Ngày 24/11/2025, MBW Digital và Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hoa Thi chính thức khởi động dự án Giải pháp quản trị tổng thể MBW Next dành cho doanh nghiệp Thương mại Vật liệu xây dựng. Dự án được xem là một bước ngoặt trong hành trình số hóa của Tôn Hoa Thi từ mô hình vận hành dựa nhiều vào Excel và phần mềm đơn lẻ, chuyển sang một nền tảng thống nhất quản lý toàn bộ chuỗi Mua – Kho – Bán – Nhân sự – Tài chính kế toán – Sản xuất, đồng thời nâng cấp tùy chỉnh tính năng đáp ứng đặc thù của ngành Vật liệu xây dựng nói chung và Tôn Hoa Thi nói riêng. 

Đây là một minh chứng cho việc các doanh nghiệp ngành vật liệu xây dựng, vốn nhiều đặc thù phức tạp về đơn vị tính, gia công và công nợ, hoàn toàn có thể tổ chức và điều hành bài bản trên một hệ thống ERP hiện đại, chi phí hợp lý, từ đó thúc đẩy tăng trưởng trong dài hạn.

Thông tin về dự án

• Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hoa Thi
• Thương hiệu: Nhà máy cán Tôn Hoa Thi
• Lĩnh vực: Thương mại – Sản xuất – Kinh doanh Vật liệu xây dựng
• Địa bàn hoạt động chính: Gia Lai và các tỉnh lân cận
• Giải pháp sử dụng: MBW Next
• Thời gian khởi động: 24/11/2025
• Phân hệ triển khai: Mua hàng – Kho – Bán hàng – Nhân sự – Tài chính kế toán – Sản xuất

1. Về Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hoa Thi

Tôn Hoa Thi là doanh nghiệp chuyên kinh doanh Vật liệu xây dựng (tôn, sắt,…) tại Gia Lai, nhà phân phối chính của Tôn Hoa Sen, tập trung vào kênh bán sỉ B2B cho hệ thống đại lý, cửa hàng vật liệu xây dựng và các công trình trong khu vực Tây Nguyên.

Doanh nghiệp vận hành theo mô hình nhập cuộn tôn, sắt thô về nhà máy, sau đó cán – cắt – uốn – gia công bổ sung theo yêu cầu trước khi xuất bán. Danh mục sản phẩm bao gồm các dòng tôn lợp, sắt và phụ kiện với nhiều độ dày, kích thước, màu sắc, đơn vị tính khác nhau, phục vụ đa dạng nhu cầu từ nhà dân đến nhà xưởng và công trình hạ tầng.

Trước đây, việc quản lý mua – kho – bán – công nợ của Tôn Hoa Thi chủ yếu dựa trên phần mềm đơn lẻ và bảng tính Excel. Khi quy mô mở rộng, số lượng chứng từ tăng nhanh, hàng hóa đa quy cách và bài toán gia công từ hàng thô sang thành phẩm, chiết khấu – hoa hồng nhiều tầng, hạn thanh toán khác nhau cho từng nhóm đại lý bắt đầu trở nên khó kiểm soát nếu chỉ dựa trên công cụ thủ công.

Từ thực tế đó, Ban lãnh đạo Tôn Hoa Thi xác định cần một nền tảng quản trị tổng thể đóng vai trò “xương sống” vận hành, đủ linh hoạt để bám sát đặc thù ngành vật liệu xây dựng, đồng thời đủ chuẩn chỉnh cho việc mở rộng quy mô và quản trị dài hạn. Và MBW Next chính là câu trả lời mà Tôn Hoa Thi đang tìm kiếm. 

2. Giải pháp quản trị tổng thể MBW Next – Lời giải cho Tôn Hoa Thi

Nhằm số hóa toàn diện hoạt động vận hành – kinh doanh, Tôn Hoa Thi đã quyết định áp dụng phần mềm MBW Next vào công tác quản trị – điều hành chung và quản lý bán hàng. 

Cụ thể, Tôn Hoa Thi đã triển khai toàn bộ các module cốt lõi trên MBW Next gồm: Mua – Kho – Bán hàng – Tài chính kế toán – Sản xuất (Gia công) – Nhân sự, đồng thời bổ sung một số tùy chỉnh chuyên sâu cho ngành vật liệu xây dựng.

2.1 Tối ưu quy trình Mua hàng – Theo dõi từ đơn mua đến hàng đang về

• Quản lý khối lượng, số lượng thực tế nhập kho theo hoạt động kiểm/ cân tại nhà máy.
• Tự động tính toán hàng tiền, thuế phí phải trả trên khối lượng thực tế
• Tự động tính tồn dự kiến (Projected Qty) từ tồn kho thực tế + hàng trên đơn mua chưa về – hàng đã giữ chỗ cho đơn bán.
• Ghi nhận đầy đủ nghiệp vụ thanh toán và công nợ NCC theo hóa đơn mua, kể cả khi hàng vẫn đang ở trạng thái đang về hoặc ký gửi.

2.2 Kiểm soát Kho – Quản lý UOM, hàng thô & thành phẩm

Tại kho, MBW Next đóng vai trò “trung tâm dữ liệu” cho hàng hóa tôn – sắt:

• Tạo và quản lý chi tiết danh mục vật tư – hàng hóa, lô hàng, đơn vị tính, giá vốn, vị trí lưu kho, các hoạt động chuyển kho nội bộ  
• Tự động chuyển đối đơn vị tính khi xuất bán (vd nhập mét nhưng xuất bán cây)
• Ghi nhận quá trình cắt, cán, đóng gói từ cuộn tôn thô sang thành phẩm theo quy cách khách yêu cầu 
• Tính toán giá thành sản phẩm gia công bao gồm giá nguyên vật liệu cộng thêm chi phí gia công trên từng sản phẩm 
• Cấu hình các mức tồn kho tối thiểu cho từng loại mặt hàng và cảnh báo tự động khi chạm ngưỡng 
• Báo cáo thống kê số lượng hàng đặt/ số lượng tồn/ khách đặt,… đáp ứng nhu cầu theo dõi hàng hóa, tồn kho thời gian thực

2.3 Tối ưu quy trình Bán hàng – Quản lý chiết khấu, hoa hồng

• Kế toán duyệt đơn trên MBW Next, hệ thống tự động sinh Phiếu xuất kho (Delivery Note) và Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice), đồng thời tạo phiếu thanh toán cho các trường hợp khách trả tiền ngay.
• Hệ thống hỗ trợ quản lý đơn hàng cắt theo quy cách khách yêu cầu, đảm bảo thông tin yêu cầu cắt hàng được ghi nhận rõ ràng để phục vụ khâu gia công.
• Số hóa quy trình bán hàng kiêm vận đơn phụ thuộc vào tiến độ sản xuất thực tế, theo dõi giao hàng nhiều đợt và thanh toán trên từng lần giao hàng
• Quản lý chính sách hoa hồng linh hoạt:
  • Hoa hồng cho nhân viên bán hàng theo doanh số từng đơn.
  • Hoa hồng cho đơn vị vận tải dựa trên giá trị đơn hàng và các đối tác liên quan.
  • Hoa hồng cho đối tác bán hàng
• Quản lý hợp đồng mua bán dài hạn, số lượng, đơn giá, thanh toán theo điều khoản của từng thời kỳ

2.4 Theo dõi Tài chính – Kế toán – Chuẩn hóa sổ sách, quản lý công nợ

• Tự động hạch toán từ các chứng từ: Hóa đơn mua hàng, Hóa đơn bán hàng, Phiếu nhập – xuất kho, giảm tối đa thao tác nhập liệu lại cho kế toán theo chuẩn TT99. 
• Cung cấp các báo cáo công nợ, hỗ trợ cảnh báo khi khách hàng đến hạn hoặc quá hạn thanh toán.
• Cấu hình mẫu in Phiếu xuất kho gửi khách hàng theo từng hóa đơn
• Cấu hình mẫu in Giấy đề nghị thanh toán theo hóa đơn/ theo thời gian… gửi cho khách hàng trực tiếp trên phần mềm 
• Theo dõi báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính,… theo chuẩn Kế toán 

2.5 Số hóa quy trình gia công vật liệu xây dựng

• Ghi nhận quy trình gia công sản phẩm từ cuộn tôn, sắt thô sang thành phẩm theo từng quy cách khách đặt qua tính năng Repack trên MBW Next.
• Giúp truy vết được nguồn gốc nguyên liệu, hỗ trợ kiểm soát hao hụt và tối ưu quy trình sản xuất.

2.6 Quản lý tập trung thông tin Nhân sự

• Quản lý chi tiết thông tin nhân viên như dữ liệu cá nhân, thông tin liên hệ, hợp đồng lao động, chức danh – phòng ban, hồ sơ lương, quá trình công tác, kỹ năng – chứng chỉ
• Cho phép cấu hình chính sách lương – thưởng – hoa hồng theo từng đối tượng, đảm bảo minh bạch giữa hiệu quả công việc và thu nhập.

Ngoài ra, mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc thù vận hành riêng, “một mẫu chung” thường không bao phủ hết đặc thù của từng doanh nghiệp (tuyến bán hàng, kho, công nợ, CTKM, báo cáo quản trị…). Do đó, MBW Digital đã hỗ trợ tinh chỉnh MBW Next theo quy trình và dữ liệu của Tôn Hoa Thi, để mở rộng thêm các chức năng/luồng xử lý theo các yêu cầu cụ thể.

Tóm lại, dự án triển khai MBW Next tại Tôn Hoa Thi là bước chuyển quan trọng từ mô hình quản lý rời rạc (Excel và phần mềm đơn lẻ) sang một nền tảng quản trị thống nhất, bao phủ xuyên suốt chuỗi Mua – Kho – Bán – Sản xuất – Nhân sự – Tài chính kế toán. Với đặc thù ngành vật liệu xây dựng (đa đơn vị tính, gia công từ hàng thô sang thành phẩm, hoa hồng nhiều tầng, công nợ theo hạn mức/điều khoản), việc triển khai không chỉ đơn giản là đưa phần mềm vào dùng ngay, mà còn là bài toán phân tích – nâng cấp, lập trình bổ sung tính năng đáp ứng 100% quy trình và đặc thù riêng của doanh nghiệp. Đảm bảo Tôn Hoa Thi có thể ứng dụng triệt để phần mềm nhằm chuẩn hóa quy trình, hợp nhất dữ liệu và kiểm soát vận hành theo thực tế.

Đọc thêm về dự án: Tôn Hoa Thi chuẩn hóa chuỗi Mua – Kho – Bán – Kế toán với MBW Next 

3. Giới thiệu phiên bản ERPNext Việt Nam Localization – MBW Next

ERPNext – phần mềm ERP mã nguồn mở hàng đầu thế giới của Frappe (Ấn Độ) được cung cấp bởi MBW Digital – đối tác triển khai chính thức tại Việt Nam. Tuy nhiên, nhận thấy phiên bản ERPNext nguyên bản còn tồn tại những rào cản về ngôn ngữ, văn hóa nghiệp vụ và đặc biệt là các quy định pháp lý nội địa, MBW Digital đã đầu tư nghiên cứu để tinh chỉnh hệ thống này trở thành một giải pháp ERP thuần Việt. MBW Next tập trung tối ưu hóa các nghiệp vụ cốt lõi như Mua hàng – Bán hàng – Kho – Phân phối và Tài chính kế toán, giúp doanh nghiệp Việt xóa bỏ rào cản vận hành và làm chủ chuỗi cung ứng đa kênh một cách hiệu quả nhất.

3.1 Chuẩn hóa giao diện, ngôn ngữ tiếng Việt & tối ưu tính năng theo nghiệp vụ DN Việt Nam:

– Update bản dịch tiếng Việt trên toàn hệ thống đảm bảo ngôn ngữ phù hợp, chính xác

– Giao diện workspace được tùy chỉnh lại thân thiện và dễ dùng hơn, giúp người dùng Việt Nam làm quen nhanh chóng.

– Tối ưu hóa các quy trình Mua hàng, Bán hàng, Kho vận, Sản xuất để khớp với luồng xử lý thực tế của các DN Việt

– Bổ sung nhiều tính năng, tiện ích, mẫu in, báo cáo mẫu…

3.2 Tuân Thủ Tiêu Chuẩn Kế toán (VAS) & Báo Cáo:

– Hệ thống Kế toán: Được cấu hình để tuân thủ Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS), bao gồm hệ thống tài khoản, bút toán hạch toán và quy trình ghi nhận giao dịch.

– Hệ thống Báo cáo: Cung cấp đầy đủ các mẫu báo cáo Bắt buộc và Quản trị theo quy định của Việt Nam, giúp doanh nghiệp dễ dàng Quyết toán, Kiểm toán và theo dõi hiệu suất nội bộ.

– Hóa đơn Điện tử: Sẵn sàng tích hợp với các giải pháp Hóa đơn Điện tử phổ biến tại Việt Nam.

– v.v…

Tới hiện tại, MBW Digital là Đối tác Chính thức duy nhất tại Việt Nam được cấp Chứng chỉ và đầy đủ Quyền hạn từ đội ngũ ERPNext toàn cầu. Điều này chứng minh Năng lực chuyên môn, kinh nghiệm thực chiến và sự cam kết của chúng tôi trong việc đưa giải pháp ERPNext đến với doanh nghiệp Việt Nam một cách chuẩn mực nhất.