ERP và DMS đóng vai trò công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp phân phối nâng cao hiệu quả hoạt động và gia tăng lợi nhuận. Trong khi DMS tập trung quản lý hoạt động phân phối hàng hóa trên kênh truyền thống GT, ERP mang đến cái nhìn toàn diện, kết nối mọi phòng ban, kết nối xuyên suốt chuỗi cung ứng, cung cấp bức tranh tổng thể về doanh nghiệp. 

Nhiều bài viết đã phân biệt chi tiết về mục đích, đối tượng, tính năng, quy mô và cách áp dụng của hai phần mềm này. Bạn có thể tham khảo tại: https://mobiwork.vn/phan-biet-phan-mem-dms-va-phan-mem-erp/ 

Tuy nhiên, để giúp bạn hình dung rõ hơn bài viết này sẽ phân tích chi tiết quy trình vận hành của từng giải pháp trong mô hình hoạt động của doanh nghiệp phân phối tại Việt Nam, chỉ ra ERP hoạt động ở khâu nào và DMS đảm nhiệm khâu nào?

Quản lý chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng là một trong các yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh của một doanh nghiệp so với đối thủ cùng ngành. Mô hình chuỗi cung ứng của doanh nghiệp phân phối có thể thay đổi tùy theo ngành hàng, quy mô và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Nhìn chung, mô hình này thường bao gồm các giai đoạn chính sau:

Điểm mạnh của ERP: Phân tích dựa vào mô hình chuỗi cung ứng trên, có thể thấy ERP được ví như bộ não thông minh, điều phối mọi hoạt động trong chuỗi cung ứng, từ khâu mua hàng, sản xuất, kho vận đến bán hàng và hỗ trợ khách hàng. Đối với hoạt động bán hàng, ERP hỗ trợ quản lý bán hàng đa kênh như qua kênh bán lẻ (hệ thống POS); kênh Website; Kênh Ecommerce. 

Điểm khuyết thiếu: Tuy nhiên, trên thực tế tại thị trường Việt Nam với các doanh nghiệp phân phối, kênh bán hàng truyền thống (GT/MT/OTC/On trade/ Off Trade….) – thông qua các cửa hàng đại lý chiếm tới 70 – 80% doanh số bán hàng. Tất cả các chiến dịch bán hàng, hoạt động quản trị nhân sự, đánh giá thị trường của doanh nghiệp đều chủ yếu phục vụ kênh GT.  → Các giải pháp ERP hiện tại chưa đáp ứng được bài toán quản lý kênh phân phối truyền thống

Trong khi đó, DMS là phần mềm quản lý kênh phân phối, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát Sell in, Sell out. Mặc dù chỉ kiểm soát 1 phần trong quản trị doanh nghiệp, tuy nhiên lại là khâu then chốt. Chính vì vậy, DMS vẫn luôn được coi là cánh tay nối dài của phần mềm ERP, bổ sung phần khuyết thiếu của nền tảng này tại thị trường Việt Nam.

Quản trị nhân sự 

Điểm mạnh: Phân hệ HR của ERP thường có khả năng quản lý toàn diện mọi vấn đề về nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm: thông tin nhân viên, quá trình tuyển dụng, thời gian làm việc, ca kip, nghỉ phép, chi tiêu, bảng công, tiền lương, phúc lợi, hiệu suất… Dữ liệu nhân sự thường có sự kết nối theo một vòng đời, từ lúc tuyển dụng cho đến khi rời khỏi công ty.

Điểm khuyết thiếu: Với mô hình của doanh nghiệp phân phối, tồn tại những đội nhóm nhân sự đặc thù với nghiệp vụ riêng biệt như:

• Đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường: Thực hiện hoạt động chăm sóc các đại lý, điểm bán
• Đội ngũ nhân viên bán hàng tại cửa hàng
• Đội ngũ nhân viên khác tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh, ví dụ giao hàng chặng cuối, bảo trì – bảo dưỡng với mảng dịch vụ….

Giải pháp ERP thường chưa có khả năng quản lý chuyên sâu với nhóm Front Office này, thiếu các ứng dụng phù hợp với nghiệp vụ của nhân viên, hoặc chưa xử lý được các bài toán đặc thù. Ví dụ: Doanh nghiệp phân phối quan tâm đến việc tối ưu và quản lý tuyến bán hàng của đội ngũ Sales thị trường, tuy nhiên điều này rất khó đáp ứng được trên ERP. 

DMS là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp phân phối quản lý đội ngũ Sales thị trường. Dữ liệu được thu thập bởi DMS sẽ là cơ sở để ERP quản lý đồng bộ công lương, KPIs của đội ngũ nhân viên ngoài thị trường.

Đến mỗi kỳ tính lương, hệ thống sẽ tự động tổng hợp dữ liệu KPI và gửi về bộ phận kế toán. Dựa trên dữ liệu này, bộ phận kế toán sẽ tính toán lương KPI, cộng với lương cơ bản và các khoản phụ cấp khác để ra được tổng thu nhập cho nhân viên sales ngoài thị trường.

Do đặc thù công việc, ngoài lương cơ bản, họ còn được hưởng thêm lương theo chỉ tiêu hiệu quả công việc (KPI) và các khoản phụ cấp (xăng xe, tiền di chuyển, ăn uống,…). 

Tham khảo bài viết: Giải pháp ERP phân phối, chuyên sâu, có phân hệ DMS: X2 hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp

Kết quả là ….

Trên thực tế, không có giải pháp ERP hoặc DMS nào có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý phân phối khiến doanh nghiệp phân phối rơi vào thế khó. Nếu doanh nghiệp phân phối đồng thời ứng dụng cả hai giải pháp ERP và DMS riêng biệt, sẽ gặp một số vấn đề như:

• Dữ liệu rời rạc: Việc sử dụng hai hệ thống riêng biệt dẫn đến tình trạng dữ liệu bị phân tán, gây khó khăn cho việc theo dõi và phân tích thông tin tổng thể.
• Tốn chi phí và thời gian: Doanh nghiệp phải chi trả chi phí cho hai phần mềm riêng biệt, đồng thời phải đầu tư thêm cho việc tích hợp và bảo trì hệ thống.
• Không sử dụng triệt để các tính năng: DN phân phối chỉ sử dụng một phần nhỏ hoặc chưa tối ưu hóa toàn bộ tiềm năng của các tính năng có sẵn trong phần mềm ERP và DMS dẫn đến tình trạng lãng phí nguồn lực đầu tư, hạn chế hiệu quả quản lý và vận hành, và bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Là quản lý doanh nghiệp phân phối, cần triển khai cả phần mềm ERP và DMS để giải quyết những vấn đề trên, chúng tôi gợi ý bạn tham khảo ERPNext phân phối – giải pháp 2 trong 1 (DMS trong ERP). 

ERPNext – Giải pháp ALL IN ONE với sự kết hợp giữa ERP và DMS

ERPNext giúp doanh nghiệp kết nối toàn bộ chuỗi cung ứng từ khâu mua hàng, sản xuất, tồn kho cho đến việc bán hàng đến đại lý, điểm bán và người dùng cuối. Dựa trên nền tảng ERPNEXT, MBW Digital phát triển thêm phân hệ DMS giúp doanh nghiệp quản lý kênh phân phối toàn diện, giúp kết nối hiệu quả đội ngũ bán hàng, văn phòng và bộ phận sản xuất. 

Để hiểu rõ điểm nổi bật của giải pháp All in one ERPNext với DMS hay ERP, dưới đây là bảng so sánh chi tiết các nghiệp vụ quản lý của 3 giải pháp… 

ERPNext là giải pháp ERP dành cho nhóm doanh nghiệp sản xuất/thương mại, có hoạt động phân phối qua kênh GT/MT hay đa kênh. Với hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp phần mềm chuyên sâu cho lĩnh vực phân phối với gần 2500 khách hàng và hàng nghìn khách hàng thuộc mọi ngành nghề phân phối, MBW Digital có thể chẩn đoán và tư vấn ứng dụng ERPNext phù hợp với mô hình phát triển của doanh nghiệp phân phối.

Một số điểm vượt trội của giải pháp ERPNext

• Cung cấp phân hệ DMS trên ERP, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động bán hàng trên kênh phân phối truyền thống(GT/OTC…)phân tuyến bán hàng, giám sát đội Sales thị trường thay vì sử dụng 1 phần mềm DMS riêng biệt.
• Quản lý trưng bày sản phẩm bằng AI: Từ hình ảnh nhân viên Sales và Audit gửi về, ERPNext hỗ trợ nhận diện và đếm số lượng sản phẩm nhờ công nghệ AI và học máy. Đồng thời, giải pháp tự động chấm điểm “Đạt/ Không đạt” dựa trên tiêu chí trưng bày của doanh nghiệp.

• APP bán hàng SFA dành riêng cho đội ngũ Sales: Hỗ trợ chuẩn hóa quy trình chăm sóc đại lý, tối ưu cung đường, tuyến bán hàng, phụ trách cũng như đặt hàng trực tuyến.

• APP nhân sự dành cho nhóm nhân sự riêng biệt: Cung cấp ứng dụng dành cho đội ngũ nhân sự cửa hàng bán lẻ MBW SFC, ứng dụng dành cho đội ngũ nhân viên Audit – MBW Audit và ứng dụng dành cho nhân viên văn phòng MBW ESS.

• Dữ liệu tiềm năng thị trường phân phối: Cung cấp các dữ liệu nhân khẩu học, dữ liệu điểm quan tâm, dữ liệu tiềm năng để DN phân phối lên kế hoạch bán hàng.

• Dịch vụ phân tích dữ liệu và báo cáo BI: Phân tích và xử lý dữ liệu kinh doanh và hỗ trợ xây dựng các Dashboard chuyên sâu phục vụ cho từng nhóm đối tượng trong doanh nghiệp.

Để được tư vấn 1-1 về ERPNext dành cho lĩnh vực phân phối, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến hotline: 090 150 8000 hoặc đăng ký nhận tài liệu và trải nghiệm demo miễn phí ERPNext phân phối qua form đăng ký bên dưới.