Đối với những doanh nghiệp phân phối, DMS là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống kênh phân phối GT, MT  và quản lý nhân viên thị trường chặt chẽ hơn. Tuy nhiên,  nếu chỉ sử dụng riêng DMS mà không tích hợp với hệ thống quản trị tổng thể như ERPNext thì doanh nghiệp sẽ gặp phải một số hạn chế khi mở rộng kinh doanh. Vậy hạn chế đó là gì và doanh nghiệp cần làm gì để khắc phục? DMS & ERPNext – bộ giải pháp tích hợp gỡ rối cho doanh nghiệp phân phối.

1. Hạn chế của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm DMS

Phần mềm DMS (Distribution management system – Hệ thống quản lý kênh phân phối) là phần mềm chuyên biệt hỗ trợ các doanh nghiệp kiểm soát hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường. Toàn bộ diễn biến trên kênh phân phối như công việc của đội ngũ Sales, Sell in – Sell out hay việc vận hành các chương trình bán hàng (khuyến mãi – trả thưởng – tích lũy – trưng bày) đều được cập nhật realtime để nhà quản lý có thể nắm bắt. 

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và có nhu cầu mở rộng, DMS bộc lộ nhiều hạn chế như:

• Hạn chế trong việc quản lý chuỗi cung ứng toàn diện: DMS chủ yếu tập trung vào quản lý kênh phân phối, đơn hàng, và giao nhận. Tuy nhiên, DMS không cung cấp cái nhìn tổng thể về toàn bộ chuỗi cung ứng. Điều này khiến doanh nghiệp khó kiểm soát được tình trạng hàng tồn kho, tối ưu hóa quá trình sản xuất và dự báo nhu cầu. Ví dụ một công ty phân phối thực phẩm có thể gặp tình trạng thiếu hàng trong khi dữ liệu kho thực tế vẫn còn nhiều do DMS không có khả năng tự động đồng bộ thông tin giữa các bộ phận như kho vận, sản xuất và tài chính.
• Thiếu sự tích hợp giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp: DMS hoạt động độc lập và chỉ phục vụ cho bộ phận bán hàng và phân phối. Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô hoặc đồng bộ hóa dữ liệu giữa các phòng ban khác nhau như kế toán, nhân sự, và sản xuất, họ phải sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ. 
• Hạn chế trong việc phân tích dữ liệu và ra quyết định: DMS cung cấp báo cáo nhưng chỉ giới hạn trong lĩnh vực phân phối. Do đó, doanh nghiệp muốn có cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh như hiệu suất bán hàng, chi phí vận hành, hoặc dòng tiền, họ phải thu thập dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau, gây mất thời gian và khó đảm bảo độ chính xác.
• Khả năng mở rộng kém và tốn kém chi phí nâng cấp: Khi doanh nghiệp phát triển, họ cần một hệ thống có khả năng mở rộng linh hoạt. DMS thường có giới hạn về số lượng người dùng, quy mô dữ liệu và tính năng bổ sung. Nếu muốn tích hợp thêm các chức năng mới hoặc mở rộng cho nhiều chi nhánh, doanh nghiệp phải đầu tư nâng cấp hệ thống với chi phí cao.

Nếu so với trước đây, chi phí để triển khai một hệ thống ERP quá đắt đỏ khiến các doanh nghiệp SME e dè. Thì với giải pháp ERP mã nguồn mở ERPNext, doanh nghiệp phân phối hoàn toàn có thể sử dụng ERP với chi phí rất thấp, và có thể tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu doanh nghiệp. 

2. ERPNext có giải quyết được những vấn đề này không?

Để giải quyết những hạn chế của DMS, doanh nghiệp cần một giải pháp toàn diện hơn, có thể tích hợp các chức năng quản lý phân phối với các bộ phận khác trong công ty. ERPNext – phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện tích hợp với DMS không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý kênh phân phối mà còn đồng bộ hóa toàn bộ hoạt động kinh doanh trên một nền tảng duy nhất. Dưới đây là cách ERPNext khắc phục những hạn chế của DMS.

2.1 Tích hợp quản lý chuỗi cung ứng toàn diện:

ERPNext không chỉ quản lý đơn hàng mà còn kết nối trực tiếp với các bộ phận kho vận, sản xuất và tài chính. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn, tự động cập nhật số lượng hàng hóa theo từng đơn hàng và hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất theo nhu cầu thực tế. Khi một khách hàng đặt hàng trên hệ thống, ERPNext tự động kiểm tra tồn kho, cập nhật số lượng và tạo phiếu yêu cầu nhập hàng nếu kho không đủ. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa không cần thiết.

2.2 Đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận, giảm sai sót:

ERPNext cung cấp một cơ sở dữ liệu thống nhất, giúp các phòng ban trong doanh nghiệp có thể truy cập và cập nhật dữ liệu một cách đồng bộ. Kế toán, nhân sự, sản xuất và bán hàng đều làm việc trên cùng một hệ thống, giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu quy trình vận hành.

2.3 Cung cấp báo cáo phân tích chi tiết, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng:

ERPNext có hệ thống báo cáo mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất bán hàng, chi phí vận hành, tình trạng công nợ, hiệu suất nhân sự và nhiều chỉ số khác trong thời gian thực. Điều này giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

2.4 Khả năng mở rộng linh hoạt với chi phí tối ưu:

ERPNext là một hệ thống mã nguồn mở, cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và mở rộng theo nhu cầu mà không cần đầu tư lớn vào phần mềm riêng biệt. Hệ thống này có thể tích hợp với các công cụ khác như thương mại điện tử, CRM, quản lý nhân sự và tài chính, giúp doanh nghiệp phát triển mà không bị giới hạn.

3. DMS & ERPNEXT – Phép cộng hoàn hảo cho doanh nghiệp phân phối 

Mobiwork DMS là một phần mềm quản lý kênh phân phối (DMS) được sử dụng phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam. Phần mềm có đầy đủ các chức năng số hóa kênh phân phối, giám sát nhân viên bán hàng, thực thi chương trình khuyến mại và theo dõi đơn hàng của điểm bán theo thời gian thực.

Như đã giới thiệu ở trên, việc tích hợp DMS & ERPNext sẽ giúp doanh nghiệp phân phối – bán lẻ nhanh chóng số hóa toàn diện hoạt động sản xuất – kinh doanh – vận hành doanh nghiệp. Việc này rất quan trọng nếu doanh nghiệp có mô hình bán hàng đa kênh, hoặc cần quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp trên một nền tảng để có dữ liệu phục vụ ra quyết định. 

Hiện tại MBW Digital đã tích hợp thành công hệ thống DMS & ERPNext đảm bảo các dữ liệu quan trọng như khách hàng, đơn hàng, tồn kho,… đều được đồng bộ 2 chiều và tự động cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo số liệu kinh doanh và tồn kho luôn chính xác.  Cụ thể:

• Đồng bộ dữ liệu đơn hàng tại điểm bán 
• Đồng bộ tồn kho, hàng hóa, bảng giá
• Đồng bộ khách hàng, công nợ 
• Đồng bộ danh sách nhân sự 
• Đồng bộ dữ liệu chấm công, bảng công
• Đồng bộ KPI để tính bảng lương nhân viên thị trường

Đọc thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tích hợp ERPNext với Mobiwork DMS

Với các doanh nghiệp đang sử dụng Mobiwork DMS, chúng tôi có hỗ trợ tích hợp miễn phí. Với các doanh nghiệp chưa áp dụng hệ thống DMS hay ERP nào, bạn có thể đăng ký gói tư vấn triển khai kết hợp DMS & ERPNext của MBW Digital tại đây.

Với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm DMS của các nhà cung cấp khác, ERPNext cũng có thể tích hợp linh hoạt thông qua hệ thống restAPI. Tất nhiên trong quá trình triển khai ERPNext, MBW Digital sẽ tiến hành tích hợp và bàn giao hệ thống hoàn chỉnh cho doanh nghiệp.

4. Kết luận

Có thể thấy, DMS là một công cụ quan trọng trong quản lý phân phối, nhưng khi doanh nghiệp phát triển, những hạn chế của nó có thể ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể. Việc sử dụng ERPNext giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu quản lý phân phối mà còn tích hợp toàn bộ hoạt động kinh doanh trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, giảm sai sót, tối ưu chi phí và mở rộng quy mô dễ dàng hơn. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp phải những vấn đề nêu trên với DMS, đã đến lúc cân nhắc chuyển đổi sang một giải pháp ERP toàn diện như ERPNext.

Liên hệ ngay với MBW Digital – Đối tác triển khai ERPNext chính thức và duy nhất tại Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn và triển khai theo Zalo/Hotline 0983 492 716.