Triển khai ERPNext không chỉ dừng lại ở việc cài đặt phần mềm, mà là một bước chuyển đổi số toàn diện giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động. Là đối tác chính thức và duy nhất của ERPNext tại Việt Nam, MBW Digital đã xây dựng một quy trình triển khai ERPNext tối ưu, phù hợp với đặc thù của các doanh nghiệp Việt Nam, đảm bảo hiệu quả cao nhất trong quản lý và vận hành.

Tham khảo bài viết dưới đây để nắm bắt 6 bước triển khai ERPNext vào doanh nghiệp của bạn. Hoặc liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn triển khai ERPNext với chi phí hợp lý và nhận về dịch vụ hỗ trợ 24/7. 

Quy trình 6 bước triển khai ERPNext vào doanh nghiệp của MBW Digital

Bước 1:  Khảo sát hiện trạng

Mục tiêu chính của giai đoạn này là nắm rõ thực trạng hoạt động kinh doanh, quy trình làm việc và các điểm đau (pain points) mà doanh nghiệp đang gặp phải. Đây là bước nền tảng để đảm bảo hệ thống ERPNext được thiết kế và triển khai đáp ứng đúng nhu cầu thực tế.

• Tổ chức các buổi làm việc với các phòng ban

Hoạt động: Trao đổi trực tiếp với các bộ phận như Kế toán, Bán hàng, Sản xuất, Kho vận, Nhân sự để thu thập thông tin chi tiết về cách thức họ vận hành.

Mục tiêu: Hiểu rõ từng bước trong quy trình hiện tại, các công cụ đang sử dụng (nếu có), và các vấn đề mà nhân viên thường xuyên gặp phải.

• Thu thập dữ liệu thực tế

Hoạt động: Xem xét các tài liệu liên quan như báo cáo tài chính, đơn hàng, phiếu nhập/xuất kho, hoặc bảng chấm công.

Mục tiêu: Đánh giá mức độ chính xác của dữ liệu và tìm hiểu cách các thông tin này được quản lý hiện nay.

• Phân tích các điểm mạnh và yếu

Hoạt động: Xác định các quy trình hoạt động hiệu quả, từ đó giữ lại trong giải pháp ERPNext. Đồng thời, nhận diện các điểm yếu hoặc quy trình rườm rà để đưa ra phương án tối ưu hóa.

Mục tiêu: Giảm thiểu sự trùng lặp, lỗi sai trong quy trình và tăng năng suất làm việc.

• Lập báo cáo khảo sát chi tiết

Hoạt động: Tổng hợp thông tin từ các buổi khảo sát và phân tích để tạo ra một báo cáo đầy đủ. Báo cáo sẽ bao gồm:

• Tổng quan về tình hình hiện tại của doanh nghiệp.
• Các vấn đề tồn đọng cần giải quyết.
• Các yêu cầu cụ thể cần có trong hệ thống ERPNext.

Mục tiêu: Tạo tài liệu cơ sở để xây dựng các bước tiếp theo trong quá trình triển khai.

Kết quả 

• Xác định chính xác các nhu cầu, mong đợi và phạm vi triển khai ERPNext.
• Cung cấp tài liệu phương án sơ bộ

Bước 2: Tư vấn sơ bộ

Giai đoạn tư vấn sơ bộ nhằm định hình giải pháp tổng thể, đưa ra những định hướng ban đầu cho việc triển khai ERPNext. MBW Digital sẽ phối hợp cùng doanh nghiệp để xác định các tính năng cốt lõi cần triển khai, phạm vi dự án, và các bước thực hiện.

• Phân tích thông tin từ giai đoạn khảo sát

Hoạt động: Dựa trên báo cáo khảo sát, Đội ngũ dự án MBW Digital sẽ đánh giá tổng quan tình hình của doanh nghiệp, bao gồm những điểm cần tối ưu hóa và những yêu cầu đặc thù.

Mục tiêu: Đảm bảo các đề xuất tư vấn phù hợp với hiện trạng và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

• Định nghĩa các mục tiêu cụ thể

Hoạt động: Đội ngũ MBW Digital sẽ trao đổi trực tiếp với ban lãnh đạo và các phòng ban để làm rõ mục tiêu dự án. Ví dụ: Giảm thời gian xử lý đơn hàng, tự động hóa quy trình nhập liệu, tăng độ chính xác của báo cáo tài chính.

Mục tiêu: Đảm bảo sự đồng thuận về các mục tiêu giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp.

• Đề xuất giải pháp phù hợp

Hoạt động: Đề xuất các module ERPNext cần triển khai, ví dụ: Kế toán, Bán hàng, Kho vận, Nhân sự. Sau đó, MBW Digital sẽ đưa ra các tùy chỉnh cần thiết để đáp ứng quy trình đặc thù của doanh nghiệp (nếu có). Giới thiệu các tính năng bổ sung, như tích hợp hệ thống POS hoặc quản lý đa kênh.

Mục tiêu: Cung cấp một lộ trình rõ ràng về các tính năng và giải pháp sẽ triển khai, đảm bảo phù hợp với chiến lược và quy mô của doanh nghiệp.

• Cấu hình chạy thử

Hoạt động: Thu thập dữ liệu mẫu và thiết lập các thông số cơ bản (sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp, quy tắc thuế, v.v.). Cấu hình các module chính (kế toán, bán hàng, kho, sản xuất) và phân quyền người dùng. Mô phỏng các quy trình kinh doanh thực tế như bán hàng, mua hàng, quản lý tồn kho, sản xuất.

Mục tiêu: Thực hiện kiểm thử các tính năng của hệ thống, đối chiếu kết quả đầu ra với yêu cầu thực tế. Thu thập phản hồi từ người dùng, xác định các khoảng cách (gaps) và đưa ra đề xuất cải thiện hoặc tùy chỉnh. Báo cáo kết quả chạy thử, xây dựng kế hoạch triển khai chính thức hoặc điều chỉnh hệ thống phù hợp hơn.

• Xác định phạm vi dự án

Hoạt động: Thống nhất phạm vi triển khai, bao gồm các module, số lượng người dùng, và các phòng ban tham gia. Từ đó, ước lượng khối lượng công việc và thời gian triển khai.

Mục tiêu: Xác định rõ ràng những gì sẽ được triển khai, tránh phát sinh ngoài phạm vi dự kiến trong các giai đoạn sau.

• Lập kế hoạch sơ bộ

Hoạt động: Xây dựng lộ trình sơ bộ cho dự án, từ phân tích chi tiết, cấu hình, đào tạo đến vận hành chính thức. Đưa ra timeline dự kiến cho từng giai đoạn.

Mục tiêu: Giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về tiến trình triển khai, đồng thời chuẩn bị nguồn lực phù hợp.

• Thống nhất giữa các bên

Hoạt động: Tổ chức một buổi họp với ban lãnh đạo và các phòng ban để trình bày kế hoạch, điều chỉnh nếu cần thiết, và thống nhất các phương án triển khai.

Mục tiêu: Đảm bảo tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ và đồng ý với giải pháp, phạm vi, và mục tiêu của dự án.

Kết quả 

• Cung cấp tài liệu phương án sơ bộ

Bước 3: Phân tích và thiết kế

Trong ERP, phân tích Fit-Gap Analysis là một bước quan trọng, đánh giá sự tương thích giữa quy trình kinh doanh hiện tại của tổ chức và các chức năng mà hệ thống ERP cung cấp. 

Fit-Gap Analysis xác định các điểm khác biệt giữa yêu cầu của tổ chức và khả năng của hệ thống ERP được chọn. Quá trình này bao gồm:

• Fit: Những lĩnh vực mà hệ thống ERP đáp ứng tốt các quy trình kinh doanh.
• Gap: Những lĩnh vực cần tùy chỉnh, điều chỉnh quy trình, hoặc sử dụng các giải pháp bổ sung để đáp ứng yêu cầu.

Giai đoạn phân tích và thiết kế, MBW Digital tập trung vào việc chuyển hóa các yêu cầu kinh doanh thành giải pháp kỹ thuật chi tiết, xác định chính xác khoảng cách của doanh nghiệp giữa hiện tại & mong muốn, cách ERPNext sẽ được cấu hình và vận hành để đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp.

•  Phân tích yêu cầu chi tiết

Hoạt động: Làm việc trực tiếp với từng phòng ban để thu thập yêu cầu chi tiết cho từng chức năng, như quản lý bán hàng, kho vận, kế toán, nhân sự, sản xuất. Ghi nhận các yêu cầu đặc thù, ví dụ: cách tính giá thành sản phẩm, cấu trúc tổ chức doanh nghiệp, hoặc quy trình phê duyệt đơn hàng.

Mục tiêu: Xác định rõ ràng mọi yêu cầu của doanh nghiệp và lập danh sách ưu tiên cho các tính năng cần triển khai. Đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yêu cầu nào trong giai đoạn cấu hình hệ thống.

• Thiết kế sơ đồ quy trình

Hoạt động: Vẽ sơ đồ quy trình làm việc (workflow) chi tiết của từng bộ phận, từ nhập liệu đến báo cáo. Thiết kế các quy trình tự động hóa như phê duyệt đơn hàng, cảnh báo tồn kho, hoặc luân chuyển dữ liệu giữa các bộ phận.

Mục tiêu: Xây dựng một bản thiết kế logic, mô phỏng rõ ràng cách ERPNext vận hành trong thực tế. Dự đoán các điểm giao thoa giữa các bộ phận để đảm bảo hệ thống hoạt động mượt mà, không bị gián đoạn.

• Định nghĩa cấu trúc dữ liệu

Hoạt động: Xác định các trường dữ liệu cần thiết cho từng module, như thông tin khách hàng, sản phẩm, hóa đơn, chứng từ kế toán. Thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp, bao gồm việc phân loại sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp.

Mục tiêu: Đảm bảo dữ liệu được tổ chức logic, dễ dàng truy cập và đồng bộ giữa các bộ phận. Chuẩn bị tốt cho việc nhập liệu trong các giai đoạn tiếp theo.

• Thiết kế tùy chỉnh (nếu cần)

Hoạt động: Phân tích các yêu cầu đặc thù mà ERPNext chưa hỗ trợ sẵn, ví dụ: báo cáo tùy chỉnh, giao diện nhập liệu đặc biệt. Lên kế hoạch phát triển các module hoặc chức năng tùy chỉnh (customization).

Mục tiêu: Đảm bảo hệ thống đáp ứng đầy đủ nhu cầu mà không phá vỡ cấu trúc tiêu chuẩn của ERPNext.

• Lập tài liệu chi tiết cho bản thiết kế

Hoạt động: Lập tài liệu chi tiết về các quy trình, cấu trúc dữ liệu, và các tùy chỉnh đã thiết kế. Chia sẻ tài liệu này với doanh nghiệp để lấy phản hồi và phê duyệt trước khi triển khai ERPNext cấu hình.

Mục tiêu: Đảm bảo tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ và đồng thuận với bản thiết kế. Tạo cơ sở tham chiếu cho các bước tiếp theo.

Kết quả 

• MBW Digital cung cấp các biên bản khảo sát nghiệp vụ theo từng mục tiêu

Bước 4: Thực hiện cấu hình hệ thống

Giai đoạn này tập trung vào việc thiết lập hệ thống ERPNext theo các yêu cầu đã được phân tích và thiết kế. Tất cả các module, quy trình, và dữ liệu được cấu hình để sẵn sàng cho thử nghiệm và triển khai ERPNext trong thực tế.

• Cài đặt và thiết lập cơ bản

Hoạt động: Cài đặt phần mềm ERPNext trên máy chủ hoặc trên nền tảng đám mây, tùy thuộc vào lựa chọn của doanh nghiệp. Thiết lập các thông số cơ bản, như ngôn ngữ, múi giờ, đơn vị tiền tệ, và cấu hình email.

Mục tiêu: Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định trên nền tảng được chọn. Tạo nền tảng để thực hiện các cấu hình chi tiết hơn.

• Cấu hình module theo từng chức năng

Hoạt động:

• Module sản xuất: Cài đặt quy trình sản xuất, định mức nguyên vật liệu (BOM), và quản lý kế hoạch sản xuất.
• Module mua hàng: Thiết lập quy trình đặt hàng, quản lý nhà cung cấp, và quy tắc phê duyệt đơn hàng.
• Module kho: Tích hợp quy trình nhập, xuất, kiểm kê, và theo dõi tồn kho theo thời gian thực.
• Module bán hàng: Tùy chỉnh quy trình báo giá, xử lý đơn hàng, và quản lý khách hàng.
• Module tài chính: Cấu hình tài khoản kế toán, thuế, và báo cáo tài chính.

Mục tiêu: Đảm bảo mỗi phòng ban có quy trình làm việc được tích hợp chặt chẽ trong ERPNext. Giảm thiểu sai sót trong nhập liệu và tăng tính tự động hóa.

• Tùy chỉnh giao diện và quy trình đặc thù (nếu cần)

Hoạt động: Thiết kế giao diện người dùng thân thiện, phù hợp với đặc thù công việc của từng bộ phận. Tùy chỉnh quy trình làm việc (workflow) đặc thù mà hệ thống chuẩn không hỗ trợ, như luồng phê duyệt hoặc cảnh báo tùy chỉnh.

Mục tiêu: Tăng cường tính dễ sử dụng và hiệu quả của hệ thống đối với nhân viên. Đảm bảo ERPNext đáp ứng đầy đủ nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

• Nhập liệu và tích hợp dữ liệu

Hoạt động: Nhập các dữ liệu cơ bản như danh mục sản phẩm, danh sách khách hàng, nhà cung cấp, và tài khoản kế toán. Tích hợp dữ liệu từ các hệ thống hiện tại (nếu có), ví dụ: dữ liệu tồn kho, công nợ, và các báo cáo tài chính.

Mục tiêu: Đảm bảo tính liên tục của dữ liệu, tránh mất mát hoặc sai lệch trong quá trình chuyển đổi. Chuẩn bị dữ liệu cho giai đoạn thử nghiệm và vận hành.

•  Kiểm tra và hiệu chỉnh hệ thống

Hoạt động: Thực hiện kiểm tra toàn diện tất cả các module để đảm bảo hệ thống hoạt động đúng theo thiết kế. Sửa lỗi và điều chỉnh các cấu hình chưa tối ưu hoặc không phù hợp.

Mục tiêu: Đảm bảo hệ thống ERPNext hoạt động trơn tru và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đã đề ra. Chuẩn bị cho giai đoạn triển khai ERPNext và đào tạo người dùng.

Kết quả 

• MBW Digital đề xuất giải pháp chi tiết và kế hoạch, chi phí triển khai dự án chi tiết (tài liệu phân tích & thiết lập hệ thống) được chấp thuận.

Bước 5: Triển khai ERPNext  và đào tạo người dùng

Đảm bảo toàn bộ nhân viên và các phòng ban của doanh nghiệp sử dụng thành thạo ERPNext. Đây là giai đoạn chuyển đổi từ môi trường thử nghiệm sang ứng dụng thực tế, với sự hỗ trợ đầy đủ để hệ thống vận hành trơn tru ngay từ những ngày đầu triển khai.

•  Thử nghiệm hệ thống thực tế 

Hoạt động: Lựa chọn một bộ phận hoặc nhóm người dùng đại diện để chạy thử hệ thống trong điều kiện thực tế. Đánh giá các vấn đề phát sinh, sự phù hợp của quy trình, và độ chính xác của dữ liệu. Điều chỉnh các lỗi nhỏ hoặc tinh chỉnh để tối ưu hóa hệ thống trước khi triển khai ERPNext  trên diện rộng.

Mục tiêu: Giảm thiểu rủi ro khi đưa hệ thống vào hoạt động chính thức. Tạo cơ hội để doanh nghiệp làm quen với hệ thống trong môi trường thực tế.

• Đào tạo người dùng cuối 

Hoạt động: Tổ chức các buổi đào tạo cho từng phòng ban, tập trung vào cách sử dụng hệ thống ERPNext liên quan đến nhiệm vụ hàng ngày của họ. Cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết và video minh họa. Tạo điều kiện để người dùng thực hành trực tiếp trên hệ thống.

Mục tiêu: Đảm bảo tất cả nhân viên hiểu cách sử dụng các tính năng và quy trình trong ERPNext. Tăng cường sự tự tin và giảm sự phản kháng từ phía nhân viên khi chuyển đổi sang hệ thống mới.

• Chuyển đổi dữ liệu chính thức

Hoạt động: Chuyển toàn bộ dữ liệu từ các hệ thống cũ vào ERPNext, bao gồm dữ liệu tồn kho, đơn hàng, công nợ, và tài chính,… Thực hiện kiểm tra độ chính xác của dữ liệu sau khi chuyển đổi.

Mục tiêu: Đảm bảo hệ thống chứa đầy đủ và chính xác tất cả dữ liệu cần thiết để vận hành. Tránh mất mát hoặc sai lệch dữ liệu trong quá trình chuyển đổi.

• Hỗ trợ trong giai đoạn khởi động 

Hoạt động: Đưa hệ thống ERPNext vào vận hành chính thức trong toàn bộ doanh nghiệp.Cung cấp đội ngũ hỗ trợ tại chỗ hoặc từ xa để xử lý ngay lập tức các vấn đề phát sinh trong thời gian đầu. Lập kế hoạch dự phòng để giải quyết các trường hợp khẩn cấp.

Mục tiêu: Đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru từ ngày đầu triển khai. Tạo niềm tin cho doanh nghiệp trong việc sử dụng ERPNext.

• Thu thập phản hồi và cải tiến liên tục

Hoạt động: Thu thập ý kiến phản hồi từ người dùng về các khó khăn, vấn đề, và đề xuất cải tiến. Điều chỉnh các cấu hình, quy trình, hoặc tính năng dựa trên phản hồi thực tế.

Mục tiêu: Hoàn thiện hệ thống để phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Đảm bảo ERPNext phát huy tối đa hiệu quả lâu dài.

Kết quả 

• Các Add-on mở rộng được tích hợp vào hệ thống Dev
• Phần mềm ERPNext được cài đặt trên hệ thống máy chủ của khách hàng
• Kiểm thử UAT được chấp thuận
• Nhân viên vận hành được hệ thống và chạy thử toàn bộ nghiệp vụ, chức năng của hệ thống
• Nhân viên được đào tạo sử dụng thành thạo phần mềm

Bước 6: Vận hành hệ thống và hỗ trợ sau triển khai

Đảm bảo hệ thống ERPNext hoạt động ổn định, tối ưu hóa các quy trình vận hành, và cung cấp hỗ trợ kịp thời để doanh nghiệp phát triển bền vững trên nền tảng ERP mới.

• Theo dõi và đánh giá hiệu suất hệ thống

Hoạt động: Liên tục giám sát hiệu suất của hệ thống ERPNext trong giai đoạn đầu vận hành. Đánh giá các chỉ số chính như tốc độ xử lý, độ ổn định, và tính chính xác của dữ liệu. Xác định các điểm nghẽn hoặc vấn đề cần khắc phục.

Mục tiêu: Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và đạt hiệu quả cao nhất. Phát hiện và xử lý các vấn đề kỹ thuật ngay lập tức.

• Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật liên tục

Hoạt động: Thành lập đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật, sẵn sàng xử lý các vấn đề hoặc câu hỏi từ người dùng. Cung cấp các bản vá lỗi (bug fixes) và cập nhật tính năng mới. Tư vấn cách sử dụng hiệu quả hơn để phù hợp với nhu cầu kinh doanh thay đổi.

Mục tiêu: Đảm bảo doanh nghiệp luôn được hỗ trợ tốt nhất trong quá trình vận hành. Duy trì sự hài lòng và tin tưởng của người dùng với hệ thống ERPNext.

• Cải tiến và nâng cấp hệ thống 

Hoạt động: Thu thập phản hồi từ các phòng ban và nhân viên để đánh giá những điểm cần cải thiện. Đề xuất các tùy chỉnh hoặc nâng cấp để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Triển khai các module hoặc tính năng mới khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc thay đổi chiến lược.

Mục tiêu: Đảm bảo ERPNext luôn đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp phát triển. Tăng cường khả năng thích nghi của hệ thống với các thay đổi trong thị trường.

• Đánh giá định kỳ và báo cáo kết quả

Hoạt động: Lên lịch đánh giá định kỳ (hàng tháng hoặc hàng quý) để phân tích hiệu quả của ERPNext trong hoạt động doanh nghiệp. Cung cấp các báo cáo chi tiết về lợi ích thu được, các vấn đề còn tồn tại, và kế hoạch cải tiến.

Mục tiêu: Đo lường giá trị thực tế mà hệ thống mang lại. Xây dựng kế hoạch dài hạn để tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh trên ERPNext.

• Tổ chức đào tạo nâng cao 

Hoạt động: Cung cấp các buổi đào tạo chuyên sâu dành cho nhân viên có nhu cầu phát triển kỹ năng sử dụng hệ thống ERPNext. Đào tạo thêm về các module mới hoặc tính năng nâng cao khi doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động.

Mục tiêu: Đảm bảo người dùng luôn cập nhật kiến thức và sử dụng tối đa tiềm năng của hệ thống. Tạo ra đội ngũ nhân sự chuyên gia nội bộ về ERPNext.

Kết quả 

• Biên bản chấp thuận Golive hệ thống
• Biên bản nghiệm thu dự án

Lợi ích cho doanh nghiệp khi triển khai ERPNext theo quy trình của MBW Digital

1. Giảm thiểu rủi ro

Quy trình triển khai ERPNext được MBW Digital thiết kế một cách khoa học, giúp doanh nghiệp từng bước triển khai ERPNext mà không bỏ sót bất kỳ giai đoạn quan trọng nào. Mỗi bước đều có sự kiểm soát và đánh giá liên tục, từ khảo sát nhu cầu đến vận hành chính thức, đảm bảo dự án đi đúng hướng. Nhờ đó, rủi ro như hệ thống không hoạt động ổn định, dữ liệu bị sai lệch, hoặc không phù hợp với thực tế doanh nghiệp được giảm thiểu tối đa.

2. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Việc triển khai ERPNext thường đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực, nhưng với quy trình tối ưu của MBW Digital, doanh nghiệp có thể tập trung vào những giai đoạn quan trọng nhất. Quy trình bài bản giúp tránh việc làm lại từ đầu, khắc phục lỗi phát sinh không cần thiết, qua đó tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí triển khai.

3. Tăng hiệu quả sử dụng ERPNext

MBW Digital không chỉ tập trung vào việc cài đặt phần mềm mà còn nhấn mạnh đến việc tùy chỉnh hệ thống phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng triển khai ERPNext không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn và đạt được lợi thế cạnh tranh.

4. Cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban

Trong quá trình triển khai, các bộ phận như sản xuất, bán hàng, tài chính, và kho vận sẽ phải phối hợp chặt chẽ để cung cấp thông tin đầu vào cho hệ thống. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa việc triển khai ERP mà còn tạo ra sự liên kết nội bộ mạnh mẽ hơn. Các phòng ban có cơ hội hiểu rõ quy trình của nhau, từ đó làm việc ăn ý hơn.

5. Đảm bảo tính sẵn sàng cho việc mở rộng trong tương lai

ERPNext là một hệ thống linh hoạt và quy trình 6 bước của MBW Digital đảm bảo hệ thống được cấu hình và triển khai với khả năng mở rộng tối đa. Khi doanh nghiệp phát triển hoặc thay đổi mô hình kinh doanh, hệ thống ERP vẫn đáp ứng được các yêu cầu mới mà không cần triển khai ERPNext lại từ đầu.

6. Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự am hiểu ERPNext

Một phần quan trọng trong quy trình là việc đào tạo và chuyển giao kiến thức cho nhân sự doanh nghiệp. Sau khi triển khai, nhân viên không chỉ biết sử dụng ERPNext mà còn hiểu rõ cách quản lý và khai thác hệ thống để hỗ trợ công việc hàng ngày, giảm sự phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ.

• Tham khảo một số dự án đã triển khai ERPNext: Dự án tư vấn và triển khai ERPNext tại RTG – Lĩnh vực Bia – Rượu – Đồ uống

Những yếu tố quan trọng để triển khai ERPNext thành công

1. Sự cam kết từ ban lãnh đạo

Triển khai ERPNext không chỉ là dự án công nghệ mà còn là một quá trình thay đổi lớn đối với doanh nghiệp. Ban lãnh đạo cần cam kết rõ ràng về thời gian, nguồn lực và sự hỗ trợ để đảm bảo mọi phòng ban cùng hướng tới mục tiêu chung. Họ cũng cần tham gia trực tiếp vào các cuộc họp chiến lược, phê duyệt tài liệu và giám sát tiến độ triển khai.

2. Xác định rõ ràng nhu cầu doanh nghiệp

Một hệ thống ERPNext chỉ hiệu quả khi nó đáp ứng đúng nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp. Việc khảo sát kỹ lưỡng ở bước đầu là cơ sở để xây dựng các giải pháp tùy chỉnh. Các câu hỏi quan trọng cần trả lời bao gồm: quy trình nào cần cải thiện? Mục tiêu nào muốn đạt được khi sử dụng ERP? Các vấn đề hiện tại trong quản lý là gì?

3. Chọn đội ngũ triển khai ERPNext phù hợp

Đội ngũ triển khai cần bao gồm các nhân sự nội bộ có kinh nghiệm từ các phòng ban liên quan và đội ngũ chuyên gia từ MBW Digital. Điều này đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp giải pháp và doanh nghiệp, đồng thời giúp giảm thiểu rủi ro hiểu sai yêu cầu.

4. Đào tạo và nâng cao kỹ năng nhân sự

Một yếu tố quan trọng trong thành công của ERPNext là khả năng sử dụng hệ thống của đội ngũ nhân viên. MBW Digital chú trọng đào tạo nhân sự ngay từ các giai đoạn đầu, không chỉ hướng dẫn cách vận hành mà còn giải thích logic quản lý của ERP. Điều này giúp nhân sự doanh nghiệp dễ dàng áp dụng ERP vào công việc thực tế và phát huy tối đa hiệu quả.

5. Tích hợp và tùy chỉnh hợp lý

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần tất cả các module của ERPNext. Tùy thuộc vào mô hình và lĩnh vực kinh doanh, MBW Digital sẽ tùy chỉnh hệ thống phù hợp nhất. Các tích hợp quan trọng như kết nối dữ liệu bán hàng đa kênh, quản lý tài chính và vận hành kho được ưu tiên để hệ thống hoạt động hiệu quả ngay từ giai đoạn đầu.

6. Quản lý thay đổi trong tổ chức

Triển khai ERPNext thường đi kèm với sự thay đổi lớn trong cách làm việc của các bộ phận. MBW Digital giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch quản lý thay đổi, bao gồm việc truyền thông nội bộ, giải đáp thắc mắc của nhân viên và tạo môi trường làm việc thuận lợi cho việc áp dụng ERPNext.

7. Kiểm tra và đánh giá liên tục

Trong suốt quá trình triển khai, việc kiểm tra định kỳ là cần thiết để đảm bảo hệ thống hoạt động đúng như kế hoạch. Các thử nghiệm thực tế được thực hiện với dữ liệu và quy trình thực tế của doanh nghiệp, giúp nhận diện và khắc phục lỗi trước khi chính thức vận hành.

Dịch vụ triển khai ERPNext của MBW Digital 

Với kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp đa ngành, đội ngũ chuyên gia của MBW Digital đã được cấp chứng chỉ tư vấn và triển khai ERPNext, có đầy đủ kinh nghiệm và năng lực tùy chỉnh hệ thống ERPNext, đảm bảo phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp từ đó tối ưu hóa hiệu suất sử dụng hệ thống vào trong hoạt động vận hành hàng ngày.

Là đối tác được Frappe chứng nhận, khi sử dụng gói dịch vụ tư vấn – triển khai ERPNext của MBW Digital, doanh nghiệp sẽ nhận được quy trình triển khai bài bản, tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo cập nhật các phiên bản mới nhất từ Frappe, cùng với dịch vụ bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp nhất.

ERPNext là một hệ thống ERP mã nguồn mở, do vậy doanh nghiệp sẽ không phải trả phí bản quyền (phí người dùng) như các hệ thống ERP thương mại khác. Về chi phí hosting, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa các gói hosting cloud chung tiết kiệm hoặc hệ thống hosting riêng, tùy theo quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp. Để nhận báo giá chi tiết dịch vụ tư vấn – triển khai ERPNext của MBW Digital, vui lòng nhập thông tin tại form liên hệ.

• Tham khảo một số dự án MBW triển khai ERPNext tại thị trường Việt Nam tại đây. 

Kết luận

Thành công của dự án ERPNext không chỉ đến từ phần mềm tốt mà còn phụ thuộc vào các yếu tố như cam kết của lãnh đạo, sự phối hợp giữa các bên và khả năng thích nghi của doanh nghiệp. MBW Digital mang đến giải pháp triển khai ERPNext toàn diện, giúp doanh nghiệp Việt không chỉ vượt qua những thách thức trong giai đoạn đầu mà còn phát triển bền vững trong tương lai.

Để được tư vấn chuyên sâu và triển khai ERPNext thành công, hãy liên hệ với MBW Digital – đối tác triển khai ERPNext chính thức và duy nhất tại Việt Nam. Theo dõi một số dự án MBW Digital triển khai ERPNext tại đây.