Chuyển đổi số để vận hành xuất sắc là chìa khóa giúp doanh nghiệp phân phối vượt bão khủng hoảng & tăng năng lực cạnh tranh. Bắt đầu bằng việc số hóa hoạt động quản lý công lương với giải pháp MBW ERP, nhiều doanh nghiệp phân phối đã tiết kiệm được hàng loạt chi phí nhân sự, quỹ lương. Đồng thời giúp Ban lãnh đạo kiểm soát toàn diện – đa chiều tình hình làm việc của đội ngũ Sales thị trường theo thời gian thực. 

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách xử lý công lương tự động trên phần mềm MBW ERP. Chỉ với vài bước đơn giản, doanh nghiệp phân phối có thể giải phóng toàn bộ phòng Kế toán, C&B khỏi việc tính công làm lương vất vả hàng tháng. Tham khảo ngay!

1. “Điểm nóng” trong quản lý công lương tại doanh nghiệp Phân phối

Bài toán nhiều doanh nghiệp phân phối gặp phải không chỉ dừng lại ở vấn đề quản lý hoạt động sell in & sell out, quản lý tuyển dụng nhân sự,… Mà việc kiểm soát tình hình chấm công & tính toán lương thưởng cho các bộ phận (nhất là đội Sales thị trường) cũng là vấn đề khiến nhiều CEO, kế toán phải đau đầu. 

Bởi việc tính công lương cho đội ngũ nhân viên thị trường đòi hỏi phải thu thập và xử lý một khối lượng lớn dữ liệu đầu vào. Thông thường cơ chế lương cho nhân viên Sales thị trường được tính theo công thức:

Thu nhập = [Lương cơ bản + KPI 1 + KPI 2 + … KPIn + Phụ cấp] – [Bảo hiểm + Thuế+ Các loại quỹ]

Tương tự, đối với doanh nghiệp trả lương theo phương pháp 3P: Position (vị trí công việc) – Person (Năng lực) – Performance (Kết quả công việc – KPIs). Cơ chế tính lương được áp dụng theo công thức:

Thu nhập = Lương vị trí (P1) + Lương năng lực (P2) + Lương theo thành tích (P3) + Lương doanh thu (%doanh số) * Tỷ lệ thu hồi công nợ + Phụ cấp

a. Đối với lương cơ bản (Lương theo vị trí công việc – P1)

Lương cơ bản là mức lương do doanh nghiệp thỏa thuận với người lao động & được đánh giá dựa trên tính chất, yêu cầu của từng vị trí công việc. Đối với bộ phận bán hàng/ Sales thị trường, thông thường sẽ có 2 hình thức tính lương cơ bản thực nhận (LCBTN) như sau:

1. Tính lương cơ bản thực nhận dựa trên số ngày công thực tế của nhân viên bán hàng. 

Công thức: LCBTN = [Công thực/ công tiêu chuẩn] * LCB

Ví dụ bảng lương cơ bản:

2. Dựa trên số ngày công thực tế và doanh số Sell out của nhân viên bán hàng. Doanh nghiệp cần quy định rõ, nhân viên bán hàng đạt tỷ lệ doanh số Sell out là bao nhiêu % thì đạt được mức lương cơ bản chuẩn. Hình thức này thường được nhiều doanh nghiệp áp dụng hơn do hạn chế được tình trạng nhân viên bán hàng ảo gây thất thoát ngân sách.

Công thức:  LCBTN = [% KPI doanh số * LCB] * [Công thực/Công tiêu chuẩn] 

Ví dụ, lương cơ bản chuẩn của nhân viên A là 6.000.000 VNĐ. Tháng 6,  nhân viên A đạt 90% KPI doanh số sell out, ngày công thực tế là 24/24 công. Vậy lương cơ bản thực nhận của nhân viên A là: (90% * 6.000.000) * (24/24) = 5.400.000 VNĐ. 

b. Với lương năng lực – P2

Lương năng lực được xác định dựa trên kết quả đánh giá năng lực (kiến thức / kỹ năng / thái độ) và những đóng góp trong quá trình làm việc của từng nhân viên. Ví dụ: Nhân viên A có kinh nghiệm 4 năm bán hàng, hiểu biết sâu về sản phẩm & thị trường, với kỹ năng đàm phán xuất sắc sẽ có mức lương cơ bản cao hơn so với nhân viên B mới ra trường & đang học việc tại công ty.

c. Về tính toán KPIs, hoa hồng

Các chỉ tiêu KPIs để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên Sales tại doanh nghiệp phân phối cũng phức tạp, bao gồm nhiều loại KPI đặc thù như: doanh số bán hàng/tháng, doanh thu bán hàng/tháng, thu hồi công nợ, tổng số khách hàng viếng thăm/tháng, số nhà phân phối/ đại lý mở mới trên tháng, số đơn hàng/tháng, tổng số mặt hàng trên đơn hàng/tháng (SKU),…

Lương nhân viên Sales phụ thuộc nhiều vào KPI nhưng dữ liệu KPI lại không cố định mà thay đổi theo từng tuần, tháng, tùy thuộc vào mùa vụ hay sản phẩm kinh doanh,… Ví dụ: Vào thời điểm Tết, chỉ tiêu doanh thu các sản phẩm bánh mứt kẹo Tết sẽ được tính đến và chiếm trọng số cao trong bảng KPIs của Sales thị trường. Vì vậy, dữ liệu đầu vào và công thức tính lương tại thời điểm này sẽ khác so với các tháng khác trong năm. 

Hơn nữa để có được những dữ liệu KPIs này cho việc tính công – lương, bộ phận kế toán còn phải mất thời gian xuất dữ liệu KPIs từ các phần mềm rời rạc như hệ thống quản lý bán hàng, phần mềm quản lý Sales thị trường (DMS),… Điều này đặc biệt gây khó khăn & rủi ro cho các doanh nghiệp phân phối quy mô lớn, với số lượng nhân viên Sales thị trường đông đảo.

Với mức hoa hồng: Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà tỷ lệ hoa hồng dành cho nhân viên bán hàng sẽ khác nhau và có thể phân chia theo cấp bậc. Thưởng theo doanh số cũng có nhiều hình thức, tuy nhiên thưởng theo Doanh số sell out và thưởng theo Doanh số sản phẩm trọng tâm là hai hình thức phổ biến hơn cả. 

Ví dụ: Thưởng theo doanh số sell out 

Căn cứ vào bảng quy định cơ chế tính lương,… 

doanh nghiệp sẽ tính toán mức thưởng doanh số cho từng nhân viên Sales như sau:

d. Phụ cấp

Giống như tỷ lệ hoa hồng, phụ cấp cho Sales thị trường tại mỗi doanh nghiệp phân phối cũng khác nhau. Thường dựa vào hoạt động đi tuyến của chính nhân viên bán hàng và các cấp quản lý (SS, ASM, RSM, NSM).

• Với nhân viên, sẽ có các loại phụ cấp như: tiền đi lại (phụ thuộc vào số km di chuyển, vùng miền làm việc), tiền điện thoại, ăn trưa,… 
• Với cấp Quản lý có thêm các khoản phụ cấp trách nhiệm – quản lý nhân viên, phụ cấp khu vực,…

Doanh nghiệp phân phối sở hữu đa dạng loại hình nhân viên, từ khối văn phòng, đội Sales thị trường, bộ phận sản xuất, thậm chí còn cả đội ngũ phụ trách bán hàng ngoài cửa hàng,… Nếu không có sự hỗ trợ của phần mềm phù hợp, hàng tháng kế toán, C&B sẽ rất vất vả & có thể mất đến cả tuần để tổng hợp đơn từ (đổi ca, tăng ca, giải trình,…) – trút dữ liệu thủ công – đối chiếu bảng công lương cho từng bộ phận/ phòng ban. Đau đầu nhất là tình trạng gian lận ngày công, sai sót bảng lương & không có đủ dữ liệu KPIs để ra quyết định đánh giá nhân sự một cách chính xác, công bằng và minh bạch. 

Tất cả thúc đẩy nhu cầu số hóa quản lý công lương nhân sự tại doanh nghiệp phân phối. Và MBW ERP sẽ là giải pháp tối ưu đáp ứng toàn diện nhu cầu đó.

2. Tối ưu hiệu quả quản lý công lương doanh nghiệp Phân phối trên MBW ERP

MBW ERP là giải pháp quản trị phân phối toàn diện mã nguồn mở dành riêng cho doanh nghiệp phân phối. Nhờ sở hữu tính năng chuyên sâu & nhiều tiện ích thông minh, phần mềm MBW ERP hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu chấm công tính lương phức tạp với độ chính xác cao cho các doanh nghiệp phân phối. Từ đó giảm thiểu tối đa tình trạng sai sót bảng công, trả lương chậm. Đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian, nguồn lực & chi phí để tập trung cho mục tiêu chiến lược cốt lõi.

Tối ưu hiệu quả quản lý công lương doanh nghiệp Phân phối trên MBW ERP

Dưới đây là chi tiết cách áp dụng giải pháp MBW ERP trong hoạt động quản lý công lương nhân viên tại các doanh nghiệp phân phối. Mời các CEO tham khảo:

2.1. Chuẩn hóa hoạt động xây dựng cơ cấu tính lương cho các vị trí, bộ phận

MBW ERP cung cấp chức năng hỗ trợ doanh nghiệp phân phối xây dựng cơ cấu tính thành phần tính lương chi tiết cho các vị trí, bộ phận/ phòng ban. Đồng thời cho phép các nhà quản lý tùy chỉnh linh hoạt các trường thông tin theo quy định của từng doanh nghiệp. Cụ thể, các chức năng nổi bật trên MBW ERP:

• Thiết lập danh mục các thành phần cấu thành bảng lương cho từng vị trí/bộ phận/khu vực bán hàng như: lương cơ bản, lương theo ngày công, lương năng lực, lương KPIs, các loại phụ cấp, thưởng, thuế, bảo hiểm, thu nhập trước thuế – sau thuế,… 
• Cấu hình sẵn các mẫu đơn từ (giải trình chấm công, nghỉ ốm, nghỉ phép, xin đổi ca, tăng ca, vắng mặt, đi trễ, về sớm…). Tất cả đơn từ được thiết lập sẵn quy trình duyệt, người duyệt, người nhận thông tin,… và quy định tính công cho từng loại đơn
• Tự động tạo công thức tính toán công lương dựa trên các khoản mục, thông số, quy chế lương của doanh nghiệp. Áp dụng công thức tính linh hoạt cho nhiều nhóm nhân viên (khối văn phòng, đội sales thị trường, bộ phận sản xuất, nhân viên cửa hàng…)  
• Quản lý bảng thuế, chính sách miễn giảm theo quy định của Nhà nước. Dễ dàng kê khai & tính toán thuế, trừ thuế, giảm trừ, BHXH, BHYT,… áp dụng cho từng nhân viên dựa theo hồ sơ nhân sự cá nhân của họ
• Hỗ trợ tùy biến thêm bớt các cột dữ liệu/ cột thành phần trong bảng công, phiếu lương,… 
• Hệ thống tự động tính lương theo công thức do doanh nghiệp thiết lập, tự động đồng bộ theo dữ liệu bảng chấm công và dữ liệu KPIs. 

Số hóa quản lý toàn diện công lương doanh nghiệp phân phối trên MBW ERP

Cơ cấu tính lương được liên kết trong hồ sơ của từng nhân sự

Quản lý các khoản thu nhập & giảm trừ trên phiếu lương nhân sự

Thiết lập quy trình duyệt, người duyệt, người nhận phiếu lương

2.2. Hệ thống tính công tự động

Phần mềm MBW ERP tự động tổng hợp dữ liệu chấm công từ ứng dụng SFA (App quản lý nhân viên bán hàng ngoài thị trường – tương tự phần mềm DMS) để tính lương cơ bản cho nhân viên Sales. Cụ thể, MBW ERP xử lý tự động hoàn toàn bảng công cho 100% nhân viên, từ:

• Dữ liệu check-in/check-out tại từng điểm bán & tổng thời gian viếng thăm khách hàng trong ngày của tất cả nhân viên Sales đều được tự động tổng hợp trên phần mềm
• Dữ liệu đơn từ phát sinh trong ngày. Nhân viên chỉ cần chọn mẫu đơn, điền thông tin và thực hiện gửi tới quản lý phê duyệt ngay trên app. Sau khi đơn từ được phê duyệt, phần mềm tự động tính công, trừ phép cho nhân viên mà không sợ sai sót hay thất lạc đơn từ
• Từ dữ liệu chấm công & các đơn từ phát sinh hàng ngày, phần mềm sẽ tự động tổng hợp & ngay lập tức cho ra bảng công của tất cả nhân viên Sales tại tất cả khu vực bán hàng. MBW ERP tự động tính công theo quy định, quy chế chấm công của từng doanh nghiệp phân phối
• Quản lý (SS, ASM, RSM, NSM) xem báo cáo chấm công realtime của nhân viên do mình quản lý. Lãnh đạo công ty xem bảng công tổng hợp của tất cả nhân viên, phòng ban tập trung trên 1 màn hình
• Nhân viên chủ động theo dõi công ca làm việc hàng tuần/tháng, kiểm tra bảng chấm công cá nhân bất cứ lúc nào.

Quản lý dữ liệu chấm công nhân viên trên MBW ERP

Số hóa đơn từ, quỹ phép nhân viên trên MBW ERP

Như vậy, nhờ đồng bộ hình thức chấm công trực tuyến cho toàn bộ nhân viên trên 1 phần mềm duy nhất mà tất cả các báo cáo chấm công thủ công đã không còn cần thiết. Bộ phận kế toán nhận về bảng công tổng hợp từ các phòng ban, khu vực bán hàng được hệ thống MBW ERP xử lý tự động mà không cần phải tính tay, nhập liệu mất thời gian. Từ đó giảm bớt gánh nặng cho kế toán, C&B cuối tháng. 

2.3. Hệ thống tính KPIs tự động

Tương tự, từ ứng dụng quản lý Sales ngoài thị trường – SFA, hệ thống tự động tổng hợp tất cả dữ liệu hiệu suất KPIs của nhân viên để tính toán công lương chính xác, không có độ trễ.  

Cụ thể, hàng ngày nhân viên Sales thị trường sử dụng ứng dụng di động SFA để thực hiện công việc & báo cáo hoạt động đi Tuyến, Chăm sóc khách hàng (Đại lý/điểm bán), Đặt hàng, Kiểm tồn kho, triển khai chương trình bán hàng… 

Tất cả dữ liệu KPIs như doanh số, doanh thu bán hàng, thu hồi công nợ, tổng số khách hàng viếng thăm, số nhà phân phối/ đại lý mở mới, số đơn hàng trên tháng,… của từng nhân viên ở từng khu vực đều được phần mềm tự động tổng hợp và báo cáo theo thời gian thực. Đây là nguồn dữ liệu đầu vào chính xác kết hợp với dữ liệu công ca & đơn từ phát sinh hàng ngày để hệ thống MBW ERP tự động tính lương theo quy định, quy chế của từng doanh nghiệp phân phối với độ chính xác 100%. 

Mô hình quản lý nhân viên Sales thị trường trên ứng dụng SFA

Liên kết Module quản lý hệ thống phân phối DMS hỗ trợ tính toán KPIs

Tự động tổng hợp dữ liệu KPIs tính lương nhân viên Sales trên MBW ERP

2.4. Hệ thống tính lương tự động

Ứng dụng MBW ERP, doanh nghiệp phân phối có thể đảm bảo độ chính xác của các dữ liệu chấm công, dữ liệu KPIs đầu vào. Từ đó phần mềm tự động tính lương nhanh chóng và chính xác theo công thức. Giảm tải 100% thời gian tổng hợp dữ liệu, rà soát, đối chiếu và tính lương bằng excel cho phòng kế toán.

• Phần mềm hỗ trợ thiết kế phiếu lương phù hợp với nhu cầu, mong muốn của từng doanh nghiệp phân phối. Hỗ trợ in phiếu từ phần mềm, truy xuất dữ liệu nhanh chóng
• Đồng bộ dữ liệu bảng công, KPIs, quy định về phụ cấp/chế độ và tự động chạy bảng lương hàng tháng/hàng tuần/hàng ngày cho toàn bộ khối văn phòng, đội sales thị trường, bộ phận sản xuất, đội ngũ phụ trách bán hàng ngoài cửa hàng…
• Gửi Giám đốc xác nhận – duyệt phiếu lương online nhanh chóng trên phần mềm MBW ERP
• Liên kết hệ thống tài khoản phân hệ tài chính kế toán để thực hiện thanh toán và gửi phiếu lương cho nhân viên 

Quản lý danh sách phiếu lương nhân viên trên MBW ERP

Theo dõi chi tiết thông tin phiếu lương nhân viên trên MBW ERP

Tổng hợp, tính toán bảng lương tự động trên MBW ERP

Có thể thấy, so với cách quản lý qua sổ sách, excel kém hiệu quả, thì với MBW ERP, Ban lãnh đạo có thể theo dõi sát sao tình hình xử lý công lương của tất cả các bộ phận bất cứ khi nào ở bất cứ đâu mà không cần thông qua bất kỳ đầu mối nào khác. Đồng thời còn giúp doanh nghiệp phân phối tiết kiệm hàng loạt chi phí vận hành, nhân sự, quỹ lương.

3. Điểm nổi bật của MBW ERP so với các giải pháp quản lý công lương nhân sự phân phối khác

3.1. Kinh nghiệm & năng lực tư vấn chuyên sâu

MBW có gần 10 năm cung cấp các giải pháp quản trị chuyên sâu dành cho doanh nghiệp phân phối, với hơn 2.500 khách hàng trên toàn quốc đang sử dụng các sản phẩm, dịch vụ. Qua quá trình làm việc với hàng nghìn khách hàng thuộc mọi ngành nghề phân phối, chúng tôi hiểu rõ những đặc thù, thách thức mà doanh nghiệp phân phối gặp phải trong quản lý chấm công – tính lương nhân sự, đặc biệt cho nhân viên Sales thị trường. Do đó, Đội ngũ chuyên viên MBW ERP có thể “chẩn đoán” và tư vấn ứng dụng giải pháp phù hợp với mô hình phát triển & bám sát nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp phân phối, đảm bảo việc triển khai công nghệ đạt hiệu quả cao nhất.

3.2. Hệ thống mã nguồn mở 100%

MBW ERP được xây dựng trên core ERPNext – mã nguồn mở, linh hoạt nhất thế giới hiện nay. Mang đến cho doanh nghiệp phân phối một bộ công cụ hoàn chỉnh, tự động hóa mọi nghiệp vụ quản lý chấm công – tính lương và tối ưu trọn vẹn vòng đời nhân sự. Đặc biệt, hệ thống xử lý dữ liệu liền mạch, báo cáo theo thời gian thực & dễ dàng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của từng doanh nghiệp phân phối. 

Xây dựng trên nền tảng ERPNext mã nguồn mở, miễn phí và linh hoạt nhất hành tinh

3.3. Tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp phân phối

MBW ERP được đánh giá là phần mềm quản trị nhân sự thông minh, cung cấp khả năng tùy chỉnh low-code cực kỳ linh hoạt, dễ dàng customize nghiệp vụ chức năng phần mềm theo thực tế quy trình chấm công – tính lương dù là đơn giản hay phức tạp của từng doanh nghiệp phân phối. Theo đó, người dùng có thể tạo các báo cáo, biểu mẫu, trường tùy chỉnh, định dạng in hay thay đổi bố cục nhanh chóng, dễ dàng ngay trên phần mềm.  

Ví dụ, nhà quản lý có thể tùy biến thêm bớt các cột dữ liệu/ cột thành phần trong bảng công, phiếu lương,… tùy theo nhu cầu và quy định của doanh nghiệp mình. 

Tùy biến các cột dữ liệu trong bảng công, phiếu lương trên MBW ERP

3.4. Tự động hóa và khép kín toàn bộ quy trình tính công – lương

So với việc quản lý thủ công qua sổ sách, excel kém hiệu quả hay dùng các phần mềm xử lý công lương rời rạc thì việc ứng dụng MBW ERP mang lại cho doanh nghiệp phân phối nhiều lợi ích toàn diện như: 

• Tự động tổng hợp tất cả dữ liệu chấm công, đơn từ, dữ liệu KPIs trên ứng dụng quản lý nhân viên Sales ngoài thị trường (SFA) để ngay lập tức tạo ra các phiếu lương, bảng lương theo mẫu và tự động hóa tính lương hàng tháng theo quy chế, quy định của doanh nghiệp
• Giảm 99% thời gian tổng hợp dữ liệu công lương cho kế toán. Nếu phương pháp thủ công mất đến cả tuần để hoàn thành bảng lương cho Sales thị trường, thì với giải pháp MBW ERP, chỉ bằng một lần click chuột và 30 phút đến 1h để phần mềm tính toán, doanh nghiệp phân phối đã có một bảng lương hoàn chỉnh
• Công thức tính công – lương được thiết lập sẵn trên phần mềm, do đó kết quả tính toán được đảm bảo chính xác nhất. Phiếu lương hoàn thành được gửi online về thiết bị di động cho nhân viên Sales kiểm tra
• Triệt tiêu tình trạng gian lận ngày công, chi trả thừa lương do bảng công sai sót

Tiết kiệm chi phí hơn, thuận tiện hơn và hiệu quả hơn là 3 điểm mạnh mà giải pháp quản lý công lương MBW ERP mang đến cho doanh nghiệp phân phối. Doanh nghiệp càng có nhiều khu vực bán hàng, đông nhân viên Sales thị trường thì tổ chức chấm công – tính lương trên MBW ERP càng hiệu quả. 

Liên hệ với các Chuyên viên tư vấn của MBW ERP để được tư vấn 1-1 với bài toán riêng của doanh nghiệp bạn & trải nghiệm miễn phí phần mềm ngay hôm nay.