“Triển khai một hệ thống ERP không phải lúc nào cũng là việc tìm kiếm đơn vị nổi tiếng nhất hay có kinh nghiệm nhất, mà đôi khi quan trọng là tìm được đối tác phù hợp nhất.” Đó là lời chia sẻ đầy tâm huyết của ông Võ Thanh Đại, CEO Công ty TNHH Phát triển Thương mại DHT, sau buổi khởi động dự án triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp ERPNext cùng đội ngũ MBW Digital.

Không có dịp ngồi trực tiếp mà phải trao đổi qua màn hình trực tuyến, nhưng trong suốt buổi trò chuyện, 2 từ “niềm tin” liên tục được ông Đại nhấn mạnh. Việc triển khai một hệ thống quá lớn, ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp và tất cả các phòng ban, chắc chắn không phải là con đường trải đầy hoa hồng. “Sẽ có rất nhiều thách thức,” ông thừa nhận. “Chúng tôi không mong đợi một quá trình dễ dàng hay một lộ trình ‘golive’ suôn sẻ như kế hoạch. Nhưng chính niềm tin vào đội ngũ MBW Digital đã giúp chúng tôi vững bước tiến lên.”

Sáng ngày 29/10/2024, tại văn phòng MBW Digital (Hà Nội) đã thành công diễn ra buổi lễ Kick-off dự án “Quản trị tổng thể doanh nghiệp ERPNext” với đơn vị DHT. Tham gia trực tuyến, từ đầu cầu tp.HCM, ông Võ Thanh Đại – Giám đốc DHT đã có những chia sẻ liên quan tới quyết định áp dụng hệ thống ERPNext vào doanh nghiệp, đặc biệt là niềm tin rất lớn mà DHT đã gửi gắm vào đội ngũ MBW Digital trong dự án này.

MBW Digital: Thưa ông Đại, với kinh nghiệm điều hành một doanh nghiệp hoạt động trong cả ba lĩnh vực sản xuất, thương mại và dịch vụ, ông có thể chia sẻ những khó khăn mà doanh nghiệp trong ngành này thường gặp phải không?

Ông Võ Thanh Đại: Chắc chắn rồi. Ra đời từ năm 2013, DHT đã trải qua một hành trình không hề dễ dàng. Chúng tôi không chỉ sản xuất các sản phẩm phụ trợ ngành dệt sợi, vải mà còn cung cấp phụ tùng thay thế cho máy móc dệt sợi, và cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo trì máy móc cho khách hàng. Mỗi mảng kinh doanh đều có những khó khăn riêng biệt.

Ví dụ, trong mảng sản xuất sản phẩm phụ trợ và cung cấp phụ tùng và vật tư thay thế, việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiến độ giao hàng luôn là áp lực lớn. Các nhà máy dệt sợi thường vận hành 24/24h, liên tục không ngừng nghỉ. Máy móc cần phải hoạt động ổn định, không được phép xảy ra sự cố. Nếu có bất kỳ trục trặc nào hoặc chỉ cần một chút chậm trễ trong việc nhập hàng hoặc giao hàng, không chỉ chúng tôi bị ảnh hưởng mà còn gây gián đoạn cho quá trình sản xuất của khách hàng.

Còn đối với dịch vụ sửa chữa và bảo trì, đòi hỏi đội ngũ kỹ thuật phải có tay nghề cao và phản ứng nhanh chóng. Áp lực về thời gian và chất lượng dịch vụ luôn đặt chúng tôi vào tình thế phải nỗ lực không ngừng.  Tuy nhiên trong suốt hơn 10 năm hoạt động trong ngành, DHT luôn được khách hàng tin tưởng vì luôn đảm bảo đúng hẹn, xử lý mọi vấn đề một cách hiệu quả. Sự tin cậy đó đã giúp DHT phát triển và đó cũng là điều chúng tôi sẽ dành cho các đối tác của mình.

MBW Digital: Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, áp lực trong việc quản trị và vận hành cũng tăng lên. Ông có thể chia sẻ về những thách thức mà DHT đã gặp phải, đặc biệt khi đã từng sử dụng nhiều giải pháp khác nhau?

CEO Võ Thanh Đại: Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, áp lực trong quản trị và vận hành tăng lên đáng kể. Trước đây, DHT chủ yếu dựa vào công cụ thủ công như Excel và sử dụng nhiều phần mềm rời rạc cho từng bộ phận. Ban đầu có vẻ ổn, nhưng khi công ty phát triển nhanh chóng, những hạn chế bắt đầu lộ rõ.

Chúng tôi nhận ra rằng việc phụ thuộc vào các công cụ thủ công đã trở thành rào cản lớn. Quản lý dữ liệu bằng tay dễ dẫn đến sai sót và khó duy trì tính nhất quán. Mỗi phòng ban như một ‘ốc đảo’ riêng, dữ liệu bị phân tán và không kết nối mạch lạc, khiến việc tổng hợp thông tin để đưa ra quyết định kịp thời trở nên phức tạp. Ví dụ như việc theo dõi và quản lý lịch trình giao hàng trở nên thách thức hơn bao giờ hết. Chúng tôi thường xuyên gặp tình huống không thể kiểm soát được lịch trình giao hàng khi khách hàng đặt số lượng lớn. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng và uy tín của công ty.

Bên cạnh đó, việc sử dụng nhiều phần mềm quản lý độc lập đã tạo ra một loạt vấn đề khác. Thiếu sự tích hợp giữa các hệ thống dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi và quản lý thông tin một cách hiệu quả, tăng nguy cơ sai sót và mất mát dữ liệu. Việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau làm chậm quá trình ra quyết định dựa trên thông tin chính xác và kịp thời. Những khó khăn này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh mà còn giảm đi sự linh hoạt và khả năng đáp ứng nhanh với thị trường. Chúng tôi nhận ra cần phải thay đổi, tìm kiếm một giải pháp tổng thể để tối ưu hóa quy trình và kết nối mọi bộ phận lại với nhau. Và chính lúc đó, chúng tôi đã gặp MBW Digital.

MBW Digital: Những yếu tố nào đã thúc đẩy DHT quyết định lựa chọn giải pháp ERPNext và hợp tác với MBW Digital trong hành trình chuyển đổi số của mình, đặc biệt khi niềm tin đóng vai trò then chốt?

Ông Võ Thanh Đại: Thực sự, nhận thức rõ những khó khăn mà chúng tôi đang đối mặt, chúng tôi hiểu rằng cần phải thay đổi. Khi bắt đầu tìm kiếm một hệ thống ERP hiệu quả, chúng tôi đã cân nhắc nhiều giải pháp khác nhau. Tuy nhiên, có hai yếu tố mà chúng tôi ưu tiên hàng đầu: tính phù hợp của phần mềm với nhu cầu đặc thù của ngành dệt sợi và sự tin tưởng vào đối tác triển khai.

ERPNext, một giải pháp ERP mã nguồn mở với tính linh hoạt cao, đã thu hút sự quan tâm của chúng tôi. Ban đầu, chúng tôi chưa hiểu rõ về hệ thống này, và thương hiệu ERPNext cũng chưa thực sự phổ biến tại thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, qua quá trình tìm hiểu và được MBW Digital tư vấn tận tình, chúng tôi nhận thấy ERPNext không chỉ đáp ứng đầy đủ các phân hệ nghiệp vụ cho mọi phòng ban trong công ty mà còn vận hành hiệu quả cho khối sản xuất—một yếu tố vô cùng quan trọng đối với DHT.

Hơn thế nữa, hệ sinh thái mà MBW Digital cung cấp hoàn toàn phù hợp với mô hình hoạt động của chúng tôi. Không chỉ cung cấp các giải pháp quản trị doanh nghiệp, MBW Digital còn mang đến những dịch vụ bổ trợ như phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị Speedmaint và phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng Fastcons – rất phù hợp với định hướng phát triển tương lai của DHT. Việc tích hợp các giải pháp này vào một hệ thống duy nhất tạo nên một nền tảng quản lý thực sự toàn diện.

MBW Digital: Ông có nói đến sự tin tưởng, đó có phải lý do khiến DHT đặt niềm tin và quyết định hợp tác triển khai ERPNext cùng MBW Digital?

CEO Võ Thanh Đại: Có thể nói, sự tận tâm và chuyên nghiệp của đội ngũ MBW Digital là yếu tố then chốt. Ngay từ giai đoạn tư vấn, các bạn đã hỗ trợ chúng tôi tháo gỡ từng khó khăn một cách nhanh chóng. Khi DHT gặp vướng mắc, đội ngũ MBW Digital luôn có mặt để đưa ra những lời khuyên và phương án giải quyết tích cực. Điều đó tạo cho chúng tôi cảm giác rằng MBW Digital không chỉ là đối tác, mà còn là người đồng hành thực sự trong quá trình triển khai.

Chúng tôi cũng đánh giá cao sự linh hoạt và sáng tạo của MBW Digital trong việc tùy chỉnh ERPNext phù hợp với nhu cầu đặc thù của DHT. Các bạn không ngần ngại đề xuất những giải pháp mới, phù hợp với quy trình của chúng tôi, giúp tối ưu hóa hiệu quả vận hành. Sự kết hợp giữa kiến thức chuyên môn sâu rộng và tinh thần hợp tác chân thành từ MBW Digital đã củng cố thêm niềm tin của chúng tôi vào sự thành công của dự án.

Bên cạnh đó, chúng tôi tin tưởng rằng với đội ngũ nhân sự trẻ và linh hoạt của DHT, cùng sự hỗ trợ từ MBW Digital, chúng tôi sẽ nhanh chóng thích nghi và sử dụng thành thạo ERPNext. Niềm tin này giúp chúng tôi tự tin rằng dự án chuyển đổi số sẽ đạt được hiệu quả cao nhất.

MBW Digital: Thưa ông Đại, triển khai một hệ thống ERP quy mô lớn chắc chắn sẽ gặp nhiều khó khăn. Kế hoạch có thể rất hoàn hảo, nhưng thực tế triển khai luôn đầy thách thức. Doanh nghiệp đã có sự chuẩn bị như thế nào để đảm bảo dự án thành công, đặc biệt khi niềm tin là yếu tố then chốt?

CEO Võ Thanh Đại: Đúng vậy, chúng tôi hiểu rõ rằng việc triển khai ERP không phải là con đường trải đầy hoa hồng. Những thách thức về kỹ thuật, con người và quy trình là điều không thể tránh khỏi. Chính vì thế, chúng tôi đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu dự án.

Trước hết, chúng tôi đã dành thời gian để thay đổi tư duy và nhận thức của toàn bộ đội ngũ. Chúng tôi tổ chức các buổi họp, chia sẻ về tầm quan trọng của chuyển đổi số và cách mà ERPNext sẽ giúp cải thiện công việc hàng ngày của từng người. Khi mọi người hiểu rõ mục tiêu và lợi ích, họ sẽ sẵn lòng tham gia và đóng góp.

Thứ hai, chúng tôi xây dựng một đội ngũ dự án nội bộ, bao gồm những nhân sự chủ chốt từ các phòng ban. Họ sẽ là cầu nối giữa MBW Digital và các bộ phận trong công ty, giúp quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ hơn. Chúng tôi tin rằng, với sự hợp tác chặt chẽ và tinh thần làm việc nhóm, chúng tôi có thể vượt qua mọi khó khăn.

Cuối cùng, chúng tôi luôn giữ một kênh liên lạc mở với MBW Digital. Sự tin tưởng không chỉ đến từ lời nói mà còn từ hành động. Chúng tôi chia sẻ thẳng thắn những lo ngại, khó khăn gặp phải, và MBW Digital luôn sẵn sàng hỗ trợ, đưa ra giải pháp kịp thời. Điều này giúp chúng tôi an tâm hơn trong quá trình triển khai.

MBW Digital: Ông có thể chia sẻ thêm về những kỳ vọng và mục tiêu mà DHT đặt ra cho dự án này? Và làm thế nào để đo lường được thành công sau khi triển khai ERPNext?

CEO Võ Thanh Đại: Chúng tôi kỳ vọng rằng, sau khi triển khai ERPNext, DHT sẽ có một hệ thống quản trị đồng bộ, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc. Cụ thể, chúng tôi mong muốn kiểm soát chính xác thời gian giao hàng, giảm thiểu sai sót trong nhập liệu và tạo ra sự thống nhất về dữ liệu giữa các phòng ban.

Để đo lường thành công, chúng tôi đã đặt ra các chỉ số cụ thể như: giảm tỷ lệ sai sót trong quy trình nhập hàng và xuất hàng, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, tăng mức độ hài lòng của khách hàng. Chúng tôi cũng sẽ thường xuyên đánh giá tiến độ dự án, lắng nghe phản hồi từ nhân viên và khách hàng để kịp thời điều chỉnh.

Chúng tôi hiểu rằng, thành công không đến từ một phía. Nó đòi hỏi sự nỗ lực từ cả DHT và MBW Digital. Với niềm tin và sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chúng tôi tin rằng dự án sẽ đạt được những kết quả như mong đợi.

Cảm ơn ông Đại về buổi chia sẻ ngày hôm nay và chúc Quý công ty sẽ gặt hái ngày càng nhiều thành công.

Thông tin về buổi Kick Off và Dự án ERPNext

Ngày 29/10/2024, MBW Digital và Công ty TNHH Phát triển Thương mại DHT đã chính thức khởi động dự án “Quản trị tổng thể doanh nghiệp ERPNext”. Sự kiện này đánh dấu một bước tiến quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của DHT, thể hiện quyết tâm mạnh mẽ trong việc nâng cao hiệu quả quản trị và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

MBW Digital – đối tác tư vấn và triển khai ERPNext chính thức và đầu tiên tại Việt Nam, cam kết đồng hành cùng DHT từ khởi động dự án đến khi các phân hệ ERPNext được vận hành thành công. Sự hợp tác này không chỉ giúp DHT chuẩn hóa quy trình, tối ưu hóa hoạt động mà còn xây dựng nền tảng công nghệ số vững chắc cho tương lai.

Phạm vi dự án

• Tập trung triển khai module cốt lõi của ERP cho 3 khối chính: Khối Kinh doanh (Mua hàng, Bán hàng (B2B), Kho, CRM, Kế toán công nợ, bán hàng B2C); Khối Sản xuất (toàn bộ quy trình sản xuất từ lập kế hoạch, quản lý công đoạn, mua hàng, vận hành kho cho đến quản lý bảo trì thiết bị); khối Dự án
• Tích hợp và tùy chỉnh bổ sung: Tích hợp với website bán hàng Haravan; hệ thống bảo trì SpeedMaint; hệ thống FastCons….

Hiện MBW Digital là đối tác chính thức duy nhất tại Việt Nam được cấp chứng chỉ tư vấn & triển khai ERPNext.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được khảo sát và tư vấn triển khai ERPNext vào doanh nghiệp bạn bằng cách nhập thông tin tại đây