Từ Odoo sang ERPNext: Bước chuyển mình chiến lược của MH Notebook Factory

MH Notebook Factory, một trong những nhà máy sản xuất máy tính xách tay lớn nhất tại Thái Lan, đã có hơn một thập kỷ vận hành hệ thống ERP bằng Odoo 7. Tuy nhiên, trước những hạn chế trong khả năng nâng cấp, chi phí duy trì cao và sự phức tạp trong bảo trì hệ thống, MH Notebook Factory đã đưa ra một quyết định mang tính bước ngoặt: chuyển đổi từ Odoo sang ERPNext – nền tảng ERP mã nguồn mở linh hoạt hơn và thân thiện hơn với người dùng.

Bài viết này được chia sẻ bởi Kitti U, chuyên gia tư vấn ERP tại Ecosoft, người đã trực tiếp tham gia vào quá trình triển khai và chuyển đổi hệ thống ERP cho MH Notebook Factory. MBW Digital hân hạnh là đơn vị biên dịch nội dung này sang tiếng Việt, nhằm mang đến cho cộng đồng doanh nghiệp tại Việt Nam cái nhìn sâu sắc về quá trình chuyển đổi ERP thành công và những lợi ích mà ERPNext mang lại.

1. Tổng quan về MH Notebook Factory

MH Notebook Factory là một trong những nhà máy sản xuất máy tính xách tay lớn nhất tại Thái Lan. Được thành lập từ năm 1951, doanh nghiệp hơn 70 năm tuổi này là một nhà sản xuất máy tính xách tay có tiếng, đặc biệt trong lĩnh vực cung cấp cho các trường học trên khắp Thái Lan.

Mặc dù còn nhiều quy trình truyền thống, ban lãnh đạo MH Notebook Factory vẫn luôn nỗ lực hiện đại hóa hệ thống CNTT của mình. Trong suốt 10 năm qua, MH Notebook Factory đã hợp tác với Ecosoft – một công ty tư vấn CNTT chuyên cung cấp giải pháp ERP mã nguồn mở để triển khai hệ thống ERP Odoo để phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh nhằm quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình trên nền tảng trực tuyến.

Và đúng như mong đợi, hệ thống Odoo hoạt động rất tốt, phục vụ xử lý gần 40.000 hóa đơn mỗi năm. Dưới đây là giao diện Odoo 7 mà MH Notebook Factory đã sử dụng.

Mặc dù Odoo là một nền tảng rất tốt, nhưng sau nhiều năm sử dụng, hệ thống cũ này không còn đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu phát triển mạnh mẽ của MH Notebook Factory. Các thách thức bắt đầu xuất hiện và Ecosoft đã tư vấn cho MH Notebook Factory về việc nâng cấp hệ thống ERP, giới thiệu ERPNext như một giải pháp thay thế. ERPNext mang đến nhiều tính năng phù hợp hơn, khả năng mở rộng cao và linh hoạt hơn cho MH Notebook Factory trong việc phát triển và duy trì sự cạnh tranh trong ngành.

Với sự hỗ trợ của Ecosoft, MH Notebook Factory quyết định chuyển sang ERPNext để đáp ứng các nhu cầu phát triển trong tương lai và tối ưu hóa quy trình kinh doanh của mình.

2. Những thách thức trong việc duy trì phần mềm Odoo của MH Notebook Factory

Odoo community là phiên bản Odoo miễn phí nhưng lại giới hạn modules sử dụng và khả năng tùy chỉnh. Do vậy các doanh nghiệp đang sử dụng bản community khi muốn chuyển đổi lên phiên bản cao cấp hơn để đáp ứng tốt hơn nhu cầu, sẽ phải trả chi phí khá lớn cho license và tùy chỉnh nâng cấp. Điều này cũng là một trong các nguyên nhân chính khiến MH Notebook Factory quyết định chuyển sang một giải pháp thay thế tiết kiệm chi phí hơn mà vẫn đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng như ERPNext.

Việc bảo trì cũng là một vấn đề lớn nếu doanh nghiệp không có đội ngũ IT riêng. Về lâu dài, hệ thống ERP không được cập nhật tính năng mới và sửa lỗi, sẽ không thể đảm bảo hiệu năng và tương thích với quy trình kinh doanh thay đổi của doanh nghiệp.

2.1. Không thể nâng cấp lên phiên bản mới

Phần mềm ERP Odoo của MH sử dụng được triển khai dựa trên core là phiên bản Odoo Community 7 (miễn phí và mã nguồn mở), và kết hợp thêm các tùy chỉnh tính năng khác để phù hợp với thực tế vận hành doanh nghiệp.

Do vậy, việc nâng cấp lên các phiên bản mới là rất khó khăn. Nâng cấp chỉ khả dụng với Odoo Enterprise Edition (phiên bản doanh nghiệp của Odoo, yêu cầu mua giấy phép và cung cấp các tính năng bổ sung), nhưng điều này đòi hỏi chi phí cấp phép rất cao và chỉ áp dụng cho phần lõi của Odoo (không phải các tùy chỉnh mà MH Notebook Factory đã thực hiện).

Vấn đề lớn hơn đó là phiên bản Odoo community mà MH sử dụng để tùy chỉnh là version 7, trong khi Odoo hiện tại đã nâng cấp tới version 16. Kiến trúc mô-đun cứng nhắc của Odoo khiến các mô-đun được phát triển cho các phiên bản cũ không thể tương thích với phiên bản mới, do vậy việc nâng cấp từ Odoo 7 lên Odoo 16 là một nhiệm vụ gần như không thể thực hiện. Đây cũng là vấn đề thường gặp trong cộng đồng doanh nghiệp đang sử dụng Odoo ở Việt Nam.

Do Odoo chỉ mở mã nguồn mở cho phiên bản hạn chế modules, nên việc tùy biến và nâng cấp tính năng theo version mới nhất là rất khó khăn, khiến cho các hệ thống ERP trở nên không còn đáp ứng được quy trình trong thực tế khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

2.2. Bảo trì lâu dài gặp khó khăn

Mặc dù Odoo có một môi trường phát triển tuyệt vời, nhưng khi hệ thống yêu cầu cập nhật hoặc thay đổi dù là nhỏ nhất, việc bảo trì trở thành một vấn đề phức tạp.

Vấn đề là, dù chỉ thay đổi một tính năng nhỏ, cũng cần phải có một lập trình viên giỏi và sử dụng phương pháp làm việc cổ điển, bao gồm các bước sau:

Thiết lập môi trường phát triển cục bộ để sao chép trạng thái của hệ thống sản xuất.
Viết code mới và kiểm tra trên máy tính cá nhân.
Đẩy mã lên GitHub để lưu trữ và chia sẻ.
Sử dụng SSH (giao thức kết nối từ xa) để đăng nhập vào máy chủ và triển khai bản cập nhật chứa đoạn code mới đã sửa và đưa lên Github vào hệ thống ERP hiện tại.

Khi dự án đang triển khai hoặc ngay sau khi đưa vào hoạt động, việc sửa lỗi nhanh chóng không phải là vấn đề lớn vì lập trình viên vẫn còn nhớ chi tiết công việc. Tuy nhiên, khi thời gian trôi qua, việc sửa code và update tính năng sẽ mất nhiều thời gian đáng kể, dù chỉ là việc sửa một lỗi nhỏ như thay đổi nhãn trong bản in biểu mẫu có thể mất hàng giờ, chỉ để thiết lập lại môi trường phát triển cục bộ và sau đó mất thêm thời gian để sửa lỗi và triển khai.

Với trường hợp của MH, nếu doanh nghiệp muốn update hệ thống ERP của mình cho tương thích với Odoo version 16, việc này sẽ giống như “đập đi xây lại từ đầu”. Khiến cho khối lượng công việc cực kỳ khổng lồ và chi phí triển khai ERP là quá lớn.

2.3. Chi phí quá cao cho phiên bản trả phí của phần mềm Odoo

Một thách thức khác là chi phí quản lý phiên bản trả phí của phần mềm Odoo. Trước đây, MH Notebook Factory không có lựa chọn nào khác ngoài việc duy trì cơ sở hạ tầng phần cứng tại chỗ. Tuy nhiên, hiện nay có các giải pháp đám mây như Odoo.sh (dịch vụ đám mây của Odoo dành cho khách hàng sử dụng phiên bản trả phí) và Frappe Cloud (dịch vụ đám mây của Frappe, nền tảng phát triển mã nguồn mở) giúp giảm chi phí và quản lý dễ dàng hơn.

Dù MH Notebook Factory đã quyết định sử dụng Odoo.sh để lưu trữ hệ thống, tuy nhiên chi phí trả cho riêng hạ tầng lưu trữ trên Odoo.sh với cấu hình cơ bản nhất (1 CPU, 25 GB bộ nhớ) và giấy phép cho 20 người dùng, đã lên tới 606,25 USD/tháng, 7.272 USD/năm (tương đương gần 189 triệu VNĐ/năm), chưa bao gồm các chi phí tùy chỉnh nâng cấp hệ thống.

Những thách thức này là lý do chính khiến MH Notebook Factory quyết định chuyển sang một hệ thống ERP khác có thể dễ dàng nâng cấp, bảo trì lâu dài và giảm thiểu chi phí duy trì hàng năm, nhằm đảm bảo hiệu quả và sự phát triển bền vững trong tương lai.

3. ERPNext: Giải pháp cứu cánh cho MH Notebook Factory

Sau khi đối mặt với vô vàn thách thức từ hệ thống Odoo, MH Notebook Factory và Ecosoft đã phải đưa ra một quyết định quan trọng: tiếp tục triển khai Odoo 16 CE (Phiên bản Cộng đồng) + OCA, hay chuyển sang ERPNext lâu dài. Sau nhiều cuộc thảo luận về các ưu và nhược điểm của mỗi giải pháp, MH Notebook Factory và Ecosoft nhận thấy rằng các vấn đề hiện tại sẽ vẫn tồn tại nếu tiếp tục sử dụng Odoo phiên bản cộng đồng. Vì vậy, họ quyết định chuyển đổi sang ERPNext.

Cùng theo dõi chi tiết hơn về cách ERPNext đã giúp MH Notebook Factory vượt qua khó khăn và mang đến một giải pháp ERP hoàn toàn mới mẻ cho công ty.

3.1 ERPNext là giải pháp ERP mã nguồn mở 100%, không giới hạn modules

Một trong những lý do cốt lõi khiến MH Notebook Factory quyết định chuyển đổi từ Odoo sang ERPNext chính là triết lý mở hoàn toàn của nền tảng này – không chỉ là mã nguồn mở, mà còn là sự mở trong tư duy thiết kế, triển khai và mở rộng.

ERPNext được phát triển dựa trên Frappe Framework – một nền tảng lập trình web hiện đại, cũng là mã nguồn mở 100%. Trong hệ sinh thái này, ERPNext là một ứng dụng độc lập, đầy đủ chức năng và được phát triển theo hướng “mọi tính năng đều mở” – từ giao diện, quy trình cho đến báo cáo.

Không giống như Odoo Community, vốn chỉ cho phép sử dụng một phần giới hạn trong hệ sinh thái tính năng của Odoo, ERPNext không giới hạn modules. Ngay từ bản mã nguồn mở, doanh nghiệp đã có thể sử dụng đầy đủ các phân hệ cốt lõi như:

Kế toán & tài chính
Sản xuất & định mức nguyên vật liệu (BOM)
Quản lý kho & logistics
Mua hàng, bán hàng
CRM & chăm sóc khách hàng
Quản lý nhân sự, bảng lương, chấm công
Dự án, quản lý nhiệm vụ
Báo cáo & dashboard theo thời gian thực

Không cần trả thêm phí bản quyền để mở khóa tính năng. Không cần “nâng cấp lên Enterprise” để dùng được module nâng cao. Không giới hạn người dùng.

Với các doanh nghiệp đang có định hướng tăng trưởng quy mô, đa ngành hoặc cần tự chủ công nghệ, đây là một lợi thế mang tính chiến lược. Việc không giới hạn modules cũng giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng “bị khóa chức năng” khi mở rộng quy trình hoặc bổ sung nghiệp vụ mới – vốn rất phổ biến trong các hệ ERP thương mại khác.

Quan trọng hơn, việc toàn bộ mã nguồn và cấu trúc dữ liệu đều được công khai, minh bạch cũng tạo điều kiện để đội ngũ kỹ thuật nội bộ, hoặc đối tác triển khai như Ecosoft có thể toàn quyền tùy chỉnh và phát triển hệ thống theo đúng nhu cầu, thay vì bị phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm.

Với ERPNext, MH Notebook Factory không chỉ có được một hệ thống ERP đầy đủ tính năng, mà còn là một nền tảng quản trị linh hoạt, chủ động và tiết kiệm chi phí dài hạn, giúp doanh nghiệp làm chủ cuộc chơi – thay vì bị dẫn dắt bởi giới hạn kỹ thuật hay license.

3.2. Nâng cấp phiên bản mới nhất cực kỳ dễ dàng

ERPNext được phát triển dựa trên Frappe Framework – một nền tảng mã nguồn mở dùng để xây dựng các ứng dụng web có cấu trúc rõ ràng, dựa trên mô hình DocType. Trong mối quan hệ này, ERPNext là một ứng dụng lớn chạy trên nền Frappe, không phải một module đơn lẻ, cũng không chia thành các module độc lập như Odoo.

Thiết kế của Frappe theo hướng nguyên khối (monolithic), nên khi triển khai ERPNext, người dùng không cần phải xử lý nhiều vấn đề phụ thuộc giữa các module như thường gặp trong Odoo. Việc thêm mới chức năng hay xây dựng logic nghiệp vụ tùy chỉnh có thể được thực hiện thông qua các sự kiện tích hợp sẵn trong DocType(ví dụ: trước khi insert, sau khi insert, trước khi lưu, sau khi lưu, v.v…). Cách tích hợp này ít phức tạp hơn so với Odoo, nhưng đổi lại sẽ giúp việc nâng cấp hệ thống dễ dàng hơn nhiều. Các module tùy chỉnh thường không cần thay đổi gì khi nâng cấp lên phiên bản ERPNext mới.

Trong ERPNext, việc nâng cấp toàn bộ hệ thống chỉ đơn giản là:

Kéo code mới nhất về
Chạy lệnh: bench migrate

3.3. Hạn chế chi phí customize nhờ khả năng low-code và giảm chi phí bảo trì

Như đã đề cập trước đó, việc sửa một nhãn (label) trên biểu mẫu và triển khai nó lên môi trường thật trong Odoo là một việc rất phiền phức và tốn thời gian. Nhưng với ERPNext, sau khi hệ thống đã đi vào hoạt động, người dùng vẫn có thể thực hiện các tùy chỉnh hệ thống nhờ vào các công cụ “low-code” mà không cần can thiệp sâu vào mã nguồn. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm đáng kể chi phí bảo trì và triển khai về lâu dài.

Với ERPNext, bạn có thể thực hiện hầu hết các tác vụ bảo trì và tùy chỉnh giao diện, biểu mẫu, báo cáo chỉ bằng vài cú click – ngay cả khi bạn không phải là lập trình viên:

Tùy chỉnh mẫu in dễ dàng bằng công cụ Print Designer

Thêm hoặc chỉnh sửa trường dữ liệu ngay trong giao diện bằng Customize Form

Tạo báo cáo và Dashboard tùy biến để phục vụ quản trị mà không cần code

Thêm logic nghiệp vụ qua các đoạn mã nhỏ bằng Server Script hoặc Client Script

Thay vì tốn hàng giờ (hoặc cả ngày) chỉ để sửa một nhãn trên giao diện như trong một số hệ thống khác như Odoo (phiên bản Community), khi chuyển đổi sang ERPNext, nhân viên của MH có thể tự thực hiện các tùy chỉnh đơn giản như biểu mẫu, nhãn thông tin, trường dữ liệu… mà không cần tới lập trình viên.

Không giống như Odoo, nơi người dùng phải mua thêm gói Odoo Enterprise và trả thêm tiền cho công cụ Studio, thì trong ERPNext, tất cả những tính năng low-code kể trên đều có sẵn trong phiên bản mặc định & mã nguồn mở (cho phép bất kỳ ai đều có thể tải về sử dụng mà không bị hạn chế modules).

3.4. Vận hành ERP dễ dàng với Frappe Cloud – không cần IT quản lý

Một điểm tuyệt vời khác khi chuyển từ hệ thống Odoo sang ERPNext đó là giảm chi phí thuê hạ tầng cloud. ERPNext được hosting ngay trên Frappe cloud, với chi phí chỉ bằng một phần nhỏ so với Odoo.sh. Với cấu hình máy chủ tương tự, nhưng không giới hạn số người dùng, MH Notebook Factory chỉ tốn $25/tháng hoặc $300/năm, trong khi Odoo.sh là $7,272/năm! Trước đây, việc vận hành máy chủ rất phiền toái, phải phụ thuộc vào kỹ thuật viên IT để xử lý sự cố. Nhưng giờ đây, hệ thống ERP của MH Notebook Factory vận hành rất nhẹ nhàng, và được hỗ trợ không giới hạn từ đội ngũ Frappe Helpdesk.

Và hơn hết, việc nâng cấp lên phiên bản mới của ERP chỉ là một cú click chuột. Mọi vấn đề đã được giải quyết!

4. Dịch vụ tư vấn – triển khai – hosting ERPNext dành cho doanh nghiệp Việt Nam

Là đối tác chính thức duy nhất của ERPNext tại Việt Nam, MBW Digital cung cấp dịch vụ triển khai ERPNext chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp SME và cả các doanh nghiệp lớn cần tùy chỉnh và nâng cấp cao.

Cung cấp hạ tầng lưu trữ kết hợp dịch vụ cài đặt hệ thống ERPNext, đảm bảo vận hành ổn định, bảo mật và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
Định kỳ kiểm tra, tối ưu, cập nhật và bảo trì hệ thống ERPNext để đảm bảo hệ thống luôn vận hành mượt mà, an toàn và cập nhật theo xu hướng công nghệ mới nhất.
Thực hiện các nâng cấp hệ thống, tùy chỉnh tính năng đáp ứng thực tế. Tích hợp ERPNext với các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng nhằm đồng bộ dữ liệu về hệ thống ERP trung tâm.

Với quy trình làm việc chuyên nghiệp và năng lực tùy chỉnh ERPNext trên nền Frappe framework, MBW Digital đảm bảo hệ thống ERPNext bàn giao cho doanh nghiệp là tối ưu nhất, đảm bảo hiệu năng ổn định và triển khai hiệu quả trong thực tế.

Việc hợp tác với một đối tác địa phương, như cách mà MH Notebook Factory hợp tác với Ecosoft (đối tác của Frappe tại Thái Lan) sẽ đảm bảo việc tùy chỉnh ERPNext được phù hợp với quy định địa phương như Thuế và tương thích với các giải pháp hỗ trợ như dịch vụ thanh toán online, ngân hàng, giao vận… tại quốc gia đó.

Xem thêm: Các dự án triển khai ERPNext của MBW Digital cho doanh nghiệp Việt Nam

5. Kết luận

Tính đến thời điểm viết bài này, hệ thống MH Notebook Factory ERP 2.0 đã đi vào hoạt động gần 1 năm. Ban đầu, việc chuyển sang hệ thống ERP mới là một quyết định rất khó khăn, đặc biệt khi giải pháp cũ là thứ mà chúng tôi (Ecosoft) có rất nhiều kinh nghiệm.

Tuy nhiên, mình có thể tóm gọn như sau:

ERPNext là phần mềm được xây dựng cho người dùng, còn Odoo thiên về dành cho lập trình viên.
Người dùng ERPNext có thể tự làm được rất nhiều việc mà không cần tới lập trình viên.
Việc nâng cấp dễ dàng cũng là yếu tố cực kỳ quan trọng cho việc bảo trì lâu dài.
Frappe Cloud vận hành rất ổn định và đáng tin cậy.
Dù có gặp sự cố, đội ngũ Frappe phản hồi rất nhanh và chuyên nghiệp.

Nói chung, mọi thứ ngày càng tốt hơn khi sử dụng Frappe / ERPNext.

Bạn đang tìm đơn vị triển khai ERPNext hiệu quả cho doanh nghiệp tại Việt Nam? Hãy để MBW Digital – đối tác chính thức của ERPNext tại Việt Nam, đồng hành cùng bạn trong hành trình số hóa doanh nghiệp. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn, triển khai và hỗ trợ ERPNext từ A đến Z, đảm bảo phù hợp với đặc thù kinh doanh tại Việt Nam. Từ sản xuất, thương mại đến dịch vụ – MBW Digital giúp bạn vận hành doanh nghiệp tinh gọn, minh bạch và linh hoạt hơn bao giờ hết.