Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, các nhà sản xuất phải đối mặt với áp lực lớn trong việc quản lý hiệu quả các hoạt động đa dạng và phức tạp. ERPNext đã nổi lên như một giải pháp toàn diện, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất. Tuy nhiên, để khai thác tối đa tiềm năng của ERPNext, việc tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện có là yếu tố quyết định, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và đạt được hiệu quả cao nhất.

1.Tận dụng tối đa tiềm năng tích hợp ERPNext

ERPNext là một giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, được thiết kế đặc biệt cho các nhà sản xuất. Với khả năng tùy biến cao và các mô-đun đa dạng, ERPNext giúp doanh nghiệp quản lý mọi khía cạnh hoạt động, từ nguyên vật liệu đến sản phẩm cuối cùng, từ bán hàng đến tài chính. Tất cả thông tin đều được kết nối và cập nhật liên tục, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Tích hợp ERPNext là quá trình kết nối các ứng dụng hoặc hệ thống hoạt động hàng ngày hiện tại của doanh nghiệp sản xuất với phần mềm ERPNext và cung cấp dữ liệu cho nó. Việc tích hợp ERPNext với các hệ thống sẵn có giúp doanh nghiệp sản xuất:

• Hiểu sâu hơn về dữ liệu, giá trị của quy trình kinh doanh và chuỗi cung ứng.
• Khả năng nâng cấp các hệ thống cũ và cải thiện bảo mật dữ liệu.
• Xác định và loại bỏ tình trạng “data silo” –  tình trạng dữ liệu được lưu trữ trong các hệ thống hoặc bộ phận khác nhau, không có sự kết nối hoặc chia sẻ thông tin, cải thiện phân tích và tập trung hóa nguồn dữ liệu.
• Tự động hóa các quy trình kinh doanh và cung cấp phân tích nhanh hơn thông qua bảng điều khiển trực tiếp trên toàn doanh nghiệp sản xuất.

Việc lựa chọn và triển khai ERPNext là một quyết định đầu tư lớn, đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng. Tuy nhiên, nếu được thực hiện đúng cách, ERPNext có thể mang lại những lợi ích đáng kể, giúp doanh nghiệp sản xuất tăng trưởng và phát triển bền vững.

2. Lợi ích khi doanh nghiệp sản xuất tích hợp ERPNext

Quy trình kinh doanh tự động

Như chúng ta đã biết, thông tin khách hàng, đơn hàng và các dữ liệu quan trọng của công ty rải rác ở nhiều nơi như website bán hàng, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý tài sản,… Vì vậy, điều quan trọng là phần mềm ERPNext phải tập trung tất cả những dữ liệu này vào một nền tảng duy nhất để nhân viên có thể dễ dàng quản lý và sử dụng.

Việc nhập dữ liệu thủ công vào ERPNext không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều sai sót. Giải pháp tối ưu là tích hợp ERPNext với các hệ thống khác. Nhờ đó, dữ liệu sẽ tự động được cập nhật, loại bỏ công đoạn nhập liệu thủ công và giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.

Nguồn dữ liệu thống nhất giữa các bộ phận

Tích hợp ERPNext tạo nên một hệ sinh thái dữ liệu thống nhất. Nhờ đó, thông tin từ các kênh khác nhau như thương mại điện tử và CRM sẽ được cập nhật liên tục trong ERPNext. Tất cả các phòng ban đều có quyền truy cập vào dữ liệu, giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ, bộ phận kho có thể theo dõi trực tiếp số lượng hàng tồn kho trên các kênh bán hàng, bộ phận kế toán có thể xem báo cáo doanh thu chi tiết mà không cần chờ đợi nhóm tiếp thị và bán hàng cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu. 

Độ chính xác của dữ liệu

Tích hợp ERPNext không chỉ tự động hóa quy trình mà còn đảm bảo độ chính xác cao cho dữ liệu. Việc nhập liệu thủ công thường dẫn đến sai sót, gây ra những hậu quả nghiêm trọng như giao hàng sai, thông tin khách hàng không chính xác. Nhờ ERP, dữ liệu được đồng bộ hóa tự động, giảm thiểu tối đa các lỗi này, giúp các bộ phận làm việc hiệu quả và chính xác hơn. Ví dụ, bộ phận vận hành sẽ không còn phải đối mặt với tình trạng nhập sai đơn hàng, dẫn đến giao hàng nhầm sản phẩm.

Ví dụ: Nếu không tích hợp ERPNext, nhân viên vận hành sẽ phải nhập thủ công từng đơn hàng từ website, rất dễ xảy ra nhầm lẫn, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như giao nhầm hàng, làm mất lòng tin của khách hàng và gây thiệt hại cho doanh nghiệp sản xuất.

Tiết kiệm thời gian

ERPNext hỗ trợ tự động hóa nhập liệu, giúp bạn tiết kiệm thời gian để tập trung vào những công việc sáng tạo hơn. Với nguồn dữ liệu chính xác và cập nhật liên tục, bạn có thể dễ dàng đưa ra những quyết định đúng đắn, giúp doanh nghiệp sản xuất của mình phát triển vượt bậc. 

Tăng cường khả năng quản lý và điều phối công việc

Bằng cách kết nối ERPNext với các công cụ kinh doanh khác, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ các dự án, phân công công việc hiệu quả và đảm bảo rằng mọi người đều đang hướng tới cùng một mục tiêu. Với dữ liệu được cập nhật liên tục, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh kế hoạch làm việc bất cứ khi nào cần thiết, giúp doanh nghiệp sản xuất thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường và đạt được hiệu quả cao nhất.

Ví dụ, nếu bạn yêu cầu nhân viên của mình báo cáo dự án nhưng thấy họ đang thực hiện nhiệm vụ phát triển ưu tiên trong một dự án, thì bạn có thể lên lịch lại nhiệm vụ đã giao cho họ cho phù hợp.

Đọc thêm: ERPNext – Giải pháp ERP sản xuất hàng đầu cho doanh nghiệp Việt

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Nhờ việc tích hợp ERPNext, thông tin về khách hàng được chia sẻ liền mạch giữa các bộ phận, giúp doanh nghiệp sản xuất phản hồi nhanh chóng và chính xác trước nhu cầu của khách hàng. Quy trình bán hàng được tối ưu hóa, từ đó rút ngắn thời gian từ khi tiếp cận khách hàng tiềm năng đến khi chốt đơn hàng. Kết quả là, doanh số tăng trưởng nhanh chóng và khách hàng cảm thấy hài lòng hơn với dịch vụ của bạn.

3. Một số yếu tố cần cân nhắc khi tích hợp ERPNext

Khả năng tương thích

Đảm bảo ERPNext tương thích với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp sản xuất và có thể tích hợp liền mạch với chúng. Có thể cần các giải pháp tùy chỉnh hoặc phần mềm trung gian để tích hợp trơn tru.

Ánh xạ dữ liệu

Xác định các quy tắc ánh xạ dữ liệu rõ ràng để đảm bảo dữ liệu lưu chuyển chính xác giữa các hệ thống và được ánh xạ vào các trường thích hợp.

Bảo mật và tuân thủ

Bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu trong quá trình tích hợp hệ thống. Doanh nghiệp sản xuất cần áp dụng các biện pháp bảo mật đa tầng, bao gồm mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và giám sát an ninh mạng, để bảo vệ thông tin nhạy cảm, cam kết tuân thủ đầy đủ các quy định về bảo mật dữ liệu như GDPR (Quy định chung về bảo vệ dữ liệu), đảm bảo rằng dữ liệu được an toàn.

Kiểm tra và xác thực

Tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng các hệ thống tích hợp để xác định và giải quyết mọi vấn đề trước khi triển khai đầy đủ. Kiểm tra chấp nhận của người dùng (UAT) rất quan trọng để đảm bảo rằng tích hợp đáp ứng các yêu cầu kinh doanh.

Đào tạo và hỗ trợ

Cung cấp đào tạo và hỗ trợ cho nhân viên để họ làm quen với các hệ thống tích hợp và tối đa hóa khả năng áp dụng.

4. Cách kết nối phần mềm/ứng dụng mà doanh nghiệp sản xuất đang sử dụng vào hệ thống ERPNext

Kết nối phần mềm hoặc ứng dụng mà doanh nghiệp sản xuất đang sử dụng vào hệ thống ERPNext có thể được thực hiện thông qua một số phương pháp khác nhau. Dưới đây là một số cách phổ biến:

Sử dụng API của ERPNext

• API REST: ERPNext cung cấp API RESTful cho phép bạn tích hợp các ứng dụng bên ngoài. Bạn có thể sử dụng API để gửi và nhận dữ liệu giữa ERPNext và phần mềm của bạn.
• Xác thực: Đảm bảo rằng bạn đã thiết lập xác thực (API Key hoặc Token) để bảo mật kết nối.

Tích hợp thông qua Webhooks

Webhooks cho phép một ứng dụng gửi dữ liệu đến một ứng dụng khác theo thời gian thực khi một sự kiện xảy ra. Bạn có thể cấu hình ERPNext để gửi dữ liệu đến một URL cụ thể khi có sự kiện xảy ra (như tạo mới hóa đơn, cập nhật khách hàng,…).

Sử dụng các ứng dụng tích hợp sẵn

Kiểm tra các ứng dụng hoặc module đã có sẵn trên ERPNext hoặc trong cộng đồng ERPNext. Có thể có các ứng dụng hỗ trợ tích hợp với phần mềm mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng.

Xuất/nhập dữ liệu qua file

Bạn có thể xuất dữ liệu từ phần mềm hiện tại của mình sang định dạng file (CSV, Excel, v.v.) và sau đó nhập vào ERPNext. Ngược lại, bạn cũng có thể xuất dữ liệu từ ERPNext để sử dụng ở nơi khác.

Phát triển tùy chỉnh

Nếu các phương pháp trên không phù hợp, bạn có thể xem xét phát triển một giải pháp tùy chỉnh. Bạn có thể xây dựng một module hoặc script sử dụng Python để kết nối và tương tác với hệ thống ERPNext.

Sử dụng công cụ tích hợp bên thứ ba

Một số công cụ tích hợp như Zapier, Integromat (Make) có thể giúp bạn kết nối ERPNext với các ứng dụng khác mà không cần viết mã.

Hỗ trợ từ nhà cung cấp

Nếu bạn gặp khó khăn, hãy xem xét việc tìm kiếm hỗ trợ từ nhà cung cấp dịch vụ ERPNext hoặc từ cộng đồng ERPNext.

Lưu ý: Trước khi tiến hành tích hợp, hãy đảm bảo rằng bạn đã sao lưu dữ liệu và thử nghiệm trên môi trường phát triển để tránh gây ra sự cố trong hệ thống sản xuất.

5. Các tùy chọn tích hợp phổ biến

ERPNext có thể được tích hợp với nhiều ứng dụng của bên thứ ba để nâng cao chức năng của nó. Một số tùy chọn tích hợp phổ biến bao gồm:

Phần mềm quản lý hệ thống kênh phân phối MobiWork

Phần mềm MobiWork DMS là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả mọi hoạt động phân phối hàng hóa. Từ việc theo dõi công việc của đội ngũ bán hàng, quản lý hiệu quả các chương trình khuyến mãi đến việc nắm bắt chính xác tình hình bán hàng tại các điểm bán, DMS cung cấp dữ liệu cập nhật liên tục, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. 

Tích hợp DMS và ERPNext giúp doanh nghiệp sản xuất:

• Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Đồng bộ hóa dữ liệu, theo dõi đơn hàng, tự động hóa quy trình, giúp giảm thiểu chi phí và tăng hiệu quả sản xuất.
• Nâng cao hiệu quả bán hàng: Quản lý kênh phân phối, đại lý, chương trình khuyến mãi hiệu quả, từ đó tăng doanh thu và mở rộng thị trường.
• Cải thiện khả năng dự báo: Dự báo nhu cầu chính xác, quản lý tồn kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Theo dõi đơn hàng, giải quyết khiếu nại nhanh chóng, giúp tăng sự hài lòng của khách hàng và xây dựng lòng trung thành.

Phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng FastCons

Phần mềm quản lý thi công chuyên biệt FastCons như một trợ lý đắc lực giúp các nhà thầu quản lý dễ dàng các dự án xây dựng, từ việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ đến quản lý tài chính, giúp công việc trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

Tích hợp FastCons và ERPNext mang lại những lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp sản xuất:

• Quản lý dự án hiệu quả: Lập kế hoạch chi tiết, theo dõi tiến độ thực tế, quản lý rủi ro và đảm bảo chất lượng công trình.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Sử dụng hiệu quả vật liệu, thiết bị, nhân lực, giảm chi phí và tăng năng suất.
• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Giảm chi phí sản xuất, đáp ứng nhu cầu khách hàng, tăng uy tín và mở rộng thị trường.
• Tích hợp hệ thống thông tin: Kết nối các bộ phận trong doanh nghiệp, tạo ra một hệ thống quản lý thống nhất, hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.

Phần mềm quản lý bảo trì CMMS SpeedMaint

Tích hợp CMMS SpeedMaint với ERPNext cho phép doanh nghiệp sản xuất:

• Theo dõi và quản lý tài sản tốt hơn, giúp tối ưu hóa lịch bảo trì và giảm thời gian ngừng hoạt động.
• Đảm bảo rằng dữ liệu bảo trì nhất quán với các quy trình kinh doanh khác, như tài chính và quản lý tồn kho, dẫn đến quyết định tốt hơn.

• Đơn giản hóa quy trình công việc, giảm thời gian dành cho việc nhập dữ liệu thủ công và tham chiếu thông tin.
• Dữ liệu kết hợp có thể tạo ra báo cáo và phân tích toàn diện hơn, cung cấp cái nhìn sâu sắc về cả hiệu suất tài chính và hiệu quả bảo trì.
• Kế hoạch bảo trì cải thiện có thể giảm sửa chữa bất ngờ và kéo dài tuổi thọ của thiết bị, tiết kiệm chi phí.

Hệ thống thanh toán

ERPNext có thể kết nối với các nền tảng thanh toán như Momo, Zalopay, Vnpay,… để quản lý giao dịch tài chính một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Nền tảng thương mại điện tử

Kết nối với các nền tảng thương mại điện tử như Tiki, Lazada, Shopee để đồng bộ hóa dữ liệu sản phẩm và đơn hàng. 

6. Vì sao doanh nghiệp sản xuất nên lựa chọn tích hợp ERPNext?

Bạn đã bao giờ tự hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu các hệ thống trong doanh nghiệp của bạn không được kết nối với nhau? Khi không có ERP, thông tin sẽ bị phân tán, gây khó khăn cho việc ra quyết định và giảm hiệu quả hoạt động.

Luồng dữ liệu thủ công

Hãy hình dung một kịch bản: Khi khách hàng tiềm năng điền thông tin vào form trên website, dữ liệu đó sẽ bị “mắc kẹt” tại website trừ khi có người nhập lại thủ công vào hệ thống ERPNext. Điều này không chỉ lãng phí thời gian và công sức mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót. Tích hợp ERPNext sẽ giúp tự động hóa quá trình này, loại bỏ các công việc thủ công và đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật chính xác.

Nhập liệu thủ công dễ xảy ra sai sót

Việc nhập liệu thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn rất nhiều sai sót. Những sai sót này có thể dẫn đến việc dữ liệu khách hàng và sản phẩm không chính xác, gây ra sự nhầm lẫn trong quá trình sản xuất, giao hàng và hỗ trợ khách hàng. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả hoạt động mà còn làm mất lòng tin của khách hàng.

Dữ liệu không liền mạch

Việc cập nhật dữ liệu thủ công khiến thông tin không được truyền tải đến hệ thống ERP một cách tức thời. Điều này gây ra sự chậm trễ đáng kể trong quá trình xử lý dữ liệu, dẫn đến việc các phòng ban không có thông tin cập nhật để đưa ra quyết định. Hậu quả là, công việc kinh doanh bị trì hoãn, làm giảm hiệu quả hoạt động và khiến khách hàng phải chờ đợi lâu hơn.

Chuyển đổi bán hàng kém

Phễu bán hàng là chu trình khép kín từ lúc biết đến sản phẩm cho đến khi trở thành khách hàng trung thành và giới thiệu cho người khác. Nếu không tích hợp ERPNext, thông tin về khách hàng sẽ bị phân tán, gây khó khăn trong việc theo dõi và chăm sóc khách hàng. Điều này dẫn đến việc khách hàng dễ dàng “rơi” khỏi phễu bán hàng, khiến doanh nghiệp sản xuất mất đi nhiều cơ hội kinh doanh.

Xung đột giữa các bộ phận trong doanh nghiệp sản xuất

Để các bộ phận trong doanh nghiệp sản xuất hoạt động hiệu quả, việc chia sẻ thông tin chính xác và kịp thời là vô cùng quan trọng. Nếu không tích hợp ERPNext, các bộ phận sẽ làm việc độc lập, thông tin không được đồng bộ, dẫn đến sự nhầm lẫn, xung đột và cuối cùng là ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.

Ví dụ, khi sản phẩm hết hàng trên website, đội bán hàng và đội kho sẽ phải liên lạc với nhau nhiều lần để xác minh thông tin, gây lãng phí thời gian và công sức.

7. Kết luận

Tích hợp ERPNext với các hệ thống hiện có mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp sản xuất muốn tối ưu hóa hoạt động của mình. Bằng cách cho phép lưu chuyển dữ liệu liền mạch và tự động hóa quy trình, tích hợp giúp nâng cao hiệu suất, cải thiện quá trình ra quyết định và thúc đẩy thành công tổng thể của doanh nghiệp sản xuất. Lập kế hoạch, thực hiện và hỗ trợ liên tục, các công ty có thể khai thác tối đa tiềm năng của việc triển khai ERPNext và dẫn đầu trong bối cảnh cạnh tranh của ngành sản xuất hiện nay.

Hãy bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay và trải nghiệm sức mạnh của ERPNext mã nguồn mở dành riêng cho doanh nghiệp sản xuất! Liên hệ với MBW – Đối tác chính thức và duy nhất triển khai ERPNext tại thị trường Việt Nam ngay hôm nay!