Một khảo sát trên 315 doanh nghiệp đã triển khai hệ thống ERP cho thấy:

• 67% doanh nghiệp đánh giá dự án ERP của họ là “thành công” hoặc “rất thành công.”
• 31% cho biết ERP chỉ đạt được một phần mục tiêu đặt ra.
• 2% cho rằng dự án của họ “không thành công.”
• 3% xác nhận ERP của họ hoàn toàn “thất bại.”

Vậy, đâu là những nguyên nhân khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi triển khai ERP?

1. Nguyên nhân khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi triển khai ERP

ERP không phải là ưu tiên hàng đầu: Theo Forbes, một trong những lý do phổ biến khiến dự án ERP thất bại là các doanh nghiệp chưa hiểu rõ nhu cầu kinh doanh của mình cũng như khả năng của phần mềm trong việc đáp ứng những yêu cầu đó. Việc đặt kỳ vọng quá cao vào ERP mà thiếu sự chuẩn bị kỹ càng có thể dẫn đến kết quả không như mong đợi.

Coi ERP chỉ là một dự án của bộ phận IT: Một sai lầm phổ biến khi triển khai ERP là nghĩ rằng đây chỉ là một dự án công nghệ thông tin. Thực tế, ERP tác động đến toàn bộ tổ chức, không chỉ riêng bộ phận IT. Dù IT chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, sự thành công của hệ thống đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ từ tất cả các phòng ban.

Triển khai quá nhanh mà không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng: Áp lực thời gian và yêu cầu từ các bên liên quan khiến nhiều doanh nghiệp cố gắng đẩy nhanh tiến độ triển khai ERP. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng như:

• Thiếu kiểm thử hệ thống đầy đủ.
• Nhân viên không được đào tạo bài bản.
• Dữ liệu chuyển đổi chưa hoàn chỉnh.

Khi không có kế hoạch rõ ràng và thời gian triển khai hợp lý, hệ thống ERP có thể gặp lỗi, gây gián đoạn hoạt động và làm giảm hiệu quả vận hành.

Đánh giá không chính xác hiện trạng doanh nghiệp: Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến ERP triển khai không hiệu quả là doanh nghiệp không đánh giá chi tiết hệ thống hiện tại. Nếu không xác định rõ quy trình kinh doanh, dữ liệu đang sử dụng và những yếu tố quan trọng như chuỗi cung ứng hay nhu cầu nội bộ, hệ thống mới có thể không đáp ứng được mong đợi.

Thu thập yêu cầu không đầy đủ: Việc không thực hiện khảo sát nhu cầu một cách toàn diện có thể khiến giải pháp ERP được triển khai không phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. Hậu quả là dự án có thể bị trì hoãn, phát sinh chi phí ngoài dự kiến và thậm chí bị gián đoạn.

Chọn sai phần mềm ERP: Nghiên cứu cho thấy 40% doanh nghiệp cảm thấy hối tiếc vì đã chọn giải pháp ERP không phù hợp. Một phần mềm không tương thích với quy trình nội bộ hoặc thiếu khả năng mở rộng sẽ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tối ưu vận hành.

Bỏ qua trải nghiệm người dùng: Một hệ thống ERP dù mạnh mẽ đến đâu nhưng nếu giao diện phức tạp, khó sử dụng thì cũng sẽ không đạt được hiệu quả như mong muốn. Khi triển khai ERP, nhiều doanh nghiệp tập trung vào yêu cầu kỹ thuật mà quên mất yếu tố quan trọng là trải nghiệm của người dùng cuối. Điều này có thể khiến nhân viên khó tiếp cận hệ thống, giảm năng suất và kéo dài thời gian thích nghi.

2. GỢI Ý CÁC BIỆN PHÁP GIẢM THIỂU RỦI RO KHI TRIỂN KHAI ERP 

Việc triển khai ERP không chỉ đòi hỏi ngân sách lớn mà còn tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực. Dù mang lại lợi ích to lớn, nhưng nếu không có sự chuẩn bị bài bản, dự án ERP có thể không đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra. 

Hiểu mục tiêu, chiến lược trong kinh doanh của tổ chức

Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần vạch rõ mục tiêu và chiến lược kinh doanh trong cả ngắn hạn và dài hạn để đảm bảo hệ thống ERP được lựa chọn phù hợp với định hướng phát triển của tổ chức. Ngoài ra, đặt ra kỳ vọng thực tế cũng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tránh thất bại trong quá trình triển khai. Nếu doanh nghiệp hiểu rõ quy mô công ty, mức độ phức tạp của ngành nghề và các tiêu chuẩn triển khai phù hợp, họ sẽ có cái nhìn thực tế hơn về chi phí và thời gian cần thiết. Mặc dù kế hoạch triển khai ERP có thể thay đổi trong thực tế, nhưng bắt đầu với một ước tính thực tế sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc kiểm soát rủi ro và điều chỉnh linh hoạt khi cần thiết.

Chuẩn bị nhân viên cho việc thay đổi tổ chức

Trong quá trình triển khai ERP, đa phần các doanh nghiệp thường gặp phản ứng tiêu cực từ các nhân viên. Điều quan trọng là nếu ban lãnh đạo hào hứng cho sự thay đổi thì sẽ dễ khiến các nhân viên cảm thấy như vậy. Bên cạnh đó, bạn có thể truyền đạt mục đích của các thay đổi và lý do thay đổi để nhận được sự đồng ý của các bên.

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp

Việc triển khai ERP là một cơ hội tốt để tối ưu hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Tối ưu hóa các quy trình của doanh nghiệp trước khi triển khai ERP sẽ giảm thiểu rủi ro khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai. Các quy trình được tối ưu hóa giúp các nhà cung cấp ERP tập trung vào các nhu cầu của riêng doanh nghiệp. Nếu bạn chọn một hệ thống ERP mà không nghĩ đến quy trình trong tương lai của mình thì phần mềm có thể phải tùy chỉnh nhiều chức năng.

Kế hoạch chuyển đổi dữ liệu

Với mỗi lần triển khai ERP, có rủi ro là phần mềm ERP sẽ không cho phép thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Để giảm thiểu rủi ro này thì dữ liệu cần chính xác và sử dụng được. Ngay trước khi triển khai ERP, bạn nên bắt đầu chuẩn bị cho việc chuyển đổi dữ liệu. Hầu hết dữ liệu kế thừa chưa sẵn sàng khi chuyển sang hệ thống mới. Dữ liệu thường được trải rộng trên nhiều nguồn với các cấu trúc và định dạng khác nhau.

Lựa chọn thật kỹ phần mềm ERP

Tuy nhiên yếu tố cốt lõi vẫn là phần mềm ERP nào phù hợp với doanh nghiệp của mình. Khi doanh nghiệp thực hiện tùy chỉnh trong triển khai ERP thì khó có thể dừng lại. Vậy nên nhà quản trị cần tìm hiểu thật kỹ phần mềm nào sẽ có thể thục hiện các yêu cầu tùy chỉnh thực sự có ích cho lợi thế cạnh tranh.

ERPNext là một hệ thống quản lý toàn diện, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp, từ sản xuất, bán hàng, marketing, tài chính, nhân sự đến quản lý kho, kế hoạch sản xuất,…. Khác biệt lớn nhất của phần mềm này là khả năng tùy chỉnh linh hoạt, phù hợp với mọi nhu cầu của mỗi doanh nghiệp. Không giống như các phần mềm SaaS yêu cầu giấy phép đắt tiền hoặc nâng cấp phần cứng, ERPNext được tải xuống và sử dụng miễn phí, phần mềm sử dụng công nghệ Low Code/ No Code, không cần đội ngũ IT chuyên nghiệp vẫn còn có thể thực hiện các tùy chỉnh trường thông tin và tính năng cơ bản để phù hợp với quy trình doanh nghiệp.