm pano cách nhiệt: Đây là loại tấm được sử dụng để cách nhiệt cho công trình, được làm bằng nhiều vật liệu khác nhau, chẳng hạn như thép, nhôm, bê tông cốt thép.
• Nhà di động: Loại nhà được xây dựng sẵn tại nhà máy và vận chuyển đến công trường để lắp đặt. Nhà di động thường được sử dụng cho các mục đích tạm thời, chẳng hạn như nhà ở cho công nhân xây dựng, nhà ở cho nhân viên cứu hộ,…

Multicolor nằm ở trung tâm Delhi và đơn vị sản xuất có trụ sở tại Haryana. Họ hoạt động trên khắp Ấn Độ và được đăng ký tại 16 tiểu bang để thực hiện các dự án xây dựng. Họ có đội ngũ nhân viên đông đảo với 1500 thành viên, trong đó hơn 500 người là nhân viên chính thức và hơn 1000 lao động theo hợp đồng.

Rajesh Gupta – Người sáng lập & Giám đốc điều hành(bên trái), Dipane Gupta – Giám đốc tại Multicolor Steels(bên phải)

Sau khi hoàn thành các chương trình học cấp cao tại Pune và Mumbai, Dipane (Giám đốc trẻ nhất của Multicolor Steels, người thay thế ông Rajesh Gupta) tham gia vào công việc kinh doanh của gia đình ở Delhi. Dipane bắt đầu làm việc với vị trí thực tập sinh dưới sự hướng dẫn của một kế toán để có thể hiểu được quy trình làm việc tại Multicolor. Hiện tại, anh ấy đang đảm nhận trọng trách quản lý các hoạt động của công ty bao gồm quản lý dự án, tuyển dụng, phát triển kinh doanh.

Đọc thêm: Khám phá giải pháp quản trị nhân sự toàn diện – Frappe HR

Tầm quan trọng của giải pháp ERP đối với Multicolor 

Một tòa nhà tiền chế sẽ có nhiều thành phần đòi hỏi phải theo dõi ở nhiều cấp độ hoạt động khác nhau. Multicolor cung cấp các giải pháp toàn diện vì thế họ yêu cầu một hệ thống ERP có thể đảm nhiệm nhiều hoạt động vận hành, theo dõi và ghi lại tiến trình cũng như tích hợp nó với tất cả các hoạt động kinh doanh như mua hàng, bán hàng, kế toán, sản xuất, dự án,..

Nhiều năm trước, cha của Dipane đã tìm ra một giải pháp ERP khá hấp dẫn và mới mẻ đối với Multicolor, khi họ đang sử dụng hệ thống kế toán cũ để theo dõi và cập nhật. Ông ấy đã có bước tiến mạnh mẽ và táo bạo khi triển khai và sử dụng thành công hệ thống ERP trong 12 năm, họ đã sử dụng SAP.

Tuy nhiên, thời gian trôi qua, công nghệ có nhiều sự phát triển và thay đổi. Doanh nghiệp đặt kỳ vọng nhiều hơn về hệ thống ERP có khả năng thích ứng nhanh chóng với các quy trình mới và thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Hệ thống ERP hiện tại của SAP gặp nhiều hạn chế trong việc tích hợp và xử lý thông tin, dẫn đến việc không thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu kinh doanh. Vì lẽ đó, doanh nghiệp quyết định triển khai một hệ thống ERP mới trong tổ chức của họ để đảm bảo rằng họ có một giải pháp hiện đại, linh hoạt và có khả năng thích ứng với những thách thức và cơ hội mới.

Nếu quy mô doanh nghiệp của bạn nhỏ, bạn đang tìm hiểu hệ thống ERP phù hợp, gợi ý bạn tham khảo nội dung: ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ: Giải pháp hợp lý để tăng trưởng

Hành trình tìm hiểu giải pháp ERPNext

Thời điểm dịch bệnh Covid-19 diễn ra, chính phủ cho phong tỏa các tòa nhà khiến các công việc xây dựng bị đình trệ. Tuy nhiên, Multicolor đã được chính phủ cho phép xây dựng một số tòa nhà đặc biệt. Sau đó, họ đã mở nhà máy và hoạt động với 50% công suất. Mặc dù doanh thu giảm và hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng nghiêm trọng nhưng Multicolor chưa bao giờ sa thải bất kỳ ai.

Cơ duyên biết đến ERPNext có thể nói đến giai đoạn giãn cách xã hội, Dipane có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ xem cái mà Multicolor đang làm và thay đổi nào là cần thiết đối với hệ thống. Anh ấy có nhiều thời gian để nghiên cứu và đó là lúc anh ấy tình cờ tìm thấy trang web ERPNext. Để kiểm tra tính chất đáng tin cậy của hệ thống, anh tải xuống hai hệ thống ERP khác nhau và tiến hành kiểm tra chạy thử trong vài tháng để theo dõi hiệu suất của chúng.

Đó là một hành trình nghiên cứu không có hướng đi rõ ràng, tuy nhiên, kết quả là Multicolor quyết định tham gia với nhóm Frappe.

Tìm hiểu chi tiết các phân hệ tính năng và giao diện thực tế của hệ thống ERPNext: Lý do ERPNext phù hợp triển khai cho doanh nghiệp Việt Nam.

Chuyển đổi từ SAP sang ERPNext

Một trong những lý do chính mà Multicolor chọn ERPNext là do tính mã nguồn mở và khả năng tùy chỉnh đơn giản của nó. Họ bị thu hút bởi sự đơn giản của sản phẩm. Dipane tin rằng phần mềm mã nguồn mở tạo ra sự tin tưởng cho những chủ doanh nghiệp nhỏ vì chi phí thấp.

Với ERPNext, Dipane cảm thấy rằng không cần đầu tư quá nhiều vào giai đoạn ban đầu, anh có thể thử nghiệm và nếu không thành công, công ty có thể quay lại với phần mềm cũ bất cứ lúc nào. Multicolor bắt đầu chạy cả hai hệ thống ERP đó là SAP và ERPNext song song trong 1 năm dưới dạng thử nghiệm. Ban lãnh đạo Multicolor nghĩ rằng luồng công việc kinh doanh không nên bị ảnh hưởng nếu một trong hai giải pháp thất bại. Dó đó, họ đã đưa ra một quyết định mạo hiểm và tiến hành quá trình triển khai.

Multicolor đã tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức của đội ngũ lao động. Sự hỗ trợ nhiệt tình của đội ngũ support của Frappe consulting đem đến cho Multicolor một trải nghiệm vô cùng hài lòng. Đặc biệt là Atul, Dipen Amit hay Faraz từ bộ phận bán hàng của Frappe.

Với hệ thống ERP của SAP, có một số hạn chế như sau:

• Trải nghiệm người dùng và màn hình phức tạp và khó sử dụng
• Khi muốn thay đổi hay tùy chỉnh một số tính năng của hệ thống, có chi phí không rõ ràng đi kèm, có thể làm tăng tổng chi phí sử dụng và duy trì hệ thống.

Trong khi với ERPNext, Multicolor có thể: 

• Tùy chỉnh thay đổi: ERPNext cho phép người dùng thực hiện những điều chỉnh nhỏ mà không cần sự hỗ trợ từ bên ngoại, nhờ vào tính đơn giản của phần mềm và giao diện người dùng thân thiện.

• Đội ngũ chuyên gia tư vấn: Nếu có những điều chỉnh lớn hoặc phức tạp, có các chuyên gia tư vấn sẵn sàng hỗ trợ. Sự đáp ứng nhanh chóng của họ được đánh giá cao, có thể hiểu là họ có khả năng nhanh chóng và hiệu quả giải quyết vấn đề hay yêu cầu từ người sử dụng.

“MBW là đối tác chính thức và duy nhất triển khai ERPNext tại thị trường Việt Nam. Chúng tôi có khả năng may đo, phát triển thêm các tính năng phù hợp với nhu cầu, mô hình vận hành của doanh nghiệp”

Hiện tại, Multicolor đang sử dụng các mô-đun như Mua hàng, Bán hàng, Kế toán và Sản xuất của ERPNext. Multicolor đang có kế hoạch tích hợp các module mới (HR, Dự án, CRM) vào hệ thống hiện tại giúp thông tin và quy trình làm việc giữa các module sẽ được liên kết và tương tác một cách liền mạch, giúp tối ưu hóa quy trình công việc và quản lý toàn diện hơn.

Multicolor đang xem xét việc sử dụng module trang web trong tương lai, hỗ trợ xây dựng và quản lý trang web để tương tác với khách hàng và nhà cung cấp, cung cấp thông tin và dịch vụ một cách hiệu quả và có tổ chức.

“Bạn không thể dạy một con cá trèo cây”

Một số chuyên gia tư vấn đã yêu cầu Multicolor điều chỉnh quy trình kinh doanh để phù hợp với tần suất của ERP, nhưng Dipane và đội ngũ của anh ấy cảm thấy rằng họ không cần phải thay đổi cách làm của họ để phù hợp với hệ thống, “Chúng tôi không ở đây vì ERP mà ERP ở đây vì chúng tôi” – Dipane cho hay. Có lẽ chính vì thế, Dipane đánh giá cao giải pháp ERPNext: “Không có phần mềm nào là hoàn hảo, giải pháp ERP nào cũng sẽ có ưu điểm và hạn chế của mình, tuy nhiên ERPNext có khả năng thích ứng với nhu cầu và thay đổi ngày càng tăng của khách hàng.”

Dipane đã trò chuyện với nhiều đối tác và khách hàng để hiểu họ thích nhất điều gì ở giải pháp ERPNext. Lý do được nhiều người thích nhất đó là khả năng tùy chỉnh, người dùng có thể chủ động thực hiện tùy chỉnh nhỏ và được hỗ trợ trực tiếp khi có các tùy chỉnh lớn. 

Ngoài ra, ERPNext đã giúp Multicolor giải quyết những khía cạnh phức tạp liên quan đến tích hợp với các hệ thống khác và sử dụng thông tin từ bảng tính Google một cách thuận lợi và hiệu quả, làm cho quá trình truyền thông và chia sẻ dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

Đọc thêm: Odoo với ERPNext: Giải pháp ERP nào phù hợp cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2024?

Kết luận

ERPNext đóng một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa các quy trình cho Multicolor. Chúng tôi mang lại những lợi ích của phần mềm mã nguồn mở và đồng thời, chúng tôi là những người hỗ trợ hiệu quả cho đội ngũ của doanh nghiệp. Sau khi triển khai thành công ERPNext tại Multicolor, Dipane tự tin rằng giải pháp này có thể giúp nhiều công ty khác như công ty của anh ấy và anh ấy nhìn thấy cơ hội trở thành đối tác của ERPNext trong tương lai gần. Anh ấy cũng đã tổ chức một buổi buổi hội thảo để chia sẻ thông tin và kiến thức cho đồng nghiệp, những thành viên quan tâm đến lĩnh vực hoạt động của Multicolor và triển khai ERPNext.

Điều này khiến chúng tôi tự hào khi được làm việc với khách hàng như Multicolor Steels và chúng tôi hy vọng sẽ hợp tác với họ trong hành trình kinh doanh trong thời gian tới.