ERP là gì? Tại sao việc trang bị phần mềm ERP phù hợp với nhu cầu có thể giúp điều hành một doanh nghiệp linh hoạt và hiệu quả hơn? Cùng tìm hiểu định nghĩa, lợi ích cũng như những điều cần lưu ý lựa chọn ERP cho doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) – Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp) là phần mềm giúp các tổ chức tự động hóa và quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi để đạt hiệu suất tối ưu. 

Phần mềm ERP điều phối luồng dữ liệu giữa các quy trình kinh doanh của công ty, cung cấp một nguồn thông tin chính xác và hợp lý hóa các hoạt động trên toàn doanh nghiệp. ERP có khả năng liên kết các hoạt động tài chính, chuỗi cung ứng, vận hành, thương mại, báo cáo, sản xuất và nhân sự của công ty trên một nền tảng.

Hầu hết các công ty đều có sẵn hệ thống quản lý tài chính và vận hành. Tuy nhiên, các hệ thống độc lập này thường không thể đáp ứng các yêu cầu vượt ra ngoài các quy trình kinh doanh hàng ngày hoặc khi doanh nghiệp phát triển trong tương lai. Khi doanh nghiệp mở rộng và nhu cầu thay đổi, hệ thống quản lý của doanh nghiệp cần đảm bảo được nâng cấp để theo kịp.

“Ở góc độ quản lý, ERP là một giải pháp quản lý và tổ chức dựa trên nền tảng kỹ thuật thông tin đối với những thách thức do môi trường tạo ra (Laudon & Laudon, 1995). Hệ thống ERP là một phương thức mà khi sử dụng nó tác động thay đổi quy trình quản lý, ảnh hưởng cả chiến lược, tổ chức và văn hóa của doanh nghiệp.

 Còn nếu ở góc độ hệ thống thông tin, hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick & Labuschagne, 2005).

Một hệ thống ERP bao giờ cũng bao gồm các thành phần cơ bản đó là: quy trình quản lý, phần mềm xử lý, hệ thống thiết bị, cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp, con người tham gia trong quy trình xử lý của hệ thống ERP (Nguyễn Thị Bích Liên, 2012)”. (Trích Nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng đến việc áp dụng ERP và sự tác động tới kế toán quản trị trong doanh nghiệp: Khảo sát trên địa bàn TP Hà Nội)

ERP truyền thống và ERP hiện đại: Sự khác biệt then chốt

1. ERP truyền thống –  Hệ thống độc lập, hoạt động rời rạc

Trước đây, hệ thống ERP thường hoạt động như những bộ phần riêng biệt, không thể trao đổi dữ liệu với nhau. Mỗi hệ thống đòi hỏi một lượng mã phức tạp, tốn kém và được tùy chỉnh cao để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh riêng biệt. Điều này làm chậm, thậm chí ngăn cản việc áp dụng các công nghệ mới hoặc tối ưu hóa quy trình.

2. ERP hiện đại – Hệ thống tích hợp, linh hoạt và hướng tới tương lai

Điều tạo nên sự khác biệt của phần mềm ERP ngày nay là khả năng kết nối tất cả các quy trình khác nhau thành một hệ thống trơn tru. ERP hiện đại không chỉ cung cấp khả năng kết nối dữ liệu trong nội bộ hệ thống mà còn kết nối với các công cụ năng suất, thương mại điện tử và thậm chí cả giải pháp tương tác với khách hàng. Điều này cho phép bạn kết nối tất cả dữ liệu để có cái nhìn sâu sắc hơn, giúp tối ưu hóa quy trình trên toàn bộ doanh nghiệp.

Vì sao phần mềm  ERP quan trọng đối với doanh nghiệp?

Tỷ lệ sử dụng phần mềm ERP vào doanh nghiệp trên toàn cầu là minh chứng cho tầm quan trọng của ERP đối với doanh nghiệp. Theo dự báo của G2, “Thị trường phần mềm ERP toàn cầu dự kiến ​​đạt 78,40 tỷ USD vào năm 2026, với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 10,2% từ năm 2019 đến 2026.”

Ở Việt Nam tính đến năm 2019, cả nước hiện có hơn 714.000 doanh nghiệp đang hoạt động và chỉ riêng địa bàn thành phố Hà Nội đã có 143.119 doanh nghiệp chiếm tỷ trọng 20% của cả nước. Trong số các doanh nghiệp đang hoạt động trên địa bàn thì số ít các doanh nghiệp có quy mô lớn và vừa đã và đang triển khai áp dụng hệ thống ERP nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động, nâng cao chất lượng thông tin quản lý. 

Được ví như “hệ thống thần kinh trung ương của doanh nghiệp”, phần mềm ERP cung cấp khả năng tự động hóa, tích hợp và phân tích thông minh – yếu tố thiết yếu để vận hành hiệu quả toàn bộ hoạt động kinh doanh hàng ngày. Phần lớn hoặc toàn bộ dữ liệu của tổ chức nên nằm trong phần mềm ERP để cung cấp một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất cho toàn doanh nghiệp.

Phần mềm ERP hỗ trợ doanh nghiệp:

1. Nâng cao hiệu suất tối ưu: Với các giải pháp sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI), bạn sẽ truy cập được vào các phân tích chi tiết giúp cải thiện việc ra quyết định và tiết lộ các cách để nâng cao hiệu suất hoạt động trong tương lai.
2. Thực hiện quy trình kinh doanh nhanh chóng: Bằng cách kết nối các quy trình và dữ liệu, bạn sẽ mang lại nhiều khả năng quan sát và linh hoạt hơn cho nhân viên, giúp họ hành động nhanh chóng và mang lại nhiều giá trị hơn cho toàn doanh nghiệp.
3. Đảm bảo tính linh hoạt cho doanh nghiệp: Nhiều giải pháp ERP được xây dựng để thích ứng với nhu cầu của bạn và phát triển cùng doanh nghiệp, giúp bạn chủ động chuẩn bị và sẵn sàng ứng phó với mọi sự gián đoạn hoạt động hoặc thay đổi thị trường.

Phần mềm ERP bao gồm những chức năng nào?

Phần mềm ERP có thể hỗ trợ nhiều chức năng cốt lõi trong toàn tổ chức của bạn, giúp loại bỏ rào cản giữa các phòng ban (front-office và back-office) đồng thời cung cấp khả năng tùy chỉnh giải pháp theo các ưu tiên kinh doanh mới. Dưới đây là một số chức năng kinh doanh chính:

1. Thương mại điện tử

Các nhà bán lẻ ngày nay phải đối mặt với nhiều thách thức, và hệ thống ERP có thể cung cấp giải pháp thương mại điện tử đa kênh hoàn chỉnh, thống nhất trải nghiệm back-office (bộ phận hỗ trợ các hoạt động nội bộ của tổ chức). Khách hàng có trải nghiệm mua sắm cá nhân hóa và liền mạch hơn thông qua các đề xuất của AI, trong khi các nhà bán lẻ tăng năng suất của nhân viên, giúp giảm gian lận và phát triển doanh nghiệp.

2. Tài chính

Phần mềm ERP giúp tăng lợi nhuận bằng cách cung cấp bảng điều khiển và thông tin chi tiết dựa trên AI cung cấp tổng quan về tài chính của doanh nghiệp, hỗ trợ khai thác thông tin theo thời gian thực mọi lúc, mọi nơi. Ngoài ra, phần mềm ERP còn giảm thiểu việc nhập thông tin thủ công bằng cách tự động hóa các tác vụ hàng ngày và bao gồm các khả năng theo dõi giúp tuân thủ quy định của doanh nghiệp bạn.

3. Nhân sự

Các phần mềm ERP hiện đại cung cấp cách quản lý dữ liệu công ty và đơn giản hóa các nhiệm vụ quản lý nhân viên như bảng lương, tuyển dụng và các nhiệm vụ khác. Bạn sẽ ở vị trí tốt hơn để giúp duy trì, tuyển dụng và trao quyền cho nhân viên đồng thời theo dõi hiệu suất của nhân viên và giúp bạn xác định các vấn đề về nhân sự trước khi chúng xảy ra.

4. Sản xuất

Khả năng phần mềm ERP cải thiện giao tiếp kinh doanh, tự động hóa các quy trình hàng ngày thông qua tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và cung cấp cho nhà sản xuất khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, quản lý tài nguyên bằng cách truy cập dữ liệu theo thời gian thực, tối ưu hóa quản lý dự án, quản lý chi phí và lập kế hoạch sản xuất.

5. Chuỗi cung ứng

Nếu công ty bạn vẫn nhập thông tin thủ công và cố gắng theo dõi hàng tồn kho trong kho, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách tự động hóa các quy trình này với phần mềm ERP. Các giải pháp chuỗi cung ứng hiện đại cũng cung cấp bảng điều khiển, thông minh kinh doanh và thậm chí cả công nghệ Internet of Things (IoT) để giúp bạn quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.

3 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm ERP

Nếu bạn đọc bài viết này và đang phải vật lộn với hệ thống cũ của mình, bạn có thể đang băn khoăn liệu đây có phải thời điểm thích hợp để thay đổi. Dưới đây là 3 dấu hiệu cho thấy bạn cần phần mềm ERP mới.

1. Hệ thống hiện tại hạn chế khả năng phát triển

Có thể trước đây bạn vẫn hoạt động tốt với các công cụ cơ bản. Nhưng nếu phần mềm hiện tại đang hạn chế khả năng mở rộng thị trường và phát triển quy mô toàn cầu, thì đã đến lúc cần một phần mềm ERP tốt hơn, linh hoạt hơn để cho phép doanh nghiệp tăng trưởng.

2. Hệ thống rời rạc, không tương thích

Công nghệ thay đổi, bạn nhận thấy các hệ thống riêng lẻ, không hoạt động tương thích với nhau. Phần mềm kế toán mới có thể không tương thích với phần mềm quản lý nhân sự cũ.

3. Không đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng

Nếu nhân viên và khách hàng của bạn sử dụng thiết bị di động nhưng hệ thống không hỗ trợ, thì đã đến lúc đầu tư vào hệ thống đáp ứng nhu cầu của mọi người. Cung cấp cho nhân viên các công cụ cần thiết để thành công và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng có thể giúp bạn duy trì lợi thế cạnh tranh.

10 điểm cần lưu ý khi chọn phần mềm ERP

Bất kỳ hệ thống ERP hiện đại nào cũng sẽ có danh sách dài các khả năng dựa trên ngành nghề họ phục vụ và các mô-đun họ cung cấp. Tuy nhiên, có 10 tính năng cơ bản mà tất cả các phần mềm ERP nên có:

1. Cơ sở dữ liệu chung: Mọi dữ liệu của công ty được lưu trữ ở một nơi duy nhất, dữ liệu luôn đồng bộ và chính xác trên tất cả các hệ thống. Mọi người trong công ty đều có thể truy cập dữ liệu họ cần. Lãnh đạo có thể có cái nhìn tổng quan về toàn bộ hoạt động của công ty.
2. Phân tích nhúng: Mọi người trong công ty có thể tự mình truy cập và phân tích dữ liệu, tạo báo cáo trực quan và dễ hiểu để theo dõi hiệu quả hoạt động kinh doanh mà không cần đến sự trợ giúp của chuyên gia IT. 
3. Hình ảnh hóa dữ liệu: Dữ liệu được thu thập từ các nguồn khác nhau như hệ thống ERP, CRM, website,…sẽ được hiển thị trực quan bằng biểu đồ, đồ thị, bảng điều khiển giúp bạn có thể xem chi tiết dữ liệu từ đó nhanh chóng xác định xu hướng.
4. Tự động hóa: Sử dụng phần mềm hoặc robot để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, xử lý email, tạo báo cáo,…giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Ví dụ: sử dụng phần mềm để tự động nhập dữ liệu hóa đơn vào hệ thống kế toán.

5. Giao diện người dùng nhất quán: Giao diện người dùng (UI) nhất quán giữa các mô-đun giúp người dùng có thể dễ dàng sử dụng. Ngoài ra, người dùng có thể dễ dàng cấu hình và cá nhân hóa phần mềm để phù hợp với nhu cầu của họ.

Ví dụ: người dùng có thể thay đổi giao diện, bố trí màn hình, cài đặt thông báo,…

6. Tích hợp: Khả năng kết nối các hệ thống và ứng dụng khác nhau để hoạt động như một hệ thống thống nhất giúp loại bỏ các rào cản thông tin và tự động hóa các quy trình thủ công.

Hệ thống có thể dễ dàng kết nối với các hệ thống và ứng dụng khác, bao gồm cả của bên thứ ba giúp mở rộng chức năng của hệ thống và đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

7. Công nghệ mới: Hỗ trợ AI và học máy, trợ lý kỹ thuật số, IoT, RPA, bảo mật và quyền riêng tư, và di động.
8. Nền tảng công nghệ: Một nền tảng công nghệ nhanh, đã được kiểm chứng và ổn định như nền tảng Low code/No code, iPaaS (nền tảng dựa trên đám mây giúp doanh nghiệp tích hợp các ứng dụng, dữ liệu), quản lý dữ liệu,…
9. Khả năng cung cấp dịch vụ và hỗ trợ đa quốc gia: Bao gồm ngôn ngữ, đơn vị tiền tệ, tuân thủ các quy định và luật pháp địa phương cũng như hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo, triển khai,… cho khách hàng bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau.
10. Lựa chọn triển khai: Đám mây, tại chỗ hoặc kết hợp giữa đám mây & tại chỗ

Các phần mềm ERP hiện nay

Khi nói đến việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn vào năm 2024, hai lựa chọn phổ biến là Odoo và ERPNext. Cả hai nền tảng này đều cung cấp nhiều tính năng và chức năng để hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của bạn.

Để có thể đi vào chi tiết từng phần mềm ERP nào phù hợp, bạn có thể tham khảo bài phân tích các tính năng giữa hai phần mềm tại đây. 

3 thách thức khi triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Phần mềm ERP không chỉ dành cho các doanh nghiệp toàn cầu vì ERP được thiết kế cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô – nhỏ, vừa và lớn. Bạn cũng có thể có được chức năng dành riêng cho ngành và công ty để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh riêng biệt. Tuy nhiên, có một số thách thức cho doanh nghiệp khi triển khai ERP.

1. Chọn ra phần mềm ERP phù hợp

Bạn không cần phải tìm ra giải pháp ERP hoàn hảo để có thể đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp. Phần mềm ERP phải có khả năng tận dụng những quy trình kinh doanh tốt nhất hiện tại của bạn và kết hợp chúng thành một hệ thống duy nhất, cho phép mọi người trong tổ chức xem cùng một thông tin. Đây là lý do tại sao việc lựa chọn đúng đối tác công nghệ là rất quan trọng.

2. Khả năng chi trả cho phần mềm ERP

Bạn không nhất thiết phải triển khai tất cả mô-đun có trên phần mềm ERP vì doanh nghiệp có thể được mua mô-đun riêng lẻ theo nhu cầu kinh doanh. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai phần mềm ERP và tiết kiệm chi phí cho việc nâng cấp phần mềm lớn mà không biết liệu các chức năng bạn thêm vào có mang lại hiệu quả hay không.

3. Tích hợp phần mềm ERP mới với phần mềm hiện có

Như đã đề cập, bất kỳ phần mềm ERP nào bạn chọn đều phải tương thích với những gì bạn đang sử dụng hiện tại nhưng đồng thời cũng bao gồm các tính năng có thể giúp bạn phát triển trong tương lai. Ví dụ: Nếu phần mềm bạn đang có chủ yếu xử lý các khía cạnh tài chính, chuỗi cung ứng và sản xuất của doanh nghiệp, bạn có thể muốn tìm kiếm giải pháp có tích hợp mạnh mẽ về phân tích kinh doanh.

Chuyển đổi số tăng tốc – ERP đóng vai trò then chốt

Chuyển đổi số đang diễn ra nhanh chóng và hệ thống ERP đóng vai trò then chốt. Khi các doanh nghiệp áp dụng công nghệ số vào mọi khía cạnh hoạt động, cách thức vận hành của họ đang thay đổi căn bản.

Theo Gartner, một trong những yếu tố then chốt thúc đẩy hoạt động kinh doanh kỹ thuật số là “loại bỏ những rào cản” – hay nói theo cách khác, loại bỏ:

• Quy trình và hệ thống lỗi thời: Các quy trình thủ công, rườm rà và các hệ thống cũ kỹ, không tương thích với công nghệ mới có thể kìm hãm sự đổi mới và tăng trưởng của doanh nghiệp.
• Thiếu dữ liệu hoặc dữ liệu không chính xác: Dữ liệu là yếu tố then chốt cho hoạt động kinh doanh kỹ thuật số. Tuy nhiên, nếu thiếu dữ liệu hoặc dữ liệu không chính xác, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định sáng suốt và hiệu quả.
• Thiếu kỹ năng và kiến thức: Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân viên có đủ kỹ năng và kiến thức về công nghệ để triển khai và sử dụng các giải pháp kinh doanh kỹ thuật số hiệu quả.
• Văn hóa doanh nghiệp không phù hợp: Văn hóa doanh nghiệp cần cởi mở, linh hoạt và sẵn sàng chấp nhận thay đổi để thích ứng với môi trường kinh doanh kỹ thuật số.

Loại bỏ những rào cản này là điều cần thiết để doanh nghiệp có thể phát triển trong môi trường kinh doanh kỹ thuật số. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi các công ty đang yêu cầu các hệ thống ERP mạnh mẽ hơn.

Dưới đây là ba xu hướng chính dựa trên đà phát triển ERP hiện nay.

1. Xu hướng sử dụng ERP đám mây

Nhiều doanh nghiệp ngày càng yêu thích việc sử dụng ERP đám mây do:

• Khả năng truy cập “bất cứ nơi nào”: Người dùng có thể truy cập hệ thống ERP từ bất kỳ đâu có kết nối internet.
• Giảm chi phí phần cứng: Doanh nghiệp không cần đầu tư vào phần cứng và phần mềm để cài đặt hệ thống ERP.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Nhà cung cấp dịch vụ ERP đám mây chịu trách nhiệm bảo trì và cập nhật hệ thống.
• Bảo mật cao hơn: Dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ đám mây an toàn.
• Tích hợp với các hệ thống khác: Hệ thống ERP đám mây có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác.

Theo Panorama Research trong Báo cáo ERP: “Hơn một nửa các tổ chức đang chọn phần mềm đám mây (63%) thay vì phần mềm tại chỗ (37%).” ERP đám mây là một lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí, tăng khả năng truy cập và bảo mật dữ liệu.

2. Tích hợp dọc trong kinh doanh

Tích hợp dọc là một chiến lược cạnh tranh mà theo đó một công ty kiểm soát hoàn toàn một hoặc nhiều giai đoạn trong sản xuất hoặc phân phối sản phẩm. Lợi ích của việc sử dụng hệ thống ERP tích hợp với tiện ích mở rộng theo chiều dọc hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu riêng của ngành, dễ dàng kết nối với phần mềm ERP, dữ liệu thống nhất khi truy cập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

3. Cá nhân hóa người dùng

Cá nhân hóa mang lại những lợi ích sau:

• Tăng hiệu quả công việc: Khi người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin và chức năng phù hợp với nhu cầu của họ, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn.
• Cải thiện trải nghiệm người dùng: Người dùng sẽ hài lòng hơn khi sử dụng phần mềm được cá nhân hóa theo sở thích của họ.
• Tăng khả năng sử dụng: Các nền tảng low-code, no-code giúp người dùng dễ dàng sử dụng phần mềm ERP mà không cần nhiều kiến thức kỹ thuật.

Đọc thêm: Đơn giản hóa quy trình với phần mềm bán hàng ERP

ERP đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng cạnh tranh và đạt được mục tiêu kinh doanh. Việc triển khai ERP thành công đòi hỏi sự cam kết của ban lãnh đạo, sự phối hợp của các bộ phận và sự hỗ trợ của nhà cung cấp uy tín. Tuy nhiên, với những lợi ích to lớn mang lại ERP là một khoản đầu tư mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai ERP để nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng cạnh tranh và đạt được mục tiêu kinh doanh trong thời đại mới.